2011.01.24

아웃소싱 인보이스에 숨겨진 9가지 절약법

Stephanie Overby | CIO

실수는 일어나는 법이며 상황은 변하기 마련이다. 하지만 아웃소싱 고객들이 그들의 인보이스(invoice)를 원래 계약서와 비교하며 점검하는 경우는 아직 드물다. 아웃소싱 컨설턴트 애덤 스트리히먼과 마크 러크만은 많은 사람들이 수천 혹은 수십만 달러를 뻔히 보이는 곳에서 놓치고 있다고 조언하고 있다. 했다. 동전 한 푼도 중요한 요즘, 아웃소싱 서비스에 대해 회계 감사를 실시하는 것은 좋은 선택이다.
 
아웃소싱 컨설턴트 회사인 산다 파트너즈의 창립자 스트리히먼은 “인보이스에서 오류와 SLA 등 일반적인 검토를 하는 것 외에도, 공급업체들에게 책임이 있는 것들과 그들이 재정적으로 실수한 부분들 등이 없는지 많은 부분을 살펴봐야 한다”라며, “공급 업체들이 제공하지 않은 서비스, 그리고 넘치게 부과되는 는 비용을 파악하기 위해서다”라고 말했다.
 
아웃소싱 인보이스는 수십 장에 달할 정도로 복잡할 수 있다. 게다가 많은 경우, 고객 기업과 서비스 업체의 개별 담당자들만이 그 내용을 이해하고 있다. 어느 누구도 그 계약서가 이런 요금 청구를 실제로 허용하는지, 또는 이런 문구가 정말 관계가 있는지 묻지 않는다. 불필요한 조항들이 계속해서 추가될 수 있는 것이다.
 
다른 기관을 통해 본격적인 회계 감사를 실시하는 것은 비용이 꽤 든다. 하지만 스스로 내부 감사를 수행할 수도 있다. 회의실을 예약하고 인보이스 내용을 모르는 IT 간부에게 한 줄씩 설명해 줄 수 있는, 계약서를 가장 잘 아는 사람을 호출하라. 아마 임원들은 인보이스의 복잡함에 대해 놀랄 것이다. 그 내용 중 10%는 굉장히 많은 설명이 필요할 것이며, 5%는 결코 이해시키지 못 할 것이다.
 
스트리히먼은 “이런 방법으로 인보이스의 전체 계약 금액 중 적어도 1% 이상을 절약할 수 있을 것”이라고 말했다. 최소한 필요하지 않은 사항들에 대해, 이런 요금이 정당한지 아닌지 공급업체와 이야기를 나눌 수 있다. 산다 파트너즈와 함께 일하는 개인 아웃소싱 컨설턴트 러크만은 고객들 가운데 매년 수천 달러에서 많게는 60만 달러 이상을 절약하는 사람들을 보아왔다고 말했다.
 
물론 감사 결과를 들고 서비스 공급업체를 찾아갔을 때, 그들이 반겨줄 것이라고 기대하면 안 된다. 업체에서는 방어적인 태도를 취할 수 있다. 몇몇은 기존 요금을 지키려고 할 것이다. 하지만 결국 공급업체들은 받아들일 가능성이 높다. 여기 아웃소싱 인보이스에 있는 9가지 주요 실수들을 모아보았다.
 
1. 시설 임대
만약 공급 업체에게 시설을 임대하였다면, 그들의 의무와 책임을 다시 한번 점검해보라. 많은 경우에 업체가 해야 하는 일인데도, 고객들이 데이터센터를 관리하곤 한다. 절약할 수 있는 잠재적인 금액은 설비 규모에 따라 증가한다.
 
2. 비밀의 해외 직원
대부분의 아웃소싱 공급업체들이 그들의 일을 인건비가 싼 곳으로 이전시키고 있다는 것은 공공연한 비밀이다. 이들은 조용히 해외에서 업무를 처리한 다음 남은 이익을 챙기고 있다.
 
데이터베이스 관리 업무를 업체들이 인도에서 3만 달러로 일을 시키는 동안, 당신은 IT 서비스 계약에 따라 10만달러를 지불하고 있을 지도 모른다.
 
당신의 업무에 관해 일하는 모든 국외 직원들의 리스트를 요청한 다음, 해외 영업 증가로 인한 비용 절감이 있었는지 과거 인보이스들을 검토한다. 또한 해외 영업에 관한 조항을 계약서에서 살펴본다.
 
3. COLA
COLA(Cost-of-Living Adjustments)는 인플레이션을 반영해 보수를 조정하는 것을 의미한다. 스트리히먼에 따르면 부적절한 인플레이션 계산이 드물긴 하지만 큰 영향을 줄 수 있다.
 
업체들은 인플레이션에 따라 그들의 받을 금액을 증가시키는데, 지난 2009년의 COLA는 실제로 감소했었다. COLA가 적절하게 계산되었는지, 인보이스가 매달 그 조정을 반영하는지 확인하라. 만일 업체들에게 공간을 빌려주고 있다면, 그 임대 계약도 COLA 안에 포함되어 있다. 인플레이션에 따라 임대 비용도 실제 증가했는지 확인하라. 수천 달러가 거기에 숨어있을 수 있다.




