더욱더 빠르고 효율적인 협업을 지원하는 마이크로소프트 아웃룩용 추가 기능(Add-in)들을 정리했다.
업무 중에 이메일을 읽고 답장하면서 받은편지함(inbox)에서 다른 앱으로 이동했다가 다시 돌아오는 경우가 있을 것이다. 트렐로(Trello), 드롭박스(Dropbox), 슬랙(Slack) 등 프로젝트를 추적하고 파일을 저장하며 팀 대화가 이뤄지는 협업 플랫폼을 사용한다면 더욱더 그럴 가능성이 크다.
만약 마이크로소프트 아웃룩을 사용한다면 다양한 방식으로 협업을 강화하는 다음의 추가 기능들을 설치할 수 있다. 이 가운데 몇몇은 널리 사용되는 협업 도구와 직접 통합돼 아웃룩의 받은편지함을 떠나지 않고도 동료 직원과 협업할 수 있다.
*주의사항: 이 글에 나오는 스크린 샷은 웹용 아웃룩에서 사용되는 도구를 보여준다. 하지만 윈도우 및 맥용 아웃룩 데스크톱에서도 문제없이 작동한다.
1. 부메랑(Boomerang) • 사용 가능한 앱: 아웃룩 2013 이상 버전(윈도우), 마이크로소프트 365용 아웃룩(윈도우 및 맥), 웹용 아웃룩
‘부메랑’은 아웃룩에 몇 가지 기능을 추가한다. 예를 들면 지정된 기간 동안 받은편지함을 필터링해 특정 기준에 따라 발송된 이메일만 수신하는 것, 사용자가 보낸 이메일을 언제 읽었는지 알려주는 것, 선택한 날짜 및 시간에 이메일을 보내도록 예약하는 것 등이다.
협업 측면에서 보자면 부메랑은 누가 언제 시간이 되는지 수시로 메시지를 주고받을 필요 없이 동료 직원과 회의 일정을 정하는 데 유용하다. 이 추가 기능을 사용하면 이메일에 삽입할 수 있는 캘린더에 회의 가능 시간을 강조 표시할 수 있다.
상대방은 이메일을 열고 해당 캘린더에서 회의 가능 시간을 선택하면 된다. 회의 일자와 시간이 확인되면 부메랑 서버는 모든 회의 참석자에게 이메일 초대장을 자동 발송해 예정된 이벤트를 알림한다.
부메랑의 기능들은 한 달에 최대 10개의 이메일까지 무료로 사용할 수 있다. 구독 요금제는 월 5달러부터 시작한다.
만약 아웃룩을 사용한다면 화상회의에 마이크로소프트 팀즈를 쓰고 있을 것이다. 두 앱 모두 마이크로소프트 365 생산성 앱 제품군에 포함되기 때문이다. 하지만 2개 이상의 화상회의 플랫폼을 사용하거나 혹은 팀즈 대신에 구글 미트를 사용하는 곳도 많다.
구글 계정이 있다면 이 추가 기능을 사용해 아웃룩에서 바로 구글 미트 이벤트를 생성할 수 있다. 추가 기능을 설치한 다음 화면 상단의 미트(Meet) 아이콘을 클릭하기만 하면 된다. 이벤트 초대는 아웃룩 이메일에 삽입된 링크로 전송되고, 이벤트 일정은 아웃룩 캘린더에 표시된다. 해당 이메일 수신자는 링크를 클릭해 회의에 참석할 수 있다.
구글 미트를 사용하려면 구글 계정이 필요하다. 미트는 무료이지만 일부 기능은 유료 구글 워크스페이스 라이선스가 있어야 한다. 워크스페이스 구독 요금제는 사용자당 월 6달러부터 시작한다.
5. 퀵 폴(Quick Poll) • 사용 가능한 앱: 아웃룩 2016 이상 버전(윈도우 및 맥), 마이크로소프트 365용 아웃룩(윈도우 및 맥), 웹용 아웃룩
마이크로소프트의 퀵 폴은 마이크로소프트 365에 포함된 마이크로소프트 폼즈(Microsoft Forms) 웹 앱과 함께 작동하며, 이를 사용하면 아웃룩 이메일에 설문조사를 삽입할 수 있다.
만들 수 있는 설문 유형은 객관식이며, 수신자는 질문(예: 점심 식사 메뉴)을 읽고 목록(예: 다양한 음식 메뉴)에서 1개 이상의 답변을 클릭해 선택할 수 있다. 설문을 보낸 사람은 실시간으로 업데이트되는 응답 값의 총합을 이메일에서 막대 차트로 볼 수 있다. 마이크로소프트 폼즈에서는 이를 파이 차트로 볼 수 있다.
