2020.09.17

기고 | 인프라 외주 시 피해야 할 실수 5가지

Greg Hall | CIO
관리형 서비스 제공업체(MSP)에게 의뢰하는 인프라 외주 접근법은 나름대로 장점이 있다. 내부에서 직접 하는 것보다 저렴한 지원 비용, 가변적인 자원 단가, 프로젝트 자원 제공 주기 단축 등이다. 반면, 인프라 외주에는 위험도 따른다. 즉, MSP는 고객에게 필요한 것이 아닌 고객이 요청한 것만 딱 제공할 가능성이 있다. 치러야 할 비용이 예상보다 클 수도 있다. 

여기 조직이 MSP에게 인프라 외주를 의뢰할 때 흔히 저지르는 치명적인 실수 5가지와 그 예방법을 소개한다. 이러한 실수를 인지하고 선제적 조치를 취해 실수를 줄인다면 외주의 장점을 누리는 한편 외주 결정이라는 비즈니스 사례를 유지할 뿐만 아니라 강화할 수도 있게 될 것이다.
 
ⓒImage Credit : Getty Images Bank

기본 필요 사항을 모른 채 업체 물색에 나서는 것
외주 계획을 진행하는 조직들은 자신들이 필요로 하는 기본적 리소스 요구 사항을 명확하고 정확하게 파악하고 있다고 자신하지만 막상 누군가 들어와서 사내에 실제로 있는 것을 감사하거나 조사하면 뜻밖의 사실을 알게 되는 경우가 많다.

조사는 직접 실시하여 적정 필요 수량 및 용량을 알고 업체 물색에 나서는 것이 매우 중요하다. 적정 수량을 알면 최저가로 지원을 확보하고 그 지원과 관련된 단위 지표를 확보하는 데에 도움이 된다. ‘업체 물색에 나서기 앞서’ 백엔드를 살펴보지 않는다면, 비용을 잘 파악했다고 생각하고 업체를 선정했지만 나중에 기본 소요 공간에 대한 가정을 잘못했다는 것과 비용이 예상보다 높다는 것을 알게 되는 경우가 생길 수 있다.

만약 견적을 받은 물량에 추가를 하는 경우라면 해당 소요 공간의 지원에 대한 가격을 좌우할 수 있는 힘도 잃는다. 업체 선정 후에 추가 자원 청구/축소 자원 할인(ARC/RRC)에 따른 비용 조정분을 즉시 적용하는 것은 좋지 않다. 왜냐하면 해당 비즈니스 사례가 위험해질 가능성이 있기 때문이다. “이처럼 기본 수치가 업데이트되고 관련 비용이 달라졌는데도 여전히 비즈니스 케이스가 적절한가?”와 같은 질문을 해결해야 한다.

언제나 가장 좋은 것은 기본 필요 용량을 미리 설정해 두는 것이다. 그래야만 절차를 성숙시켜 나가면서 궁극적으로 업체를 선택하는 과정에서 해당 비즈니스 케이스를 입증할 수 있고 중대한 변화 없이 추진해 나갈 수 있다.

수요 예측을 등한시 하는 것
적절한 수요 예측은 일련의 관점에서 볼 때 매우 중요하다. 그 중에서도 특히, 기본 소요 공간의 비용이 얼마인지 미리 파악할 수 있어야 하며, 예측된 수요를 기준으로 계약 기간 동안 그 비용 구조에 변경 사항을 적용할 수 있어야 한다.

그러한 기준점과 예측 수요를 활용하면 MPS들에게 기본 매출 및 해당 예측 수요와 연계된 매출 증가분에 대한 가시성을 제공할 수 있다. 이러한 가시성이 생기면 MSP들은 기준 가격과 할인에 보다 적극적으로 나설 것이다.

그러한 가시성을 이해하고 이를 거래 업체에게 제공한다면 초기에 적절한 기준 가격을 설정하는 데 도움이 될 것이다. 일단 설정된 기준 가격은 나중에 계약 기간 동안 기준점에서 벗어난 ARC/RRC 모델을 적절히 설정할 기반이 된다. 수요를 제대로 예측하지 않으면 시간이 지나면서 비즈니스 사례가 약화될 것이다.

과거 성과 지표를 무시하는 것
현재 인프라를 직접 지원 중이든 외부 업체에게 지원을 맡겼지만 업체 변경을 추진 중이든 간에, 예상 성능 기대치만으로 업체를 물색하는 실수를 범해서는 안된다. 현재 성능 지표는 물론 최소한 과거 6개월 간의 성능 지표를 준비해 가야 한다.

최소한 지난 6개월 간의 시스템의 성능과 사고 대응 시간, 서비스 요청 수행을 보여주는 객관적인 자료를 갖고 업체 물색에 나선다면, 선정 업체 또는 평가 업체와 현재 성과 현황 및 향후 성과 기대치를 협상하고 수락하는 것이 수월해질 것이다. 또한, 이 기준점에 빠르게 도달할 수 있게 된다. 서비스 수준 계약서 자체에 위약 조항이 없을 때 생산량 증가 기간이 한정된 경우이다. 이는 서비스 지원 및 보증과 관련이 있다.

최신 서비스 기록 업데이트를 깜박 잊는 것
더불어 현재 수행 중인 모든 서비스의 기록을 반드시 업데이트한 후에 진행해야 한다. 현재 수행 중인 서비스 전체를 파악하고 검토하여 승인을 받는 과정은 서비스 비용을 제대로 자세하게 살펴보는 데 도움이 된다.

