Offcanvas

BI / 리더십|조직관리 / 클라우드

‘2년, 9단계에 걸친 대장정’… 독일 ANWR 그룹의 클라우드 이전 이야기

2022.07.18 Jens Dose  |  CIO
독일 소매 유통조합 ANWR 그룹은 ERP 시스템을 SAP 클라우드로 이전했다. 2년에 걸쳐 진행된 이 거대한 작업을 완수하기 위해 CIO 스벤 쿨리코프스키는 악전고투해야 했다. 
 
ⓒDepositphotos

독일의 신발, 스포츠 용품 및 가죽 제품 산업의 금융서비스 및 소매업체 그룹 ANWR 그룹은 2018년까지 금융 자회사인 DZB 은행의 ERP시스템을 사용해왔다. 그 결과 은행의 회계 및 통제에 대한 규정이 회사의 소매 영역에도 똑같이 적용됐다. 

하지만 금융 규정이 점차 엄격해지면서 무역 산업에 필요한 유연성을 저해하기 시작했다. ANWR 그룹 CIO 스벤 쿨리코프스키는 “은행과 무역회사 각각 규정에 더 잘 대비할 수 있도록 몇 년 전부터 이미 IT시스템을 분리하기 시작했다”라고 회상했다. 당시 전사적 ERP 소프트웨어는 그룹 산하의 회사 모두가 여전히 공유하고 있었던 유일한 시스템이었다. 

처음에서 다시 시작 
ANWR은 새로운 IT 프로젝트를 진행할 때 클라우드 중심의 전략을 채택했다. 2018년에 IT 부서는 재무 회계 및 통제 부서와 함께 SAP S/4HANA솔루션으로의 마이그레이션에 착수했다. 이전의 중앙 시스템이었던 온프레미스 SAP R/3솔루션을 이곳저곳 손 봐가며 썼기 때문에, 새 SAP 솔루션에 대한 기본적인 지식은 이미 있었다. 하지만 SAP의 퍼블릭 클라우드 환경으로 이전하려면 처음부터 다시 시작할 것들 투성이였다.
 
ⓒANWR Group

쿨리코프스키는 “[이로 인해] 여러 부서를 처음부터 이 프로젝트에 참여시키는 것이 매우 중요했다”라고 말했다. 이들은 처음부터 함께 새로운 솔루션에서 필요한 구체적인 기능을 논의하고 결정했다. 공동 워크숍에서는 사업부와 IT부서가 협력해 클라우드 플랫폼의 기능과 성숙도를 평가했다.

명확한 목적, 유연한 민첩성 
마이그레이션을 성공적으로 이끌고자, 최상위 관리 기구로 운영 위원회가 구성됐다. 그 아래로는 일주일에 2시간간 동안 외부 파트너인 카멜롯 IT랩의 프로젝트 매니저와 협력할 프로젝트 보드가 형성됐으며, 이 프로젝트 보드는 컨트롤 팀의 역할을 하고자 쿨리코프스키와 재무 회계 및 자금관리 분야의 직원으로 구성됐다. 그리고 여러 직원과 외부 컨설턴트로 구성된 다기능 부서가 특정 절차에 대한 고려사항을 논의한 뒤 팀에게 전달했다. 쿨리코프스키는 “서로 다른 의견을 빠르게 비교하고 결정을 내릴 수 있었다”라고 말했다. 그때부터 회사의 여러 부서와 IT 부서는 항상 함께 협력해왔다.
 
ⓒSAP

그는 2021년 말까지 모든 시스템을 새로운 환경으로 마이그레이션하고, 새 S/4HANA 솔루션을 기반으로 2021년 연간 재무제표를 완료한다는 목표를 세웠다. 그 뿐만 아니라 2022 회계 연도는 기존 솔루션을 아예 쓰지 않고 시작하는 것이 목표로 삼았다. 이를 위해 쿨리코프스키는 무려 9개의 도입 및 배포 단계를 수립해야 했다.

이 수많은 단계에 걸쳐 팀은 민첩한 방법과 유연한 일정으로 작업했다. 그는 “수많은 이정표와 스프린트가 혼합되어 있어, 명확한 목표를 염두에 두면서 동시에 목표한 데드라인을 미룰 수도 있는 지연 요소도 고려했다”라고 말했다. 개발은 때때로 더 오래 걸릴 수 있지만, 중요한 것은 결국 모든 것이 모여 완성된다는 것이다. 

