주먹구구식 관리는 그만!··· 기업용 콘텐츠 서비스 플랫폼 A to Z

CSP(Content Service Platform)이란 무엇인가?
가트너는 2023년 CSP 시장 가이드에서 “CSP는 편집 및 버전화 할 수 있도록 콘텐츠를 저장, 인덱싱, 관리하기 위한 일련의 도구를 제공한다”라고 서술했다.

구식 ECM 시스템과 마찬가지로 CSP를 통해 기업 사용자는 모든 조직 부서 전반에서 다양한 기기로 접근할 수 있는 중앙의 위치에서 텍스트, 오디오, 비오 등 다양한 유형의 콘텐츠와 데이터를 생성, 관리, 협업, 저장할 수 있다. 하지만 최신 CSP는 클라우드 기반이며 API 및 다른 기업 앱 및 서비스와의 사전 개발 통합을 제공하기 때문에 조직 내에서 위치에 상관없이 콘텐츠를 검색하고 관리할 수 있다.

CSP는 모든 내부 콘텐츠를 위한 기업의 기본 AP(Access Point)로 작동하며, 콘텐츠를 고객 리소스 관리, 기업 리소스 계획, 인적 자본 관리 앱 등의 다른 관련된 문서 및 기록 관리 애플리케이션에 통합할 수 있다고 가트너가 밝혔다. 그런 의미에서 CSP는 데이터를 사용하여 비즈니스 운영을 지원하고 비즈니스 결정을 내릴 수 있는 적절한 이해관계자들에게 중요한 정보를 제공할 수 있는 도구다.

이렇듯 유연한 콘텐츠 서비스 전략을 통해 조직은 특정 사용 사례를 위해 개발된 솔루션을 만들 수 있다고 머스콜리노가 말했다.

포레스터 리서치의 수석 분석가 셰릴 맥키넌도 같은 생각이다. 90년대의 온프레미스 아키텍처는 ‘훨씬 유연한 서비스 기반 플랫폼’으로 대체됐으며, “이로 인해 개발자 및 설계자들은 실제로 필요한 사용 사례에 맞춰 플랫폼을 개발할 수 있다”라고 그는 말했다.

CSP 도입의 이점
CSP는 다음과 같은 다양한 이점을 제공한다.

•    조직이 콘텐츠의 형식 및 위치에 상관없이 콘텐츠를 활용하여 더 나은 의사를 결정할 수 있다.
•    사용자가 다양한 파일 저장 위치 및 저장소에 위치한 콘텐츠를 손쉽게 검색하여 찾을 수 있다.
•    수정 및 버전을 원활하게 처리하여 콘텐츠가 최신 상태로 유지된다.
•    효과적인 협업을 위해 교정 표시, 메모, 전자 서명을 활용하여 콘텐츠 관리 프로세스를 간소화한다.
•    컴플라이언스 및 추적을 위해 중요한 콘텐츠에 대해 취한 조치의 감사 이력을 저장한다.
•    다양한 기업 애플리케이션과의 통합을 통해 비즈니스 프로세스를 자동화한다.

CSP 도입의 과제
CSP 배치와 관련된 주된 문제점은 특히 많은 대형 조직들이 이미 갖고 있는 방대한 양의 문서 및 다른 콘텐츠를 처리하는 것이라고 IDC의 머스콜리노가 말했다. 그는 “새로운 솔루션으로 마이그레이션하기란 쉬운 일이 아니다. 기업은 기존 온프레미스 저장소에 위치한 콘텐츠에 잘 접근할 수 있는지, 벤더로부터의 마이그레이션을 위해 충분한 지원이 제공되는지 확인해야 한다”라고 말했다.

또한 기업들은 조직 내의 다양한 위치에 저장했을 수 있는 기존의 콘텐츠뿐 아니라 이메일과 소셜 스트림 등 생성되고 있는 새로운 콘텐츠 등 여러 저장소에 있는 콘텐츠에 액세스할 수 있도록 해야 한다. 여기에는 문서뿐 아니라 오디오와 비디오 등의 리치 미디어(Rich Media)가 포함된다고 머스콜리노가 말했다.

데이터를 구형 소스 시스템으로부터 새로운 CSP로 마이그레이션하는 경우 올바르게 하지 않으면 구현 시간뿐 아니라 구현 비용이 증가할 수 있다. 또 비구조화 데이터를 처리할 수 있으려면 정재 및 검토가 필요하기 때문에 옮기는 것이 쉽지 않다. 머스콜리노는 “비구조화 컨텐츠는 모두 관리해야 한다. 여러 위치를 살피고 이런 서비스를 다양한 유형의 콘텐츠에 적용할 수 있는 솔루션을 찾아야 한다”라고 말했다.

조직들은 또한 문서를 제대로 정리하여 설명하지 못할 위험을 감안해야 한다고 포레스터의 맥키넌이 말했다. 그는 “문서들을 하나의 큰 통에 던져 넣으면 사람들이 나중에 문서를 찾을 때 골치가 아플 수 있다. 따라서 메타데이터를 사용하여 정리할 방법에 관해 생각해 보아야 한다. 왜냐하면 추후에 적절한 것을 신속하게 찾는 측면에서 훨씬 나은 경험을 제공할 것이기 때문이다”라고 말했다.

조직은 또한 CSP 도입이 만병통치약이 아니라는 사실을 이해해야 한다고 가트너의 마르코 실란파 애널리스트는 지적했다. 그는 “대부분의 조직들에게 보이는 가장 큰 문제점이다. 그들은 이런 시스템을 도입하면 순식간에 모든 것을 통제하게 될 것이라고 생각한다. 현실은 다르다. [예를 들어] 모든 문서를 이 저장소로 가져오고 메타데이터를 설정해야 한다는 사실을 알아야 한다”라고 말했다.

CSP에서 고려해야 할 주요 기능
조직들이 CSP를 선택할 때 고려해야 하는 다양한 특징이 있다. 주요 기능은 다음과 같다.