2017.01.06

'잘못 쓰면 안 쓴만 못하다'··· '생산성 추적툴' 사용의 3원칙

Sarah K. White | CIO
직장에서 직원의 생산성을 추적하는 툴은 빅데이터의 결과물 중 하나다. 이제 고용주는 직원의 시간 활용 현황 데이터에서 인사이트를 얻고 객관적으로 성과를 평가하는 방법을 제시할 수 있다. 그러나 이렇게 생산성을 추적하면서 함께 생각해야 할 문제가 있다. 직원 프라이버시와 평가 기준, 모니터링 대상 등이 대표적이다.


Image Credit: Getty Images Bank

기업의 생산성 향상 노력을 지원하는 HR 및 운영 아웃소싱 업체인 '유어 아더 하프(Your Other Half)'의 창업자 앨리스 친은 "이런 문제를 올바르게 다뤄야 생산성 추적의 장점을 누릴 수 있다. 생산성과 시간 추적 소프트웨어는 시간을 효율적으로 사용하지 못한 문제를 파악해 해결하고, 반복 프로세스를 개선하거나 자동화하고, 직원과 제품, 서비스의 수익성을 규정하는 데 유용하다. 특히 직원이 여러 프로젝트에 참여하고 있을 때 큰 도움이 된다"라고 말했다. 그러나 이 과정에서 지켜야 할 몇가지 원칙이 있다.

솔직해라
멀티미디어 기술 회사인 댄셀 그룹(Dancel Group)의 CEO 셀레스테 오키프는 "이메일이나 전화, 방문한 웹사이트, 한가하게 보낸 시간 등을 추적하는 생산성 소프트웨어를 도입하기로 했다면, 직원에게 가능한 한 솔직해져야 한다"고 말했다. 그는 "우리 회사는 채용 과정에서 생산성을 추적한다는 사실을 알린다. 직원을 모니터할 경우 이 사실을 알려야 하며 비밀이 되어서는 안 된다. 우리는 직원을 채용하면, 생산성 추적 프로세스와 이들 도구가 제공하는 정보를 설명한다. 또 이를 승인하는 서류에 서명하도록 한다"라고 말했다.

또한, 직원에게 생산성을 추적하는 목적, 이를 통해 얻고자 하는 것을 분명히 설명하는 것이 좋다. 친은 "직원이 나중에 놀라지 않도록 생산성 추적 툴로 생산성을 추적하는 이유를 명확히 설명해야 한다. 더 나아가 직원 스스로 자신의 시간을 추적하고 이런 프로그램에 참여하는 것에 따른 인센티브를 제공하는 것도 좋다. 직원에게 말한 목적과 다른 방식으로 데이터를 이용하면 신뢰가 사라지고 소프트웨어를 성공적으로 도입할 수 없다"라고 말했다.

직원은 각각 다르다
생산성 추적 정책의 또다른 중요한 요소는 직원마다 업무 방식이 다르다는 것을 이해하는 것이다. 예를 들어 짧은 휴식을 자주 갖는 직원이 있는가 하면 오전 내내 일한 후 긴 여유 시간을 갖는 직원이 있다. 또 사무실에서는 조용히 보내다 퇴근 후 집에서 많은 업무를 처리하는 직원도 있다. 업무 기한 준수, 프로젝트 완료 등 다른 기준을 고려하지 않은 채 '빈둥거린 시간'만 추적해 분석할 경우 그 결과는 진정한 문제가 아닐 수 있다.

그래서 댄셀 그룹은 업무에 사용한 시간은 물론 그 결과를 함께 조사한다. 기한 준수 여부와 업무 품질을 더 중요하게 본다. 최종 결과물에 문제가 있으면 수집한 데이터를 이용해 개선할 부분과 업무가 지연된 요인을 찾는다. 오키프는 "이런 방식은 특히 새로 입사한 직원에 유용하다. 어려움을 겪고 있는 부분, 추가 교육과 훈련이 필요한 부분을 찾을 수 있다. 직원이 더 편안하게 업무에 익숙해지도록 하는 데 도움이 된다. 또 경력직 직원은 스킬 향상에 유용하다"라고 말했다.

이어 "직원과 정기적으로 생산성에 관해 이야기를 나누며 이를 주로 트레이닝에 이용한다. 소프트웨어가 알려주는 '빈둥거리는 시간'은 크게 신경 쓰지 않는다. '사고를 위한 시간'이 필요하기 때문이다. 특히 직원은 업무 목적에서 소셜 미디어를 이용한다. 페이스북 페이지 관리, 고객 정보 수집, 여러 플랫폼을 위한 광고 기획이 목적이라면 그것은 시간 낭비가 아니다"라고 말했다.

