2010.04.22

효과적인 IT 프리젠테이션을 위한 5가지 조언

Mary K. Pratt | Computerworld

토마스 머피는 새로운 ERP 시스템을 구입하기 위한 비용으로 3억 달러가 필요했다.

보통 사람들은 이런 엄청난 가격이라면 가격을 정당화하기 위해 가능한 모든 이유를 끌어모아 프리젠테이션에 가져다 붙여야 한다고 생각할 것이다.

아메리소스버진의 수석 부사장이자 CIO인 머피는 자료라면 슬라이드 200장을 채울 정도로 많았음에도 불구하고 그 유혹을 뿌리쳤다.

대신 그는 자신의 생각을 알리기 위한 강렬한 이미지와 몇 가지의 설득력 있는 팩트만으로 구성된, 단촐한 5장의 슬라이드를 이용해 IT 직원, 사업 담당 부서, 그리고 'C레벨' 중역들에게 자신의 계획을 설득했다.

그는 우선 회사가 현재 겪는 작은 문제가 훨씬 더 큰 문제의 전조임을 보여주기 위해 빙산 이미지를 사용했다. 또 회사의 공급망 애플리케이션이 퐁(Pong ; 최초의 비디오 게임)보다 오래되었음을 언급하는 시점에는 이 구닥다리 비디오 게임의 스크린샷이 뜨도록 했다.

 

머피는 "나는 언제나 웃음 뒤에 서서히 깨달으면서 두려움을 느끼게 한다"라며 "사람들은 숫자는 기억하지 못하지만 이야기는 잘 기억하기 때문에 유능한 영업 사원은 비유적인 설명이나 강렬한 어투를 활용한다"고 설명했다.

그로부터 3년 후, ERP 시스템 구현이 절반 정도 진행된 지금까지 IT 직원들은 여전히 그때의 빙산에 대해 이야기한다. 머피는 "내가 항상 하는 말은 CIO의 역할은 기본적으로 영업이란 것"이라며 "CIO는 무엇을 사야할지 잘 모르는 사람들을 상대로 물건을 팔아야 한다"고 말했다.

기술자에게도 대화 기술이 필요
일반적으로 IT가 직업인 사람들은 원활한 커뮤니케이션 스타일이나 세련된 프리젠테이션 기술과는 거리가 멀다. 이런 성향은 과거에는 용인됐다.

그러나 이사회 중역들이 IT 지출에 대해 더 자세한 정보를 요구하고, 사업 부서 담당자들이 어떤 기술로 무엇을 할 수 있는지에 대한 자세한 정보를 원하는 지금, 기술 담당자들은 지위고하를 막론하고 쓸 만한 프리젠테이션 기법을 익혀야만 한다.

리서치 및 자문 업체 이코노미스트 인텔리전스 유닛의 CTO인 로리 마이클는 아무도 설득력 있는 프리젠테이션을 하지 못했다는 이유로 훌륭한 프로젝트들이 폐기되고, 반면 겉보기만 그럴 듯한 껍데기 뿐인 기술 계획이 괜찮은 프리젠테이션 덕분에 예산을 따내는 경우가 흔하다고 말한다.

훌륭한 프리젠테이션 기술은 속한 조직의 목표만이 아니라 IT 직원 개인적인 목표를 달성하는 데도 도움이 된다. 커뮤니테이션의 중요성이 높아지면서 프리젠테이션에 능숙한 IT 직원에게 IT 부서의 메시지를 회사에 전파하는 역할이 주어지는 경우가 많고, 이로써 이들은 자신의 존재감을 강화하고 가치를 높이게 된다.

몇 년이 지난 후에도 사람들의 기억에 남는 메시지를 만들고 싶은가? 아래의 팁을 참고해서 여러분도 끝내주는 프리젠테이션을 만들어보길 바란다.

청중의 행동을 이끌어낼 아이템이 필요하다
파이어플라이 퍼실리테이션의 사장이자 <The Firefly Effect: Build Teams That Capture Creativity and Catapult Results>의 저자이기도 한 킴벌리 더글라스는 설득력 있는 프리젠테이션을 하고 싶다면 가장 먼저 목적을 정하라고 말한다.

"프리젠테이션을 통해 바로 지금, 이 사람들을 상대로 얻고자 하는 바가 과연 무엇인지 명확하게 규정해야 한다"는 것이다.

이 프로젝트가 왜 중요한가? 이 프로젝트가 사람들에게 도움이 되는 이유는 무엇인가? 이 사람들에게서 나는 무엇을 얻어야 하는가? 등의 질문을 자신에게 던져라.

