2020.11.23

칼럼ㅣ'MS 팀즈'를 더 효과적으로 사용하기 위한 방법 6가지

Mike Gotta | IDG Connect
가트너가 마이크로소프트 ‘팀즈(Teams)’를 더욱더 효과적으로 활용할 수 있도록 돕는 6가지 팁을 소개했다. 

코로나19 사태가 2차 대유행(Second wave)에 들어서면서 기업들은 가능한 한 다시 재택근무 체제로 돌아가라는 권고를 받고 있다. 다행스럽게도 원격근무 요건을 지원하고 비즈니스 연속성을 확보하는 기술, 즉 클라우드 기반 커뮤니케이션 및 협업 도구 등을 통해 이러한 업무 방식의 변화가 원활해졌다. 가트너에서는 이를 ‘워크스트림 협업(workstream collaboration)’이라고 부른다. 
 
ⓒGetty Images

기업이 원격근무 체제로 전환하면서 신속하게 대응하고 준비해야 했던 요건은 메시징, 파일 공유, 회의, 업무 조정 등을 처리하도록 중앙 허브 역할을 할 수 있는 ‘워크스트림 협업 툴’을 배치하는 일이었다. 만약 마이크로소프트 오피스 365(Office 365)를 사용하는 기업이었다면 이는 곧 마이크로소프트 팀즈의 신속한 배치를 의미했다.  

하지만 갑작스럽게 팀즈를 사용하게 되면서 직원들은 새로운 업무 방식을, IT 부서는 완전히 익숙하지 않은 도구를 지원하는 방법을 배워야 했다. 그 결과, 팀즈를 비효율적으로 사용하는 경우가 발생하기도 했다. 기업의 운영 방식이 바뀔 때는 직원들에게 왜 그리고 어떻게 다르게 일해야 하는지 큰 그림을 이해시키는 게 무엇보다 중요하다. 

여기서는 마이크로소프트 팀즈를 더욱더 잘 활용하여 장기적으로 비즈니스 연속성과 생산성을 향상시킬 수 있도록 가트너가 전하는 6가지 팁을 살펴본다. 

1. ‘스토리’로 말하기
특정 문제 혹은 주제와 관련해 광범위한 커뮤니케이션은 일반적인 인식을 높이는 데 효과적이지만 새로운 업무 방식에 관한 동기를 부여하지 못하는 경우가 많다. 직원들이 새로운 협업 방식을 사용하도록 참여시키려면, 이와 관련해 기업에서 구체적으로 원하는 바를 스스로 파악하고 전달하는 게 핵심 과제다. 

다시 말해, 기업은 특정 그룹을 대상으로 하는 ‘스토리’를 만들어야 한다. 여기서 ‘스토리’는 직원들에게 제공되는 정보를 ‘맥락화’하는 데 도움이 된다. 나아가 이는 현재의 업무 방식에서 새로운 업무 방식으로의 여정을 만들면서 ‘전환을 유도’하는 데도 도움이 된다. 

이를테면 직원들이 특정 역할 및 업무와 관련해 팀즈 활용 방법을 이해하도록 한다. 또한 주변 동료가 각자의 여정에서 어떻게 팀즈를 성공적으로 활용하는지도 알려준다. 이를 통해 불확실성을 완화하는 동시에 모든 사람이 새로운 업무 환경으로 나아가고 있다는 공동체 의식을 형성할 수 있다. 이와 관련한 가트너의 권고는 다음과 같다. 

협업의 가치를 디지털 워크스페이스 내러티브에 연결할 것: 기업의 디지털 워크스페이스 구축 프로그램에 직원 커뮤니케이션 프레임워크를 넣는 것은 필수적이다. 이는 조직적 변혁을 구성하는 첫 번째 단계다. 협업과 관련된 디지털 워크스페이스 스토리에는 콘텐츠, 리더십 인터뷰, 직원 후기 등이 포함돼야 한다. 또한 팀워크가 어떻게 조직을 경쟁업체와 차별화할 수 있는지도 보여줘야 한다. 

팀과 개인 성과를 중심으로 진행 상황을 전달할 것: 개인에 초점을 맞추는 동시에 팀이 새로운 방식으로 일하고 디지털 민첩성(digital dexterity)을 확보해 목표 달성에 성공한 상황을 제시해야 한다. 

2. 커뮤니티 지원 장려하기
새로운 협업 방식에 관한 커뮤니케이션에는 진행 상황과 모범 사례뿐만 아니라 문제나 실패 사례도 포함돼야 한다. 문제를 공유하는 것은 직원들이 업무나 도구 사용에 있어 스스로 새로운 솔루션을 찾아보는 데 도움이 된다. 커뮤니티 지원을 강화하는 데도 유용하다. 

