벤더 기고ㅣ포스트 코로나 시대 DX 대응 전략, ‘문서 중앙화·클라우드·협업’에서 답을 찾다

코로나19 대유행을 겪어 오면서 우리는 일상 속 수많은 ICT 기술 요소를 직·간접적으로 접하게 됐다. 그중에서도 기업의 업무 환경은 공공/금융/대기업을 중심으로 디지털化가 가속되고 있다. 대면 회의가 비대면 회의로 진행되고, 출장 대신 화상회의로 고객을 만나며, 사무실로 출근하는 대신 거점 오피스나 집에서 업무를 보게 된 것. 

하지만 그 변화의 초기에는 원격근무 환경을 미처 준비하지 못한 대부분의 기업들이 VPN이나 화상회의 솔루션 등 단편적인 기술을 도입하여 대응하는 데 급급했다. 그러다 보니 시간이 지남에 따라 업무 효율성 및 생산성 저하는 물론, 세대 간의 격차만 느끼게 되는 역효과를 가져왔다. 

이에 클라우드 기반의 문서 중앙화와 협업 솔루션이 기업의 디지털 워크플레이스를 구성하는 핵심 요소로 자리 잡게 됐다.
 

클라우드라는 날개를 단 문서 중앙화 
문서 중앙화는 업무 중에 발생하는 각종 문서를 안전하게 저장하고 공유하여 스마트 오피스를 구축하도록 지원하는 솔루션이다. 국내 제조업을 중심으로 시작돼 지금은 공공/금융/일반 기업에 이르기까지 전 산업 분야에 적용되고 있다. 원격근무가 자연스럽게 기업 문화로 정착되면서 시간과 공간의 제약을 받지 않고 문서 작업을 할 수 있으며, 보안성이 높은 문서 중앙화 솔루션이 점차 관심을 얻게 된 것이다. 

문서 중앙화는 사용자, 그룹, 직급, 직무별로 주어진 권한에 맞게 데이터 접근 권한을 설정하고, 속성 또는 본문 검색(FTR)을 통해 자료를 효율적으로 활용하며, 승인 결재 프로세스에 따른 안전한 공유 및 유통이 가능하다. 또 다양한 형태의 API 모듈 및 등록/조회 에이전트를 제공함으로써 사내 그룹웨어 시스템이나 홈페이지와의 인터페이스를 지원한다. 

이러한 전통적인 문서 중앙화 솔루션이 이제는 사용자 필요에 맞춰 클라우드 드라이브로 진화하고 있다. 솔루션의 ‘기능’을 판매하는 시대는 저물어가고, ‘서비스’를 판매하는 시대가 도래했기 때문이다.

인젠트의 문서 중앙화 솔루션 역시 ‘Document as a service(DaaS)’를 지향하며, 국내 대형 CSP 업체와 협력해 클라우드 구독형 서비스를 제공하고 있다. 아울러 문서 중앙화 솔루션이 전통적으로 엔드포인트 보안에 방점을 뒀다면 현재는 클라우드 환경에 맞춰 협업에 방점을 두고 서비스를 제공하고 있다.

우리 회사에 꼭 맞는 협업 솔루션 구성 전략 
디지털 워크플레이스에서의 협업이란 일부 업무 또는 특정 부서 등 한정된 범위가 아니라 사내·외 및 사물까지 확대된 범위를 대상으로 디지털화한다는 것이다. 이메일과 메신저 중심의 협업은 구시대 유물로 취급받고 있는 것이 현실이며, 전문적인 협업 솔루션이 그 자리를 꿰차고 있다. 협업 솔루션을 사용하는 기업을 찾는 것보다 사용하지 않는 기업을 찾는 것이 오히려 더 빠를 정도다. 

이러한 흐름에 맞춰 협업 솔루션은 디지털 환경의 몰입도를 높이면서 대면·비대면 사용자를 위한 가상의 공간과 현실의 공간을 연결하는 하이브리드 형태의 서비스를 제공하는 방향으로 발전하고 있다. 
 