예를 들어 회사의 마케팅 부서를 위한 새 애플리케이션을 개발하는 데 예산이 필요하다면 이 애플리케이션이 마케팅 부서에 무엇을 해줄 수 있는지 보여주고, 왜 현명한 투자인지 명확하게 설명하고, 이를 위해 그들이 취해야 할 행동을 명시하라. 단, 모든 것을 청중의 관점에서 생각해야 한다.

더글라스는 "청중이 무엇을 알고, 어떻게 느끼고, 어떤 행동을 취하기를 원하는가?"를 스스로에게 질문하라고 말한다. 이러한 질문에 대한 답을 찾으면 프리젠테이션에서 전달해야 하는 부분을 명확히 표현하는 데 도움이 된다.

마이클는 자신의 팀원들에게 프리젠테이션에서 전하고자 하는 내용과 청중이 프리젠테이션에서 기억했으면 하는 부분을 한 문장으로 압축하도록 지시한다. 이 방법은 기술적인 팩트의 나열에 불과한 프리젠테이션을 청중이 따를 수 있는 하나의 행동 방침으로 탈바꿈시키는 데 도움이 된다.

예전에 마이클은 기술 담당 부사장이 회사 관계자들을 상대로 한 새로운 데이터베이스 아키텍처에 대한 프리젠테이션을 준비하는 작업을 도운 적이 있다.

이 부사장의 프리젠테이션은 원래 30장 정도의 슬라이드로 구성됐는데, 대부분이 새 기술의 장점을 세부적으로 설명하는 내용이었다. 마이클은 이 프리젠테이션을 제대로 다듬기 위해 부사장에게 먼저 청중의 특성을 파악한 다음 이들에게 무엇을 요구할지를 정하도록 했다.

이 프리젠테이션의 청중은 모두 사업 부서의 고위급 관계자들이었다. 이들에게서 부사장이 얻어야 할 것은 예산에 대한 승인, 그리고 구현 일정에 대한 동의였다.

이를 기준으로 다듬어진 프리젠테이션은 ROI 관련 정보 및 사업부 일정 목표에 중점을 두고 이들의 전략을 달성해줄 기능을 예시로 곁들인, 이전과는 전혀 다른 내용으로 구성됐다.

결국 이 프리젠테이션에서 아키텍처나 관계형 데이터베이스 구조에 대한 언급은 모두 빠졌고, 부사장은 필요한 예산을 확보할 수 있었다.

기술 관련 프리젠테이션을 위한 팁
- 프리젠테이션을 도입, 전개, 마무리가 있는 이야기로 생각하라.
토마스 머피는 영화 감독처럼 스토리보드를 기초로 프리젠테이션을 만들었다고 한다.

- 핵심부터 시작하라. 베이츠 커뮤니케이션의 CEO인 수잔 베이츠는 "문제와 그 해결책을 파악한 다음 처음 1-2분 내에 전체적인 핵심을 전달해야 한다. 많은 기술자에게 이 부분이 어려운 이유는 의사 결정을 내리기 위해 모든 사실을 다 알 필요는 없다는 점을 기술자들이 잘 이해하지 못하기 때문이다. 그러나 이 방법을 사용하면 청중의 주의를 끌기가 훨씬 더 용이할 것"이라고 말한다.

- 이야기의 주제에 대해 충분히 파악하라. 시시콜콜한 세부 사항까지 프리젠테이션하지는 않지만 사안에 대해 구체적인 지식을 갖추면 확신을 갖고 발표하고, 질문에 능수능란하게 답하고, 청중에게 신뢰를 얻을 수 있다.

- 압축된 버전을 준비하라. 프리젠테이션에 가용한 시간이 미리 정해졌다고 해도 얼마든지 갑자기 그 시간이 줄어들 수 있다. 따라서 필요한 경우 어디를 생략해도 좋은지를 미리 알아둬야 한다. 베이츠는 '3분 버전'을 미리 준비해놓으라고 권장한다.

- 장비는 사전에 점검하라. 룬드버그 미디어 사장인 아비 룬드버그는 최근 회의에 참석했는데, 누군가가 먹통이 된 비디오를 손보는 동안 처음 15분을 그냥 낭비해야 했다. 청중을 맞이할 준비가 제대로 되어 있지 않았던 것이다.

- "질문하실 분 계십니까?"라고 묻지 말고 "어떤 점이 궁금하십니까?"로 물어라. 킴벌리 더글라스는 이것이 작은 어감의 차이지만 후자가 더 친근하고 청중의 반응을 이끌어내기도 수월하다고 말한다.

- 연습하라. 솔직하게 평가해줄 수 있는 사람에게 프리젠테이션 과정을 지켜보도록 부탁해서 제대로 잘 진행하는지 확인해야 한다.

