명문 야구구단 보스턴 레드 삭스에는 경기장에서 팀에게 승리를 안겨주는 무기가 여럿 있다. 강력한 타자, 노려한 투수 로테이션, 경험 많은 코치들 등등.
하지만 경기장 바깥(그리고 데이터 센터)에서 중요한 역할을 담당하는 IT 선수도 있다. 다름아닌 셰어포인트 2010(SharePoint 2010)다.
지난 주 보스턴(Boston)에서 열린 SPTechCon 셰어포인트 컨퍼런스에서 레드 삭스의 IT 책임자 스티브 콘리는 마이크로소프트의 셰어포인트 제품 관리 책임자 크리스찬 핀과 함께 질의응답 순서에 배석했다.
콘리의 IT 그룹은 6명으로 구성되어 있으며, 이들은 레드 삭스에서 250명에게 서비스를 제공하고 있다. 콘리는 연간 81번의 홈 경기가 치러질 동안 "플러그(Plug)가 달린 모든 것을 담당한다"라며, "전원을 켜야 한다면, 나를 불러야 할 것"이라고 농담을 던졌다.
그는 단 펜웨이 파크 구장 중앙에 있는 거대한 전광판만은 예외적으로 제삼자가 관리한다고 덧붙였다.
레드 삭스는 최근 "레드 삭스 센트럴(Red Sox Central)"이라는 자사의 인트라넷 포털(Intranet Portal)을 대대적으로 개조했다. 셰어포인트 2010을 활용해서다.
이 팀의 인트라넷 홈페이지에는 게임 하이라이트 웹캐스트, 사진 갤러리, 경영진들이 게임 티켓을 관리할 수 있는 티켓 대시보드, 보스톤과 레드 삭스의 여름 전지 훈련지인 플로리다 포트마이어즈의 날씨 위젯 등과 같은 기능이 포함돼 있다.
2001년부터 레드 삭스에 근무해온 콘리는 티켓 요청 및 할당, 방문자들로부터 자격 인증서(Credential)받기, 결제, 청구서 정리 등의 문제 해결을 위해 셰어포인트를 도입했다.
‘SPTechCon’에서 콘리는 지난 몇 년간 셰어포인트를 쓰면서 문서 스캔, 이메일 보내기, 재래식 우편 송장을 사용했던 암울했던 날들을 언급하며 레드 삭스가 어떻게 자유로워졌는지 설명했다.
티켓 요청 애플리케이션(Ticket Request Application)
레드 삭스 직원들에게는 시즌 동안 일정량의 티켓이 할당된다. 이 티켓을 확보하기 위해서는 레드 삭스의 티켓 사무실을 방문해 서면으로 신청해야 했다. 이 과정에 많은 시간이 소요됐다.
"우리는 티켓 요청과 인수를 위한 온라인 양식(Form)을 사용하는 셰어포인트로 이 모든 것을 자동화할 수 있었다."
콘리가 예상했던 대로 온라인 티켓 요청 폼은 레드 삭스 센트럴 사이트에서 직원들에게 가장 인기 있는 서비스가 되었다.
자격 인증서 자동화
콘리는 아울러 요청자들이 어떤 행사나 게임에 참여하고, 펜웨이 파크 어디에 자리를 원하는지, 또 자신의 역할(방문객, 손님, 파트너)도 설명할 수 있는 자격 인증서 요청양식을 셰어포인트를 통해 생성했다. 과거에는 티켓을 위한 온라인 양식과 마찬가지로 이 과정도 종이 양식을 이용해 수기로 신청해야 했다.
"요청자가 온라인 양식을 제출하면 이것이 IT 직원에게 전달된다. 이것은 간단한 절차의 자동화이다."고 콘리는 말했다.
팬 레터 간소화
레드 삭스는 셰어포인트를 이용해 엄청난 양의 선수 팬 레터를 분류하기도 한다 .
이제 모든 전통적인 우편물은 셰어포인트에 통합되었고 기록작업은 인턴들이 담당한다. 콘리는 특정 시점에 팬 레터를 셰어포인트로 스캔하는 것도 고려하고 있다. 현재 팬 레터는 분류되어 선수들이 개인적으로 답장을 할 수 있도록 받은 편지함으로 재발송된다.
송장문제 해결
청구서와 송장을 관리하는 업무는 레드 삭스 관리팀에게 큰 부담이었고 때로는 이것 때문에 결제가 늦어지기도 하였다. 하지만 콘리는 셰어포인트를 이용해 온라인 송장 처리를 시행했고 덕분에 업무가 간소화되었다.
셰어포인트를 이용해 콘리는 모든 청구서 발부를 자동화하고 작업흐름 기반의 승인절차를 이용해 이를 레드 삭스 ERP 시스템(마이크로소프트 다이나믹 SL(Microsoft Dynamics SL))에 통합시켰다. 청구서를 셰어포인트로 스캔하면 코드화, 결제, 처리, 그리고 ERP 시스템에 넣을 수 있는 온라인 큐(Queue)가 생성된다.
콘리는 "봄 전지훈련 시기에 가장 바쁘다. 송장을 서류로 처리할 때는 청구서를 보스톤과 포트마이어즈에서 검토하다가 처리가 늦어져 지체료를 문 적도 있었다"라며, “그러나 이제는 청구서 결제가 셰어포인트에서 자동화되었기 때문에 지체료는 흘러간 이야기가 됐다”라고 말했다. ciokr@idg.co.kr
Surfshark
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