또 협업 과정에서 생산되는 파일을 문서 중앙화 솔루션과 연계해 시너지를 높일 수 있다. 협업 과정에서 발생하는 수많은 콘텐츠에 문서 중앙화의 문서 관리 특화 서비스로 체계적인 관리가 가능하다. 클라우드 스토리지에 개인 및 부서 단위로 문서를 보관할 수 있게 됨에 따라 기업 입장에서는 자연스럽게 지식 자산화가 이뤄지는 효과를 볼 수 있으며, 아울러 문서의 버전/이력 관리를 통해 훼손된 문서를 복구하거나 추적하여 협업 과정에서 발생할 수 있는 사용자 실수를 보완할 수도 있다. 

그렇다면 우리 회사에 꼭 맞는 협업 솔루션 구성 전략은 무엇일까? 다음은 이를 위한 3가지 전략이다. 

첫 번째, 회사의 상태를 객관적으로 파악하라. 업무 환경을 디지털화할 수 있는지 따져봐야 하며, 경영진의 의지와 직원들의 참여도가 높은지도 확인해야 한다. 또 기반 인프라 구비 여부를 확인하고, 요구 사항을 명확하게 세워야 한다. 이때 인젠트와 같은 외부 컨설팅 그룹의 자문을 받는 것도 큰 도움이 된다. 컨설팅 결과에 따라 객관적인 지표를 확인하고 회사에 꼭 필요한 것부터 단계별로 적용하는 것을 권장한다. 

두 번째, 서비스 선택의 명확한 기준을 세우라. 시장에는 이미 디지털 워크플레이스를 위한 다양한 서비스가 나와 있다. 콘텐츠 중앙화, 보안, 가상화, 네트워크, 협업 솔루션, 기반 인프라 등 다양한 영역에서 수많은 서비스를 선택하여 이용할 수 있다. 그렇기 때문에 명확한 기준을 세우고 서비스를 선택해야 한다. 이와 관련해 아래의 3가지 기준을 추천한다. 
 

• 간편한 사용성: 사용자 친화적인 인터페이스 및 다양한 기기에 서비스를 제공하는지 확인해야 한다.  • 강력한 보안성: 기업의 소중한 자산을 외부의 위협으로부터 지킬 수 있는지, 무단으로 콘텐츠가 외부 유출되지 않도록 보호하는지 확인해야 한다.  • 탁월한 활용성: 다양한 기능을 제공한다고 만능이 아니다. 기업에서 활용할 수 있는 실질적인 기능을 포함하고 있는지가 중요한 선택의 기준이다.

세 번째, 현실적이고 체계적인 전략을 수립하라. 디지털 환경에 익숙한 MZ세대가 주 축으로 활동하는 기업일수록 직원들의 디지털 민첩성 수준을 회사의 시스템이 따라가지 못하는 것만큼 안타까운 일이 없다. 그러므로 임직원 모두가 공감할 수 있는 비전을 제시해야 하며, 비전에 다가가기 위해 분산되지 않고 집중된 목표를 세워야 한다. 

INZENT 문서 중앙화는 GS인증, CSAP SaaS 인증을 통해 사용 환경 및 인원에 따라 맞춤형 사용이 가능하도록 구축형, 클라우드 설치형·구독형으로 서비스를 제공하며, 스타트업부터 대기업까지 규모와 관계없이 서비스 이용 가능하기 때문에 기업에 맞는 협업 구성 전략에 필수적인 솔루션이라 할 수 있다. 

“우리는 한 세대에 한 번씩 우리가 일하는 방식과 일하는 장소에 대해 고민하고, 새롭게 변화할 수 있는 기회를 갖는다”라는 슬랙의 공동창업자 겸 CEO 스튜어트 버터필드(Stewart Butterfield)의 말을 끝으로 글을 맺는다. ciokr@idg.co.kr