 




2010.04.22

효과적인 IT 프리젠테이션을 위한 5가지 조언

Mary K. Pratt | Computerworld

토마스 머피는 새로운 ERP 시스템을 구입하기 위한 비용으로 3억 달러가 필요했다.

보통 사람들은 이런 엄청난 가격이라면 가격을 정당화하기 위해 가능한 모든 이유를 끌어모아 프리젠테이션에 가져다 붙여야 한다고 생각할 것이다.

아메리소스버진의 수석 부사장이자 CIO인 머피는 자료라면 슬라이드 200장을 채울 정도로 많았음에도 불구하고 그 유혹을 뿌리쳤다.

대신 그는 자신의 생각을 알리기 위한 강렬한 이미지와 몇 가지의 설득력 있는 팩트만으로 구성된, 단촐한 5장의 슬라이드를 이용해 IT 직원, 사업 담당 부서, 그리고 'C레벨' 중역들에게 자신의 계획을 설득했다.

그는 우선 회사가 현재 겪는 작은 문제가 훨씬 더 큰 문제의 전조임을 보여주기 위해 빙산 이미지를 사용했다. 또 회사의 공급망 애플리케이션이 퐁(Pong ; 최초의 비디오 게임)보다 오래되었음을 언급하는 시점에는 이 구닥다리 비디오 게임의 스크린샷이 뜨도록 했다.

 

머피는 "나는 언제나 웃음 뒤에 서서히 깨달으면서 두려움을 느끼게 한다"라며 "사람들은 숫자는 기억하지 못하지만 이야기는 잘 기억하기 때문에 유능한 영업 사원은 비유적인 설명이나 강렬한 어투를 활용한다"고 설명했다.

그로부터 3년 후, ERP 시스템 구현이 절반 정도 진행된 지금까지 IT 직원들은 여전히 그때의 빙산에 대해 이야기한다. 머피는 "내가 항상 하는 말은 CIO의 역할은 기본적으로 영업이란 것"이라며 "CIO는 무엇을 사야할지 잘 모르는 사람들을 상대로 물건을 팔아야 한다"고 말했다.

기술자에게도 대화 기술이 필요
일반적으로 IT가 직업인 사람들은 원활한 커뮤니케이션 스타일이나 세련된 프리젠테이션 기술과는 거리가 멀다. 이런 성향은 과거에는 용인됐다.

그러나 이사회 중역들이 IT 지출에 대해 더 자세한 정보를 요구하고, 사업 부서 담당자들이 어떤 기술로 무엇을 할 수 있는지에 대한 자세한 정보를 원하는 지금, 기술 담당자들은 지위고하를 막론하고 쓸 만한 프리젠테이션 기법을 익혀야만 한다.

리서치 및 자문 업체 이코노미스트 인텔리전스 유닛의 CTO인 로리 마이클는 아무도 설득력 있는 프리젠테이션을 하지 못했다는 이유로 훌륭한 프로젝트들이 폐기되고, 반면 겉보기만 그럴 듯한 껍데기 뿐인 기술 계획이 괜찮은 프리젠테이션 덕분에 예산을 따내는 경우가 흔하다고 말한다.

훌륭한 프리젠테이션 기술은 속한 조직의 목표만이 아니라 IT 직원 개인적인 목표를 달성하는 데도 도움이 된다. 커뮤니테이션의 중요성이 높아지면서 프리젠테이션에 능숙한 IT 직원에게 IT 부서의 메시지를 회사에 전파하는 역할이 주어지는 경우가 많고, 이로써 이들은 자신의 존재감을 강화하고 가치를 높이게 된다.

몇 년이 지난 후에도 사람들의 기억에 남는 메시지를 만들고 싶은가? 아래의 팁을 참고해서 여러분도 끝내주는 프리젠테이션을 만들어보길 바란다.

청중의 행동을 이끌어낼 아이템이 필요하다
파이어플라이 퍼실리테이션의 사장이자 <The Firefly Effect: Build Teams That Capture Creativity and Catapult Results>의 저자이기도 한 킴벌리 더글라스는 설득력 있는 프리젠테이션을 하고 싶다면 가장 먼저 목적을 정하라고 말한다.

"프리젠테이션을 통해 바로 지금, 이 사람들을 상대로 얻고자 하는 바가 과연 무엇인지 명확하게 규정해야 한다"는 것이다.

이 프로젝트가 왜 중요한가? 이 프로젝트가 사람들에게 도움이 되는 이유는 무엇인가? 이 사람들에게서 나는 무엇을 얻어야 하는가? 등의 질문을 자신에게 던져라.