2020년 1분기에 프로젝트 시작 신호가 떨어졌지만, 4주 후에 코로나19가 전 세계를 강타했다. 쿨리코프스키는 “소매업의 불확실성과 공급망 폐쇄 같은 예기치 못한 상황으로 인해 프로젝트를 중단해야 했다”라고 말했다. 6개월 후 팀은 마이그레이션 작업을 재개했지만, 완전히 원격으로 진행되었다. 이 모든 것이 새로운 경험이었다. “하지만 잘 대처했다고 생각한다”라고 그는 말했다. 기존에는 팀이 사무실에서 일하며 긴밀하게 아이디어를 교환했지만, 갑자기 원격 근무로 바뀌자 더 이상 그럴 수 없었다. 쿨리코프스키는 “마이크로소프트 팀즈를 정보 및 파일 교환, 회의 및 약속을 위한 핵심 도구로 사용했다. 모든 직원이 접근할 수 있었으며, 매우 유연하게 일했다”라고 전했다.

9단계에 걸친 대이전
거의 5개월 뒤인 2020년 12월 1일, 첫 번째 파일럿 설치가 진행되었다. HR 또는 예약시스템 인터페이스를 아예 가지고 있지 않았고, 소규모의 코드만 다뤘던 6개의 작은 회사에서 먼저 구현되었다. 직원들은 새로운 시스템으로 전환했고 예약을 받기 시작했다. 

나머지 8개의 배포 단계는 2021년에 순차적으로 진행됐다. 추가로 4개의 회사가 새 시스템을 도입했으며, 2021년 11월 22일이 되자 모든 회사가 SAP S/4HANA로의 마이그레이션을 완료했다. 사소한 인터페이스 수정을 거쳐, 프로젝트는 2022년 3월 30일에 공식적으로 끝났다.  쿨리코프스키는 “이제 자잘한 문제를 해결하고, 프로세스를 계속 개선하며 부서별 격차를 줄이는 일만 남았다”라고 말했다. 그의 목표는 회사의 프로세스를 가능한 한 많이 표준화하는 것이었다.

코로나19로 인한 문제 외에도, 쿨리코프스키와 그의 팀은 다른 여러 가지 문제를 극복해야 했다. IT를 포함한 몇몇 다른 부서에서는, 이 프로젝트를 위해 더 많은 작업을 해야 했다. 그는 “딜러에게 문제가 발생하면 현재 마이그레이션 작업과 관계없이 신속하게 해결해야 한다. 몇몇 팀에게는 이렇게 업무가 이중으로 부담됐다. 마이그레이션을 진행하는 내내 말이다”라고 설명했다.   

게다가, 다른 부서 직원을 설득하는 것도 필요했다. 쿨리코프스키는 “기존 시스템으로 20년을 보냈으니, 일부 동료들은 클라우드의 새로운 인터페이스와 프로세스에 적응하는 데 어려움을 겪었다”라고 말했다. 이를 위해 프로젝트 관리팀은 사업부와 매주 회의를 진행하여 프로세스, 궁금한 사항 및 문제점을 논의했다.

여기에 더해 특정 회사에 새 시스템이 도입되어 가동될 때마다, 담당 회계사가 새 시스템 도입에 대한 회의에 참여했다. 그들은 특별한 문제나 요구사항에 주의를 기울였고 솔루션의 개발을 도왔다. 

일주일에 두 번이나 수정되는 버그 목록도 있었다. 그 안에서 팀은 문제점, 우려 및 건의 사항 등을 수집하고 이에 맞는 해결책을 제시했다.

다사다난했던 SAP 표준 맞추기 
새로운 환경에 대한 IT 부서의 최대 관심사는 표준화였다. 쿨리코프스키는 “사업 영역의 IT 부서 의존도를 최대한 낮추고 싶었다”라고 말했다. 기존 시스템, 특히 소매 영역에는 많은 특수 기능이 있었다. 여기에서도 그는 전문 부서와 함께 워크샵을 진행해 SAP 표준 소프트웨어가 어떤 요구사항을 충족하는지 알아냈다.

이제 새로운 ERP 시스템의 거의 90%가 표준 소프트웨어로 실행된다. 하지만 쿨리코프스키의 말에 따르면 문제가 발생한 사례도 몇몇 있었다. 

SAP와 한 파트너사의 첫 번째 테스트 실행 및 데모에서는 클라우드 모듈이 모든 사용 사례에 적합한 듯 보였다. 그러나 일상 업무에서 쿨리코프스키의 팀은 소프트웨어의 몇 가지 문제점을 발견했다. 그는 “팀이 선택사항을 충분히 주의 깊게 확인하지 않은 것이 원인이었다”라고 말했다. 그때 겪었던 문제에는 급여명세서가 표준에 맞춰 시스템에 통합될 수 없었던 점 등이 있었다. 

총 35명의 내부 직원과 12명의 외부 직원이 프로젝트에 참여했으며, SAP와 다른 시스템 사이에 약 35개의 인터페이스가 구축되었다. 그는 “HR 관리 시스템 HCM을 S/4에 연결하는 작업은 특히 골치 아팠다”라고 설명했다. 기존 시스템의 통합 표준은 더 이상 새 시스템에서 사용할 수 없다. 따라서 송장 날짜가 없는 청구서처럼 중요한 정보가 클라우드로 전송되지 않으며, SAP 시스템이 재무 회계에 대한 법적 요구사항을 프로세스에 반영하지 않는 경우도 발생할 위험이 있다. 

