4. 반복 이메일을 위해 서식 만들기
여러 개의 문단, 전체 페이지, 혹은 반복 텍스트가 여러 페이지 있다면, 빠른 문서 요소 대신 양식을 쓰는 것이 더 편하다. 예를 들어 제안서, 응찰서, 마케팅 정보, 제품 업데이트, 클라이언트 요구사항, 질문사항 등은 모두 서식으로 저장해 재사용할 수 있다.
이메일 템플릿을 생성하려면, 신규 이메일(Ctrl+Shift+M)을 열고 양식이 있는 이메일을 작성하거나 템플릿으로 저장하고자 하는 콘텐츠가 들어있는 이메일을 연다. 파일 탭을 선택하고 다른 이름으로 저장하기를 클릭한 후 양식 명을 입력하고 파일 형식에서 ‘Outlook 서식 파일’을 선택한 후 저장을 클릭한다.
주의: 서식은C:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates 위치에 저장된다
서식을 열고 사용하려면 개발 도구 탭을 선택하고 ‘양식 선택’ 버튼을 클릭한다. 양식 선택 창에서 찾아보기의 화살표를 클릭하고 ‘파일 시스템에 있는 사용자 서식 파일’을 목록에서 선택한다. 원하는 서식을 클릭한 다음 ‘열기’를 누르면 서식이 적용된 이메일이 바로 열린다. 변경이 필요하다면, 막 연 서식을 편집하고 위와 동일한 과정을 통해 재저장하라.