Offcanvas

AR|VR / 디지털 트랜스포메이션 / 리더십|조직관리 / 신기술|미래 / 애플리케이션

호텔링SW부터 메타버스까지··· ‘하이브리드 오피스’를 위한 기술 11선

2021.10.18 Peter Wayner  |  CIO
‘대면 협업과 원격 협업을 혼합한 새로운 워크플레이스 전략’이 IT 리더들에게 중요한 과제로 부상했다. 다음은 이를 지원할 수 있는 11가지 도구를 살펴본다. 

현재 IT 리더들이 직면하고 있는 가장 큰 과제는 기업의 근무 환경과 관련한 전략 변화를 지원하는 것이다. 팬데믹 이전엔 원격근무가 차지하는 비중이 전체 인력의 극히 일부였지만 코로나19 사태가 터지면서 이는 비즈니스 운영의 필수 사항이 됐다. 이제 사무실로 복귀하는 직원들도 어느 정도 있긴 하지만 널리 퍼진 원격근무가 일상으로 자리 잡을 가능성이 크다. 
 
ⓒGetty Images

이에 따라 ‘대면 근무(사무실 근무)와 재택근무’에 관한 격렬한 논쟁이 모든 기업의 C-레벨 내에서 벌어지고 있다. 대면 근무를 신뢰하는 사람도 있고, 언제 어디서나 일하면서 얻는 창의성을 극찬하는 사람도 있다. 그리고 IT 리더들은 이 논쟁에서 나올 하이브리드 인력 전략을 지원해야 할 책임이 있다.  

좋은 소식은 변화하는 우선순위, 공공안전수칙, 변덕스러운 상사에 맞춰 적응하기가 그 어느 때보다 쉬워졌다는 점이다. 이를테면 아프리카 사파리부터 10년 동안 있었던 사무실 칸막이 자리까지 어디서나 일할 수 있도록 지원하는 소프트웨어 제품군이 보편화됐기 때문이다. 

문제는 무엇이 가장 효과적인지 파악하고 제공하는 것뿐만 아니라 직원의 생산성을 유지하기 위해 전사적 변화를 촉진하는 것이다. 

여기서는 IT 리더가 하이브리드 오피스 전략과 이런 전략에 수반되는 워크플레이스 유연성을 지원할 때 고려해야 하는 기술들을 살펴본다.

1. 호텔링(Hoteling) 소프트웨어
이러한 도구를 ‘오피스 호텔링(office hoteling)’이라고 부르면 헷갈릴 수 있다. 호텔이나 수면과는 관련이 없기 때문이다. 이는 직원과 팀이 책상, 워크스테이션, 회의실 등을 클릭 한 번으로 쉽게 예약할 수 있도록 한다는 개념이다. 물론 선착순 정책을 시행할 수도 있겠지만 적절한 호텔링 소프트웨어는 책상 독차지하기 등의 잘못된 행동에 따른 충돌을 방지할 수 있다.

호텔링 소프트웨어가 점점 더 정교해지고 있다. 일부 솔루션은 마우스로 클릭하면 볼 수 있는 워크스페이스 맵을 제공한다. 누군가 앉아 있는 곳을 쉽게 확인할 수 있도록 대형 화면에 각 책상의 현재 ‘소유자’를 보여주는 솔루션도 있다. 심지어는 사무실 건물 임대 갱신 시 참고할 수 있도록 책상 수요를 분석한 보고서를 제공하는 곳도 있다. 주요 업체로는 콘데코(Condeco), 데스크플렉스(DeskFlex), 아이오피스(iOffice), EMS 등이 있다.

2. 접촉자 추적
모두가 어디에 앉아있었는지 알면 감염 확산을 제어하기가 더 쉬워진다. 적절한 접촉자 추적 소프트웨어를 사용하면 감염된 사람 근처에서 일했던 모든 사람을 찾을 수 있다. 

일부 제품은 체크인 시 증상 유무를 확인하여 추적한다. 적외선 카메라를 사용하여 온도를 측정하는 제품도 있다. 사람들이 너무 가까이 있으면 알람을 울려 감염을 방지하는 도구도 있다. 관련 솔루션으로는 세이퍼미(SaferMe), 모바일 프로그래밍(Mobile Programming) 등이 있다.

