어느 프로젝트든 다양한 이유로 뜻밖의 장애에 부딪칠 수 있다. 핵심은 프로젝트가 탈선했을 때 인지하고 상황을 바로잡기 위해 명확하고 신중한 접근방식을 취하는 것이다.
대다수 프로젝트 관리에서는 지연이 일반적이다. 프로젝트가 여러 문제 징후를 보일 때 프로젝트 관리자로서 정상화를 시도하기 위해 무엇을 할 수 있을까?
말처럼 쉽지는 않은 경우가 많지만 일단 허둥지둥하지 않는 것이 중요하다. 침착하면 언제든 해법이 나올 수 있다. 하지만 프로젝트가 지연될 때 시간이 중요하기 때문에 늦지 않게 조치를 취하는 것이 중요하다. 복잡성의 증대와 문제 심화를 방지하기 위해 프로젝트 지연을 관리하는 방법을 간략히 살펴본다.
문제의 기저원인을 신속하게 파악하라
지연의 근원을 정확하게 확인하는 것이 필수적인 첫 걸음이다. 기저 원인을 모르면 상황이 악화될 수 있다. 문제의 기저원인을 추적하여 적절한 솔루션을 효과적으로 판단한다. 프로젝트가 공급망 문제로 인해 지연될 수 있으며, 코로나19 팬데믹 중 많은 프로젝트에서 이런 일이 비일비재했다.
프로젝트는 제한적인 인력으로 인한 리소싱 문제로 인해 탈선할 수 있으며, 이 부분도 팬데믹 중 많은 기업들이 우려했던 부분이다.
파레토 차트(Pareto Charts), 5Y(The 5 Whys), SPD(Scatter Plot Diagram), FD(Fishbone Diagram) 등의 ‘
기저 원인 분석 도구’를 활용하여 소스를 찾는다. 많은 기업들이 이런 요소들의 조합으로 인해 까다로운 프로젝트를 다시 정상 궤도로 되돌리기 위해 분투하고 있다. 핵심은 기저 원인에 탈선한 프로젝트 해결의 정답이 있다는 것이다.
주요 이해관계자에게 지속적으로 정보를 제공하라
처음부터 프로젝트 내내 이해관계자들에게 지속적으로 정보를 제공하는 것이 마차에서 바퀴가 빠졌을 때 가장 중요한 단계이다. 안타깝게도, 이런 종류의 의사소통을 간과하는 경우가 많다. 또 프로젝트 관리자는 담당하는 프로젝트 관리의 문제에 압도되거나 이해관계자들이 파악하기 전에 해결할 수 있기를 바랄 수 있다.
투명성이 ‘이해관계자 관리 계획’에 포함되어야 한다. 조기에 시의적절하게 솔직해지는 것이 좋다. 대부분의 이해관계자는 즉시 프로젝트 우려사항을 파악하고 어느 정도 의견이 있다. 프로젝트는 팀 노력이며, 이해관계자는 솔루션을 확인하는 데 중요한 도움이 될 수 있다.
팀에 의지하라
숙련된 프로젝트 관리자는 프로젝트가 팀 노력이라는 것을 알고 있으며, 그들은 최고의 해결책이 팀 기반 접근방식을 사용해 구축된다는 것을 알고 있다. 팀이 협력하여 문제를 확인할 뿐 아니라 해결하는 것이 중요하다. 프로젝트 지연 또는 문제의 기저원인이 확인되면 주제사안 전문가를 프로젝트 회복을 위한 최고의 옵션을 찾는 데 참여시키는 것이 가장 좋다.
프로젝트 계획을 재평가하고 범위를 조정하라
프로젝트 계획을 다시 살펴보고 범위를 재검토하여 문제를 파악하고 필요한 요청 및 후속적인 변경사항을 추진해야 한다. 이 단계는 필수적이다. 조직과 프로젝트는 필요한 변화를 공식적으로 요청, 수행, 문서화, 추적하기 위해 공식적인 변화 요청 프로세스가 있어야 한다.
범위 변화를 평가하기 위한 시스템이 없는 경우 프로젝트를 정상 궤도로 되돌릴 수 없을 뿐 아니라 추가적인 문제가 발생하여 기존의 문제가 복잡해질 수 있다.
리소스를 재평가하라
작업 할당 또는 재할당에 앞서 시간을 갖고 기존 리소스가 활용되는 방식과 시기를 살펴본다. 일부는 이미 용량을 넘어 확대되었을 수 있다. 일부 리소스는 재할당하여 더욱 잘 활용할 수 있다. 일부는 숙련된 작업에 투입되지 않아 실제 가치가 낭비되고 있을 수 있다.
핵심은 각 리소스를 긴밀히 검토하여 스킬과 교육 및 프로젝트가 탈선한 기저원인으로 인해 바뀌었을 수 있는 다른 요소를 확인하는 것이다. 리소스를 이동해야 하는지 판단한 경우 해당하는 작업을 재할당한다. 외부 또는 내부 환경의 변화로 인해 상황에 따른 신속한 조정을 위한 유연성이 필요할 수 있다.
문제의 기저원인에 따라 예산, 품질 확보, 프로젝트의 다른 측면을 검토하여 수정해야 할 수 있다.
변화를 모니터링하고 문서화하라
변화 모니터링 및 문서화가 지루해 보일 수 있지만 변화를 통해 탈선한 프로젝트를 다시 궤도로 되돌릴 수 있도록 해야 한다. 이 범위 변화 문서화와 모니터 프로세스는 중요한 모범 사례이다. 많은 프로젝트 관리자, 팀, 프로젝트 후원자들이 변화를 검토하여 문제를 효과적으로 해결하고 있는지 판단해야 했다.
* Moira Alexander 콘추어비즈니스어드바이저(Conture Business Advisors)의 공동 창업자이자 정보시스템기술 자문을 맡고 있다. ciokr@idg.co.kr.