1. 여러 시간대 아우르기 요즘에는 다른 시간대에 살거나 다른 나라에 사는 동료들이 많다. 하지만 걱정할 필요가 없다. 구글 캘린더는 여러 시간대 관리를 간편하게 처리해준다. 웹 인터페이스 우측 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 실험실을 선택하라. “세계시간”이라는 옵션을 클릭하여 이를 활성화하고, 화면 하단의 저장 버튼을 클릭하면 된다. 그러면 캘린더 우측에서 맞춤설정 가능한 세계 시계를 볼 수 있다. 기본적으로 현재 시간을 보여주고 약속을 클릭하면 그 특정 일정의 시간을 보여주게 된다. 시계 아래의 설정 링크를 클릭해서 표시되는 시간대를 변경할 수 있다.
2. 다가오는 회의를 절대 놓치지 않게 만들기 회의는 어쨌든 중요하다, 그러므로 다음 약속을 놓칠 여지를 남겨두면 안 된다. 일반적인 리마인더에 추가해 구글 캘린더는 캘린더 최상단에 다음 일정까지 남은 시간을 카운트다운해주는 “다음 모임” 모듈 옵션이 있다. 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 실험실 섹션으로 가서 “다음 모임” 아이템을 활성화시키고 화면 하단의 저장 버튼을 클릭하면 된다. 그러면 개인적 카운트다운 시계가 표시되고 다음 일정까지 남은 시간을 계속해서 째깍째깍 볼 수 있게 된다.
3. 수신함에 일일일정 수신하기 이메일을 항상 확인하나? 그렇다면 구글 캘린더 일정에 대한 일일 브리핑을 이메일을 통해 받아보는 것이 도움이 될 수 있을 것이다. 이 서비스는 설정이 간편하다. 캘린더 홈 화면의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 설정을 선택한 후 화면 상단의 캘린더 탭을 클릭한다. 원하는 캘린더 옆에 “알리미 및 알림”이라는 링크를 찾아서 이를 클릭하라. 그리고 나오는 페이지 하단에서 “하루 일정”이라는 옵션을 볼 수 있을 것이다. 그 옆의 체크상자를 클릭하면 바로 다음날부터 매일 오전 5시 정각에 그날의 일정을 이메일로 받아볼 수 있다.
4. SMS 알림 생성하기 구글 캘린더에는 자체 네이티브 알림이 있지만, 인터넷의 마법을 조금 더하면 일정 알람을 문자메시지로도 받을 수 있다. 그 비밀은 IFTTT(이거면 이렇게, 저거면 저렇게)라는 강력하면서 간단한 서비스에 있다. 이 무료 서비스는 사용자가 설정한 “레시피”에 따라 다양한 인터넷과 모바일 서비스를 서로 반응시켜 한데 연결해준다. 구글 캘린더 문자메시지 알림을 받으려면 IFTTT에 등록하고 캘린더 SMS 레시피를 활성화하면 된다. 모든 적절한 세부사항을 입력하면 바로 그 즉시 서비스가 시작될 것이다. (국내에서는 SMS 사용이 불가능하다)
5. 말로 일정을 설정하고 확인하기 말로 하면 되는데 왜 손으로 입력하나? 안드로이드 기기를 사용한다면 간단히 말로 구글 캘린더를 조작할 수 있다. 우선 전화기 홈 화면의 마이크 아이콘을 눌러 구글 음성 검색(Google Voice Search)을 활성화시킨다. 그리고 “내일 정오 짐하고 회의 스케줄을 잡아”같이 말해서 새 약속을 등록할 수 있다. 앞둔 일정에 대해 내일 일정에 어떤 것들이 있는지 묻는다든지 내일 이발이 몇 시인지 묻는 등 다양한 방식으로 정보를 음성으로 들을 수도 있다. 안드로이드 기기를 사용하지 않는다 하더라도, 구글 홈페이지상의 마이크 아이콘을 클릭해서 데스크톱 PC에서도 제한적인 음성 검색 명령어에 접속할 수 있다.
6. 퀵 애드로 시간 저장하기 구글 캘린더는 새 일정을 생성하는데 사용할 수 있는 제대로 된 양식이 있지만, 퀵 애드(Quick Add) 기능을 사용해 시간을 절약할 수도 있다. 일정을 만들고 싶은 날짜를 클릭하고, 내용에 입력하고자 하는 정보를 영어 자연어로 일정이 언제 어디서 누가 연관되어 있는지 입력하면 된다. 예를 들어 “빌과 내일 오후 3시 컨퍼런스 B실에서 회의”라고 입력하면, 구글이 그에 맞춰 일정을 생성해준다. 참석자의 이메일 주소를 입력하면 이들에게 초대 이메일을 보내게 할 수도 있다.