3. 개선된 클라우드 생산성 도구
클라우드 기반 오피스 소프트웨어가 새로운 건 아니다. 하지만 이 솔루션이 갑자기 필수로 부상하면서 더 개선된 솔루션에 관한 니즈가 급증했다. 이 모든 도구는 직원들이 아무 브라우저에서나 로그인해 업무를 시작할 수 있도록 설계됐다. 

또 사무실에서 집 또는 카페로 간편하게 전환할 수 있다. 여전히 재택근무자용 노트북 및 기타 하드웨어를 제공하는 기업이 있을 수 있지만 브라우저 기반 도구를 활용하여 이러한 시스템을 프로비저닝하고 보안을 유지하는 게 그 어느 때보다 쉬워졌다.

마이크로소프트의 오피스 제품군은 이제 원드라이브에 포함된 웹 애플리케이션 모음이 됐다. ‘G스위트(G Suite)’라는 이름을 버리고 ‘워크스페이스(Workspace)’가 된 것이다. 이 밖에 조호(Zoho)는 문서 및 프레젠테이션 편집을 위한 일반적인 생산성 앱을 제공하면서 ‘조호 원(Zoho One)’이라는 이름으로 CRM, HR, 회계용 도구도 추가했다.

4. 향상된 계획 소프트웨어
업무 분류 및 추적에 최적화된 소프트웨어가 업무 처리를 위한 필수 요소로 빠르게 자리 잡고 있다. 이를테면 애자일 프로그래밍 팀을 위한 도구는 프로젝트 관리자가 칸반(Kanban) 보드의 티켓을 활용하여 다양한 프로젝트를 추적할 수 있도록 발전했다. 

이러한 패키지가 새로운 건 아니다. 팬데믹 위기에 대응할 수 있도록 설계되지도 않았다. 하지만 직원들이 어디에 있든 사용할 수 있으며, 워크플로우를 간소화해 대면 회의의 필요성을 줄였다. 

직원들이 가끔 사무실을 방문하더라도 모두 동시에 출근하는 순간은 없을 것이다. 사무실에서 향상된 워크플로우 관리 시스템으로의 전환을 거부하고 있다면 이제는 업그레이드를 고려할 때다. 주요 제공업체로는 아사나(Asana), 지라(Jira), 먼데이닷컴(Monday.com) 등이 있다.

5. 업그레이드된 메시징 시스템
메시징 및 컨퍼런스 시스템은 팬데믹 이전부터 사용돼 왔지만 아직 도입하지 않았다면 다시 한번 살펴볼 필요가 있다. 팀원이 모두 사무실에 출근하지 않게 된 시점에서 팀의 결속력을 유지하는 데 이상적이기 때문이다. 게다가 이러한 도구는 워크플로우 관리를 위한 다른 도구와의 긴밀한 통합을 통해 더욱더 향상됐다. 

슬랙(Slack)이 주요 업체지만 모든 오피스 생산성 소프트웨어 제품군에는 자체 메시징 옵션이 포함돼 있다. 다른 메시징 업체로는 디스코드(Discord), 로켓챗(RocketChat), 플로독(Flowdock) 등이 있다. 매터모스트(Mattermost), 줄립(Zulip) 등의 오픈소스 솔루션도 있다.

6. 새로운 전화 솔루션
책상 위에 유선 전화가 있는 사무실 전화 네트워크가 빠르게 사라지고 있다. 일부 조직에서는 이를 개인 스마트폰으로 표준화하고 직원들에게 비용을 지급한다. 전용 요금제에 가입된 업무용 폰을 제공하는 조직도 있다.  

물론 사라지지 않고 오히려 발전하고 있는 사무실 전화 네트워크도 있다. 예를 들면 이제는 매일 또는 매시간 다양한 곳에서 일하면서 빠르게 변화하는 팀에 적응할 수 있는 유연성을 제공한다. 네트워크는 필요에 따라 통화를 전환할 수 있다. 그리고 기존 사무실 전화의 크기와 무게를 선호한다면 더 큰 단말기와 가독성 높은 디스플레이를 제공한다. 또 제공업체들은 선을 연결하지 않고 책상에서 집으로 전환할 수 있는 기능을 선보이고 있다.

