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이메일·연락처·일정 관리를 간편하게! 아웃룩 자동화 방법 5가지

2015.04.23 JD Sartain  |  PCWorld


3. 빠른 문서 요소로 텍스트 재활용하기
만약 동일 텍스트 블록이나 문단을 매번 입력하고 있다면, 이미 이 멋진 기능이 아주 반가울 것이다. ‘빠른 문서 요소’는 중복 텍스트를 문단을 찾아서 현재 이메일에 즉각적으로 삽입할 수 있도록 갤러리에 복사 저장하는 방식이다.

계속 사용할 문단을 입력하거나, 수백 번 재입력 해왔던 메시지가 들어있는 이전 이메일을 찾아라. 해당 텍스트를 하이라이트해서 삽입 탭을 선택한 후, 빠른 문서 요소 버튼을 크릭한다. 드롭다운 메뉴 중 ‘선택 영역을 빠른 문서 요소 갤러리에 저장’을 선택한다.
 


‘새 문서 블록 만들기’ 대화상자에서 문단의 이름을 입력하고, (빠른 문서 요소 갤러리에 저장하고 싶다면) 갤러리 필드는 건너뛰면 된다. 범주는 저장된 문단 블록 유형에 따라 맞춤 범주를 만들지 않는 한 ‘일반’으로 두어도 된다. 설명에는 이 문단 블록에 대한 짧은 설명을 입력한다. 저장 위치는 그대로 두고, 옵션에서 배치 옵션을 선택하고 ‘확인’을 클릭한다.


텍스트 블록을 삽입하려면, 삽입 탭을 선택하고, 빠른 문서 요소 버튼을 클릭한 후, 목록에서 알맞은 텍스트 블록을 선택한다. 블록은 커서 위치에 삽입된다. 또한 알맞은 텍스트 블록을 우클릭 하고 목록에서 삽입 위치를 선택할 수도 있다. 두 가지 방법 모두 텍스트 블록이 이메일에 직접 배치된다.

아웃룩 2013내에서는 텍스트 블록 편집이 현재 불가능하다. 만약 갤러리에 저장된 텍스트 블록을 변경해야 한다면, 편집된 텍스트 블록을 재입력 재저장한 후 이전 텍스트 블록은 삭제해야 한다.


오래되었거나 사용하지 않는 텍스트 블록을 삭제하려면, 삽입 탭을 선택하고, 빠른 문서 요소를 클릭한 다음, 삭제하려는 블록을 오른 버튼을 클릭한다. 알맞은 텍스트 블록을 오른쪽 클릭 한 후, ‘구성 및 삭제’ 기능을 목록에서 선택한다. 문서 블록 구성 도우미 창에서 알맞은 텍스트 블록이 선택되었는지 확인하고, 삭제>예>닫기를 순서대로 클릭한다.

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