팀즈를 아이디어 센터로 활용해 사용 방식을 지속적으로 개선할 것: 팀즈를 사용해 팀즈 및 협업을 개선하는 혁신 허브를 생성한다. 

팀즈 사용 방법과 관련된 모범 사례와 유용한 해킹 등을 크라우드소싱할 것: 직원들이 팀즈를 효과적으로 사용하는 방법과 관련한 여러 사례를 확인한다. 이러한 행동적 변화는 직원들의 전환 여정을 촉진하기 위한 커뮤니케이션 및 스토리에 다시 적용한다. 

3. 챔피언 프로그램 활용하기
만약 기업에 다른 역량 구축을 지원하는 멘토나 코치가 있다면 이를 여기서도 활용할 수 있다. 이들을 이른바 ‘챔피언’ 프로그램에 초대하거나 참여시켜 조직적 변혁을 더 잘 구현하도록 한다. 

디지털 워크스페이스 구축 프로그램 내에서 챔피언 프로그램을 진행할 것: 챔피언 프로그램은 디지털 워크스페이스 구축 프로그램의 연장선이어야 하며, 비즈니스 전반의 대표자를 포함해야 한다.

4. 적절한 에티켓 장려하기
비즈니스 맥락에서 채팅 중심의 환경은 비교적 낯선 상황이기 때문에 많은 직원이 개인적으로 익숙한 소셜 미디어 및 메시징 도구에서의 경험을 적용할지도 모른다. 이와 관련해 지금까지 간과됐던 요소가 바로 에티켓이었다. 

실질적인 팀 업무공간 사용 방식을 안내할 것: 다양한 활동, 대화, 회의, 업무에 서로 다른 채널을 사용하도록 안내한다. 예를 들면 조직은 신입사원 온보딩부터 Q&A, 공지, 팀 커뮤니케이션까지 각 주제에 관해 별도 채널을 만들고, 직원들이 각 채널에 맞는 방식으로 적절하게 소통할 수 있도록 해야 한다. 

5. 확장성 장려하기
워크스트림 앱은 채널에 내장된 비즈니스 애플리케이션 인터페이스로, 모든 팀원이 실행 가능한 협업 경험을 제공한다. 따라서 애플리케이션 책임자는 워크스트림 애플리케이션의 사용자 정의 옵션을 교육해, 직원들이 디지털 민첩성을 키우고 스스로 협업 및 결과물을 개선할 수 있도록 지원해야 한다. 

승인된 타사 소프트웨어를 추가할 수 있도록 팀즈 앱 스토어 및 정책을 교육할 것: 팀즈와 같은 워크스트림 협업 도구는 추가 기능을 통합할 수 있도록 설계돼 있다. 기업은 팀즈와 연계되는 애플리케이션 추가 방법을 온보딩해 더 원활한 협업을 지원해야 한다. 

6. 지속적인 분석 및 조정
애플리케이션 책임자 및 기타 이해관계자가 워크스트림 앱 사용행태 및 결과를 분석하지 않는다면 마이크로소프트 팀즈를 효율적으로 사용하고 직원들의 디지털 민첩성을 개선하려는 노력은 실패할 가능성이 크다. 

사용행태 데이터 및 애널리틱스를 바탕으로 커뮤니케이션과 커뮤니티를 개선할 것: 팀즈에는 기기 및 실시간 이벤트 정보를 비롯해 팀즈 배치와 관련된 다양한 사용행태 및 활동 보고서가 있다. 타사 앱은 여기에 추가적인 인사이트를 더할 수 있다. 

직원 피드백 및 서비스 데스크 평가를 통해 개선 영역을 정확하게 파악할 것: 양적 데이터도 중요하지만 인터뷰, 설문조사, 관찰 등에서 정성적 데이터를 수집하는 것도 중요하다. 또한 IT 서비스 관리 툴에서 서비스 데스크 피드백을 수집하여 장애물을 파악해야 한다. 

업종을 불문하고 코로나19 사태는 리더와 직원들에게 많은 과제를 제시했다. 조직 및 애플리케이션 책임자는 앞서 소개한 권장사항들을 바탕으로 디지털 워크스페이스 구축 프로그램을 개발할 수 있다. 그리고 이를 통해 모든 직원의 디지털 민첩성을 향상시키며 비즈니스 연속성을 확보하고 협업을 강화할 수 있다. 

* Mike Gotta는 가트너 리서치의 협업 및 소셜 소프트웨어 부문 리서치 부사장이다. 협업, 팀워크, 소셜 네트워크, 커뮤니티, 지식관리 및 직원 인게이지먼트를 포함해 디지털 워크플레이스의 비즈니스, 문화, 기술 측면을 주력으로 연구하고 있다. ciokr@idg.co.kr
 



2020.11.23

칼럼ㅣ'MS 팀즈'를 더 효과적으로 사용하기 위한 방법 6가지

Mike Gotta | IDG Connect
가트너가 마이크로소프트 ‘팀즈(Teams)’를 더욱더 효과적으로 활용할 수 있도록 돕는 6가지 팁을 소개했다. 

