2015.02.24

벤더 기고 | 현대 비즈니스 소통의 필수 요소, '웹 회의'

Holger Felgner | CIO KR
현대 직장인에게 출장은 필수적이다. 하지만 출장은 비용과 시간이 많이 들고 미팅을 위해 이동하는 시간은 원활한 비즈니스를 방해한다. 이에 따라 출장을 대체하기 위한 웹 회의가 새롭게 각광받고 있다. 여기서 웹 회의란 다양한 온라인 협업 도구를 이용해 진행하는 회의의 형태를 말한다.

타임즈는 이미 1880년에 전화가 출장을 대체하는 커뮤니케이션 수단이 될 것이라고 예상했던 바 있다. 이러한 원격 커뮤니케이션 방식은 시간과 인적 자원을 효과적으로 쓸 수 있도록 해주기 때문에 비즈니스에 드는 비용을 크게 줄여준다.

웹 회의를 하면 회의에 참석하기 위해 이동하는 시간을 줄일 수 있다. 무엇보다도 안건이 끝나면 참석자들이 바로 다른 업무로 복귀할 수 있다는 것이 웹 회의의 큰 장점이다. 또한 회의를 간단히 녹음하거나 녹화할 수 있기 때문에 회의 내용을 다시 검토할 수도 있다.

모든 장소를 자신의 사무실처럼
오늘날 시장에는 PC 소프트웨어부터 화상 전화에 이르기까지 다양한 웹 회의 솔루션이 출시되고 있다. 업무용 웹 회의 플랫폼을 이용하면 비싼 소프트웨어나 하드웨어를 구매하지 않고도 웹 회의를 할 수 있다. 이와 관련해 웹 회의 도입에 앞서 많은 논의를 하게 될 CIO들에게 유용한 제안을 하고자 한다.

웹 회의 솔루션의 기능과 보안에 주의
웹 회의 플랫폼을 선택할 때, 웹 회의 서비스 수준 협약을 잘 살펴봐야 한다. 특히 비즈니스가 웹 회의 업체에 크게 의존한다면 업체가 서비스 수준 협약에 따라 서비스를 제공하는 지 꼭 확인해야 한다.

-> 서비스 수준 협약이 중요한 한도에 맞춰 결정되었는가

-> 서비스 수준 협약을 어겼을 경우 무거운 벌금이 부과되는가

-> 서비스 수준 협약에 따라 긴급 유지 기능을 판매자가 제공할 수 있는 지 여부는 반드시 객관적으로 평가되어야 한다. 계약서를 협상하는 동안 이를 시험해 보는 것이 좋다.

이 모든 것들을 계약서에 포함해야 웹 회의 업체가 원활한 서비스를 제공하도록 더 큰 동기부여를 하게 될 수 있을 것이다.

회사 전반에 비즈니스 프로세스를 구축하자
전문가들은 웹 회의 시스템을 구축하는 것이 단순히 소프트웨어를 사는 것에서 끝나지 않는다고 말한다. 효과적인 커뮤니케이션을 위해 비즈니스 프로세서를 회사 전반에 걸쳐 구축하고, 시스템 작동법을 직원들에게 훈련시키는 것도 시스템 구축에 있어 중요한 부분이다. 또한 회의의 진행자로 참여할 회사 간부들 역시 효과적인 원격 커뮤니케이션 방법에 대해 공부해야 한다.

원격으로 함께 일하는 것은 실제 사무실 안에서 하는 협업보다 훨씬 더 어렵다. 가상팀(시간, 지리적인 위치, 문화, 국가적 경계를 초월해 다양한 정보통신 기술을 이용해서 작업을 하는 팀)을 관리하기 위해서는 더 많은 커뮤니케이션과 업무 지침이 필요하며 업무 환경도 더욱 투명해야 한다.