예를 들어 회사의 마케팅 부서를 위한 새 애플리케이션을 개발하는 데 예산이 필요하다면 이 애플리케이션이 마케팅 부서에 무엇을 해줄 수 있는지 보여주고, 왜 현명한 투자인지 명확하게 설명하고, 이를 위해 그들이 취해야 할 행동을 명시하라. 단, 모든 것을 청중의 관점에서 생각해야 한다.

더글라스는 "청중이 무엇을 알고, 어떻게 느끼고, 어떤 행동을 취하기를 원하는가?"를 스스로에게 질문하라고 말한다. 이러한 질문에 대한 답을 찾으면 프리젠테이션에서 전달해야 하는 부분을 명확히 표현하는 데 도움이 된다.

마이클는 자신의 팀원들에게 프리젠테이션에서 전하고자 하는 내용과 청중이 프리젠테이션에서 기억했으면 하는 부분을 한 문장으로 압축하도록 지시한다. 이 방법은 기술적인 팩트의 나열에 불과한 프리젠테이션을 청중이 따를 수 있는 하나의 행동 방침으로 탈바꿈시키는 데 도움이 된다.

예전에 마이클은 기술 담당 부사장이 회사 관계자들을 상대로 한 새로운 데이터베이스 아키텍처에 대한 프리젠테이션을 준비하는 작업을 도운 적이 있다.

이 부사장의 프리젠테이션은 원래 30장 정도의 슬라이드로 구성됐는데, 대부분이 새 기술의 장점을 세부적으로 설명하는 내용이었다. 마이클은 이 프리젠테이션을 제대로 다듬기 위해 부사장에게 먼저 청중의 특성을 파악한 다음 이들에게 무엇을 요구할지를 정하도록 했다.

이 프리젠테이션의 청중은 모두 사업 부서의 고위급 관계자들이었다. 이들에게서 부사장이 얻어야 할 것은 예산에 대한 승인, 그리고 구현 일정에 대한 동의였다.

이를 기준으로 다듬어진 프리젠테이션은 ROI 관련 정보 및 사업부 일정 목표에 중점을 두고 이들의 전략을 달성해줄 기능을 예시로 곁들인, 이전과는 전혀 다른 내용으로 구성됐다.

결국 이 프리젠테이션에서 아키텍처나 관계형 데이터베이스 구조에 대한 언급은 모두 빠졌고, 부사장은 필요한 예산을 확보할 수 있었다.

기술 관련 프리젠테이션을 위한 팁
- 프리젠테이션을 도입, 전개, 마무리가 있는 이야기로 생각하라.
토마스 머피는 영화 감독처럼 스토리보드를 기초로 프리젠테이션을 만들었다고 한다.

- 핵심부터 시작하라. 베이츠 커뮤니케이션의 CEO인 수잔 베이츠는 "문제와 그 해결책을 파악한 다음 처음 1-2분 내에 전체적인 핵심을 전달해야 한다. 많은 기술자에게 이 부분이 어려운 이유는 의사 결정을 내리기 위해 모든 사실을 다 알 필요는 없다는 점을 기술자들이 잘 이해하지 못하기 때문이다. 그러나 이 방법을 사용하면 청중의 주의를 끌기가 훨씬 더 용이할 것"이라고 말한다.

- 이야기의 주제에 대해 충분히 파악하라. 시시콜콜한 세부 사항까지 프리젠테이션하지는 않지만 사안에 대해 구체적인 지식을 갖추면 확신을 갖고 발표하고, 질문에 능수능란하게 답하고, 청중에게 신뢰를 얻을 수 있다.

- 압축된 버전을 준비하라. 프리젠테이션에 가용한 시간이 미리 정해졌다고 해도 얼마든지 갑자기 그 시간이 줄어들 수 있다. 따라서 필요한 경우 어디를 생략해도 좋은지를 미리 알아둬야 한다. 베이츠는 '3분 버전'을 미리 준비해놓으라고 권장한다.

- 장비는 사전에 점검하라. 룬드버그 미디어 사장인 아비 룬드버그는 최근 회의에 참석했는데, 누군가가 먹통이 된 비디오를 손보는 동안 처음 15분을 그냥 낭비해야 했다. 청중을 맞이할 준비가 제대로 되어 있지 않았던 것이다.

- "질문하실 분 계십니까?"라고 묻지 말고 "어떤 점이 궁금하십니까?"로 물어라. 킴벌리 더글라스는 이것이 작은 어감의 차이지만 후자가 더 친근하고 청중의 반응을 이끌어내기도 수월하다고 말한다.

- 연습하라. 솔직하게 평가해줄 수 있는 사람에게 프리젠테이션 과정을 지켜보도록 부탁해서 제대로 잘 진행하는지 확인해야 한다.

 


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