칼럼ㅣ‘원격회의’를 효율적으로 만드는 팁 12가지

몇 시간 동안 계속되는 줌 화상회의에 지쳤는가? 모두가 말은 하지만 아무 의사결정도 이뤄지지 않는 것처럼 보이는가? 다음의 새로운 접근 방식을 고려하라. 

원격근무는 직원들로 하여금 외로움이나 단절감을 느끼게 할 수 있다. 반면에 온라인 협업은 (조직에서) 이전에는 부각되지 않았던 인재를 해방시킬 수 있다. 능력은 있지만 대면회의에서는 조용했던 사람들이 빛을 발할 수 있기 때문이다. 

퓨처 포럼(Future Forum)의 부사장 쉴라 수브라마니안은 “이전의 업무 방식이 아닌 현재의 업무 방식에 적합한 방법으로 조직을 관리해야 한다”라며, “업무 장소는 바뀌었지만 업무 방식은 과거의 관점에 머물러 있는 기업들이 있다”라고 지적했다. 이어서 그는 “업무 과정과 프레젠테이션보다는 결과에 집중해야 한다”라고 권고했다. 

그렇다면 ‘원격회의를 관리한다’는 것은 무엇을 의미할까? 
 

신뢰할 수 있는 기술을 사용하고 잘 활용할 것 
참가자가 기술을 어떻게 사용하는지 몰라서 원격 회의를 중단하는 경우가 많지 않은가? 화면 공유를 시도하는 동안 많은 시간을 낭비하지 않았는가? 

관리자는 협업 도구의 사용 방법을 익히고, 해당 정보를 직원들과 공유하는 데 충분한 시간을 할애해야 한다. 이는 모든 직원이 기술 사용 방법을 알 수 있도록 할 뿐만 아니라 시간을 생산적으로 쓸 수 있게끔 한다. 최적의 기술 선택은 직원들이 이미 사용하고 있는 기술일 것이다(예: 줌, 팀즈, 웹엑스 등). 

회의 내용을 단순화할 것
가트너는 “모든 회의가 동일하게 이뤄지지 않는다. 회의 유형마다 서로 다른 접근 방식이 필요하다”라고 말한 바 있다. 사실이다. 특히, 대면회의를 하던 시절에도 집중력은 유지하기 어려웠고, 이는 원격회의라면 더욱더 그렇다.  

회의에서 슬라이드 자료를 사용해야 한다면 내용이 많은 프레젠테이션 슬라이드는 지양하는 게 좋다. 그리고 프레젠테이션을 단순화해야 한다. 복잡한 슬라이드 5장보다는 간단한 슬라이드 5장이 항상 더 낫다.  

채널을 열 것 
아이디어는 회의 전이나 회의 후에도 나올 수 있다. 몇몇 기업은 참가자들이 회의 전후에 떠오르는 아이디어, 이슈, 우려사항을 올릴 수 있는 슬랙 채널을 만든다. 그리고 여기서 누군가는 해당 채널에서 유용한 인사이트를 포착 및 추출하여 추가 인사이트와 액션 포인트를 도출해야 한다. 

한편 회의 중에 합의한 사항은 반드시 기록해야 한다. 많은 조직이 이를 충분히 ‘기억’할 수 있다고 생각한다. 그리고나서 결국에는 이를 까먹고 무엇이 잘못됐는지 궁금해한다. 구체적인 목표를 인식하고, 동의하며, 달성하는 것은 원격근무 관리의 기본이다. 

회의 참가자를 확인할 것
비동기식 원격 협업 회의는 서로 집중할 때 원활하게 이뤄질 수 있다. 따라서 원격회의에 참석할 사람을 결정할 때 각자의 역할과 기여할 부분을 고려하고, 이를 회의 전에 알려야 한다. 

아울러 많은 인원으로 장시간 회의를 하는 것보다 작고 짧은 회의를 연속적으로 하는 게 더 생산적이다. 그렇게 하면 회의 내용을 각 그룹의 스킬셋에 맞게 최적화할 수 있으며, 참여도도 향상시킬 수 있다. 

어도비의 ‘퓨처 오브 타임(Future of Time)’ 보고서에 따르면 직원들의 절반가량은 항상 연락 가능한 상태여야 한다는 압박감을 느끼고 있으며, 대부분은 업무와 개인 시간 사이의 경계를 유지하는 게 어렵다고 밝혔다. 또 가트너는 모든 사람이 문제를 광범위하게 논의하지만 실질적으로 긍정적인 해결책을 합의하지 못하는 회의는 제거해야 한다고 지적했다. 

상호작용하는 시간을 가질 것 
예를 들어 누군가가 아팠다면 이와 관련해 이야기를 하는 시간을 가져야 한다. 즉, 사람을 위한 공간을 만들어야 한다. 소프트스킬은 영상으로 상호작용할 때 훨씬 더 중요하며, 이러한 유대감은 팀을 단결시키는 데 도움이 될 수 있다. 