마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams), 구글 보이스(Google Voice) 등은 공중전화 네트워크(Public Switched Telephone Network; PSTN)와 연결된다. 전화 시스템 제공업체로는 링센트럴(RingCentral), 우마(Ooma), 라인2(Line2), 다이얼패드(DialPad) 등이 있다.

7. 풍부한 기능을 제공하는 화상회의
제공업체에서 단순히 서로를 바라보는 것 이상의 기능을 선보이면서 화상회의의 세계가 점차 정교해지고 있다. 예를 들면 링센트럴(RingCentral)은 가상 회의실에 실시간 전사와 무한해 보이는 화이트보드 공간을 추가했다. 

구글 미트(Google Meet)는 서로 다른 언어 사용자 간의 토론을 위해 자동 번역 자막을 추가했다. 줌(Zoom)은 대규모 회의에서도 개인적인 상호작용을 지원하기 위해 소회의실 기능을 강화했다. 아울러 팬데믹에 대응하여 채팅방을 위한 다수의 서식 옵션을 추가했다. 

8. 컨퍼런스 공간
팬데믹에 대응해 이뤄진 최고의 혁신은 컨퍼런스, 컨벤션, 회의를 대체하는 데 도움을 준 기술이었다. 이를테면 이곳저곳을 돌아다니면서 오랜 지인을 만날 수 있는 대형 컨벤션 센터를 모방하도록 설계된 가상 공간 등이다. 

이러한 공간은 대규모 공개 행사만을 위한 게 아니다. 일부 기업은 내부 전 직원 회의에 이를 활용하고 있다. 각 부서가 서로 만날 수 있으며, 팀들이 서로 보고서를 생성할 수 있다. 이런 공간을 제공하는 새로운 제공업체로는 아벤트리(Aventri), 액셀이벤츠(Accelevents), 이벤트질라(Eventzilla), 데미오(Demio), 호핀(Hopin) 등이 있다.

9. 교육 플랫폼
온보딩 도구와 평생 교육도 회의실을 벗어났다. 최신 교육 소프트웨어에는 속도를 조절할 수 있는 영상과 메시지가 제대로 전달되고 있는지 확인하는 인터랙티브 퀴즈 등의 교육 경험을 개선하는 새로운 기능이 포함돼 있다. 

또한 지식이 그 어느 때보다 체계화됐다. 직원들은 새로운 교육 세션을 기다리거나 사무실에 갈 필요가 없다. 코세라(Coursera), 유데미(Udemy) 등의 주요 제공업체는 비즈니스 전문 교육 옵션을 제공한다.

10. 워크스테이션 풀
일반적인 노트북 이상의 성능을 요하는 작업이 많다. 이를테면 영상 편집이나 3D 렌더링 등의 작업은 더욱더 강력한 프로세스와 더 많은 RAM이 필요하다. 호텔링 소프트웨어를 통해 예약할 수 있는 고성능 하드웨어 풀이 좋은 해결책일 수 있다. 

11. 새로운 협업 공간
모든 협업 상호작용이 화상 기술을 통해 이뤄질 필요는 없다. 예를 들면 게임 회사들은 가상 환경을 활용하여 실제 사무실의 장점을 본 따 설계된 풍부한 가상 작업 공간을 생성하고 있다. 직원들이 실제론 수천 마일 떨어져 있더라도 가상 환경에서는 옆에 있는 것처럼 자유롭게 대화할 수 있는 식이다.

또 가상 로그를 추가하지 않으면 천천히 타버리는 가상 화덕 등의 재미있는 요소도 있다. 물론 업무가 게임만큼 재밌지는 않겠지만 이 새로운 하이브리드 세상을 팬데믹 이전의 사무실보다 더 나은 곳으로 만들기 위해 시도하지 않을 이유는 없다. 이런 옵션을 개발하고 있는 업체로는 론데이(Ronday), 개더(Gather), 미팅VR(MeetinVR) 등이 있다. ciokr@idg.co.kr



 
추천 테크라이브러리

회사명:한국IDG 제호: ITWorld 주소 : 서울시 중구 세종대로 23, 4층 우)04512
등록번호 : 서울 아00743 등록일자 : 2009년 01월 19일

발행인 : 박형미 편집인 : 박재곤 청소년보호책임자 : 한정규
사업자 등록번호 : 214-87-22467 Tel : 02-558-6950

Copyright © 2022 International Data Group. All rights reserved.