프로젝트 관리자는 직원들에게 업무와 일의 진행 과정, 방법에 대해 더욱 더 명확하게 설명해야 한다. 또한 좋은 프로젝트 관리자라면 멀리 떨어져있는 팀원과의 팀워크도 끌어올릴 수 있어야 한다. 팀원들이 서로를 신뢰할 수 있어야 협업이 성공할 수 있다. 이를 위해서 새로운 아이디어나 피드백이 끊임없이 오갈 수 있도록 기술적인 지원이 뒷받침 되는 것이 중요하다.

웹 회의가 제공하는 혜택은 어떤 것인 지 확인하자
기업은 기업 커뮤니케이션 솔루션을 통한 강력한 커뮤니케이션으로 더 높은 수익을 내고 더 빠른 의사결정을 내릴 수 있게 된다. 출장, 여행 혹은 병가로 인해 자리를 비운 직원들도 커뮤니케이션 과정에 참여할 수 있어서 직원들간의 시너지 효과를 높일 수 있다. 웹 회의는 멀리 떨어진 지사의 직원들을 교육하는 문제도 해결해준다. 업무에 지장을 주거나 출장 비용 없이도 직원들을 교육시킬 수 있다.

전반적으로 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션은 직원들이 언제 어디서나 동료 직원들과 소통하면서 일을 더욱 더 효율적으로 할 수 있게 돕는다. 직원들은 웹 회의로 즉각적으로 아이디어를 공유하고 미팅을 열 수 있다. 현대적 커뮤니케이션 솔루션은 비디오 전송, VoIP, 채팅, 화상회의, 화이트보드, 파일 공유, 스크린샷 등 여러 기능을 제공한다. 이러한 기능들로 직원들은 언제 어디서나 팀워크를 다질 수 있을 뿐만 아니라 시간과 비용을 절약할 수 있다. 훌륭한 팀워크를 가진 팀은 어떤 경제 상황에서든 강력한 경쟁력을 가질 수 있을 것이다.

* Holger Felgner는 원격제어, 협업 솔루션 기업 팀뷰어의 CEO다. ciokr@idg.co.kr 



2015.02.24

벤더 기고 | 현대 비즈니스 소통의 필수 요소, '웹 회의'

Holger Felgner | CIO KR
현대 직장인에게 출장은 필수적이다. 하지만 출장은 비용과 시간이 많이 들고 미팅을 위해 이동하는 시간은 원활한 비즈니스를 방해한다. 이에 따라 출장을 대체하기 위한 웹 회의가 새롭게 각광받고 있다. 여기서 웹 회의란 다양한 온라인 협업 도구를 이용해 진행하는 회의의 형태를 말한다.

타임즈는 이미 1880년에 전화가 출장을 대체하는 커뮤니케이션 수단이 될 것이라고 예상했던 바 있다. 이러한 원격 커뮤니케이션 방식은 시간과 인적 자원을 효과적으로 쓸 수 있도록 해주기 때문에 비즈니스에 드는 비용을 크게 줄여준다.

웹 회의를 하면 회의에 참석하기 위해 이동하는 시간을 줄일 수 있다. 무엇보다도 안건이 끝나면 참석자들이 바로 다른 업무로 복귀할 수 있다는 것이 웹 회의의 큰 장점이다. 또한 회의를 간단히 녹음하거나 녹화할 수 있기 때문에 회의 내용을 다시 검토할 수도 있다.

모든 장소를 자신의 사무실처럼
오늘날 시장에는 PC 소프트웨어부터 화상 전화에 이르기까지 다양한 웹 회의 솔루션이 출시되고 있다. 업무용 웹 회의 플랫폼을 이용하면 비싼 소프트웨어나 하드웨어를 구매하지 않고도 웹 회의를 할 수 있다. 이와 관련해 웹 회의 도입에 앞서 많은 논의를 하게 될 CIO들에게 유용한 제안을 하고자 한다.

