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How To / 애플리케이션

적절한 프로젝트 협업 소프트웨어, 어떻게 고를까?

2022.01.28 Linda Rosencrance  |  Computerworld
‘코로나19’가 출현하기 전에도 비즈니스 분야에서 협업 앱의 활용이 증가하고 있었다. 현재, 팬데믹으로 인한 재택근무의 엄청난 증가 때문에 점차 많은 조직들이 프로젝트 협업 도구를 구현하여 직원들이 어디에서나 효과적으로 프로젝트 과업에 협업할 수 있도록 하고 있다.

프로젝트 협업 도구에는 대개 관련자들이 비동기적이면서 실시간으로 더 쉽게 소통할 수 있는 기능이 포함돼 있다. 이를 통해 프로젝트를 계획, 조율, 모니터링할 수 있다. 소프트웨어는 사용자에게 지속적으로 업데이트를 제공하고 일정에 맞춰 업무를 완료할 수 있도록 돕는다.

이 밖에 프로젝트 협업 도구는 팀원들이 모든 프로젝트 자료를 보관하여 사용자에게 사례별로 액세스를 제공할 수 있는 안전한 위치를 제공한다.

고급 프로젝트 관리 소프트웨어는 훈련된 프로젝트 관리자를 대상으로 하지만 범용 프로젝트 협업 앱은 프로젝트에 참여하는 모든 비즈니스 사용자들 사이의 협업을 지원한다. “이런 도구는 전문적인 프로젝트 관리자, 즉 엄격한 방법론을 준수하는 사람이 아니라 일상 최종 사용자를 위해 고안됐다”라고 가트너의 협업, 직원 소통, 소셜 소프트웨어 조사 부사장 마이크 가타가 말했다.
 
Image Credit : Getty Images Bank


프로젝트 협업 도구 : 장점 그리고 단점
포레스터 리서치의 부사장 겸 수석 분석가 마고 비지타시온은 프로젝트 협업 소프트웨어 활용의 장점과 단점을 다음과 같이 정리해 제시했다. 

장점
사용 편의성 : 비지타시온은 특히 팬데믹 이후로 프로젝트 협업 도구가 정말로 각광을 받은 이유가 일반적으로 사용하기가 매우 쉽기 때문이라고 말했다. 그녀는 “공식적으로 훈련된 프로젝트 관리자 아니어도 상관없다. 그리고 사람들은 이것을 좋아한다”라고 말했다.

개선된 문제 해결 : 파일을 공유하고 실시간으로 협업할 수 있기 때문에 더욱 효율적으로 협력하여 문제를 해결할 수 있다.

개선된 팀 의사소통 : 이런 도구를 통해 팀원들은 가상 채팅방과 화상회의를 통해 프로젝트 중 효과적으로 소통할 수 있다. 또한 프로젝트 협업 도구를 통해 주간 회의를 기다리거나 프로젝트 리더 또는 다른 팀원에게 이메일을 보내는 대신에 프로젝트를 진행하면서 아이디어를 브레인스토밍 할 수 있다.

팀워크 : 프로젝트 협업 소프트웨어는 직원들의 관계를 돈독히 할 수 있다. 하이브리드 작업공간이 있는 기업의 경우 이런 도구는 재택근로자가 고립감을 덜 느끼고 공통의 목표를 위해 일하는 데 도움이 된다.

개선된 조직 : 프로젝트 협업 소프트웨어는 팀원이 문서와 전문지식을 공유하는 중앙의 위치를 제공한다. 이는 팀 리더가 여러 사람들이 참여하는 프로젝트와 과업을 더욱 잘 조율하는 데 도움이 된다.

더 나은 프로젝트 관리 : 프로젝트 협업 앱을 통해 관리자는 여러 팀과 팀원들 사이에서 여러 프로젝트의 프로젝트 활동을 훨씬 쉽게 조율할 수 있다. 장기적인 성공을 위해 프로젝트 리더는 모드 프로젝트의 진행사항을 통제하고 모든 단계를 모니터링하여 모든 과업을 제때에 완료할 수 있도록 해야 한다.

단점
파편화된 배치 : 다양한 부서가 마케팅 또는 공급망 관리 관리에 최적화된 도구 등 용도에 최적화된 프로젝트 협업 도구를 구매하는 경우가 많기 때문에 조직이 각각의 비용, 소비, 준법감시를 관리하고 얼마나 자주 사용되고 있는지 추적하기가 어렵다.

가트너의 가타는 “굳이 ‘제멋대로’라는 말을 사용하고 싶지는 않지만 (이런 도구의 구매는) 각 부서별 결정이다. 하향식 배치가 없으며, 거버넌스 또는 일종의 포트폴리오 관리가 없다면 조직에 너무 많은 도구가 있게 되는 경우가 흔하다”라고 말했다.

비용 : 대부분의 프로젝트 협업 앱은 구독 기반으로 판매되는 SaaS 제품이다. 제공업체는 일반적으로 기능이 제한된 무료 티어를 제공하지만 대부분의 기업들은 유료 요금제로 제공되는 고급 기능을 필요로 하기 때문에 소프트웨어에 적절한 가격 모델을 제공하는 제공업체를 찾아보아야 한다. 또한, 디지털 화이트보드 등의 일부 기능은 추가 비용이 있을 수 있다. 그래서 조직은 구매 전에 작게 인쇄된 안내문을 읽어보아야 한다.