이 추가 기능을 사용하려면 마이크로소프트 365 계정이 필요하다. 이메일을 작성할 때 하단 도구 모음에서 점 3개로 되어 있는 아이콘을 클릭하고 메뉴에서 퀵 폴을 선택해 사이드바를 연다. 그다음 사이드바에서 수신자가 응답할 질문과 답변 선택 항목을 입력한다.
6. 슬랙 포 아웃룩(Slack for Outlook) • 사용 가능한 앱: 아웃룩 2013 이상 버전(윈도우), 마이크로소프트 365용 아웃룩(윈도우 및 맥), 웹용 아웃룩, 아웃룩 모바일 앱(안드로이드 및 iOS)
사용자와 동료 직원들이 슬랙으로 협업한다면 이 추가 기능을 사용해 아웃룩의 이메일 또는 이메일 스레드를 슬랙의 채널 및 팀으로 포워딩 할 수 있다.
이메일을 열고 헤더 우측의 슬랙 아이콘을 클릭해 슬랙 사이드바를 연다. 그리고 이 사이드바의 첫 번째 상자에 해당 이메일을 포워딩할 슬랙 채널이나 팀 구성원을 입력하면 된다. 이메일의 첨부 파일도 함께 포워딩할 것인지 선택할 수 있다. 슬랙 팀에서 이메일은 이를 포워딩한 사용자 이름 그리고 채널 메시지 또는 다이렉트 메시지로 포스팅된다.
이 슬랙 추가 기능을 사용하려면 슬랙 계정 그리고 마이크로소프트 365/오피스 365 비즈니스 또는 엔터프라이즈 구독을 해야 한다. 슬랙 구독은 사용자당 월 6.67달러부터 시작한다. 아울러 슬랙은 기능이 제한된 무료 요금제도 제공한다.
7. 트렐로(Trello) • 사용 가능한 앱: 아웃룩 2013 이상 버전(윈도우), 마이크로소프트 365용 아웃룩(윈도우 및 맥), 웹용 아웃룩, 아웃룩 모바일 앱(안드로이드 및 iOS)
트렐로는 카드 시스템을 사용해 프로젝트에 배정된 사람들의 작업 진행 상황을 정리하고 도식화하는 협업 도구다. 트렐로 추가 기능을 사용하면 아웃룩에서 트렐로 프로젝트 보드의 몇 가지 부분을 관리할 수 있다.
예를 들면 이메일을 연 다음 이메일 내용을 사용해 보드에 추가할 카드를 생성할 수 있다. 중요한 이메일을 프로젝트 또는 작업으로 만들 수 있는 것이다. 또 이메일의 첨부 파일을 신규 카드로 포워딩 할 수 있다. 이 밖에 아웃룩에서 나가지 않고도 카드 기한을 추가하거나 변경하고, 카드의 최신 업데이트 사항을 확인하며, 카드에 메모를 추가할 수 있다.
트렐로는 무료로 사용할 수 있다. 더 많은 비즈니스용 기능을 사용하려면 구독 요금제에 가입해야 한다. 이는 사용자당 월 10달러부터 시작한다.
8. 줌 포 아웃룩(Zoom for Outlook) • 사용 가능한 앱: 아웃룩 2016 이상 버전(윈도우 및 맥), 마이크로소프트 365용 아웃룩(윈도우 및 맥), 웹용 아웃룩, 아웃룩 모바일 앱(안드로이드)
줌은 인기 있는 화상회의 플랫폼 가운데 하나이고, 마이크로소프트 365를 쓰는 많은 조직에서 이를 팀즈와 함께 사용한다.
이 추가 기능은 구글 미트 추가 기능과 동일하게 작동한다. 아웃룩의 회의 예약 창 상단에 있는 줌 아이콘을 클릭하고 줌 회의를 생성하면 된다. 사용자는 회의에 참여할 수 있는 링크가 포함된 이메일을 받게 된다.
개인 사용자는 줌을 무료로 사용할 수 있다. 고급 기능을 포함한 비즈니스 요금제는 라이선스 당 연 150달러부터 시작한다. ciokr@idg.co.kr
VPN (가상 사설 네트워크, Virtual Private Network)은 인터넷 사용자에게 개인 정보 보호와 보안을 제공하는 중요한 도구로 널리 인정받고 있다. VPN은 공공 와이파이 환경에서도 데이터를 안전하게 전송할 수 있고, 개인 정보를 보호하는 데 도움을 준다. VPN 서비스의 수요가 증가하는 것도 같은 이유에서다.
동시에 유료와 무료 중 어떤 VPN을 선택해야 할지 많은 관심을 가지고 살펴보는 사용자가 많다. 가장 먼저 사용자의 관심을 끄는 것은 별도의 예산 부담이 없는 무료 VPN이지만, 그만큼의 한계도 있다.
무료 VPN, 정말 괜찮을까?
무료 VPN 서비스는 편리하고 경제적 부담도 없지만 고려할 점이 아예 없는 것은 아니다.
