2014.09.01

'일정·예산·소통 관리는 이렇게'··· 프로젝트 성공 비결 9가지

Jennifer Lonoff Schiff | CIO

프로젝트 관리는 아주 간단해 보인다. 먼저 일정을 수립한다. 이어 예산을 정한 후, 적합한 인력을 선정한다. 그리고 프로젝트를 추진해 완료하면 된다.

그러나 현실에서는 이렇게 간단하지 않다. 프로젝트 인력을 잘못 배정할 수 있다. 사람들이 자신의 역할을 모르거나, 상충되는 정보를 얻을 수 있다. 또 프로젝트 영역이나 범위가 바뀌기도 한다. 일정을 못 맞출 가능성도 있다.

간단히 말해, 온갖 일들이 일어나곤 한다.

그렇다면 비즈니스와 프로젝트 매니저가 정시에, 그리고 예산에 맞춰 프로젝트를 완료시킬 확률을 높일 방법은 뭘까? 수십 명의 프로젝트 리더와 프로젝트 관리 전문가들로부터 프로젝트를 성공적으로 관리할 수 있는 9가지 비결을 들었다.



1. 프로젝트를 시작하기 전에 세부 사항을 챙긴다. 종합 마케팅 대행사인 가필드 그룹(Garfield Group)의 아담 볼크윌 기술 디렉터는 "프로젝트 범위에 있어 세부 사항을 완벽히 준비한 후, 모든 이해관계자들에게 동의와 승인을 받아야 한다”라고 조언했다.

그는 이어 “이 범위에 일정 전반에 걸친 예산표, 납기(완수)일, 중간 목표 등이 포함되어야 한다. 초기에 상세한 프로젝트 계획을 수립하면, 이를 완료하는 과정에 당신과 당신 고객의 상호접촉 및 대화가 한층 개선된다. 어떤 프로젝트이든 변경 요청이 발생한다. 이를 통해 프로젝트가 범위를 벗어날 때 고객을 관리할 수 있다"라고 말했다.

2. (규모를 포함) 프로젝트 관리팀을 올바르게 구성한다. 프로젝트를 성공시키기 위해서는 프로젝트 관리자부터 하위직 팀원에 이르기까지 프로젝트에 도움을 줄 수 있는 경험과 역량을 갖춘 사람들로 올바른 프로젝트 팀을 구성할 필요가 있다.

평판 관리 회사인 잭마이레프닷컴(JackMyRep.com)의 조슈 메아 COO는 "프로젝트에 관여하는 사람의 수를 제한하는 것이 도움이 될 수 있다. 아마존(Amazon)은 6~10명으로 팀을 구성하는 이른바 '핏자' 팀 방법을 활용하고 있다"라고 말했다.

그는 또 "프로젝트 관리자는 프로젝트 비전, 관련 업무에 있어 세부 사항, 프로젝트 팀이라는 조직과 팀원들의 특징과 개인적 특성, 요구사항을 놓치지 않으면서 많은 부하직원들을 관리할 수 있어야 한다. 따라서 프로젝트 관리 팀의 크기를 제한하는 것이 최대한의 효율성을 유지하는 방법이다"고 말했다. 물론 프로젝트 요건과 일치하는 역량을 갖춘 사람들을 참여시켜야 한다.

3. 미리 이정표(중간 목표)와 기대치(최종 목표)를 정한다. GE 캐피탈(GE Capital)의 팻 맥기네스 최고 기술 위험 책임자는 "프로젝트를 정상 궤도로 유지시키기 위해서는 위험을 바탕으로 여러 차례의 중간 목표를 수립해 점검하는 것이 바람직하다. 이보다 긴, 그리고 큰 목표만 수립하면, 프로젝트가 문제에 봉착했을 때 이를 너무 늦게 발견하는 문제가 있다"고 말했다.

그는 또 "내가 책임지고 있는 GE 캐피탈의 팀은 여러 차례 프로젝트 벤치마크에 대한 일정을 수립해, 반복적으로 검토를 한다. IT 프로젝트 투자를 효율적으로 활용하고, 프로젝트 목표를 충족하도록 관리하기 위해서다"라고 덧붙였다.

토너 카트리지와 녹색 사무실 비품 공급업체인 두 잇 와이저(Do It Wiser)의 마케팅 전문가인 후안 벨라케즈는 "팀 구성원 전원이 시작부터 프로젝트 범위를 명확하게 이해하면, 프로젝트 지연을 초래할 수 있는 '모호함'을 없앨 수 있다"라고 강조했다.

그에 따르면 전원이 참석하는 '킥오프(kickoff)' 회의를 개최하는 것이 이를 위한 좋은 방법이다. 프로젝트에 관해 상세하게 토론을 할 수 있는 킥오프 회의는 기대치를 정하고, 실행이 가능한 로드맵을 만들고, 사람들에게 역할과 책임을 배정하는데 도움을 주기 때문이다.

4. 책임자, 책임질 대상, 최종기한을 명확히 한다. 업무 관리 플랫폼인 태스크월드(Taskworld)의 창업자 프레드 무와드 CEO는 "여러 사람이 동일한 업무를 놓고 협업을 할 경우, 종종 할당된 책임, 최종기한, 기타 중요한 세부사항을 놓칠 때가 있다. 이런 혼동을 피하기 위해서는 (사전에) 팀원들에게 자신이 책임질 업무를 결정해 정해줘야 하고, 이를 책임지도록 해야 한다. 온라인 업무 관리 프로그램을 이용하면 이를 간단히 처리할 수 있다"라고 말했다.