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업무 효율성 인기기사
>회의 생산성을 높여주는 'POWER'
-> 블로그 | 진취적 직원을 원한다면 일을 적게 시켜라
->시간 관리: 생산성 향상 6가지 팁
-> 기고 | 최신 기술로 ‘업무 고수’ 되는 법
-> ‘생산성의 기본조건’ 정리정돈 ABC
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명확한 목표를 수립한다
직원의 생산성을 추적하기 시작했다면, 원하는 목표, 수용할 수 있는 것과 없는 것에 대한 정책을 명확히 해야 한다. 생산성 추적을 통해 얻고자 하는 것과 중요한 기준을 직원이 이해하도록 해야 한다.

친은 "한 고객사는 사무실에서 컴퓨터를 이용하지 않는 업무를 보는 직원의 시간 추적을 금지한다. 그러나 멀리 떨어진 장소에서 근무하는 직원은 모든 시간을 추적해야 한다. 이런 내용을 명확히 문서화해야 한다. 그래야 직원이 계속 참고하고 지킬 수 있다"라고 말했다.

가이드라인을 정확히 지키지 않을 경우 직원 사이에 불만이 초래될 수 있다. 정책을 수립했다면 이를 철저히 준수해야 한다. 친은 프로젝트 완료에 소요된 시간을 측정하고 직원이 몰입하도록 만들고 붕괴한 프로세스를 바로잡고 가장 큰 성공을 거둔 프로젝트와 결과물을 파악하기 위해 성과를 추적할 것을 권고했다.

가장 중요한 것은 따로 있다. 즉 필요 이상으로 추적하지 않는 것이다. 친은 "관련된 인사이트가 필요한지를 판단한 후 데이터 수집 여부를 결정해야 한다. '직원의 업무 성과와 관련이 있을까?', '이를 고려해야 하는 이유는 무엇일까?' '중요할까? 아니면 방해가 될까?'라는 질문을 끊임없이 반복해야 한다"라고 말했다. ciokr@idg.co.kr



2017.01.06

'잘못 쓰면 안 쓴만 못하다'··· '생산성 추적툴' 사용의 3원칙

Sarah K. White | CIO
직장에서 직원의 생산성을 추적하는 툴은 빅데이터의 결과물 중 하나다. 이제 고용주는 직원의 시간 활용 현황 데이터에서 인사이트를 얻고 객관적으로 성과를 평가하는 방법을 제시할 수 있다. 그러나 이렇게 생산성을 추적하면서 함께 생각해야 할 문제가 있다. 직원 프라이버시와 평가 기준, 모니터링 대상 등이 대표적이다.


Image Credit: Getty Images Bank

기업의 생산성 향상 노력을 지원하는 HR 및 운영 아웃소싱 업체인 '유어 아더 하프(Your Other Half)'의 창업자 앨리스 친은 "이런 문제를 올바르게 다뤄야 생산성 추적의 장점을 누릴 수 있다. 생산성과 시간 추적 소프트웨어는 시간을 효율적으로 사용하지 못한 문제를 파악해 해결하고, 반복 프로세스를 개선하거나 자동화하고, 직원과 제품, 서비스의 수익성을 규정하는 데 유용하다. 특히 직원이 여러 프로젝트에 참여하고 있을 때 큰 도움이 된다"라고 말했다. 그러나 이 과정에서 지켜야 할 몇가지 원칙이 있다.

솔직해라
멀티미디어 기술 회사인 댄셀 그룹(Dancel Group)의 CEO 셀레스테 오키프는 "이메일이나 전화, 방문한 웹사이트, 한가하게 보낸 시간 등을 추적하는 생산성 소프트웨어를 도입하기로 했다면, 직원에게 가능한 한 솔직해져야 한다"고 말했다. 그는 "우리 회사는 채용 과정에서 생산성을 추적한다는 사실을 알린다. 직원을 모니터할 경우 이 사실을 알려야 하며 비밀이 되어서는 안 된다. 우리는 직원을 채용하면, 생산성 추적 프로세스와 이들 도구가 제공하는 정보를 설명한다. 또 이를 승인하는 서류에 서명하도록 한다"라고 말했다.

