2020.11.17

악마는 디테일에 있다··· ‘SaaS’ 비용 추정에서 저지르는 4가지 실수

Jeff Lazarto | CIO
흔히들 ‘악마는 디테일에 있다’라고 말하곤 한다. 서비스형 소프트웨어(Software as a Service, SaaS) 도입 비용을 추정할 때 저지르지 말아야 할 실수를 소개한다. 

‘SaaS 솔루션으로의 마이그레이션’을 포함하는 디지털 트랜스포메이션 이니셔티브를 검토 중이라면 평가해야 할 핵심 요소가 무엇일까? 바로 총비용이다. 여기서 더 나아가, 총비용을 정확하게 추정하려면? 비용을 SaaS 구독으로 인한 연간 계약 금액이라는 외부 비용과 일회성 설치 또는 구매 비용으로 세분화하는 게 좋다. 

여기서 살펴볼 ‘4가지 흔한 실수’를 피한다면 SaaS 도입 비용을 정확하게 추산하는 데 도움이 될 것이다. 
 
ⓒGetty Images

1. SaaS 업체나 SI 파트너가 제시한 견적을 신뢰하는 것
SaaS 업체의 주된 관심사는 구독 모델로 계약을 성사시키는 것이다. SaaS 업체 입장에서 하지 말아야 할 것은 도입 비용을 높게 책정해 고객을 놀라게 하는 일이다. 고객이 다른 파트너를 고려하거나 심지어는 프로젝트를 취소 및 연기할 수 있어서다. SI 파트너에게도 동일한 원칙이 적용된다. 이들은 가능한 한 빨리 거래를 체결하고 프로젝트를 시작하길 원한다. 

이런 이유로 SaaS 업체와 SI 파트너 모두 처음에는 고객이 도망가지 않도록 도입 비용을 낮게 제시하고, 이를 유지하느라 견적은 비현실적인 가정을 바탕으로 작성하거나 고객의 LoE(level of effort)을 생략할 수 있다.

예를 들면 고객에게 아주 최소한의 구성 작업만으로 베스트 프랙티스를 도입할 것이라고 가정해 견적을 내는 경우가 있다. 또는 변화 관리에 필요한 지원이 비현실적으로 낮은 설치 프로젝트로 가정해 견적을 내기도 한다. 

견적이 정확하지 않다는 뜻은 아니다. 규정한 범위와 가정에서는 정확할 수 있다. 여기서 고객의 과제는 이 규정된 범위와 가정이 디지털 트랜스포메이션 목표를 달성하는 데 필요한 전체 업무 범위를 현실적으로 반영하는지 검토하는 것이다. 

이를테면 고객이 특정 기간(예: 영업일 기준 3일) 이내에 모든 결정을 내릴 것이라고 가정하는 경우가 많다. 설명하자면, 이렇게 짧은 시간에 의사결정을 내리는 게 타당한지 그리고 이렇게 단기간에 결정을 내릴 수 있는지 확인할 필요가 있다. 

2. 고객의 책임과 LOE를 적절하게 정의하지 않은 것
앞서 언급한 것처럼 SaaS 업체 혹은 SI 파트너는 고객의 LOE를 생략하고 프로젝트에서 자신이 할 작업만 검토할 수 있다. 또는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 고객 LOE의 일부분만 고려해 견적을 낼 수도 있다. 다시 말해, 성공적인 구축을 위해 필요한 모든 작업이 프로젝트에 반영되지 않을 수도 있다는 의미다. 

따라서 고객은 견적이 정확하다고 가정해서는 안 된다. 견적에는 해당 범위 및 내용 등이 잘못되거나 달라질 상황을 대비한 예비비(Contingency)를 포함시켜야 한다. 더욱이 파트너는 고객 기업의 역량 및 생산성 수준을 추정할 인사이트가 거의 없다고 봐야 하기 때문에 LOE 추정치는 훨씬 더 정확하지 않으리라 예상해야 한다. 

물론 프로젝트에 적절한 인력을 배치하려면 예상되는 LOE를 정확하게 파악해야 한다. 일반적으로 자주 놓치는 고객 책임에는 데이터 정리, 레거시 시스템 준비, 교육 제공, 거버넌스 및 지원 프로세스 개발 등이 있다. 

특정 책임을 빼먹거나 과소평가하면 프로젝트 진행 중에 추가 인력을 찾아야 하거나, 범위가 변경되는 문제에 직면할 수 있다. 이렇게 되면 작업을 완료하는 데 더 많은 시간을 할애해야 하거나, 파트너에게 책임 중 일부를 맡겨야 해 프로젝트가 지연될 수 있다. 

