오늘날, 중소기업들에게는 클라우드에서 할 수 없는 일이란 없다. 문제는 비용이다. 베이스캠프(Basecamp), 야머(Yammer), 구글 독스(Google Docs) 등에 현금을 투자하는 것도 나쁘지 않지만, 대안들 또한 넘쳐나는 것이 현실이다. 더 많은 기능을 제공하거나 혹은 가격이 저렴한, 또는 이 둘 모두를 갖춘 아래 6가지 웹 기반 툴을 기능 위주로 분류해보았다.

일반 협업: 포디오(Podio)
포디오는 여전히 베이스캠프 같은 대형 소프트웨어의 그늘 아래 있지만, 차세대 지식 노동자들이 찾는 협업 툴로 급부상하고 있다. 덴마크에서 설립되고 지난 해 시트릭스(Citrix)가 인수된 이후, 새로운 기능을 지속적으로 발표하고 있다.

포디오의 앱 마켓 플레이스는 탁월하다. 각 기업의 니즈에 맞는 작업 공간을 구축할 수 있게 해준다.

(대부분의 협업 시스템처럼) 과도한 이메일 교환을 없애기 위해 설계된 구조는 상대적으로 단순하다. 사용자는 직원들을 포디오의 내부 통신 네트워크로 초대한 후에 협업할 수 있는 여러 "작업공간(Workspace)"을 생성하면 된다. 작업공간별로 외부인의 입장을 허용해 광범위한 직원 네트워크와 분리할 수 있다.

포디오의 핵심 가치는 사실 기본적인 협업과 프로젝트 관리 시스템이 아니라 혁신적인 앱 사용에 있다. 포디오에 내장된 마켓에는 자산관리, 아틀리에 관리, 기업 인수 시의 상당한 주의 프로세스 구조화 등 업무에 필요한 수천 개에 달하는 전용 앱이 포함돼 있다. 몇 번의 클릭을 거치면 포디오는 일반적인 프로젝트 관리 툴에서 특별한 툴로 변모한다.

아이폰과 안드로이드용 모바일 앱.
가격 정책: 사용자 5명까지 무료, 추가 사용자 1인당 월 9달러.

작업흐름 관리: 어피니티라이브(AffinityLive)
서비스 또는 컨설팅 업계에 종사하는 사람들에게는 진행 중인 프로젝트를 단순하게 관리하는 것이 관건이다. 다양한 클라이언트를 추적하고 시간을 기록하며 하도급업자의 근무시간 기록표를 수집하고 부재기간 중 할인되는 임대비용 관리와 송장 발부 등에 소요되는 시간을 다른 일에 쓰는 것이 더 효율적이다.

어피니티라이브는 클라이언트 활동을 쉽게 추적할 수 있도록 중앙 데이터베이스를 구축해준다.

이를 위해 어피니티라이브는 (구글, 오피스 365, 익스체인지 등으로부터) 이메일, 주소록, 일정을 취합하고 모든 클라이언트에 관한 중앙 데이터베이스를 구축한다. 사용자는 이를 통해 그것들과 상호작용하는 방법을 관리할 수 있다. 각 클라이언트는 자체적인 활동 스트림을 갖게 되고 받은 메시지는 자동으로 툴로 가져오게 된다. 연락처가 전망에서 활성화된 클라이언트로 진행되면 시스템 내에서 업데이트되고 추적된다.

무료 버전은 기능이 그리 뛰어나지 않다. 그저 보기 좋은 연락처 데이터베이스 시스템에 지나지 않는다. 하지만 사용자 1인당 월 29달러를 지불하면 캘린더를 통합하고 (근무기록 시간표 보고를 포함하여) 작업흐름 관리를 수행하고 견적 준비 및 발송 등의 CRM 활동에 접근할 수 있다. 서비스 계약 관리, 부재기간 중 할인되는 임대비용 추적, 반복되는 또는 자동으로 갱신되는 송장 처리 등의 고급 기능은 사용자 1인당 월 59달러를 지불하면 사용할 수 있다.

모바일 앱 없음 (사이트는 모바일 친화적).
가격 정책: 필요한 기능에 따라 무료부터 사용자 1인당 월 59달러.

위키(Wiki) 구축: 핵패드(Hackpad)
위키 구축 서비스는 복잡하고 지저분하며 최종 사용자보다는 코드 작성자들에 의해 주도되는 것으로 악명이 높다. 여러 서비스의 초기 환경설정이 매우 지루하기 때문에 데이터베이스를 생성하고 관리하기는커녕 위키를 구축하겠다는 생각을 버릴 때까지 이런 지루함을 참아야 한다.

핵패드의 깨끗하고 직관적인 인터페이스.

하지만 핵패드는 다르다. 이 엄청나게 단순한 위키 관리자는 몇 분이면 마스터할 수 있다. 몇 단계만 거치면 위키를 생성할 수 있다 (전용 키워드.hackpad.com 도메인명을 갖게 된다). 협업자들을 초대하거나 일반 사용자가 편집하도록 공개할 수 있다. (+) 버튼을 클릭하면 새로운 문서를 생성할 수 있다. 복수의 사용자가 실시간으로 편집할 수 있으며, 좌측의 사이드바는 누가 무엇을 작성했는지 표시한다. 모든 것이 매우 직관적이며 단순하고 잘 정돈되어 있다. 세련된 것을 원한다면 이것을 이용해 확인목록을 작성하거나 비디오 또는 사진을 첨부하거나 공동 개발환경에서 코드를 작성할 수도 있다.

핵패드로 개발한 공공 사이트는 무료다. 사설 위키는 30일 또는 최대 5명의 사용자까지 무료이다 (둘 중 긴 것 적용). 그 후에는 사용자 1인당 단돈 2달러만 지불하면 되고, 덤으로 프리미엄 지원도 받을 수 있다. 위키를 구축하면 많은 도움이 된다.

모바일 앱 없음.
가격 정책: 사용자 5명까지 무료이며, 추가 사용자 1인당 월 2달러.