Offcanvas

AI / CIO / 디지털 트랜스포메이션 / 빅데이터 | 애널리틱스 / 애플리케이션

프로세스 마이닝, '비즈니스 운영 현대화' 도우미로 뜬다

2024.05.31 Bob Violino   |  CIO
오클라호마 주는 2022 회계연도 주정부 조달 관련 법안을 검토하는 과정에서 여러 기관이 관리 및 기업 서비스국(OMES ; Office of Management and Enterprise Services) 중앙 구매 부서의 감독을 벗어나 상품과 서비스를 조달한 규모가 30억 달러에 이른다는 사실을 포착했다.

"당연히 주 정부 리더들이 우려했다. 입법을 검토하는 과정에서 투명성과 책임성에 공백이 생기는 조달 문제가 확인됐다. 적절한 견제와 균형 없이 납세자의 세금이 지출되고 있었다”라고"라고 조 매킨토시 주 CIO는 말했다.

이 문제를 해결하기 위해 재정 투명성 입법부 사무국과 주지사는 주정부 기관 구매에 대한 감독을 강화할 것을 OMES에 요구했다.

매킨토시는 "주요 지침 중 하나는 2023년 말까지 모든 주 정부 기관의 조달을 감사하라는 것이었다. 이를 달성하기 위해서는 워크플로우를 간소화하고, 조달 프로세스에 대한 강력한 실시간 뷰를 제공함으로써 불량 지출을 식별하고, 12월 31일 마감일까지 모든 기관을 감사할 수 있는 비용 효율적인 솔루션이 필요했다"라고 설명했다.

매킨토시와 OMES는 이에 대한 해법으로 프로세스 마이닝에 주목했다. 데이터 과학과 프로세스 관리를 포괄하는 프로세스 마이닝은 조직이 핵심 비즈니스 프로세스에서 병목 현상과 기타 문제를 식별하도록 도울 수 있기 때문이었다.
 
Image Credit : Getty Images Bank

프로세스 마이닝에 쏠리는 관심
운영 효율성은 오늘날에도 CIO의 주요 관심사다. 특히 디지털화에 따른 비즈니스 프로세스 재설계가 CIO의 핵심 이니셔티브로 주목받고 있다. 2024 CIO 현황 설문조사 응답자 3명 중 1명은 향후 3년 이내에 다른 IT 활동에 비해 비즈니스 프로세스 개선에 더 많은 시간을 할애할 것이라고 답했는데, 이는 현재의 25%에서 증가한 수치다. 2025년 CIO가 가장 중점을 둘 것으로 예상되는 분야를 묻는 질문에서 비즈니스 혁신 추진에 이어 2위의 응답을 차지하기도 했다.

이 문제를 해결하기 위해 오클라호마와 같은 일부 발 빠른 조직들은 프로세스 마이닝 플랫폼으로 전환하고 있다. 프로세스 마이닝은 데이터를 활용하여 인사이트를 확보함으로써 조직이 비즈니스 프로세스를 정비할 때 보다 신속하고 정보에 입각한 의사 결정을 내릴 수 있도록 돕는다. 프로세스 마이닝에서 수집한 정보를 사용하여 기업은 워크플로우를 간소화하고, 리소스 할당을 개선하며, 반복적인 작업을 자동화할 수 있다.

실제로 프로세스 마이닝 도구 시장이 성장하고 있다. 글로벌 시장 조사 및 경영 컨설팅 회사인 글로벌 마켓 인사이트의 2023년 11월 보고서에 따르면, 프로세스 마이닝 시장은 향후 10년간 40% 이상의 연평균 성장률로 확장되어 2032년에는 315억 2,000만 달러에 달할 것으로 예상된다.

주요 성장 요인으로는 프로세스 효율성에 대한 수요 증가, 프로세스 마이닝 솔루션에 AI 기능의 통합 등이 있다. 보고서에 따르면 AI는 복잡한 데이터 분석을 자동화하고, 복잡한 패턴을 발견하고, 프로세스 행동을 예측함으로써 프로세스 마이닝을 향상시킬 가능성을 제시한다.

콘스텔레이션 리서치의 수석 애널리스트이자 설립자 레이 왕은 "효율성, 자동화, 인사이트에 대한 요구가 주요 기업들을 프로세스 마이닝으로 이끌고 있다. 비용을 절감하라는 컨설팅 조언을 받은 기업들이 프로세스 마이닝에 눈을 돌리곤 한다. 이후 프로젝트가 자리를 잡으면 프로세스 마이닝이 AI 기반 프로세스 오케스트레이션 및 자동화의 토대라는 사실을 기업들은 깨닫게 된다"라고 말했다.

현대화의 목적
2023년 6월, 오클라호마주는 조달 관련 법안 및 방대한 양의 재무 데이터를 기반으로 조달 프로세스를 분석하기 위해 셀로니스(Celonis)의 프로세스 마이닝 도구를 사용하기 시작했다. 주요 목표로는 조달에 대한 인사이트를 확보하고, 방만한 지출을 줄이고, 감사 시간을 단축하고, 국가에 대한 법적 및 재정적 위험을 줄이는 것이 있었다.