코로나19 사태가 2차 대유행(Second wave)에 들어서면서 기업들은 가능한 한 다시 재택근무 체제로 돌아가라는 권고를 받고 있다. 다행스럽게도 원격근무 요건을 지원하고 비즈니스 연속성을 확보하는 기술, 즉 클라우드 기반 커뮤니케이션 및 협업 도구 등을 통해 이러한 업무 방식의 변화가 원활해졌다. 가트너에서는 이를 ‘워크스트림 협업(workstream collaboration)’이라고 부른다. 
 
ⓒGetty Images

기업이 원격근무 체제로 전환하면서 신속하게 대응하고 준비해야 했던 요건은 메시징, 파일 공유, 회의, 업무 조정 등을 처리하도록 중앙 허브 역할을 할 수 있는 ‘워크스트림 협업 툴’을 배치하는 일이었다. 만약 마이크로소프트 오피스 365(Office 365)를 사용하는 기업이었다면 이는 곧 마이크로소프트 팀즈의 신속한 배치를 의미했다.  

하지만 갑작스럽게 팀즈를 사용하게 되면서 직원들은 새로운 업무 방식을, IT 부서는 완전히 익숙하지 않은 도구를 지원하는 방법을 배워야 했다. 그 결과, 팀즈를 비효율적으로 사용하는 경우가 발생하기도 했다. 기업의 운영 방식이 바뀔 때는 직원들에게 왜 그리고 어떻게 다르게 일해야 하는지 큰 그림을 이해시키는 게 무엇보다 중요하다. 

여기서는 마이크로소프트 팀즈를 더욱더 잘 활용하여 장기적으로 비즈니스 연속성과 생산성을 향상시킬 수 있도록 가트너가 전하는 6가지 팁을 살펴본다. 

1. ‘스토리’로 말하기
특정 문제 혹은 주제와 관련해 광범위한 커뮤니케이션은 일반적인 인식을 높이는 데 효과적이지만 새로운 업무 방식에 관한 동기를 부여하지 못하는 경우가 많다. 직원들이 새로운 협업 방식을 사용하도록 참여시키려면, 이와 관련해 기업에서 구체적으로 원하는 바를 스스로 파악하고 전달하는 게 핵심 과제다. 

다시 말해, 기업은 특정 그룹을 대상으로 하는 ‘스토리’를 만들어야 한다. 여기서 ‘스토리’는 직원들에게 제공되는 정보를 ‘맥락화’하는 데 도움이 된다. 나아가 이는 현재의 업무 방식에서 새로운 업무 방식으로의 여정을 만들면서 ‘전환을 유도’하는 데도 도움이 된다. 

이를테면 직원들이 특정 역할 및 업무와 관련해 팀즈 활용 방법을 이해하도록 한다. 또한 주변 동료가 각자의 여정에서 어떻게 팀즈를 성공적으로 활용하는지도 알려준다. 이를 통해 불확실성을 완화하는 동시에 모든 사람이 새로운 업무 환경으로 나아가고 있다는 공동체 의식을 형성할 수 있다. 이와 관련한 가트너의 권고는 다음과 같다. 

협업의 가치를 디지털 워크스페이스 내러티브에 연결할 것: 기업의 디지털 워크스페이스 구축 프로그램에 직원 커뮤니케이션 프레임워크를 넣는 것은 필수적이다. 이는 조직적 변혁을 구성하는 첫 번째 단계다. 협업과 관련된 디지털 워크스페이스 스토리에는 콘텐츠, 리더십 인터뷰, 직원 후기 등이 포함돼야 한다. 또한 팀워크가 어떻게 조직을 경쟁업체와 차별화할 수 있는지도 보여줘야 한다. 

팀과 개인 성과를 중심으로 진행 상황을 전달할 것: 개인에 초점을 맞추는 동시에 팀이 새로운 방식으로 일하고 디지털 민첩성(digital dexterity)을 확보해 목표 달성에 성공한 상황을 제시해야 한다. 

2. 커뮤니티 지원 장려하기
새로운 협업 방식에 관한 커뮤니케이션에는 진행 상황과 모범 사례뿐만 아니라 문제나 실패 사례도 포함돼야 한다. 문제를 공유하는 것은 직원들이 업무나 도구 사용에 있어 스스로 새로운 솔루션을 찾아보는 데 도움이 된다. 커뮤니티 지원을 강화하는 데도 유용하다. 