어느 쪽이든 이는 견적 과정의 일부로써, 예산 편성 및 계획 목적으로 견적을 내기 전에 다룰 수 있는 또는 다뤄야 하는 예측 가능한 리스크다. 

3. 여러 구독 비용을 바탕으로 도입 비용을 추정하는 것
많은 기업이 이 함정에 빠진다. 대략적으로 도입 비용을 추정하는 경우에도 그렇다. 이 방법의 문제점은 두 가지다.  첫째, 실제 도입 비용은 프로젝트 범위를 완료하는 데 필요한 LOE를 기준으로 해야 한다는 것이다. 

프로젝트 범위는 필요한 구성, 통합, 비즈니스 프로세스 변경 등의 수와 복잡성에 따라 달라진다. 동일한 SaaS BoM(Bill of Materials)이라도 도입 비용에 영향을 미치는 요인이 다를 수 있다. 구독 비용은 고객사 내부에서 필요한 LOE와 리소스 요건을 고려하지 않는다.

둘째, 협상한 구독 비용이 높을수록 도입 비용의 배수가 커진다는 것이다. 도입 비용은 고객의 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 것이다. 도입 비용은 구독 비용에 좌우되지 않는다. 

반면에 구독 비용은 훨씬 더 많은 협상 기회를 제공한다. 할인 역시 BoM과 규모가 비슷한 거래라도 크게 다를 수 있다. 따라서 이전 프로젝트 구독 비용과 당시 도입 비용을 바탕으로 현 프로젝트 구축 비용을 추정할 경우, 정확하지 않을 확률이 높고 실제 도입 비용과 상당히 다를 수 있다. 

4. 고정 요금 견적에 의존한 것
고정 요금, 심지어는 변동 범위를 명시한 초기 고정 요금조차도 추가 비용이 발생하지 않을 것이라고 믿는 일부 기업이 있다. 명심해야 할 사항은 고정 요금은 규정된 범위와 가정에 있어 구축 파트너의 예상 LOE에만 적용된다는 점이다. 

고정 요금은 작업 시간과 리소스를 추정한 후, 견적이나 성능에 오차가 있을 때 이에 대응하기 위한 일정 비율의 예비비를 추가하는 방식으로 산출된다. 

일부 특수한 상황에서 고정 요금은 구체적으로 확인된 LOE 또는 실제 프로젝트 납품 및 완료에 관한 약속 없는 기간과 직접 연결될 수 있다. 그럼에도 불구하고 아래와 같은 프로젝트 범위 변경이 여전히 고정 비용에 영향을 준다.

• 범위 추가
• 도입 과정에서 잘못으로 드러난 가정
• 고객이 제때 업무 책임을 완수하지 못하는 경우
• 고객이 제때 결정을 내리지 못하는 경우
• 서드파티가 업무를 늦게 이행하는 경우


고정 요금에 포함된 예비비 비율을 잘 알고 있다면 이를 통해 구축 파트너의 견적이 얼마나 정확한지 판단할 수 있을 것이다. 개인적인 경험에 비춰볼 때, 프로젝트 비용 초과는 통상 다음의 3가지 때문에 발생한다. 

• 파트너 성과
• 고객 성과
• 범위 추가


따라서 (만약 알고 있다면) 고정 요금에 포함된 예비비에 3을 곱해 총 프로젝트 예산에 추가해야 하는 더욱더 현실적인 예비비를 확인할 수 있다. 때때로 이 예비비 비율이 다른 일반적인 프로젝트에 반영하는 것보다 훨씬 더 큰 경우가 있다. 하지만 이는 디지털 트랜스포메이션 이니셔티브에 적용하기에 훨씬 더 적절한 방법이다. 

운영위원회를 찾아가 더 많은 추가 자금을 요청하는 상황은 결코 즐겁지 않다. 이런 상황을 피하는 가장 좋은 방법은 고객의 LOE를 철저히 파악하는 것은 물론 현실적인 범위와 가정을 토대로 견적을 내는 것이다. 또한 디지털 트랜스포메이션 프로그램에 적합한 현실적인 예비비를 반영하는 것도 중요하다.