7. 오프라인에서 사용하기 캘린더는 실제로 접속할 수 있을 때만 유용한데, 비행 중이건 기차에 탔건 정전 중이건, 인터넷 접속이 때때로 끊기는 경우가 발생하곤 한다. 하지만 조바심 낼 필요는 없다: 구글 캘린더의 오프라인 기능성을 미리 설정해두기만 하면 된다. 크롬 브라우저용 무료 구글 캘린더 익스텐션을 설치하고, 캘린더로 가서 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 후 나오는 메뉴에서 오프라인을 선택한다. PC에서 캘린더 오프라인 접속을 활성화하는 프롬프트를 따라 하고 동기화가 완료되길 잠시 기다리면 당신의 소중한 일정을 언제든 안심하고 확인할 수 있게 된다.
8. 아웃룩과 구글 캘린더 동기화 마이크로소프트 아웃룩과 구글 캘린더를 동기화하는 구글의 네이티브 소프트웨어는 폐기됐지만, 그렇다고 아웃룩 사용자들이 완전히 버려진 것은 아니다. 컴패니언링크(CompanionLink)는 아웃룩 캘린더, 연락처, 작업들을 클라우드 기반 구글 캘린더와 매끄럽게 동기화 시켜준다. 윈도우나 맥 PC에 컴패니언링크 소프트웨어를 설치하고 알맞은 정보를 입력하면 나머지는 다 알아서 해준다. 컴패니언링크는 일회성 평생 사용료 50달러를 내면 PC 3대까지 사용할 수 있다. 아니면 3달에 15달러 사용권을 구독해도 된다.
9. 캘린더를 크롬에 설치하기 구글 크롬 브라우저를 사용한다면 구글 캘린더용 체커 플러스(Checker Plus for Google Calendar)라는 무료 익스텐션이 사용자의 인터넷 경험에서 구글 캘린더를 핵심으로 만들어줄 수 있다. 이 익스텐션은 브라우저의 툴바 영역에 특별한 아이콘을 설치하는데, 이 아이콘 주변에 마우스를 가져가면 다가오는 일정 두 개에 대한 간단한 정보를 표시해주고, 이를 클릭하면 그 일정에 대한 세부정보를 모두 확인하고 새로운 일정을 추가할 수 있는 완전히 인터랙티브한 팝 업 캘린더가 실행된다. 체크 플러스는 구글 캘린더나 크롬이 열려있는 지와 상관없이 맞춤식 리치 HTML 알림도 제공할 수 있다. 일정 세부사항을 읽어주도록 하는 옵션도 있다.
10. 단축키 활용 대부분의 구글 서비스가 그렇듯, 구글 캘린더도 마우스를 싫어하는 이들을 위한 상당한 키보드 단축키를 마련해놓았다. 캘린더 웹사이트 어디서든, 물음표 표시를 누르면 사용 가능한 키보드 단축키 목록을 볼 수 있다. 편리한 명령어들이 상당히 많은데 “c”를 누르면 새 일정을 생성하고, “e”를 누르면 일정 세부사항을 볼 수 있고, “q”를 누르면 퀵 애드 상자가 열린다.
11. 구글 캘린더를 일기예보로 활용하기 아마도 구글 캘린더를 매일 아침 확인할텐데, 여기에서 일기예보도 같이 보게 되면 좋지 않을까? 캘린더의 설정으로 가서 “현재 위치의 날씨 표시하기”라는 옵션을 클릭하면 그렇게 할 수 있다. 화씨나 섭씨 옵션을 클릭해서 표시 단위를 변경할 수 있고, 그 위에 위치를 입력해야 한다. 그리고 페이지 하단의 저장 버튼을 클릭하면 완료된다. 캘린더를 한번 재실행시키고 나면 매일마다 작은 날씨 아이콘을 볼 수 있게 된다. 아이콘 위로 마우스를 가져가면 날씨 정보를 더 많이 볼 수 있고, 이를 클릭하면 상세 정보를 볼 수 있다.
12. 캘린더에서 추가 정보 보기 개인 일정뿐 아니라, 구글 캘린더는 주변의 모든 정보를 표시할 수도 있다. 캘린더의 설정으로 가서 화면 상단의 캘린더 탭을 클릭하면 설정을 바꿀 수 있다. “흥미로운 캘린더 둘러보기(Browse interesting calendars)”라는 페이지상의 링크를 찾아서, 이를 클릭하면 다양한 국가들의 명절, 모든 종목과 리그의 스포츠 경기 일정, 달 모양, 연락처 모든 이들의 생일 등 여러 가지 애드인 옵션 목록을 볼 수 있다. 캘린더가 어떻게 표시될지를 미리 보기할 수도 있는데, 결정할 준비가 되면 설정에 그 항목들을 더하고 그 옆의 구독(Subscribe)를 클릭하면 완료된다.