팀즈를 아이디어 센터로 활용해 사용 방식을 지속적으로 개선할 것: 팀즈를 사용해 팀즈 및 협업을 개선하는 혁신 허브를 생성한다. 

팀즈 사용 방법과 관련된 모범 사례와 유용한 해킹 등을 크라우드소싱할 것: 직원들이 팀즈를 효과적으로 사용하는 방법과 관련한 여러 사례를 확인한다. 이러한 행동적 변화는 직원들의 전환 여정을 촉진하기 위한 커뮤니케이션 및 스토리에 다시 적용한다. 

3. 챔피언 프로그램 활용하기
만약 기업에 다른 역량 구축을 지원하는 멘토나 코치가 있다면 이를 여기서도 활용할 수 있다. 이들을 이른바 ‘챔피언’ 프로그램에 초대하거나 참여시켜 조직적 변혁을 더 잘 구현하도록 한다. 

디지털 워크스페이스 구축 프로그램 내에서 챔피언 프로그램을 진행할 것: 챔피언 프로그램은 디지털 워크스페이스 구축 프로그램의 연장선이어야 하며, 비즈니스 전반의 대표자를 포함해야 한다.

4. 적절한 에티켓 장려하기
비즈니스 맥락에서 채팅 중심의 환경은 비교적 낯선 상황이기 때문에 많은 직원이 개인적으로 익숙한 소셜 미디어 및 메시징 도구에서의 경험을 적용할지도 모른다. 이와 관련해 지금까지 간과됐던 요소가 바로 에티켓이었다. 

실질적인 팀 업무공간 사용 방식을 안내할 것: 다양한 활동, 대화, 회의, 업무에 서로 다른 채널을 사용하도록 안내한다. 예를 들면 조직은 신입사원 온보딩부터 Q&A, 공지, 팀 커뮤니케이션까지 각 주제에 관해 별도 채널을 만들고, 직원들이 각 채널에 맞는 방식으로 적절하게 소통할 수 있도록 해야 한다. 

5. 확장성 장려하기
워크스트림 앱은 채널에 내장된 비즈니스 애플리케이션 인터페이스로, 모든 팀원이 실행 가능한 협업 경험을 제공한다. 따라서 애플리케이션 책임자는 워크스트림 애플리케이션의 사용자 정의 옵션을 교육해, 직원들이 디지털 민첩성을 키우고 스스로 협업 및 결과물을 개선할 수 있도록 지원해야 한다. 

승인된 타사 소프트웨어를 추가할 수 있도록 팀즈 앱 스토어 및 정책을 교육할 것: 팀즈와 같은 워크스트림 협업 도구는 추가 기능을 통합할 수 있도록 설계돼 있다. 기업은 팀즈와 연계되는 애플리케이션 추가 방법을 온보딩해 더 원활한 협업을 지원해야 한다. 

6. 지속적인 분석 및 조정
애플리케이션 책임자 및 기타 이해관계자가 워크스트림 앱 사용행태 및 결과를 분석하지 않는다면 마이크로소프트 팀즈를 효율적으로 사용하고 직원들의 디지털 민첩성을 개선하려는 노력은 실패할 가능성이 크다. 

사용행태 데이터 및 애널리틱스를 바탕으로 커뮤니케이션과 커뮤니티를 개선할 것: 팀즈에는 기기 및 실시간 이벤트 정보를 비롯해 팀즈 배치와 관련된 다양한 사용행태 및 활동 보고서가 있다. 타사 앱은 여기에 추가적인 인사이트를 더할 수 있다. 

직원 피드백 및 서비스 데스크 평가를 통해 개선 영역을 정확하게 파악할 것: 양적 데이터도 중요하지만 인터뷰, 설문조사, 관찰 등에서 정성적 데이터를 수집하는 것도 중요하다. 또한 IT 서비스 관리 툴에서 서비스 데스크 피드백을 수집하여 장애물을 파악해야 한다. 

업종을 불문하고 코로나19 사태는 리더와 직원들에게 많은 과제를 제시했다. 조직 및 애플리케이션 책임자는 앞서 소개한 권장사항들을 바탕으로 디지털 워크스페이스 구축 프로그램을 개발할 수 있다. 그리고 이를 통해 모든 직원의 디지털 민첩성을 향상시키며 비즈니스 연속성을 확보하고 협업을 강화할 수 있다. 

* Mike Gotta는 가트너 리서치의 협업 및 소셜 소프트웨어 부문 리서치 부사장이다. 협업, 팀워크, 소셜 네트워크, 커뮤니티, 지식관리 및 직원 인게이지먼트를 포함해 디지털 워크플레이스의 비즈니스, 문화, 기술 측면을 주력으로 연구하고 있다. ciokr@idg.co.kr
 

X