웹 회의 솔루션의 기능과 보안에 주의
웹 회의 플랫폼을 선택할 때, 웹 회의 서비스 수준 협약을 잘 살펴봐야 한다. 특히 비즈니스가 웹 회의 업체에 크게 의존한다면 업체가 서비스 수준 협약에 따라 서비스를 제공하는 지 꼭 확인해야 한다.

-> 서비스 수준 협약이 중요한 한도에 맞춰 결정되었는가

-> 서비스 수준 협약을 어겼을 경우 무거운 벌금이 부과되는가

-> 서비스 수준 협약에 따라 긴급 유지 기능을 판매자가 제공할 수 있는 지 여부는 반드시 객관적으로 평가되어야 한다. 계약서를 협상하는 동안 이를 시험해 보는 것이 좋다.

이 모든 것들을 계약서에 포함해야 웹 회의 업체가 원활한 서비스를 제공하도록 더 큰 동기부여를 하게 될 수 있을 것이다.

회사 전반에 비즈니스 프로세스를 구축하자
전문가들은 웹 회의 시스템을 구축하는 것이 단순히 소프트웨어를 사는 것에서 끝나지 않는다고 말한다. 효과적인 커뮤니케이션을 위해 비즈니스 프로세서를 회사 전반에 걸쳐 구축하고, 시스템 작동법을 직원들에게 훈련시키는 것도 시스템 구축에 있어 중요한 부분이다. 또한 회의의 진행자로 참여할 회사 간부들 역시 효과적인 원격 커뮤니케이션 방법에 대해 공부해야 한다.

원격으로 함께 일하는 것은 실제 사무실 안에서 하는 협업보다 훨씬 더 어렵다. 가상팀(시간, 지리적인 위치, 문화, 국가적 경계를 초월해 다양한 정보통신 기술을 이용해서 작업을 하는 팀)을 관리하기 위해서는 더 많은 커뮤니케이션과 업무 지침이 필요하며 업무 환경도 더욱 투명해야 한다.

프로젝트 관리자는 직원들에게 업무와 일의 진행 과정, 방법에 대해 더욱 더 명확하게 설명해야 한다. 또한 좋은 프로젝트 관리자라면 멀리 떨어져있는 팀원과의 팀워크도 끌어올릴 수 있어야 한다. 팀원들이 서로를 신뢰할 수 있어야 협업이 성공할 수 있다. 이를 위해서 새로운 아이디어나 피드백이 끊임없이 오갈 수 있도록 기술적인 지원이 뒷받침 되는 것이 중요하다.

웹 회의가 제공하는 혜택은 어떤 것인 지 확인하자
기업은 기업 커뮤니케이션 솔루션을 통한 강력한 커뮤니케이션으로 더 높은 수익을 내고 더 빠른 의사결정을 내릴 수 있게 된다. 출장, 여행 혹은 병가로 인해 자리를 비운 직원들도 커뮤니케이션 과정에 참여할 수 있어서 직원들간의 시너지 효과를 높일 수 있다. 웹 회의는 멀리 떨어진 지사의 직원들을 교육하는 문제도 해결해준다. 업무에 지장을 주거나 출장 비용 없이도 직원들을 교육시킬 수 있다.

전반적으로 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션은 직원들이 언제 어디서나 동료 직원들과 소통하면서 일을 더욱 더 효율적으로 할 수 있게 돕는다. 직원들은 웹 회의로 즉각적으로 아이디어를 공유하고 미팅을 열 수 있다. 현대적 커뮤니케이션 솔루션은 비디오 전송, VoIP, 채팅, 화상회의, 화이트보드, 파일 공유, 스크린샷 등 여러 기능을 제공한다. 이러한 기능들로 직원들은 언제 어디서나 팀워크를 다질 수 있을 뿐만 아니라 시간과 비용을 절약할 수 있다. 훌륭한 팀워크를 가진 팀은 어떤 경제 상황에서든 강력한 경쟁력을 가질 수 있을 것이다.

* Holger Felgner는 원격제어, 협업 솔루션 기업 팀뷰어의 CEO다. ciokr@idg.co.kr 

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