2011.01.24

아웃소싱 인보이스에 숨겨진 9가지 절약법

Stephanie Overby | CIO

실수는 일어나는 법이며 상황은 변하기 마련이다. 하지만 아웃소싱 고객들이 그들의 인보이스(invoice)를 원래 계약서와 비교하며 점검하는 경우는 아직 드물다. 아웃소싱 컨설턴트 애덤 스트리히먼과 마크 러크만은 많은 사람들이 수천 혹은 수십만 달러를 뻔히 보이는 곳에서 놓치고 있다고 조언하고 있다. 했다. 동전 한 푼도 중요한 요즘, 아웃소싱 서비스에 대해 회계 감사를 실시하는 것은 좋은 선택이다.
 
아웃소싱 컨설턴트 회사인 산다 파트너즈의 창립자 스트리히먼은 “인보이스에서 오류와 SLA 등 일반적인 검토를 하는 것 외에도, 공급업체들에게 책임이 있는 것들과 그들이 재정적으로 실수한 부분들 등이 없는지 많은 부분을 살펴봐야 한다”라며, “공급 업체들이 제공하지 않은 서비스, 그리고 넘치게 부과되는 는 비용을 파악하기 위해서다”라고 말했다.
 
아웃소싱 인보이스는 수십 장에 달할 정도로 복잡할 수 있다. 게다가 많은 경우, 고객 기업과 서비스 업체의 개별 담당자들만이 그 내용을 이해하고 있다. 어느 누구도 그 계약서가 이런 요금 청구를 실제로 허용하는지, 또는 이런 문구가 정말 관계가 있는지 묻지 않는다. 불필요한 조항들이 계속해서 추가될 수 있는 것이다.
 
다른 기관을 통해 본격적인 회계 감사를 실시하는 것은 비용이 꽤 든다. 하지만 스스로 내부 감사를 수행할 수도 있다. 회의실을 예약하고 인보이스 내용을 모르는 IT 간부에게 한 줄씩 설명해 줄 수 있는, 계약서를 가장 잘 아는 사람을 호출하라. 아마 임원들은 인보이스의 복잡함에 대해 놀랄 것이다. 그 내용 중 10%는 굉장히 많은 설명이 필요할 것이며, 5%는 결코 이해시키지 못 할 것이다.
 
스트리히먼은 “이런 방법으로 인보이스의 전체 계약 금액 중 적어도 1% 이상을 절약할 수 있을 것”이라고 말했다. 최소한 필요하지 않은 사항들에 대해, 이런 요금이 정당한지 아닌지 공급업체와 이야기를 나눌 수 있다. 산다 파트너즈와 함께 일하는 개인 아웃소싱 컨설턴트 러크만은 고객들 가운데 매년 수천 달러에서 많게는 60만 달러 이상을 절약하는 사람들을 보아왔다고 말했다.
 
물론 감사 결과를 들고 서비스 공급업체를 찾아갔을 때, 그들이 반겨줄 것이라고 기대하면 안 된다. 업체에서는 방어적인 태도를 취할 수 있다. 몇몇은 기존 요금을 지키려고 할 것이다. 하지만 결국 공급업체들은 받아들일 가능성이 높다. 여기 아웃소싱 인보이스에 있는 9가지 주요 실수들을 모아보았다.
 
1. 시설 임대
만약 공급 업체에게 시설을 임대하였다면, 그들의 의무와 책임을 다시 한번 점검해보라. 많은 경우에 업체가 해야 하는 일인데도, 고객들이 데이터센터를 관리하곤 한다. 절약할 수 있는 잠재적인 금액은 설비 규모에 따라 증가한다.
 
2. 비밀의 해외 직원
대부분의 아웃소싱 공급업체들이 그들의 일을 인건비가 싼 곳으로 이전시키고 있다는 것은 공공연한 비밀이다. 이들은 조용히 해외에서 업무를 처리한 다음 남은 이익을 챙기고 있다.
 
데이터베이스 관리 업무를 업체들이 인도에서 3만 달러로 일을 시키는 동안, 당신은 IT 서비스 계약에 따라 10만달러를 지불하고 있을 지도 모른다.
 
당신의 업무에 관해 일하는 모든 국외 직원들의 리스트를 요청한 다음, 해외 영업 증가로 인한 비용 절감이 있었는지 과거 인보이스들을 검토한다. 또한 해외 영업에 관한 조항을 계약서에서 살펴본다.
 
3. COLA
COLA(Cost-of-Living Adjustments)는 인플레이션을 반영해 보수를 조정하는 것을 의미한다. 스트리히먼에 따르면 부적절한 인플레이션 계산이 드물긴 하지만 큰 영향을 줄 수 있다.
 
업체들은 인플레이션에 따라 그들의 받을 금액을 증가시키는데, 지난 2009년의 COLA는 실제로 감소했었다. COLA가 적절하게 계산되었는지, 인보이스가 매달 그 조정을 반영하는지 확인하라. 만일 업체들에게 공간을 빌려주고 있다면, 그 임대 계약도 COLA 안에 포함되어 있다. 인플레이션에 따라 임대 비용도 실제 증가했는지 확인하라. 수천 달러가 거기에 숨어있을 수 있다.


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