보안 우려
대부분의 무료 VPN 서비스는 유료 서비스에 비해 보안 수준이 낮을 수 있다. 일부 무료 VPN은 사용자 데이터를 수집해 광고주나 서드파티 업체에 판매하는 경우도 있다. 이러한 상황에서 개인 정보가 유출될 우려가 있다.
속도와 대역폭 제한
무료 VPN 서비스는 종종 속도와 대역폭에 제한을 생긴다. 따라서 사용자는 느린 인터넷 속도를 경험할 수 있으며, 높은 대역폭이 필요한 작업을 수행하는 데 제약을 받을 수 있다.
서비스 제한
무료 VPN 서비스는 종종 서버 위치가 적거나 특정 서비스 또는 웹사이트에 액세스하지 못하는 경우가 생긴다. 또한 사용자 수가 늘어나 서버 부하가 증가하면 서비스의 안정성이 저하될 수 있다.
광고 및 추적
일부 무료 VPN은 광고를 삽입하거나 사용자의 온라인 활동을 추적하여 광고주에게 판매할 수 있다. 이 경우 사용자가 광고를 보아야 하거나 개인 정보를 노출해야 할 수도 있다.
제한된 기능
무료 VPN은 유료 버전에 비해 기능이 제한될 수 있다. 예를 들어, 특정 프로토콜이나 고급 보안 기능을 지원하지 않는 경우가 그렇다.
유료 VPN의 필요성
최근 유행하는 로맨스 스캠은 인터넷 사기의 일종으로, 온라인 데이트나 소셜 미디어를 통해 가짜 프로필을 만들어 상대를 속이는 행위다. 이러한 상황에서 VPN은 사용자가 안전한 연결을 유지하고 사기 행위를 방지하는 데 도움이 된다. VPN을 통해 사용자는 상대방의 신원을 확인하고 의심스러운 활동을 감지할 수 있다.
그 외에도 유료 VPN만의 강점을 적극 이용해야 하는 이유는 다음 3가지로 요약할 수 있다.
보안 강화
해외 여행객이 증가함에 따라 공공 와이파이를 사용하는 경우가 늘어나고 있다. 그러나 공공 와이파이는 보안이 취약해 개인 정보를 노출할 위험이 있다. 따라서 VPN을 사용하여 데이터를 암호화하고 개인 정보를 보호하는 것이 중요하다. 서프샤크 VPN은 사용자의 개인 정보를 안전하게 유지하고 해킹을 방지하는 데 유용하다.
개인 정보 보호
인터넷 사용자의 검색 기록과 콘텐츠 소비 패턴은 플랫폼에 의해 추적될 수 있다. VPN을 사용하면 사용자의 IP 주소와 로그를 숨길 수 있으며, 개인 정보를 보호할 수 있다. 또한 VPN은 사용자의 위치를 숨기고 인터넷 활동을 익명으로 유지하는 데 도움이 된다.
지역 제한 해제
해외 여행 중에도 한국에서 송금이 필요한 경우가 생길 수 있다. 그러나 IP가 해외 주소이므로 은행 앱에 접근하는 것이 제한될 수 있다. VPN을 사용하면 지역 제한을 해제해 해외에서도 한국 인터넷 서비스를 이용할 수 있다. 따라서 해외에서도 안전하고 편리하게 인터넷을 이용할 수 있다.
빠르고 안전한 유료 VPN, 서프샤크 VPN
뛰어난 보안
서프샤크 VPN은 강력한 암호화 기술을 사용하여 사용자의 인터넷 연결을 안전하게 보호한다. 이는 사용자의 개인 정보와 데이터를 보호하고 외부 공격으로부터 사용자를 보호하는 데 도움이 된다.
다양한 서버 위치
서프샤크 VPN은 전 세계 곳곳에 여러 서버가 위치하고 있어, 사용자가 지역 제한된 콘텐츠에 액세스할 수 있다. 해외에서도 로컬 콘텐츠에 손쉽게 접근할 수 있음은 물론이다.
속도와 대역폭
서프샤크 VPN은 빠른 속도와 무제한 대역폭을 제공하여 사용자가 원활한 인터넷 경험을 누릴 수 있도록 지원한다. 온라인 게임, 스트리밍, 다운로드 등 대역폭이 필요한 활동에 이상적이다.
다양한 플랫폼 지원
서프샤크 VPN은 다양한 플랫폼 및 디바이스에서 사용할 수 있다. 윈도우, 맥OS, iOS, 안드로이드 등 다양한 운영체제 및 디바이스에서 호환되어 사용자가 어디서나 안전한 인터넷을 즐길 수 있다.
디바이스 무제한 연결
서프샤크 VPN은 무제한 연결을 제공하여 사용자가 필요할 때 언제든지 디바이스의 갯수에 상관없이 VPN을 사용할 수 있다.