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How To / 소프트스킬 / 애플리케이션

협업 분야의 '닭 잡는 칼'··· MS 플래너 활용 가이드

2020.10.30 Jonathan Hassell  |  Computerworld
소속 회사나 기관, 단체의 몇몇 동료 직원들과 협업 프로젝트를 한 경험이 있을 것이다. 그리고 체계적으로 프로젝트를 추진하는 것이 제법 어렵다는 것 또한 알고 있을 것이다. 해야 할 일과 이를 책임진 사람, 마감 시한, 프로젝트의 목적, 문서 및 자료를 지원하는 관계자들을 일일이 추적하기란 꽤 까다로운 작업이기 십상이다. 또는 많은 시간이 소비될 수도 있다.

이 ‘그리 즐겁지 않은 작업’을 위해서는 함께 프로젝트를 추진하는 팀에는 문서와 파일을 저장하고, 태스크(과업)의 작업을 분담하고, 진행상황을 추적하기 위한 SVOT(Single Version of the Truth)를 제공하는 ‘중앙의 장소’가 필요하다. 

대부분의 비즈니스 및 교육용 오피스 365/마이크로소프트 365 구독자를 대상으로 출시된 마이크로소프트 플래너(Microsoft Planner)는 팀의 프로젝트 계획, 태스크 할당, 정보 공유, 협력에 도움을 줘서 이런 문제를 해결해주는 도구이다.



그렇다면 평판 높은 마이크로소프트의 프로젝트 관리 애플리케이션인 ‘마이크로소프트 프로젝트’와는 어떻게 다를까? 마이크로소프트 프로젝트(Microsoft Project)는 규모가 큰 조직의 여러 부서가 참여하는 대형 팀을 중심으로 복잡한 프로젝트를 계획하고 추적하는 프로젝트 관리 전문가를 위한 도구다. 

반면 플래너는 작은 팀으로 협력하는 보통 비즈니스 사용자를 위한 도구이다. 간단한 태스크를 관리할 수 있는 도구다. 트렐로(Trello)와 아사나(Asana) 같은 인기 협업 도구들과 유사하다. 플래너를 활용해 효과적으로 협업하는 데 도움이 되는 내용을 정리했다.

플래너를 이용해 체계화하는 방법
플래너는 계획, 태스크, 버킷 등 여러 단계로 이뤄진 액션(작업, 활동)과 관련해 기본적인 생각들을 쉽게 체계적으로 정리할 수 있도록 도와준다. 2020년에 사내 워크숍을 개최하는 작은 계획을 예로 들어 설명해본다.



계획(Plan)은 프로젝트, 목적(목표), 또는 여러 태스크에서 중심이 되는 테마(주제)이다. ‘휴가 계획 세우기’, ‘가족 모임 준비하기’, ‘이사회에 운영 평가 보고서 전달하기’ 등도 계획이 될 수 있다. 플랜은 태스크(Task)와 버킷(Buckets)으로 구성된다.

태스크(Tasks)는 팀이 계획을 진척시키기 위해 해야 할 개별 항목(아이템)들이다. 이 태스크는 플래너의 계획 보드에 개별 카드로 표시된다. 이 카드는 제목, 마감 일자, 프로젝트 팀 구성원의 과업으로 구성된다. 이 카드에는 시작 일자, 서브태스크에 대한 메모, 특정 태스크와 관련된 정부, 도움이 되는 자료 같은 첨부, 외부 리소스에 대한 링크 등을 포함시킬 수도 있다.

버킷(Buckets)은 계획 보드의 칼럼(열)이다. 반면 태스크는 각 항목을 구성하는 카드이다. 칸반(Kanban) 보드 개념에 친숙한 사람들을 위해 설명하면, 버킷은 칸반 프로세스의 단계들이다. 태스크나 업무 항목이 완료되거나 다음 단계로 넘어가면 여러 컬럼(버킷)을 따라 가로로 카드를 옮긴다.
 


칸반 개념을 무시하고, 버킷을 서브프로젝트로 사용할 수도 있다. ‘운영 평가 보고서 전달하기’ 계획을 예로 들면, ‘프레젠테이션 준비’, ‘통계 조사’, ‘핸드아웃 준비’, ‘미팅 세부계획’ 등의 버킷을 만들 수 있다. 그러면 개별 태스크 카드가 각 칼럼에 채워진다.