매킨토시는 "이러한 도구를 통해 특히 구매 주문서와 구매 카드 거래를 검토함으로써 납세자의 세금이 어떻게 사용되고 있는지에 대한 실시간 인사이트를 확보했다. 이러한 정보는 구매 활동에 대한 포괄적인 뷰를 제공하고 이상 징후를 알려주기에 컴플라이언스 준수에 매우 요긴하다"라고 말했다. 

오클라호마 주에게 프로세스 마이닝은 다양한 시스템, 이메일, 스프레드시트, 서면 문서에 흩어져 있는 데이터, 구매 주문 검토를 위한 제한된 리소스, 122개 기관이 다양한 구매 절차와 승인을 사용하는 복잡한 프로세스 등 수십 년 된 문제를 해결하는 데 도움을 주었다.

셀로니스 프로세스 마이닝 플랫폼이 구축된 후, OMES는 재무 및 구매 데이터의 통합 대시보드를 통해 구매의 궤적을 매핑하여 모든 것이 순조롭게 진행되고 규정을 준수하고 있는지 확인할 수 있게 됐다. 매킨토시는 "OMES가 몇 주 만에 1만 6,000건 이상의 구매 주문서를 검토할 수 있었다. 금액으로는 22억 6,000만 달러를 넘어서는 분량이었다"라고 말했다.

이전에는 이 정도 양의 데이터를 처리하려면 약 45명의 인력을 고용해 지루한 직업을 진행해야 한다. "이제 OMES는 훨씬 더 짧은 기간에 훨씬 더 많은 작업을 수행할 수 있어 수천 시간의 수작업 노동과 수만 달러의 세금을 절약할 수 있다. 또한 인력을 필요한 다른 분야로 재배치할 수 있다"라고 그는 설명했다.

12주도 채 되지 않아 OMES는 이 플랫폼을 통해 지출의 100%를 감독하고 45억 8,000만 달러에 달하는 2만 4,000건 이상의 구매 주문서를 검토할 수 있었다.

매킨토시는 "결과적으로 프로세스 마이닝은 주정부에 큰 자산이 되어 효율성을 높였다. 더 중요하게는 책임과 컴플라이언스에 필수적인 투명성을 확보하는 데 도움이 됐다. 이제 주정부는 데이터에 기반한 의사 결정을 내릴 수 있는 도구를 갖게 되었다. 덕분에 학교, 공원, 도서관, 경찰 및 소방서 등 납세자의 삶을 개선하는 데 예산이 투입될 수 있다. 이는 주정부의 조달 활동에 대한 종합적인 관점 없이는 불가능하다"라고 말했다.

화물 운영 간소화
국제 화물 운송 및 물류 회사인 알비니 & 피티글리아니(ALPI)도 프로세스 마이닝의 혜택을 누리고 있는 조직이다. 이 회사는 2022년 말부터 아프로모어(Apromore)의 플랫폼을 사용하기 시작했다. 오류가 많이 발생하거나 시간이 오래 소요되는 프로세스 단계를 파악하고, 구현된 프로세스 변경의 효과를 측정하고, 프로세스 개선을 통해 경쟁 우위를 확보하고, 프로세스 시간과 오류를 줄여 고객 만족도를 향상한다는 목표에서였다. 

ALPI의 안토니오 모텔로 기술 부문 관리자는 "초기에는 프로세스 마이닝을 통해 주요 운송 관리 시스템[TMS] 내의 엔드투엔드 프로세스를 분석하고자 했다. 목표는 어디서 문제와 지연이 발생하는지 파악하는 것이었다"라고 전했다.

분석에는 몇 가지 도전 과제가 있었다. 우선, 프로세스의 여러 단계에 걸쳐 두 가지 이상의 흐름이 존재했다. 또한 각 특정 경로의 고유한 특성을 이해해야 했다. 그리고 일부 운영 직원은 변화를 받아들이는 것을 주저했다.

모텔로는 "이러한 문제를 해결하기 위해 TMS 로그를 검토하여 저장된 모든 정보를 매핑하고 분류하는 것부터 시작했다. 활동에 프로세스 마이닝 계층을 추가하는 것을 목표로 했다. 트래픽 패턴을 분석하여 보다 선형적인 프로세스 흐름이 있는 영역을 식별함으로써 작업을 원활히 진행할 수 있었다"라고 말했다.

이러한 초기 단계를 거친 후, IT 팀은 세 가지 트래픽 유형에 대한 분석 작업을 수행할 수 있는 대시보드를 설계했다. "이 대시보드를 사용하여 영역 관리자와 관련된 핵심 성과 지표[KPI]를 추적했다. 모텔로는 "이 프로세스는 운영에 대한 귀중한 인사이트를 제공하여 타사의 대기 시간이나 재작업으로 인해 가장 시간이 많이 소요되는 단계를 정확히 찾아낼 수 있게 해줬다"라고 말했다.