13. 할 일 목록을 캘린더에 더하기 구글은 자체적인 연계식 할일 목록 서비스에 있어서는 그다지 성공적이지 못했지만, 그 기능성은 분명 유용하게 쓰일 수 있다. 그리고 놀랍게도 구글 캘린더에서 직접 여기에 접속하고 관리할 수 있다. 구글 할 일 목록(Google Tasks)을 구글 캘린더에 불러오려면 “페이지 왼쪽의 내 캘린더를 펼쳐서, 하단에 할 일 목록을 활성화 한다. 할 일 목록 사이드바가 페이지 우측에 표시된다. 할 일 목록 사이드바에서는 구글 태스크의 모든 작업이 가능하다: 기존 할일 목록을 확인하고, 새 아이템을 추가하고, 여러 목록을 옮겨 다닐 수 있다. 언제나처럼 여기에서 하는 작업은 자동으로 모든 구글 제품들에 걸쳐 동기화된다.
14. 캘린더 보기 커스터마이징 대부분의 사람들은 캘린더를 하루, 일주일, 월 단위로 보거나 목록 형태로 보는 게 대부분일 것이다. 하지만 이렇게만 볼 수 있는 것은 아니다. 구글 캘린더에서는 사용자에 맞춰 캘린더 보기 방식을 맞춤 변경할 수 있다. 화면 상단의 월과 일정복록 사이에 위치한 버튼을 눌러 보기 방식을 변경할 수 있다. 캘린더의 설정으로 가서 “사용자설정보기”라는 옵션을 선택하라. 여기에서는 기본설정상 4일 단위 캘린더 표시가 되지만, 이틀에서 7일, 혹은 2,3,4주 단위로 캘린더 보기로 보기 방식을 변경할 수 있다.
15. 일년단위로 보기 가끔씩은 큰 그림을 보는 게 도움이 되는데, 일년 전체 달력을 한 화면에 보는 것도 그렇다. 구글 캘린더에서는 우선 설정을 변경하면 일년 단위 큰 그림을 확인할 수 있다. 캘린더 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고, 실험실을 선택한 후, “1년 보기”라는 옵션을 찾아 활성화시키면 된다. 이를 저장하고 캘린더로 돌아오면 우측 사이드바에서 새로운 위젯을 볼 수 있는데, 여기에 해당 년도를 입력하고 Go를 클릭하면 일년 단위 캘린더를 볼 수 있다. 여기에서 개별 날짜를 클릭하면 바로 그 날짜에 해당되는 일정 관리가 가능하다.
16. 원하는 날짜 어디로든 이동하기 구글 캘린더에는 훌륭한 검색 유틸리티가 있다. 하지만 특정일에 어떤 일이 발생했는지 또는 어떤 일정이 잡혀있는지 확인하기 위해 특정일의 일정을 보고 싶은 경우가 생긴다. 월 단위로 클릭해 올라가서 특정 날짜를 찾는 게 성가실 수 있다. 그 대신 캘린더의 톱니바퀴 아이콘을 클릭해 실험실에서 “원하는 날짜로 이동” 옵션을 활성화할 수 있다. 그러면 캘린더 옆에 생겨나는 편리한 상자에 특정 일자를 입력하기만 하면 그 날짜로 바로 이동된다. 스크롤도 필요 없다.
17. 캘린더에서 협업하기 일정을 왜 혼자만 보고 있나? 자신의 일정을 구글 캘린더에서 동료들, 배우자, 혹은 기획과 협업을 간단히 만들어줄 그 누구와도 공유할 수 있다. 그리고 언제든 다른 이들이 보고 조정할 수 있는 권한을 정확히 제어할 수 있다. 캘린더의 설정으로 가서 화면 상단의 캘린더 탭을 클릭하고, 자신의 캘린더 옆에 공우: 설정 수정 링크를 클릭하라. 여기서 공유하고 싶은 이의 이메일 주소를 입력하고, 그들에게 주고 싶은 권한 수준을 선택하라. 기본설정상 그 사람에게 모든 일정을 볼 수 있도록 선택하더라도, 여전히 개인적인 일정들은 사적으로 남겨 당신만 볼 수 있도록 조정할 수 있다.
18. 캘린더에 악역 맡기기 누구든 안 좋은 소식을 전하는 것은 불편하다. 그렇기에 다음에 당신이 일정에 참석하지 못하는 경우가 생기면, 이 소식을 전하는 일을 캘린더에 맡겨보자. 실험실 섹션 안에 위치한 “자동으로 일정 거부하기(Automatically declining events)”라는 캘린더의 숨겨진 옵션을 활성화하기만 하면 된다. 이 옵션이 활성화되면 자신이 바쁘고 그래서 들어오는 모든 초청을 거부하는 새로운 선택권이 생긴다. 모두 자동화된 기능이라 초청이 도착하면 일일이 거절하지 않아도 된다. 거절이 그 어느 때보다도 쉬워졌다.
2013.11.19
JR Raphael | InfoWorld
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