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엑셀 대체물이 뜬다… '일부 기업들이 스트레드시트를 버리는 이유'

2011.01.26 Sandra Gittlen  |  Computerworld

파이낸스의 마크 코헨 부사장에 따르면 툴리 그룹(Thule Group)의 노스 아메리칸 부문은 불과 몇 년 전까지만 해도 ‘전통적인 스프레드시트 주도형’ 기업이었었다.

 

코헨은 "우리 회사는 공장 가동에 소요되는 비용을 약술하는 부서별 지출을 포함하여 모든 데이터를 가능한 한 최신으로 유지해두는 회계담당 직원 한 사람이 있었다. 그러나 상호 출자회사의 정보를 통합하는 데 1주일이 걸리는 것은 당연하게 여겨졌으며, 관리자가 보고 있는 문서가 최종 스프레드시트가 아닌 경우도 드물지 않았다"라고 말했다.

 

그러나 시대에 뒤떨어진 판매 및 제조 번호 시스템은 툴리 비클 솔루션즈 노스 아메리카((Thule Vehicle Solutions North America)에게 부적합했다. 400여 명의 직원이 근무하는 이 기업은 지붕 랙 및 자전거 랙과 같은 제품을 생산하는 자전거 용품 전문기업이다.

 

코헨은 "우리 회사로서는 예산 배정과 예측이 대단한 과제였다. 계절을 타는 회사로서 우리는 적절한 제품을 보유하고 있지 않으면 그 수요는 우리 경쟁자에게 돌아가게 된다"고 말했다.

 

대안을 강구해온 코헨은 2008년에 호스트 애널리틱스의 임대형 소프트웨어 제품를 도입하며, 마이크로소프트의 엑셀 애플리케이션을 버렸다. 새로운 프로그램인 호스트 애너리틱스 버지트(Host Analytics Budget)는 그의 팀이 필요로 하는 실시간 협력에 대한 지원과 이동통신 액세스를 제공했다.

 

이를 통해 이 기업의 사용자들은 권한 수준에 따라 할 수 있는 업무량에 맞추어 실시간에 업무 데이터를 만들고 편집하고 보고 브라우저를 거쳐 보고서를 작성할 수 있게 되었다.

 

호스트 애널리틱 패키지는 또 내장형 버전 관리 기능을 포함하고 있어서 데이터는 해당 부서의 오라클 ERP 시스템에서 자동으로 버지트로 넘겨지며 필요하다면 엑셀 형식으로 유출입할 수 있다. 이를 통해 사용자는 회사의 다른 부서 동료와 정보를 공유할 수 있다. 가격은 매달 사용자 1인당 250달러에서 시작된다.

 

신뢰할 수 있는 데이터 확보하기

코헨은 이 도구의 협력적 본질에 대해 설명했다. 이제는 개인별로 자신의 데이터를 입력할 책임을 지도록 함으로써 그의 부서의 보고서에 대한 타이밍, 정확성과 예측성을 개선했다는 설명이다.

 

그는 "스프레드시트의 95%가 사라졌다. 우리 부서는 중요한 보고서를 수신할 때 지연 시간을 완전히 제거했다. 우리 업무 지도자도 자신이 수중에 가지고 있는 데이터가 정확하고 믿을 수 있다는 사실을 알고 있다"라고 말했다.

 

스프레드시트에 대한 코헨의 실망은 유난스러운 것이 아니다. 의사 결정이 더욱 협력적으로 변화하고 인력은 더욱 분산 배치되고 있다. 스프레드시트를 취합해서 전세계 동료들에게 우송하거나 이메일을 보내는 과정에서 수작업으로 갱신 데이터를 입력하고 그것을 재송신하는 것은 아주 낡은 방식으로 간주되고 있다.

 

또 최근 몇 년 사이에는 엄격한 규제를 받는 분야의 기업들 사이에서 스프레드시트 활용이 사용자 실수를 유발하며 이는 심각한 문제를 초래할 수 있다는 우려가 높아가고 있다.

 

마이크로소프트는 엑셀에 그러한 우려를 상당히 없애주는 신기능을 추가했다고 말한다. 예를 들면 엑셀이 실시간에 데이터 입력을 받아들이게 할 수 있는 방법이 있다. 그러나 그 방법은 개별 직원들이 동시에 다수의 업데이트를 할 경우에는 도움이 되지 않는다.

 

일부 회사는 그 대신에 새로운 소프트웨어와 서비스에 호응하여 기존의 스프레드시트를 포기하고 있다. 또 대다수의 기업은 내부와 외부 사용자 및 각종 기기 사이에 실시간 공유, 보기와 보고서 작성을 지원하는 엑셀의 확장 기능을 찾고 있다.

 

캘리포니아에 소재한 벤타나 리서치의 롭 쿠걸 애널리스트는 조사 결과 분석 작업을 할 경우에 10명 중 9명이 거의 작업 시간 내내 스프레드시트를 사용하는 것으로 나타났다고 말했다. 그는 "다른 툴도 사용하지만 특히 일반 업무 사용자들에 있어서 스프레드시트는 1980년 이후에 기본 툴로 자리잡았다"고 말했다.

 

현재 스프레드시트 분야는 마이크로소프트의 엑셀이 지배적인 위치를 구가하고 있다. 액셀은 90년대에 로터스를 따라잡았으며 현재는 7억5,000만의 기업과 가정 사용자들로 압도적인 시장 점유율을 가지고 있다.

 

지나치게 분산되는 스프레드시트

쿠걸은 엑셀 및 기타 전통적인 스프레드시트가 분석에서부터 데이터 저장에서 보고에 이르기까지 거의 모든 용도로 사용되고 있는데 지나치게 분산되는 문제점을 가지고 있다고 말했다.

 

네머티스 리서치의 존 버크 애널리스트도 이에 동의했다. 그는 "엑셀과 기타 전통적인 스프레드시트 프로그램은 데이터 분석을 위한 맞춤형 만능도구로 간주되고 있지만 그들의 작업 가능 범위에는 한계가 있다"면서 "그러므로 우리 회사는 프로젝트 관리 모음 또는 최신 데이터 분석과 같은 진화된 패키지로 바꾸기 위해 스프레드시트에서 만들어진 것을 상당히 줄이고 있다"라고 말했다.

 

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