일부 도구의 가파른 학습 곡선 : 프로젝트 협업 도구는 사용하기 쉽지만 모든 사람에게 그런 것은 아니다. 학습 곡선이 너무 가파르다면 팀원들이 불만족할 가능성이 높고, 불만족한 직원들은 일반적으로 덜 참여하며 덜 생산적이다. 기업들은 고객 리뷰를 읽고 특정 도구를 학습하기가 얼마나 쉽거나 어려운지 판단해야 한다.

프로젝트 협업 도구 : 고려할 주요 기능
프로젝트 협업 도구는 팀원들이 과업과 프로젝트 완수를 위해 필요한 정보를 신속하게 찾을 수 있을 뿐 아니라 소통하고 공통의 비즈니스 목표를 추구할 수 있는 기능을 제공해야 한다. 경우에 따라 이런 기능은 프로젝트 협업 도구 자체의 일부가 아니라 슬랙(Slack) 또는 줌(Zoom) 등의 다른 협업 도구와의 통합을 통해 제공된다.

주요 기능 
공유 작업공간 및 대시보드 : 팀원들은 정보를 찾을 뿐 아니라 프로젝트 및 과업과 관련된 정보를 게시하고 정리할 중앙의 위치가 필요하다. 작업공간을 통해 팀원들은 프로젝트 및 팀 메모, 파일, 비디오 등을 게시하고 공유한다.

최고의 프로젝트 협업 도구에는 팀원이 알아야 하는 정보와 시기에 관해 업데이트해주는 대시보드도 포함되어 있다. 하나의 대시보드 보기를 통해 팀원들은 모든 실시간 프로젝트 데이터를 확인하고 다른 사람들의 작업을 확인하며 팀원들이 과업에 소요한 시간을 확인하고 기한을 맞출 수 있다.

고급 메시지 옵션 : 최고의 프로젝트 협업 도구는 팀원 및 프로젝트 리더에게 서로 소통할 수 있는 다양한 수단을 제공한다. 최고의 협업 도구는 의사를 결정하고 피드백을 제공하며 신속한 작업을 위해 팀 리더가 구성원에게 중요한 업데이트, 질문, 활동 등에 관해 알려줄 수 있는 @언급 등의 다양한 메시지 기능을 통해 대화를 할 수 있다.

일부 도구는 팀원이 블로그 페이지, 파일, 팀 및 프로젝트 공간, 기타 그들이 게시하는 콘텐츠 안에서 작업에 따라 제안하고 피드백을 주고받을 수 있다. 이런 논평은 팀원이 더 나은 결정에 도달하는 데 도움이 된다. 그리고 최고의 프로젝트 협업 앱은 슬랙과 마이크로소프트 팀즈 등 다른 널리 사용되는 채팅 도구와도 통합된다.

프로젝트 계획 및 추적 : 프로젝트 협업 도구에는 칸반(Kanban) 코드, 간트(Gantt) 차트, 타임라인, 캘린더, 시간 추적 도구, 테이블 등의 프로젝트 계획 및 추적 기능이 포함되어 있어야 한다.

토론 포럼 : 포럼을 통해 팀원들은 의견, 전문지식, 피드백을 공유할 수 있다. 최고의 도구는 팀원들이 특정 주제에 관한 질문을 하거나 아이디어에 대한 논평을 받을 수 있도록 팀이 작업공간 또는 페이지에 토론 포럼을 추가할 수 있다.

문서 관리 : 이 기능을 통해 팀원들은 손쉽게 액세스하고 편집할 수 있는 프로젝트 관련 문서를 작성하고 저장할 수 있다. 실시간으로 다른 팀원들과 문서를 편집하는 기능은 협업을 극대화한다. 이 기능은 또한 실시간 동기화를 제공하여 모든 변경사항이 각 구성원의 장치에 반영된다. 최고의 프로젝트 협업 도구는 팀원들이 버전 관리를 통해 각 변경사항의 이력을 추적할 수 있다.

워크플로우 및 서식 : 워크플로우 및 서식을 사용하여 팀원들은 업무 진행상황을 수집, 검토, 승인할 수 있다. 팀은 서식을 사용하여 협업하고 데이터를 수집하며 승인을 더 신속히 처리할 때 더욱 효율적으로 일하고 더 신속하게 결정을 내릴 수 있다. 최고의 협업 소프트웨어를 통해 팀은 모범 사례를 보완하는 사용자 정의 워크플로우를 생성하고 팀원들은 더욱 투명하고 효율적으로 협력할 수 있다.

화상회의 : 화상회의 기능에는 대형 및 소형 그룹을 위한 화면 공유를 통한 예약 가능한 가상 회의뿐 아니라 팀원들 사이의 즉석 채팅을 위한 일대일 통화가 포함되어 있어야 한다.

보안 : 조직은 원거리 팀에 기밀 고객 및 기업 데이터를 보호하고 보안 및 프라이버시 규정을 준수하는 도구를 제공해야 한다. 최소한 프로젝트 협업 소프트웨어는 신원 및 액세스 관리 도구를 제공하고 전송 및 보관 중인 데이터의 기업 수준 암호화를 제공해야 한다. 제공업체의 사이트에서 보안, 준법감시, 프라이버시 활동에 관한 페이지를 참조한다.

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