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프로젝트 납기일을 준수하는 6가지 팁

2016.05.20 Moira Alexander   |  CIO
프로젝트 산출물은 프로젝트 관리에서 생명의 피다. 따라서 가장 일반적인 함정에 빠지지 않으려면 할 수 있는 일을 하는 게 맞다.

내부 프로젝트나 외부 프로젝트에서, 관리 목표가 무엇이든 간에 주어진 시간 안에 성공적으로 완료하는 것이 최우선 과제다. 업계, 프로젝트 성격, 프로젝트 규모, 회사 전략, 다른 변수들에 따라 달라질 수는 있다. 하지만 이러한 프로젝트 결과물과 고객 만족을 달성할 수 있는 여러 가지 요소들이 있다. 여기 몇 가지를 소개한다

모호하게 규정한 산출물
모호하게 규정한 산출물은 프로젝트 성패를 가르는 가장 큰 위험 요소 중 하나다. 많은 회사에는 단순하고 분명하게 구분하거나 정의한 유무형 산출물이 처음부터 없었다. 때문에 목표와 산출물을 놓치는 결과로 고통받는 것은 어찌 보면 당연하다. 프로젝트와 고객사의 요구 또는 회사 방침에 대한 모호한 이해는 실패한 것으로 알려진 프로젝트의 근본적인 원인이 된다. 프로젝트 관리자들은 초기에 일의 진행을 늦추더라도 더 진척되기 전에 정확하게 모든 연관 정보를 핵심 이해 당사자들에게 수집해야 한다.

생략된 산출물 문서
무엇에 동의했고 동의하지 않았는지 문서로 작성하기 전 프로젝트가 샛길로 빠지거나 일들이 혼탁해질 때까지 기다리면 안 된다. 생략된 산출물 문서와 WBS(work breakdown structure), 프로젝트 헌장, 계획, 프로젝트 리소싱, 일정, 예산, 변화 관리 문서, 품질 통제 보고서, 테스트 계획 등 다른 문서에 영향을 주는 세부내용은 프로젝트 관리자, 팀, 특히 이해 당사자들에게 불필요한 스트레스를 줄 수 있다.

문서 업데이트에 대해 일관적으로 관리하고 업데이트된 정보에 손쉽게 접근할 수 있도록 만들며 단순한 언어를 사용해 모든 단계 개개인들의 혼란을 피해야 한다. 이는 프로젝트 산출물이 모든 당사자로부터 최소한의 저항과 좌절만으로 확보될 수 있게끔 해준다. 모든 팀원과 이해 당사자들이 필수 문서에 쉽게 접근하게 하는 일은 산출 결과물이 요구조건을 충족시킬 가능성을 높인다.

비공식 협의를 피하라
공식적으로 인식되거나 승인되지 않은 산출물들이 비공식적인 논의에서 나올 수 있고 오해를 낳기도 하는데 이로 인해 차후에 혼란, 악화, 자신감 하락으로 이어질 수 있다. 문서화가 필요한 프로젝트 산출물일 때 서면으로 공식 승인을 받아 프로젝트 착수 이후 어떠한 실망도 피할 수 있도록 해야 한다. 아무것도 가정하지 말고 연관 이해 당사자들과 여러 차례 검토를 거쳐 아무것도 놓치지 않도록 한다. 이는 오류를 찾는 좋은 방법일 뿐 아니라 프로젝트 오너들이 의도한 산출물에 관해 확인하는 데 걸리는 시간과 메커니즘을 절약해 준다.

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가정하지 말라
모호한 가정은 프로젝트를 잘못된 길로 빠지게 하여 많은 작업 반복 없이는 필요 산출물에 도달하는 것을 사실상 불가능하게 한다. 모든 프로젝트에서 그렇듯 가정은 프로젝트 산출물과 활동 전체의 기반을 설정하는 핵심적 역할을 한다. 잘못된 가정은 회사, 자원, 노력, 프로젝트 관리자를 실패로 이끈다. 핵심 관련 주제 전문가들과 어떤 가정인지, 그리고 사고 프로세스에서 그 가정이 어떻게 결정되었는지에 대해서 이야기해 보라.

모두가 자기 역할을 다해야 한다
다양한 단계에서 자기 역할을 하지 않는 팀원들은 프로젝트에 큰 악영향을 주고 궁극적으로 고객사 요구에 맞는 산출물 작성을 극도로 어렵게 만든다. 프로젝트팀을 고를 때 팀원이 시간을 할애할 수 있고 프로젝트에 완전히 몰두할 수 있으면서 그들에게 주어진 일을 할 의지와 능력이 있는 이들인지 확실히 해야 한다. 정기적으로 예상된 결원, 휴가, 일손 전환 동안의 일반적인 지연 등을 위해 충분한 완충을 예상하고 구축해야 한다. 수요가 생겨서 당신이 백업 자원을 배치해야 할 가능성을 고려해보라. 이 모든 게 예상되고 프로젝트 계획에 반영되는 때가 오겠지만, 산출물은 여전히 어떤 이유에서든 일 처리에 늑장을 부리는 팀원 때문에 악영향을 받게 된다. 몇몇 비상 상황을 고려하는 것은 다른 팀원에 대한 영향을 크게 줄일 수 있지만, 이런 상황조차 시작단계부터 프로젝트에 반영해야 한다.

참고해야 할 사전 프로젝트 산출물이 있다
사전 프로젝트의 산출물 없이 현재 프로젝트를 진행하는 것은 당연히 문제의 소지가 있다. 사전 프로젝트의 산출물은 특정 이유나 필수 이유로 구분되고 순서가 정해져서 그 영향력을 고려하지 않은 채 그리고 이를 변화 통제 프로세스에 포함하지 않은 채 건너뛰기 어렵게 만든다. 프로젝트 산출물에서는 반드시 참고해야 할 사전 프로젝트가 존재하며, 만약 다음 단계로 넘어가기 전에 이런 것들이 충족되지 않으면 엄청난 영향을 미친다는 점을 인식하는 게 중요하다.

추가 프로젝트 산출물 요소
벤더 관계 관리도 고려해야 할 요소다. 동의 조건과 방식을 제한하는 것은 조달 문제로 해석될 수 있다. 도급업자 관계 고려사항 역시 고려해야 할 또 하나의 요소다. 만약 프로젝트를 위한 직원의 요구가 가용 자원을 초과하면 외부 인력을 사용해야 하는데, 이 때문에 프로젝트에 문제가 발생할 수도 있기 때문이다.

*Moira Alexander는 콘처비즈니스어드바이저(Conture Business Advisors)의 공동 창업자이자 정보시스템기술 고문이다. ciokr@idg.co.kr
 
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