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기업 내 정보 신경망, 어떤 도구를 어떻게 활용할 것인가?

2016.02.23 Jennifer Lonoff Schiff  |  CIO

기업이 직원과 또는 직원이 직원과 커뮤니케이션할 때 이용할 수 있는 수단은 평균 10여 가지에 이른다. 그렇다면 어떤 커뮤니케이션 솔루션을 언제 어떻게 이용할 때 가장 잘 통할까?

이를 알기 위해 수십 명의 경영진과 커뮤니케이션 전문가들에게 자문을 구했다. 여기에서 직원들을 팀, 부서, 회사 내에서 최신 정보를 보유할 수 있게 하는 5가지 방안을 정리했다.



1. 주간(일일) 대면 회의
커뮤니케이션 도구의 확산에도 불구하고 가끔은 얼굴을 맞대고 팀이나 부서원들과 그룹으로 만날 필요가 있다.

웹사이트 개발과 디자인 업체 긱스 시카고(Geeks Chicago)의 공동창업자이자 회장인 마크 터크셔러는 “애자일 오피스로서 우리는 매일 서서 하는 회의를 한다. 이 회의는 아주 짧고 원격 근무자들을 포함해 모두가 참여하는 회의다. 우리는 이 회의에서 모든 팀들간에 커뮤니케이션 해야 할 필요가 있는 것들에 대해 이야기한다. 이를 통해 모두가 소외되지 않고 모두 같은 정보를 얻게 된다”라고 말했다.

그는 이어 “모두에게 정보를 아주 쉽게 전달하는 최선의 방법이다”라고 덧붙였다.

스포츠 미디어 101(Sports Media 101)의 CTO 피터 반 이페렌도 “직원들과 주간 전체 회의를 가진다”라고 전했다. 그는 “우리는 전략 변화, 비즈니스 업데이트, 방법론, 질의 응답, 계획 설정 등에 대해 토론한다. 모두가 참여할 수 있도록 실제로 오전과 오후 세션을 개최하고 웹엑스(webEx)를 통해서도 중계해 모두가 질문과 주제 토론에 참여할 수 있게 한다. 가상이라 할지라도 대면 회의가 최고다”라고 말했다.

2. 가상 회의/비디오 컨퍼런스
웹-기반 회의와 협업 서비스 제공사 시트릭스(Citrix)의 전무이사이자 부회장 크리스 배틀스는 “원격 팀원과 정기적 회의를 가지는 것은 회사 내부에서 시간을 내 회의하는 것보다도 더 중요한 경우가 많다”라고 이야기했다.

포드 모터 컴퍼니(Ford Motor Company)의 글로벌 직원 커뮤니케이션 매니저 사라 타치오도 같은 맥락의 말을 전했다. 그녀는 “포드의 IT는 다양한 모바일 기기들로 사람들이 회의에 참석하기 쉽게 만드는데 상당한 시간을 투자해왔다. 특히 기업 혹은 개인 아이패드를 활용해 웹엑스를 실행하는 것이 인기 있는 솔루션이다. 웹 카메라와 오디오 솔루션의 발전이 모든 직위의 직원들이 이를 충분히 활용할 수 있도록 해줬다”라고 말했다.

3. 즉석 메시지/ 사설 그룹 채팅 앱
“직원 팀과 소통하는 현대적 방식은 그룹 채팅 앱을 쓰는 것이다,”고 그룹 채팅 서비스 제공사 챗워크(CatWork)의 창업자이자 CEO인 토시 야마모토는 강조했다.

그는 “현재 시장에 나온 최고의 비즈니스용 그룹 채팅 앱은 채팅, 비디오 채팅, 작업 관리, 파일 공유를 한 자리에 결합해 팀 생산성을 유지하고 실제로 관여와 소통을 할 수 있게 한다”라고 말했다.

디지털 마케팅 에이전시 디지털 써드 코스트(Digital Third Coast)의 선임 컨텐츠 매니저 카일 올슨 역시 “길고 늘어진 설명을 담지 않고 번잡한 이메일 커뮤니케이션 필요를 피하는 슬랙(Slack)이나 구글 행아웃(Google Hangouts)같은 즉석 메시징 서비스를 사용하라”라고 조언했다.

그는 “이는 짧은 질문에 대한 답이 필요하거나 여러 사람들과 토론을 시작해야 할 경우 가장 좋은 선택이다”라고 덧붙였다.

다이얼마이콜스닷컴(DialMyCalls.com)의 공동창업자이자 회장 데이비드 햇첼러는 힙챗을 언급했다. 그는 “회사 커뮤니케이션 용도로 우리는 힙챗(HipChat)에 크게 의존하고 있다. 이 앱은 우리 모두가 어디에 있던지 상관없이 실시간으로 협업을 가능하게 해준다. 우리 모두 이야기를 나누고 아이디어와 파일 등등을 공유하는 가상 정수기라고 생각할 수 있다. 재택 근무 직원들까지도 모두와 소통하고 팀의 일원으로 느껴질 수 있게 해준다”라고 말했다.

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