또한, 직원에게 생산성을 추적하는 목적, 이를 통해 얻고자 하는 것을 분명히 설명하는 것이 좋다. 친은 "직원이 나중에 놀라지 않도록 생산성 추적 툴로 생산성을 추적하는 이유를 명확히 설명해야 한다. 더 나아가 직원 스스로 자신의 시간을 추적하고 이런 프로그램에 참여하는 것에 따른 인센티브를 제공하는 것도 좋다. 직원에게 말한 목적과 다른 방식으로 데이터를 이용하면 신뢰가 사라지고 소프트웨어를 성공적으로 도입할 수 없다"라고 말했다.

직원은 각각 다르다
생산성 추적 정책의 또다른 중요한 요소는 직원마다 업무 방식이 다르다는 것을 이해하는 것이다. 예를 들어 짧은 휴식을 자주 갖는 직원이 있는가 하면 오전 내내 일한 후 긴 여유 시간을 갖는 직원이 있다. 또 사무실에서는 조용히 보내다 퇴근 후 집에서 많은 업무를 처리하는 직원도 있다. 업무 기한 준수, 프로젝트 완료 등 다른 기준을 고려하지 않은 채 '빈둥거린 시간'만 추적해 분석할 경우 그 결과는 진정한 문제가 아닐 수 있다.

그래서 댄셀 그룹은 업무에 사용한 시간은 물론 그 결과를 함께 조사한다. 기한 준수 여부와 업무 품질을 더 중요하게 본다. 최종 결과물에 문제가 있으면 수집한 데이터를 이용해 개선할 부분과 업무가 지연된 요인을 찾는다. 오키프는 "이런 방식은 특히 새로 입사한 직원에 유용하다. 어려움을 겪고 있는 부분, 추가 교육과 훈련이 필요한 부분을 찾을 수 있다. 직원이 더 편안하게 업무에 익숙해지도록 하는 데 도움이 된다. 또 경력직 직원은 스킬 향상에 유용하다"라고 말했다.

이어 "직원과 정기적으로 생산성에 관해 이야기를 나누며 이를 주로 트레이닝에 이용한다. 소프트웨어가 알려주는 '빈둥거리는 시간'은 크게 신경 쓰지 않는다. '사고를 위한 시간'이 필요하기 때문이다. 특히 직원은 업무 목적에서 소셜 미디어를 이용한다. 페이스북 페이지 관리, 고객 정보 수집, 여러 플랫폼을 위한 광고 기획이 목적이라면 그것은 시간 낭비가 아니다"라고 말했다.

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업무 효율성 인기기사
>회의 생산성을 높여주는 'POWER'
-> 블로그 | 진취적 직원을 원한다면 일을 적게 시켜라
->시간 관리: 생산성 향상 6가지 팁
-> 기고 | 최신 기술로 ‘업무 고수’ 되는 법
-> ‘생산성의 기본조건’ 정리정돈 ABC
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명확한 목표를 수립한다
직원의 생산성을 추적하기 시작했다면, 원하는 목표, 수용할 수 있는 것과 없는 것에 대한 정책을 명확히 해야 한다. 생산성 추적을 통해 얻고자 하는 것과 중요한 기준을 직원이 이해하도록 해야 한다.

친은 "한 고객사는 사무실에서 컴퓨터를 이용하지 않는 업무를 보는 직원의 시간 추적을 금지한다. 그러나 멀리 떨어진 장소에서 근무하는 직원은 모든 시간을 추적해야 한다. 이런 내용을 명확히 문서화해야 한다. 그래야 직원이 계속 참고하고 지킬 수 있다"라고 말했다.

가이드라인을 정확히 지키지 않을 경우 직원 사이에 불만이 초래될 수 있다. 정책을 수립했다면 이를 철저히 준수해야 한다. 친은 프로젝트 완료에 소요된 시간을 측정하고 직원이 몰입하도록 만들고 붕괴한 프로세스를 바로잡고 가장 큰 성공을 거둔 프로젝트와 결과물을 파악하기 위해 성과를 추적할 것을 권고했다.

가장 중요한 것은 따로 있다. 즉 필요 이상으로 추적하지 않는 것이다. 친은 "관련된 인사이트가 필요한지를 판단한 후 데이터 수집 여부를 결정해야 한다. '직원의 업무 성과와 관련이 있을까?', '이를 고려해야 하는 이유는 무엇일까?' '중요할까? 아니면 방해가 될까?'라는 질문을 끊임없이 반복해야 한다"라고 말했다. ciokr@idg.co.kr

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