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프로젝트 관리, 중소기업도 처음부터 필요하다

2017.03.29 Moira Alexander  |  CIO
IDC의 '전 세계 중소기업에 대한 전망 2017~2020년' 보고서를 보면, 상대적으로 분열되고 즉흥적이었던 중소기업의 IT 투자 방식이 대기업처럼 관찰, 조율, 관리되는 접근법으로 변화할 것으로 전망된다. 이처럼 중소기업의 IT 투자 방식이 대기업처럼 바뀌므로 프로젝트 관리 활동도 마찬가지가 돼야 한다는 지적이다.



올해 소기업 IT 투자가 최대 200억 달러에 달할 예정이다. 전통적인 2차 플랫폼(PC, 서버, 네트워크)과 3차 플랫폼(소셜, 모바일, 클라우드, 빅데이터) 투자가 지속적으로 증가할 것으로 보인다. 이에 따라 IDC는 중소기업의 IT 리더가 IT 인력의 역량 강화에 있어 영역별 전문성은 물론 컨설팅 능력을 함께 신경써야 한다고 조언했다.

오늘날 중소기업이 선택할 수 있는 프로젝트 관리 솔루션도 다양해졌다. 이를 이용하면 예산과 예상되는 품질 기준 내에서 프로젝트를 제때에 성공적으로 마무리할 수 있다.

처음부터 프로젝트 관리 솔루션 도입하기
실제 사례를 살펴보자. ODM(Odd Dog Media)의 CEO 아담 브로체가 프로젝트 관리 솔루션을 검토한 이유는 작업 품질과 작업의 규모 때문이었다. 그는 “우리의 사업은 기술과 서비스가 복합된 형태이다. 따라서 업무 관련된 다양한 변수를 관리하기 위해서는 팀 작업을 정리할 수 있는 솔루션이 필요했다. 기업이 성장함에 따라 품질 저하가 나타나는 것은 필연적이므로, 최고의 서비스를 유지하기 위해서라도 프로젝트 진행 상태를 모니터링하는 툴이 필요했다"라고 말했다.

긱스시카고(Geeks Chicago)의 대표 마크 투치셔러가 처한 상황도 비슷했다. 그는 “우리가 긱스를 시작했을 때는 모두가 재택으로 근무했고 사무실이 없었다. 이런 상황에서 가장 먼저 구매한 것이 클라우드 기반의 프로젝트 관리 시스템이었다. 관리하는 업무의 기한과 프로젝트의 수가 매우 많아서 구식 스프레드시트로는 관리할 수가 없었기 때문이다”라고 말했다.

프로젝트 관리 접근 방식의 장점
프로젝트 관리 솔루션을 조기에 도입했을 때의 이점은 다음과 같다.

- 시간과 장소의 제약 없는 웹 기반 접근
- 사용자 수에 맞춘 확장성
- 직원/팀 시간 및 추적
- 간트 차트
- 업무 관리
- 사용자 권한 사용자 정의
- 팀 소통/협업/파일 공유
- 예산 책정 능력
- 표준화된 작업 흐름/프로세스
- 중앙 집중식 데이터 저장/문서 관리
- 기타 앱 통합
- 기업 브랜딩

실제로 ODM은 프로젝트 관리 시스템을 도입한 이후 상당한 효과를 봤다. 브로체는 "납품 효율성이 30% 이상 즉시 개선됐고 관리팀이 진행 상황을 전반적으로 통제하면서 품질도 향상됐다. 사실 지난 5년 동안 20개 이상의 프로젝트 관리 시스템을 테스트했고 이 과정이 쉽지 않았다. 프로젝트 관리 시스템에서 적절한 기능과 간결성의 조합을 찾기는 매우 어렵다. 그러나 우리가 얻은 가장 큰 교훈은 그만한 시간을 투자할 가치가 있다는 것이다"라고 말했다.

다른 중소기업을 위해 프로젝트 관리 시스템 선택 기준도 제시했다. 브로체는 "시스템이 처리해야 하는 가장 필수적인 항목을 기록해 두고, 여러 솔루션을 비교할 때 이를 가장 우선시할 필요가 있다. 물론 때로는 멋진 기능에 홀려 옆길로 새기도 한다. 이렇게 시스템을 잘못 고르면 상당한 시간과 에너지를 낭비하게 된다"라고 말했다.

이럴 때 도움이 되는 것이 긱스 시카고의 사례이다. 투치셔러는 "우리는 적절한 프로젝트 관리 솔루션을 확보한 것 외에, 모든 프로젝트에 민첩한 스크럼(Scrum) 방법론을 신속하게 도입했다. 스크럼을 시작하자 범위가 더 분명해지면서 전체 프로젝트의 96%를 제때에 마칠 수 있었다”라고 말했다.

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서둘러 도입하지 말라
중소기업이 경쟁이 치열한 시장에서 성공하기 위해서는 프로젝트 관리와 협업, 문서화, 실행, 소통 등을 지원하는 적절한 툴을 확보해야 한다. 단, 서두를 필요는 없다.

아담은 “툴에 대한 의심이 든다면 구글 시트로 버티면서 소프트웨어를 덜 알아보고 조사하는 것이 좋다"라고 말했다. 투치셔러도 이에 동의했다. 그는 “3~4개의 시스템을 테스트한 후에 그 중 하나를 선택해 지금까지 사용하고 있다. 하지만 다른 소프트웨어를 더 면밀하게 조사할 필요가 있었다는 아쉬움이 있다”라고 말했다.

결론적으로 툴을 선택할 때 상당한 주의를 기울여야 한다. 성공을 위해 필요한 기능 그리고 기업과 함께 확장할 수 있는지 반드시 확인해야 한다. ciokr@idg.co.kr
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