* Jeff Lazarto는 협상 및 프로젝트 실행 전략을 개발하는 어퍼엣지(UpperEdge)의 캘리포니아 오피스를 맡고 있다. ciokr@idg.co.kr
 



2020.11.17

악마는 디테일에 있다··· ‘SaaS’ 비용 추정에서 저지르는 4가지 실수

Jeff Lazarto | CIO
흔히들 ‘악마는 디테일에 있다’라고 말하곤 한다. 서비스형 소프트웨어(Software as a Service, SaaS) 도입 비용을 추정할 때 저지르지 말아야 할 실수를 소개한다. 

‘SaaS 솔루션으로의 마이그레이션’을 포함하는 디지털 트랜스포메이션 이니셔티브를 검토 중이라면 평가해야 할 핵심 요소가 무엇일까? 바로 총비용이다. 여기서 더 나아가, 총비용을 정확하게 추정하려면? 비용을 SaaS 구독으로 인한 연간 계약 금액이라는 외부 비용과 일회성 설치 또는 구매 비용으로 세분화하는 게 좋다. 

여기서 살펴볼 ‘4가지 흔한 실수’를 피한다면 SaaS 도입 비용을 정확하게 추산하는 데 도움이 될 것이다. 
 
ⓒGetty Images

1. SaaS 업체나 SI 파트너가 제시한 견적을 신뢰하는 것
SaaS 업체의 주된 관심사는 구독 모델로 계약을 성사시키는 것이다. SaaS 업체 입장에서 하지 말아야 할 것은 도입 비용을 높게 책정해 고객을 놀라게 하는 일이다. 고객이 다른 파트너를 고려하거나 심지어는 프로젝트를 취소 및 연기할 수 있어서다. SI 파트너에게도 동일한 원칙이 적용된다. 이들은 가능한 한 빨리 거래를 체결하고 프로젝트를 시작하길 원한다. 

이런 이유로 SaaS 업체와 SI 파트너 모두 처음에는 고객이 도망가지 않도록 도입 비용을 낮게 제시하고, 이를 유지하느라 견적은 비현실적인 가정을 바탕으로 작성하거나 고객의 LoE(level of effort)을 생략할 수 있다.

예를 들면 고객에게 아주 최소한의 구성 작업만으로 베스트 프랙티스를 도입할 것이라고 가정해 견적을 내는 경우가 있다. 또는 변화 관리에 필요한 지원이 비현실적으로 낮은 설치 프로젝트로 가정해 견적을 내기도 한다. 

견적이 정확하지 않다는 뜻은 아니다. 규정한 범위와 가정에서는 정확할 수 있다. 여기서 고객의 과제는 이 규정된 범위와 가정이 디지털 트랜스포메이션 목표를 달성하는 데 필요한 전체 업무 범위를 현실적으로 반영하는지 검토하는 것이다. 

이를테면 고객이 특정 기간(예: 영업일 기준 3일) 이내에 모든 결정을 내릴 것이라고 가정하는 경우가 많다. 설명하자면, 이렇게 짧은 시간에 의사결정을 내리는 게 타당한지 그리고 이렇게 단기간에 결정을 내릴 수 있는지 확인할 필요가 있다. 

2. 고객의 책임과 LOE를 적절하게 정의하지 않은 것
앞서 언급한 것처럼 SaaS 업체 혹은 SI 파트너는 고객의 LOE를 생략하고 프로젝트에서 자신이 할 작업만 검토할 수 있다. 또는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 고객 LOE의 일부분만 고려해 견적을 낼 수도 있다. 다시 말해, 성공적인 구축을 위해 필요한 모든 작업이 프로젝트에 반영되지 않을 수도 있다는 의미다. 

따라서 고객은 견적이 정확하다고 가정해서는 안 된다. 견적에는 해당 범위 및 내용 등이 잘못되거나 달라질 상황을 대비한 예비비(Contingency)를 포함시켜야 한다. 더욱이 파트너는 고객 기업의 역량 및 생산성 수준을 추정할 인사이트가 거의 없다고 봐야 하기 때문에 LOE 추정치는 훨씬 더 정확하지 않으리라 예상해야 한다. 

물론 프로젝트에 적절한 인력을 배치하려면 예상되는 LOE를 정확하게 파악해야 한다. 일반적으로 자주 놓치는 고객 책임에는 데이터 정리, 레거시 시스템 준비, 교육 제공, 거버넌스 및 지원 프로세스 개발 등이 있다. 

특정 책임을 빼먹거나 과소평가하면 프로젝트 진행 중에 추가 인력을 찾아야 하거나, 범위가 변경되는 문제에 직면할 수 있다. 이렇게 되면 작업을 완료하는 데 더 많은 시간을 할애해야 하거나, 파트너에게 책임 중 일부를 맡겨야 해 프로젝트가 지연될 수 있다. 

