사례 | “핵심은 표준화와 조화” 자이스 CIO가 말하는 ‘단계별 S/4HANA 마이그레이션 접근법’

독일 광학 제품 제조업체인 자이스(Zeiss)는 기초부터 시작하는 ‘그린필드’ 접근 방식으로 SAP S/4HANA 마이그레이션을 진행하고 있다. CIO인 카스텐 트라프는 표준화와 조화가 핵심이라고 설명했다.
 

트라프가 생각하는 SAP 전환은 기업 IT팀에 있어 특별한 일이 아니다. 그는 “언젠가 SAP가 R/3 지원을 종료하고 S/4로 전환할 것이기 때문에, 다른 모든 기업과 마찬가지로 자이스도 현재 이 작업을 진행하고 있다”라고 말했다.

자이스의 IT 부서는 2017년부터 SAP 전환 작업을 진행해 왔으며, 2020년에는 이 전환이 장기적인 대규모 프로젝트로 조직에 큰 영향을 미칠 수 있다는 점을 이사회에 공지했다.

표준화에 집중
전환 작업에 있어 트라프는 계획적으로 그린필드 접근 방식을 선택했다. 그는 “기존의 R/3 시스템은 지난 30년에 걸쳐 복잡해졌기 때문에 이번 전환은 정리를 위해 중요한 기회”라고 밝혔다. S/4에서 다시 시작함으로써 IT팀은 처음부터 모든 프로세스를 SAP 표준에 따라 깔끔하게 설정할 수 있게 됐다. 그는 또한 가능한 한 이 표준을 유지하는 것이 중요하다고 강조했다.

그에 따르면 SAP 마이그레이션은 비즈니스 혁신 수준으로 대규모의 IT 혁신을 수반하지 않는다. 여러 경영진이 협력하고 있는 자이스에서는 IT와 비즈니스 영역이 이 프로젝트를 공동으로 주도하고 있다. 또한 SAP S/4HANA를 운영할 플랫폼으로는 마이크로소프트 애저를 선택했다.

트라프에 의하면 이사회의 지원을 확보한 이후 많은 변화 관리를 처리해야 했다. 그는 “자이스가 표준을 사용하고 있다는 것이 분명해졌을 때, 즉 다른 누구와도 다르지 않다는 것이 분명해졌을 때 조직에도 큰 변화의 물결이 시작됐다”라고 말했다. 이때 전문 부서의 동료들에게 프로세스와 시스템이 바뀔 것이라는 점을 설명해야 했다. 그는 “실제로는 왼쪽 하단이 아닌 오른쪽 상단을 클릭한다는 점을 제외하면 모든 것이 동일하다”라고 덧붙였다.

변화 관리는 각 마이그레이션 대상 그룹에 적합한 방식으로 개발됐다. 트라프는 “회사, 특정 영역 및 각 개별 프로세스에 어떤 의미가 있는지를 묻는 질문에 답해야 했다”라고 언급했다.

효율성을 위한 템플릿
조화에 관해서도 IT팀은 비슷한 접근 방식을 취했다. 트라프는 “회사에 4개의 부서가 있는데, 구매에서 결제까지의 프로세스가 모두 다를 필요가 있는지에 대해 의문이 있었다”라고 말했다. 이에 따라 IT팀은 프로세스를 표준화하는 작업에 착수했다. 전사적으로 이 개념을 추진할 수 있었던 이유는 IT팀이 이 방식의 효과를 입증했기 때문이었다.

트라프는 “표준화와 조화를 위해 먼 길을 걸어왔다. 표준 템플릿을 구현하고 꼭 필요한 경우에만 예외를 적용했다”라고 언급했다. 각 부서에 대한 편차는 디자인 담당자가 확인하고 개별적으로 승인했다. 

지금까지 자이스는 3개의 파일럿을 출시했으며, 마지막 파일럿은 오는 10월 출시될 예정이다. 트라프는 “회사의 세부 사항을 한 번 살펴보기 위해 4개의 파일럿을 선택했다”라고 말했다. 파일럿은 이전에 SAP를 사용하지 않았던 조직을 기반으로 구성됐으며 다음과 같은 특징을 갖고 있다.

• 이전에는 SAP를 사용하지 않았던 부문을 대상으로 한다.
• 모든 부문의 영업 및 서비스 비즈니스를 관리하고 모든 부문의 제품을 판매한다.
• 생산에 집중한다.
• 강력한 쉐어드서비스 이력을 기반으로 한다.

트라프의 팀은 표준화된 SAP 템플릿이 사내 다양한 영역에서 작동할 수 있다는 근거를 단계적으로 수집했다. 이를 바탕으로 자이스는 10월부터 전 세계 150개 이상의 법인에 SAP 템플릿을 배포할 수 있게 됐다.

단계별 SAP 라이선싱
파일럿 단계 이후 템플릿을 받은 조직 중 얼리 어답터 6곳은 이미 프로젝트팀에서 소위 시작 단계부터 관리하고 있다. 트라프는 “비즈니스 및 기술 측면의 평가를 통해 실제 롤인되기 전에 각 조직의 준비 상태를 평가한다. 예를 들어 주변 시스템을 파악하면 어떤 시스템에서 어떤 데이터를 마이그레이션해야 하는지 알 수 있다”라고 설명했다.

그에 따르면 롤인 단계에서는 IT부서가 기존 R/3 시스템을 계속 병렬로 실행하면서 후보 솔루션을 통해 시스템 환경을 S/4로 준비해야 한다. 즉 시스템과 데이터를 새로운 솔루션에 맞게 준비하고 사용자를 교육해야 한다. 그 후 테스트와 기술적인 가동이 이뤄지고, 마지막으로 비즈니스 가동이 이뤄지며, 이후에는 기존 시스템에 더 이상 액세스할 수 없게 된다. 트라프에 딸면 하이퍼케어 단계가 성공적으로 완료된 뒤 운영팀에 인계하면 롤인 작업이 끝난다.

직원들은 자체 제작한 교육 자료로 내부 교육을 받고, 강의실이나 개인 컴퓨터에서 웹사이트를 통해 SAP 교육에 접속할 수 있다. 트라프는 “이런 교육 과정도 IT팀에서 관리하는데, 이는 그룹 내에서 SAP 교육을 받고 라이선스를 보유한 사람만 시스템을 운영할 수 있다는 자격 개념을 확립했기 때문이다”라고 설명했다. ciokr@idg.co.kr