2014.09.01

'일정·예산·소통 관리는 이렇게'··· 프로젝트 성공 비결 9가지

Jennifer Lonoff Schiff | CIO

프로젝트 관리는 아주 간단해 보인다. 먼저 일정을 수립한다. 이어 예산을 정한 후, 적합한 인력을 선정한다. 그리고 프로젝트를 추진해 완료하면 된다.

그러나 현실에서는 이렇게 간단하지 않다. 프로젝트 인력을 잘못 배정할 수 있다. 사람들이 자신의 역할을 모르거나, 상충되는 정보를 얻을 수 있다. 또 프로젝트 영역이나 범위가 바뀌기도 한다. 일정을 못 맞출 가능성도 있다.

간단히 말해, 온갖 일들이 일어나곤 한다.

그렇다면 비즈니스와 프로젝트 매니저가 정시에, 그리고 예산에 맞춰 프로젝트를 완료시킬 확률을 높일 방법은 뭘까? 수십 명의 프로젝트 리더와 프로젝트 관리 전문가들로부터 프로젝트를 성공적으로 관리할 수 있는 9가지 비결을 들었다.



1. 프로젝트를 시작하기 전에 세부 사항을 챙긴다. 종합 마케팅 대행사인 가필드 그룹(Garfield Group)의 아담 볼크윌 기술 디렉터는 "프로젝트 범위에 있어 세부 사항을 완벽히 준비한 후, 모든 이해관계자들에게 동의와 승인을 받아야 한다”라고 조언했다.

그는 이어 “이 범위에 일정 전반에 걸친 예산표, 납기(완수)일, 중간 목표 등이 포함되어야 한다. 초기에 상세한 프로젝트 계획을 수립하면, 이를 완료하는 과정에 당신과 당신 고객의 상호접촉 및 대화가 한층 개선된다. 어떤 프로젝트이든 변경 요청이 발생한다. 이를 통해 프로젝트가 범위를 벗어날 때 고객을 관리할 수 있다"라고 말했다.

2. (규모를 포함) 프로젝트 관리팀을 올바르게 구성한다. 프로젝트를 성공시키기 위해서는 프로젝트 관리자부터 하위직 팀원에 이르기까지 프로젝트에 도움을 줄 수 있는 경험과 역량을 갖춘 사람들로 올바른 프로젝트 팀을 구성할 필요가 있다.

평판 관리 회사인 잭마이레프닷컴(JackMyRep.com)의 조슈 메아 COO는 "프로젝트에 관여하는 사람의 수를 제한하는 것이 도움이 될 수 있다. 아마존(Amazon)은 6~10명으로 팀을 구성하는 이른바 '핏자' 팀 방법을 활용하고 있다"라고 말했다.

그는 또 "프로젝트 관리자는 프로젝트 비전, 관련 업무에 있어 세부 사항, 프로젝트 팀이라는 조직과 팀원들의 특징과 개인적 특성, 요구사항을 놓치지 않으면서 많은 부하직원들을 관리할 수 있어야 한다. 따라서 프로젝트 관리 팀의 크기를 제한하는 것이 최대한의 효율성을 유지하는 방법이다"고 말했다. 물론 프로젝트 요건과 일치하는 역량을 갖춘 사람들을 참여시켜야 한다.

3. 미리 이정표(중간 목표)와 기대치(최종 목표)를 정한다. GE 캐피탈(GE Capital)의 팻 맥기네스 최고 기술 위험 책임자는 "프로젝트를 정상 궤도로 유지시키기 위해서는 위험을 바탕으로 여러 차례의 중간 목표를 수립해 점검하는 것이 바람직하다. 이보다 긴, 그리고 큰 목표만 수립하면, 프로젝트가 문제에 봉착했을 때 이를 너무 늦게 발견하는 문제가 있다"고 말했다.

그는 또 "내가 책임지고 있는 GE 캐피탈의 팀은 여러 차례 프로젝트 벤치마크에 대한 일정을 수립해, 반복적으로 검토를 한다. IT 프로젝트 투자를 효율적으로 활용하고, 프로젝트 목표를 충족하도록 관리하기 위해서다"라고 덧붙였다.

토너 카트리지와 녹색 사무실 비품 공급업체인 두 잇 와이저(Do It Wiser)의 마케팅 전문가인 후안 벨라케즈는 "팀 구성원 전원이 시작부터 프로젝트 범위를 명확하게 이해하면, 프로젝트 지연을 초래할 수 있는 '모호함'을 없앨 수 있다"라고 강조했다.

그에 따르면 전원이 참석하는 '킥오프(kickoff)' 회의를 개최하는 것이 이를 위한 좋은 방법이다. 프로젝트에 관해 상세하게 토론을 할 수 있는 킥오프 회의는 기대치를 정하고, 실행이 가능한 로드맵을 만들고, 사람들에게 역할과 책임을 배정하는데 도움을 주기 때문이다.

4. 책임자, 책임질 대상, 최종기한을 명확히 한다. 업무 관리 플랫폼인 태스크월드(Taskworld)의 창업자 프레드 무와드 CEO는 "여러 사람이 동일한 업무를 놓고 협업을 할 경우, 종종 할당된 책임, 최종기한, 기타 중요한 세부사항을 놓칠 때가 있다. 이런 혼동을 피하기 위해서는 (사전에) 팀원들에게 자신이 책임질 업무를 결정해 정해줘야 하고, 이를 책임지도록 해야 한다. 온라인 업무 관리 프로그램을 이용하면 이를 간단히 처리할 수 있다"라고 말했다.


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