플래너 활용하기
마이크로소프트 프로젝트와 다르게, 플래너는 데스크톱 프로그램이 아니다, 웹과 모바일 앱으로 제공된다. 소속 조직이 플래너가 포함된 오피스 365/마이크로소프트 365를 구독하고 있다면, tasks.office.com에 액세스하거나, office.com에 로그인한 후 플래너 아이콘을 클릭한다(플래너 아이콘이 없는 경우, 좌측 하단의 모든 앱 아이콘을 클릭).

당연한 말이지만 계획이 없으면 플래너로 할 수 있는 일이 거의 없다. 따라서 플래너 윈도우의 왼쪽 창에 위치한 +새 계획을 클릭해 새 계획을 생성한다. 아래와 같은 새 계획 대화 상자가 표시될 것이다(플래너를 처음 사용하는 경우, 새 계획 대화 상자가 팝업창으로 자동 표시).



계획의 이름을 입력하고, 소속 조직의 모든 사람이 확인할 수 있는 계획인지, 비밀로 유지할 계획인지 선택한다. 나중에 이 계획에 액세스할 수 있는 팀원들을 추가할 수 있다.

계획을 생성하고 나면, 기본 계획 보드가 표시된다. 이 보드에는 태스크 및 버킷을 추가하고, 차트와 스케줄을 확인할 수 있는 옵션들이 있다. 열려 있는 사각형 모양의 ‘새 태스크’를 클릭하거나(플래너를 과거 사용한적이 있다면 표시되지 않을 수도 있음), +태스크 추가를 클릭해 태스크를 추가할 수 있다. 이후 태스크의 이름, 그리고 필요하다면 마감 일자, 해당 태스크를 맡길 팀원을 입력한다.



기존 태스크를 클릭하는 경우, 옵션이 훨씬 더 많은 대화 상자가 표시된다. 드롭다운 목록을 통해 버킷을 변경하고, 태스크 경과를 표시하고, 태스크에 우선순위를 부여하고, 시작 일자와 마감 일자를 지정하고, 메모를 기록하고, 색상을 지정하는 기능이 있다. 참고로 자신 만의 색상 체계를 만들어 적용하는 것이 좋다. 플래너는 선택한 적색, 황색, 자홍색 등의 색상만 기억하기 때문이다. 가장 중요한 기능은 체크리스트 형식으로 일련의 단계들을 태스크로 지정하는 기능이다.



다시 보드 보기로 돌아간 후 ‘새 버킷 추가’를 클릭하고 새 버킷에 이름을 지정해 버킷을 생성한다. 이후 태스크를 재분류하고, 경과를 표시하고, 자신이 버킷 설정에 사용한 추적 체계를 적용할 수 있게끔 태스크를 다른 버킷들로 옮길 수 있다. 태스크를 컬럼 부분으로 끌어 옮기는 방법을 사용할 수도 있다.

계획이 복잡한 경우, 필터(filters)를 이용해 태스크 메인 보기를 축소할 수 있다. 그러면 지연된 태스크, 특정인에게 할당된 태스크, 특정일에 수행해야 하는 태스크 등으로 좁혀 확인을 할 수 있다. 플래너 윈도우 메인 보기 우측 상단에 위치한 필터를 클릭해 보기를 정렬(필터링)할 수 있다. 클릭하면 표시되는 메뉴에서 필터링에 적용할 기준을 선택하면 된다(아래 그림 참조).



우측 상단의 ‘멤버’ 링크를 클릭한 후 계획에 추가하고 싶은 사람의 이름을 입력하는 방법으로 계획에 조직의 멤버(팀원, 구성원)를 쉽게 추가할 수 있다.

그룹 바이’ 링크를 이용해 플래너 보드의 메인 보기가 표시되는 형태를 바꿀 수 있다. 기본값은 버킷으로 설정되어 있지만, 태스크를 책임진 사람, 마감 일자, 우선순위 등으로 바꿀 수 있다.

왼쪽 창에 몇 가지 옵션이 있다.



여기에서 새 계획을 생성하거나, 플래너 허브에서 액세스한 계획들을 모두 찾거나, 내 태스크 보기의 계획/프로젝트에 상관없이 자신이 맡은 태스크 보기로 필터링을 할 수 있다. 또 최근 확인한 계획들을 탐색하거나, 플래너 보기 맨 위에 위치한 계획 옆 별 모양 아이콘을 클릭해 즐겨찾기에 계획을 추가할 수 있다.

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