공공과 대학의 SaaS ERP 성공 사례

브라운 대학의 CIO 마이클 피켓에 따르면, 메인프레임에 코드를 입력하기 때문에 필요한 기능을 많이 가지고 있지 못했다고 한다.

브라운 대학은 25년 된 IBM 메인프레임에 지난 몇 년 동안 제각각 구축한 내부 개발 애플리케이션 및 판매용 애플리케이션을 분산해 운영했다. 급여처리, 인적자원 관리, 예산 및 기타 기능을 처리하는 것들이다. 피켓은 "제대로 된 리포팅 시스템이 아니었다. 기능이 많지 않았고, 문서 관리도 없었다. 아주 구식 툴을 이용해 현대적인 대학을 관리하려고 애를 썼다고 할 수 있다"라고 말했다.

경제 위기는 대학 임원들에게 필요한 변화를 시도할 기회를 줬다. 갑작스레 기존의 시대에 뒤떨어진 기반을 관리하는데 필요한 인적 자원 부족 현상을 겪었기 때문이다. 피켓은 "그게 원동력이었다"라고 설명했다.

SaaS ERP에 대한 아이디어는 브라운 대학 이사회와의 토론 과정에서 불거졌다. 두 명의 이사가 워크데이(Workday Inc)라는 업체가 제공하는 SaaS ERP를 활용하고 있는 회사들에서 일하고 있었기 때문이다.

브라운 대학은 세부적인 조사를 시작했고, 많은 애널리스트들 및 전문가들과 이야기를 나눴다. 그리고 프로젝트 진행을 위해 워크데이를 데려왔다. 피켓은 "IT 직원이 많지 않은 작은 기관으로서는 아주 매력적이었다"라고 말했다.

현재 브라운 대학은 가장 먼저 시작한 HR 프로젝트의 절반 정도를 마친 상태며 앞으로 12개월 내에 완료될 예정이다. 또 재무 관련 프로젝트에는 2년이 소요될 것으로 관측하고 있다.  

일반적으로 SaaS 프로젝트에는 이런 긴 시간이 필요하지 않다. 그러나 브라운 대학의 경우 복잡한 작업이 많다. 코볼(COBAL) 시대에 만들어진 오래된 중앙 처리 장치 코드와 기능을 다시 써야 하기 때문이다. 피켓은 "즉 기존에는 없었던 새 기능과 워크플로우를 크게 재설계하고 도입해야만 한다. 오래된 것들을 새 것으로 다시 쓰는 것은 방대한 작업이다. 그러나 우리가 바로 잡기 원하는 프로세스다"라고 설명했다.

워크데이를 활용한 브라운 대학의 SaaS ERP 시스템은 멀티테넌트(여러 사용자가 사용하는) 환경에서 다른 워크데이 고객과 계정, 데이터를 처리하는 클라우드 서버에 위치하게 된다. 피켓에게 이런 멀티테넌트 환경은 문제가 되지 않았다. 워크데이의 보안 감사와 다른 통제 기능이 믿을만하기 때문이다. 피켓은 "워크데이는 기존에도 이런 문제들을 처리해 본 경험이 있다. 물론 사용자가 살펴보고 물어야만 하는 그런 유형들이다. 위험에서 완전히 자유로울 수는 없다. 그러나 합리적으로 기댈 수 있는 환경이다"라고 전했다.
 

사니벨 시, 선가드ERP에서 SaaS로
한편, 플로리다 주 사니벨 시 정부의 재무 담당 디렉터 실비아 에드워즈는 시 정부의 고위 관료들 역시 오랜 ERP 기반을 교체하는 방법을 살피기 시작하면서 비슷한 고민을 했다고 말했다. 사니벨 시 정부는 1995년부터 선가드(SunGard)의 ERP의 시스템을 사용했다. 그러다 올해 타일러 테크놀러지스(Tyler Technologies)의 SaaS ERP로 이전하기로 결정을 내렸다. 비용 절감과 시 정부 소속 IT 담당 직원 5명의 일손을 덜어주기 위해서였다.

사니벨 시 정부는 클라우드로의 이전을 통해 기대치 않았던 재난 긴급 복구 대책이라는 혜택을 얻게 될 전망이다. 에드워즈는 "우리는 방파제 역할을 하는 섬에 위치해 있기 때문에 폭풍이 들이 닥치면 섬을 비워야 한다. 이 점이 SaaS ERP와 잘 맞아 떨어졌다. 철수를 하더라도 노트북만 들고 나와 어디에서든 다시 설정을 하면 되기 때문이다"라고 설명했다.

SaaS 제품은 문서의 이미지 및 파일 변환 등을 포함해 많은 새 기능을 제공하게 된다. 기존의 서버 기반 시스템 보다 훨씬 저렴한 것도 장점이다. 에드워드는 프로젝트는 2012년 9월 프로젝트를 완료할 예정이라고 말했다.

씽크스트레티지스(THINKstrategies)의 애널리스트 제프 카플란에 따르면 ERP SaaS 제품은 기업들에게 웹 기반 소프트웨어의 가능성을 보여줬던 지메일과 구글 앱스 같은 애플리케이션의 뒤를 잇는 서비스의 '제2 물결'과도 같다.

카플란은 "경제 위기로 인해 기업 내부용 제품들을 더 이상 감당할 수 없게 된 기업 사용자들이 해결책을 찾는 과정에서 이런 물결이 시작됐다"라며 "이들은 SaaS ERP가 기존의 오래된 앱에 비해 비용 효과적이고 안전하며, 믿을 만하다는 점을 발견해가고 있다. 또 많은 업체들이 등장하고 있으며, 성장 속도도 아주 빠르다"라고 설명했다.

가트너 애널리스트 론 보니그는 비용 절감과 기능 확대를 위해 SaaS ERP를 도입하는 중소 규모 대학들의 수가 늘어나고 있지만, 대형 대학들은 본격적으로 SaaS ERP를 이용하고 있다고 보기는 어렵다고 말했다. 하지만 일부 대형 대학들의 경우 급여처리 같은 몇몇 기능에 SaaS를 이용하고 있다.

일부 대학들의 경우 올인원 ERP 솔루션보다는 여러 애플리케이션을 가장 잘 이용할 수 있는 방식으로 조합할 수 있음을 깨달아 가고 있는 것이다. 보니그는 "이런 방식에 대한 저항과 반대가 느슨해졌다. 사람들은 예전보다 더 SaaS를 신뢰하고 있고, 따라서 활용을 늘리려 한다"라고 설명했다. ciokr@idg.co.kr