어느 쪽이든 이는 견적 과정의 일부로써, 예산 편성 및 계획 목적으로 견적을 내기 전에 다룰 수 있는 또는 다뤄야 하는 예측 가능한 리스크다. 

3. 여러 구독 비용을 바탕으로 도입 비용을 추정하는 것
많은 기업이 이 함정에 빠진다. 대략적으로 도입 비용을 추정하는 경우에도 그렇다. 이 방법의 문제점은 두 가지다.  첫째, 실제 도입 비용은 프로젝트 범위를 완료하는 데 필요한 LOE를 기준으로 해야 한다는 것이다. 

프로젝트 범위는 필요한 구성, 통합, 비즈니스 프로세스 변경 등의 수와 복잡성에 따라 달라진다. 동일한 SaaS BoM(Bill of Materials)이라도 도입 비용에 영향을 미치는 요인이 다를 수 있다. 구독 비용은 고객사 내부에서 필요한 LOE와 리소스 요건을 고려하지 않는다.

둘째, 협상한 구독 비용이 높을수록 도입 비용의 배수가 커진다는 것이다. 도입 비용은 고객의 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 것이다. 도입 비용은 구독 비용에 좌우되지 않는다. 

반면에 구독 비용은 훨씬 더 많은 협상 기회를 제공한다. 할인 역시 BoM과 규모가 비슷한 거래라도 크게 다를 수 있다. 따라서 이전 프로젝트 구독 비용과 당시 도입 비용을 바탕으로 현 프로젝트 구축 비용을 추정할 경우, 정확하지 않을 확률이 높고 실제 도입 비용과 상당히 다를 수 있다. 

4. 고정 요금 견적에 의존한 것
고정 요금, 심지어는 변동 범위를 명시한 초기 고정 요금조차도 추가 비용이 발생하지 않을 것이라고 믿는 일부 기업이 있다. 명심해야 할 사항은 고정 요금은 규정된 범위와 가정에 있어 구축 파트너의 예상 LOE에만 적용된다는 점이다. 

고정 요금은 작업 시간과 리소스를 추정한 후, 견적이나 성능에 오차가 있을 때 이에 대응하기 위한 일정 비율의 예비비를 추가하는 방식으로 산출된다. 

일부 특수한 상황에서 고정 요금은 구체적으로 확인된 LOE 또는 실제 프로젝트 납품 및 완료에 관한 약속 없는 기간과 직접 연결될 수 있다. 그럼에도 불구하고 아래와 같은 프로젝트 범위 변경이 여전히 고정 비용에 영향을 준다.

• 범위 추가
• 도입 과정에서 잘못으로 드러난 가정
• 고객이 제때 업무 책임을 완수하지 못하는 경우
• 고객이 제때 결정을 내리지 못하는 경우
• 서드파티가 업무를 늦게 이행하는 경우


고정 요금에 포함된 예비비 비율을 잘 알고 있다면 이를 통해 구축 파트너의 견적이 얼마나 정확한지 판단할 수 있을 것이다. 개인적인 경험에 비춰볼 때, 프로젝트 비용 초과는 통상 다음의 3가지 때문에 발생한다. 

• 파트너 성과
• 고객 성과
• 범위 추가


따라서 (만약 알고 있다면) 고정 요금에 포함된 예비비에 3을 곱해 총 프로젝트 예산에 추가해야 하는 더욱더 현실적인 예비비를 확인할 수 있다. 때때로 이 예비비 비율이 다른 일반적인 프로젝트에 반영하는 것보다 훨씬 더 큰 경우가 있다. 하지만 이는 디지털 트랜스포메이션 이니셔티브에 적용하기에 훨씬 더 적절한 방법이다. 

운영위원회를 찾아가 더 많은 추가 자금을 요청하는 상황은 결코 즐겁지 않다. 이런 상황을 피하는 가장 좋은 방법은 고객의 LOE를 철저히 파악하는 것은 물론 현실적인 범위와 가정을 토대로 견적을 내는 것이다. 또한 디지털 트랜스포메이션 프로그램에 적합한 현실적인 예비비를 반영하는 것도 중요하다.

* Jeff Lazarto는 협상 및 프로젝트 실행 전략을 개발하는 어퍼엣지(UpperEdge)의 캘리포니아 오피스를 맡고 있다. ciokr@idg.co.kr
 

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