IT 벤더 조달 프로세스 간소화하기 ‘6가지 조언’

CIO들은 길고 복잡한 승인 절차에 익숙하다. 새로운 IT 벤더를 영입할 때마다 복잡다단한 승인 및 조율 프로세스를 거쳐야 한다. 조달, 법무, 감사 부문과의 조율이 대표적이다. 

즉 새로운 IT 벤더를 데려올 때 3개월에서 6개월의 시간이 걸리게 되는데 이러는 동안 시간은 계속 지체된다. 벤더와 협력해 해결하려고 했던 문제가 무엇이었든 간에 계속하여 나빠지기도 한다.

애석하게도 승인 과정이 좀 더 복잡하고 어려운 방향으로 변화하는 추세인 것이 사실이다. 부분적으로는 위험의 증가와 프라이버시 보호 및 규정에 관한 제약이 늘어나면서다. 동시에 요구되는 확인들과 승인 건 수가 꾸준하게 증가하고 있기 때문이기도 하다.

캘리포니아 대학교 샌디에이고 캠퍼스(UCSD)의 CIO 빈스 켈런에 따르면 계약서에 포함된 사이버 보안 관련 면책조항 또한 걸림돌이 되어가고 있다. 각 벤더에게 요구되는 사이버 보안의 수준은 상이하지만, 데이터센터의 서비스들에 대해서는 더 많은 주의 집중을 요구하곤 한다고 그는 말했다.

계약 협상 및 수정 작업 자체도 쉽지는 않다. 법률팀이 양측 당사자 모두에게 적합한 계약 조건과 계약 언어를 수정함에 따라 몇 개월이 걸리기도 한다.

CIO들이 이러한 관문들을 통과할 때면 가끔씩 새로운 벤더를 활용하기에는 너무 늦어버릴 수도 있다. 여기 전문가들이 말하는 IT 벤더 간소화 절차와 여타 팁을 살펴본다. 
 

레버리지 자동화
딜로이트 컨설팅의 최고 클라우드 전략 책임자인 데이비드 린티컴은 “자동화야마로 IT가 새로운 IT 기술 벤더를 탑재하기 위해 활용할 수 있는 가장 효과적인 무기다”라고 말했다. 계약서에 서명이 되었는지 확인하거나 현장에 근무하는 엔지니어들에 의한 허가와 같이 일반적으로 수동으로 이루어지는 핵심 프로세스를 자동화하기 위해 사용될 수 있다. 

그리고 또한 자동화는 컴플라이언스 프로세스를 다루고, 청구서 및 세금양식을 완성하며 IT 벤더들이 수용가능한 전자 청구서 포맷과 결제 방법을 포함하는 비용 지급 프로세스를 장착할 수 있게 해준다.

워크플로우 시스템의 도입
프로세스를 온보딩을 할 때 일반적인 병목 현상의 원인은 워크플로우 그 자체다. 많은 기업들이 여전히 이메일, 팀즈(Teams)나 슬랙 메시지(Slack messages) 아니면 다른 수동적인 리마인더를 사용하여 문서 전송 및 정보 확인 또는 기타 온보딩 작업들을 완료하곤 한다.

렉스마크의 부사장이자 최고 기술 및 정보 책임자인 비샬 굽타는 렉스마크(Lexmark)의 워크플로우를 관리하기 위해 온보딩 프로세스를 간소화해주는 서비스나우(ServiceNow)를 이용한다고 말했다. 이는 귀중한 온보딩 시간을 잡아먹는 수동적인 주고-받기 과정을 제거해준다.

기술 통합의 기준을 세우기
기술 통합이 부실하다면 벤더를 온보딩하는 데 시간이 오래 걸릴 수 있다. UCSD의 켈런에 따르면 데이터 통합과 같이 프로세스를 간소화해주는 일부 통합에 대한 기준을 마련할 수 있다. 그는 “만약 사실상 산업 표준이 존재한다면, 그 기준을 따라야 한다”라고 말했다.

켈런은 “가능하면 벤더들이 기존 기술보다 새로운 통합 기술로 전환하도록 해야 한다”라고 말했다. 예를 들어, 카프카(Kafka)와 같이 스트리밍 데이터를 포함하는 현대적인 통합 방법이 포함될 수 있다. 이러한 기술들은 일반적으로 기존의 ERP 벤더들에게 인기 있는 RESTful API보다 비용이 저렴하다.

그는 “나의 경우 벤더들이 현대적인 기술과 (사용)표준을 채택하도록 하는 것이 온보딩 프로세스를 간소화한다”라고 말했다. 이는 일반적으로 소프트웨어 벤더들에 해당하지만, 오늘날 하드웨어 벤더들도 기존 기술과 통합해야 하는 서비스를 가진다고 그는 덧붙였다.

컨소시엄 계약을 고려하기
UCSD의 켈런에 따르면 온보딩 프로세스를 간소화할 수 있는 방안이 있다. 공기업에서 흔히 계약을 사전협상하는 데 이용하는 컨소시엄이 그것이다.

케빈은 컨소시엄을 활용할 수 없는 작은 기업들은 초기 계약을 협상할 수 있는 법률 고문을 검토하라고 조언한다. 최초 합의 서명 이후 이루어지는 모든 작업들은 해당 조건에 따라 수행될 수 있다. 이렇게 하는 경우 초기에는 협상이 길어질 수 있지만, 추후에 기업들이 예기치 못한 결과에 부딪히는 것을 방지할 수 있다고 그는 말했다.

벤더를 분류하기
빠르게 IT 벤더 온보딩을 하기 위한 다른 방법은 단계별로 벤더를 분류하고 적절한 승인 활동들을 적용하는 것이다. 인포테크리서치그룹(Info-Tech Research Group)과 소프트웨어리뷰(Software Reviews)의 수석 연구 책임자인 스티븐 제퍼리는 “조직과 IT 부서들은 벤더 온보딩에 ‘일률적인 접근방식’을 적용해서는 안 된다”라고 말했다.

그는 이어 “기업실사 과정의 일부분으로 벤더들을 분류하거나 티어링하는 건 자사의 진정한 전략, 운영, 전술 및 상품 벤더들이나 단계 1, 단계 2, 단계 3의 벤더들을 확인하는 데 도움을 준다”라고 말했다.

미래의 니즈를 예측하기
누구도 미래를 완벽하게 예측할 수 없지만, 기업의 니즈를 미리 예측하고 최대한 빠르게 조달 과정을 시작하는 것은 온보딩 시간의 단축을 의미한다. 예를 들어, 기업은 선정된 벤더에게 연락하여 2년 내로 제안요청서(RFP)가 갈 것임을 알려줄 수 있다.

UCSD의 켈런은 “벤더들이 일찍이 통지를 받게 되면, 준비를 갖출 수 있게 되어 지연이 줄어들 것이다. 진행하는 일에 맞는 벤더를 준비하기 위해 회사 측에서 계획을 잘 세워야 한다”라고 말했다. ciokr@idg.co.kr