일정을 조정할 것
원격근무는 팀이 같은 시간대에서 동시에 일하지 않는다는 의미일 수 있다. 비동기적인 환경에서 관리자는 특정 직원들의 업무나 개인적인 약속 때문에 정기적으로 회의 시간을 갖지 못하고, 이에 따라 팀 응집력을 잃지는 않을까 우려할 수 있다. 

하지만 정기적인 회의를 고집하기 보다는 팀원 중 더 많은 인원이 최소한 일정 시간 동안 (회의를) 참여할 수 있도록 일정을 조정하는 게 낫다. 

수브라마니안은 “무려 직원들의 93%가 업무 시 유연성을 원했다”라고 언급했다. 가트너도 기존에 얽매이지 않는 회의 시간을 가지라고 권장했다. 50분과 10분 채팅이 장시간 회의를 효과적으로 대체할 수 있다는 설명이다.  

긴장을 풀어줄 것
이를테면 오렌지 비즈니스 서비스(Orange Business Services)에서는 팬데믹 기간 동안 직원들이 이 회사의 협업 도구를 사용해 개인적인 상호작용을 할 수 있도록 지원했다. 이러한 임시적인 상호작용은 회사 내부의 문제를 드러낼 수도 있지만 이상적으로는 팀 응집력을 구축하고 사기를 유지하는 데 도움을 준다. 

시간을 중요하게 생각할 것 
모든 회의에는 말이 많은 사람과 속삭이는 사람이 있다. 말이 많은 사람은 회의를 주도하는 경향이 있고, 속삭이는 사람은 몇 마디 정도는 하지만 대부분 듣기만 하는 경향이 있다.

이 문제를 해결하는 가장 효과적인 방법은 회의 전에 목표를 명확하게 정의하고, 모든 사람에게 발언 기회를 제공하며, 시간 내에 의사결정이 이뤄지도록 하는 것이다. 

가령 한 시간짜리 회의에서 3가지 결정을 내려야 한다고 해보자. 그렇다면 최대 논의 시간은 각각 20분이다. 만약 해당 시간 내에 결정을 내리지 못한다면 검토를 위해 스핀아웃하거나, 일단 다음 주제로 이동하고 마지막에 해당 토론으로 돌아간다.

원격 협업은 지칠 수 있기 때문에 시간을 효과적으로 관리하는 것이 중요하다. 

매너가 중요하다
모든 참가자에게 발언 기회를 주고, 회의를 주도하려는 사람에게 약간의 제제를 가하도록 설계된 명확한 회의 에티켓을 공유하는 것이 중요하다. 필자는 이 목표를 달성하기 위해 발언 시간을 각 30초로 제한하는 등의 ‘시간 제한’을 부과하는 조직을 보기도 했다. 

시간을 덜 중요하게 만드는 것도 또 다른 방법이다
또 다른 접근법은 의제나 목표가 없는 화상 회의를 장시간 열어 일종의 공개 회의 채팅을 유지하는 것이다. 이는 가상으로 방문할 수 있는 세션이 될 수 있고, 팀은 필요한 세션에만 참여할 수 있다.

또는 도움이나 조언을 요청하거나 아니면 단순하게는 상호작용을 하기 위해 들를 수도 있다. 팀플로우(Teamflow), 아사나(Asana) 등의 애플리케이션은 이러한 종류의 공간을 만드는 데 도움이 될 수 있다. 

모두 동일하게 접근할 것 
관리자들이 일의 미래는 존재보단 성과에 기반을 둬야 한다는 새로운 현실을 받아들이기 위해 씨름하고 있지만 원격근무에 대한 부정적인 낙인은 계속 만연해 있다. 이것이 의미하는 바는 하이브리드 업무 환경에서 회의에 대면으로 참여하는 직원이 원격으로 참여하는 직원보다 이점을 얻게 된다는 것이다. 

이 문제를 해결하는 방법은 한 팀 구성원이 회의에 전화를 걸어야 할 때 모든 구성원도 그렇게 해야 한다는 데 동의하는 것이다. 이는 원격근무에 대한 부정적인 낙인을 줄이고 참가자들을 평등한 지위에 놓이게 한다. 

간단하게 할 것 
원격 협업에 사용하고 있는 애플리케이션이 몇 개인가? 어도비의 퓨처 오브 타임 보고서에 의하면 너무 많은 앱을 사용하면 (직원들이) 스트레스를 받고 번아웃될 수 있다. 또한 멘로 벤처스(Menlo Ventures)의 파트너 나오미 이오니타는 “원격 세상에서 상호작용해야 하는 수많은 채널과 플랫폼을 감당하지 못할 수 있다”라고 언급했다. 

* Jonny Evans는 1999년부터 애플과 기술에 대해 저술해온 전문 기고가다. ciokr@idg.co.kr