이제 ALPI의 다음 초점은 외부 사무실과의 프로세스 흐름을 간소화하고 정보 교환 단계를 자동화할 수 있는 기회를 파악하는 것이다. "이러한 부분을 해결함으로써 보다 원활한 운영 흐름을 달성하고 전반적인 효율성을 개선할 수 있을 것”이라고 모텔로는 기대했다.

ALPI의 IT 팀은 프로세스 마이닝 도입 이후 부서 간 커뮤니케이션 개선을 통해 이행 오류 75% 감소, 영업 프로세스 단계 수 감소를 통한 매출 15% 증가, 고객 만족도 20% 증가 등의 이점을 얻었다.

프로세스 마이닝 팁
프로세스 마이닝을 성공적으로 배포하고 유지하려면 경영진과 이사회의 명확한 비전과 헌신과 끈기가 필요하다고 모텔로는 강조했다.

"프로세스 마이닝은 일반적으로 즉각적이고 가시적인 결과를 가져오지는 않는다. 그러나 회사 운영 방식에 대한 독특한 인사이트를 제공할 수 있다. 이 기술을 최대한 활용하려면 리더십 팀이 장기적인 비전을 가지는 것이 중요하다"라고 그는 말했다.

프로세스를 '수정'하기 전에 철저하게 분석하는 것도 중요하다는 설명이다. 컨스텔레이션 리서치의 왕은 "개념적 프로세스와 실제 프로세스를 잘 파악하고 있는지 확인해야 한다.  가정하는 것과 실제로 수행되는 것이 매우 다르다는 점이 이내 드러난다”라고 말했다.

프로세스 마이닝을 구현하는 기술 팀과 분석 대상인 운영 팀 사이에 다리를 놓는 것도 좋은 방법이라고 모텔로는 말했다. 그는 "이러한 '미들웨어' 역할은 양측이 동일한 언어를 사용하고 프로세스 마이닝의 목적을 이해하도록 하는 데 도움이 된다. 프로세스 마이닝이 운영팀의 일상적인 활동을 모니터링하는 것이 아니라 프로세스 개선을 돕기 위해 고안된 도구라는 점에 대해 운영팀과 같은 시각을 가지는 것이 중요하다"라고 말했다.

지속적인 개선 문화도 중요한 요소로 지목됐다. 모텔로는 "운영 팀이 피드백을 제공하고 개선 사항을 제안하도록 장려하는 것을 의미한다. 대상 팀이 아이디어를 제공할 수 있는 환경을 조성함으로써 프로세스 마이닝을 단순한 분석 도구에서 협업 솔루션으로 전환할 수 있다"라고 말했다. 이러한 지속적인 피드백 루프는 기술을 사용하는 사람들의 요구 사항을 충족하도록 기술을 발전시켜 보다 효과적이고 지속 가능한 결과를 이끌어내는 데 도움이 된다는 설명이다. 

플랫폼이 배포된 후에도 프로세스 마이닝 공급업체와 긴밀하게 협력하라고 OMES의 맥킨토시는 주문했다. "프로세스 마이닝 공급업체와 협력하는 것이 매우 중요하다”라며, 그는 조직의 성공에 투자하고, 목표를 이해하고, 필요에 따라 기꺼이 협력하여 수정할 수 있는 기술 파트너의 중요성을 간과하지 말라고 강조했다.

매킨토시는 "공공 부문 기관과 기업의 프로세스 마이닝을 도입할 때 목표에 대한 명확한 비전을 가져야 한다. 우리의 목표는 투명성을 높이고 가능한 한 납세자의 세금을 절약하는 것이었다. 이를 위해 조달에 대한 인사이트 확보, 낭비성 지출 감소, 감사 시간 단축이라는 우선순위를 설정했다"라고 말했다.

매킨토시는 이어 프로세스 마이닝이 다른 기술 도구와 마찬가지로 사용법에 대해 전략적으로 접근하라고 조언했다. “만병통치약으로 보아선 안 된다. 다른 방법으로는 할 수 없는 방식으로 일을 단순화하는 데 도움이 되는 훌륭한 도구로 보아야 한다"라고 말했다.

모텔로는 데이터 준비부터 시각화에 이르기까지 엔드투엔드 프로세스를 유연하게 마이닝하는 도구를 선택하라고 조언했다. "이러한 유연성은 우리 팀이 고유한 요구와 과제에 따라 프로세스를 맞춤화할 수 있게 해주었기 때문에 우리에게 매우 중요했다"라고 말했다. ciokr@idg.co.kr
CIO Korea 뉴스레터 및 IT 트랜드 보고서 무료 구독하기
Sponsored
추천 테크라이브러리

회사명:한국IDG 제호: CIO Korea 주소 : 서울시 중구 세종대로 23, 4층 우)04512
등록번호 : 서울 아01641 등록발행일자 : 2011년 05월 27일

발행인 : 박형미 편집인 : 천신응 청소년보호책임자 : 한정규
사업자 등록번호 : 214-87-22467 Tel : 02-558-6950

Copyright © 2024 International Data Group. All rights reserved.