쿨리코프스키는 “일부 SAP 솔루션은 자체 클라우드 인터페이스에 문제가 있었다. 이런 경우 비SAP솔루션을 연결하기가 특히 어려웠을 것이다”라고 말했다. 반면 HANA에 판매 및 서비스 클라우드 C4C를 통합하는 작업은 쉬웠다. 
이는 여전히 많은 회사에서 SAP의 HCM 솔루션을 쓰고 있음에도 SAP가 HCM 개선에 노력을 기울이고 있지 않다는 점을 보여준다. 결과적으로 기업의 고객의 만족도는 떨어질 수 밖에 없었다. 

성능 또한 문제였다. 테스트 환경 외부에서 일부 클라우드 앱의 성능이 종종 저하됐다. 쿨리코프스키는 “직원들은 이제 집에서와 같은 사용자 경험에 익숙해져 직장에서 쓰는 솔루션에 대한 기대치도 높아졌다”라고 말했다. 운영 중 성능이 저하되면 IT 부서는 속수무책이 되며, SAP에 의존할 수밖에 없다.

그럼에도 쿨리코프스키는 마이그레이션의 이점이 확실하다고 전했다. 예를 들면, 결제 거래가 더 간소화되었다는 점이 있다. 그는 “직원이 더 이상 계정 명세서를 입력할 필요가 없도록, 명세서 정보가 입력되는 프로세스를 자동화했다. 이 덕분에 작업 시간이 크게 단축됐다. 이제 모든 회계사가 단일 시스템을 사용해 IT 부서는 기존 은행 시스템 없이도 더 쉽게 혁신하고, 새로운 기능을 구현하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있게 됐다”라고 말했다.

쿨리코프스키는 또한 데이터 품질의 개선을 원했다. 새로운 프로세스는 인터페이스를 통해 들어오는 정보를 자동으로 통합한다는 장점이 확실했지만, 여전히 부정확한 데이터 소스의 데이터가 ERP 클라우드로 전송됐다. 그러나 새로운 시스템의 개선점이 모든 영역으로 확산되기까지는 아직 시간이 걸릴 것이다. “새로운 프로세스가 더 빠를 수는 있지만, 직원들이 새로 적응하고 기존 프로세스에서 벗어날 시간이 필요하다”라고 그는 말했다.

명확한 라인과 신뢰
쿨리코프스키에게 있어 여러 부서간의 긴밀한 협력이 이 거대한 프로젝트의 성공에 매우 큰 역할을 했다. 그는 “이 마이그레이션은 단순히 IT나 부서별 프로젝트가 아닌 공동 작업이었다. 이 프로젝트에 참여한 모든 이가 처음부터 요구사항을 비롯해 맞닥뜨릴 장애물을 알고 있었다”라고 말했다.

또한 모든 구성원이 목표 상태와 프로젝트 우선순위을 명확하게 파악하고 있었다고 그는 전했다. 쿨리코프스키는 “사업부의 요구사항은 명확했다. 예컨대 청구서를 납부 및 제출하고, 사전 세금을 환급하는 기능은 한 치의 오차도 없이 작용해야 한다고 사업부는 요청했다”라고 말했다. 그리고 프로젝트팀은 이런 매번 이런 요구사항을 충족해냈다. 

쿨리코프스키는 마지막으로 자기 팀을 얼마나 신뢰하는지 밝혔다. “시간적 압박은 유지해야 하지만, 팀원이 데드라인을 맞출 확신을 가지지 못하는 경우 위험을 감수하더라도 2주의 시간을 더 줬다”라고 그는 회상했다.  

다음 주요 프로젝트에서는, 더 많은 의사소통과 정보 교환이 이뤄지기를 그는 원하고 있다. 미래를 위해 하이브리드 근무 방식에 대해서도 고민 중이라고 전했다. 사무실에서는 2~3일 일하고, 나머지는 재택근무를 하는 것이다. 그는 “여전히 필요한 만큼의 소통을 하면서도, 직원들이 집에서 집중하며 방해받지 않고 일할 수도 있을 것”이라고 말했다.  ciokr@idg.co.kr
추천 테크라이브러리

회사명:한국IDG 제호: ITWorld 주소 : 서울시 중구 세종대로 23, 4층 우)04512
등록번호 : 서울 아00743 등록일자 : 2009년 01월 19일

발행인 : 박형미 편집인 : 박재곤 청소년보호책임자 : 한정규
사업자 등록번호 : 214-87-22467 Tel : 02-558-6950

Copyright © 2022 International Data Group. All rights reserved.