다른 작업이나 서비스 중에서 현재는 하고 있지 않지 않지만 외주 서비스의 범위에 추가하고 싶거나 실행 방식을 달리하고 싶은 것은 무엇인지 파악하는 것이 좋다. 단 거래 업체가 수행해 주었으면 하는 일상 작업 중 가능한 것을 모두 기록하는 것은 항상 필요한 것은 아니며 현실성이 없을 수도 있다. 

외주 서비스의 범위를 기록할 때에는 “다음 내용을 포함하되 그 내용에 국한되지는 않는다”라든지 “본 책임과 관련된 활동의 표본에 포함되는 것은”과 같은 문구를 사용하도록 한다. 서비스 범위를 미리 문서화해 두는 것은 매우 중요하다. 누락되는 것이 있으면 거래 업체가 나중에 변경 주문을 내놓을 빌미가 되기 때문이다.

MSP들에게 평가 과정 내내 주도권을 뺏기는 것
원치 않는 범위의 확장이나 일관성 없는 제안 대응과 관련된 위험을 크게 줄이는 방법은 서비스 범위를 둘러싼 이야기, 그리고 어떻게 그 서비스의 변동 사항의 비용을 산출하고 규정된 지표에 결부시킬 것인가 하는 이야기 자체를 관리하고 통제하는 것이다. 

그렇기 때문에 서버 대수, 서버 분류 방식, 계열, 계층별 라우터 스위치 대수(소형, 중형 또는 대형 라우터), 무선 접근점 등과 같은 측면에서 인프라 상태를 관리, 캡처, 수량화, 정규화 하는 것이 그토록 중요한 것이다.

그러한 지표가 어떤 것인지 파악하고 수요 예측에 맞출 수 있다면 업체를 물색할 때 지표 및 수량화 된 환경에 맞는 구체적인 기준 가격을 요청할 수 있다. 잠재적인 업체 모두에게 종합적이고 구체적인 제안 요청 요건과 기준 지표, 그리고 예측 수요를 제공한다면 정규화된 제안서를 받아볼 수 있게 되므로 같은 내용으로 업체 간 비교를 할 수 있다. 그러면 어떤 업체가 서비스에 대한 책임 측면뿐만 아니라 서비스 비용 측면에서 가장 적합할 지에 대해서 보다 많은 정보를 활용한 결정을 내리는 데 도움이 될 것이다.

인프라 관리 서비스에 있어서 서비스 발주 및 계약 후 치명적인 실수를 예방하려면 업체 물색에 나설 때 미리 이러한 종류의 계획으로 시작하는 것이 매우 중요하다. 준비가 최고의 예방이라는 격언에는 일리가 있다. 이 경우, 준비는 외주 인프라 관리 서비스와 연관된 위험 중 일부를 경감하는 데 도움이 될 것이다. 

* Greg Hall은 IT 소싱 관련 컨설팅을 제공하는 어퍼엣지의 디렉터다. ciokr@idg.co.kr
 



2020.09.17

기고 | 인프라 외주 시 피해야 할 실수 5가지

Greg Hall | CIO
관리형 서비스 제공업체(MSP)에게 의뢰하는 인프라 외주 접근법은 나름대로 장점이 있다. 내부에서 직접 하는 것보다 저렴한 지원 비용, 가변적인 자원 단가, 프로젝트 자원 제공 주기 단축 등이다. 반면, 인프라 외주에는 위험도 따른다. 즉, MSP는 고객에게 필요한 것이 아닌 고객이 요청한 것만 딱 제공할 가능성이 있다. 치러야 할 비용이 예상보다 클 수도 있다. 

여기 조직이 MSP에게 인프라 외주를 의뢰할 때 흔히 저지르는 치명적인 실수 5가지와 그 예방법을 소개한다. 이러한 실수를 인지하고 선제적 조치를 취해 실수를 줄인다면 외주의 장점을 누리는 한편 외주 결정이라는 비즈니스 사례를 유지할 뿐만 아니라 강화할 수도 있게 될 것이다.
 
ⓒImage Credit : Getty Images Bank

기본 필요 사항을 모른 채 업체 물색에 나서는 것
외주 계획을 진행하는 조직들은 자신들이 필요로 하는 기본적 리소스 요구 사항을 명확하고 정확하게 파악하고 있다고 자신하지만 막상 누군가 들어와서 사내에 실제로 있는 것을 감사하거나 조사하면 뜻밖의 사실을 알게 되는 경우가 많다.

조사는 직접 실시하여 적정 필요 수량 및 용량을 알고 업체 물색에 나서는 것이 매우 중요하다. 적정 수량을 알면 최저가로 지원을 확보하고 그 지원과 관련된 단위 지표를 확보하는 데에 도움이 된다. ‘업체 물색에 나서기 앞서’ 백엔드를 살펴보지 않는다면, 비용을 잘 파악했다고 생각하고 업체를 선정했지만 나중에 기본 소요 공간에 대한 가정을 잘못했다는 것과 비용이 예상보다 높다는 것을 알게 되는 경우가 생길 수 있다.

만약 견적을 받은 물량에 추가를 하는 경우라면 해당 소요 공간의 지원에 대한 가격을 좌우할 수 있는 힘도 잃는다. 업체 선정 후에 추가 자원 청구/축소 자원 할인(ARC/RRC)에 따른 비용 조정분을 즉시 적용하는 것은 좋지 않다. 왜냐하면 해당 비즈니스 사례가 위험해질 가능성이 있기 때문이다. “이처럼 기본 수치가 업데이트되고 관련 비용이 달라졌는데도 여전히 비즈니스 케이스가 적절한가?”와 같은 질문을 해결해야 한다.

언제나 가장 좋은 것은 기본 필요 용량을 미리 설정해 두는 것이다. 그래야만 절차를 성숙시켜 나가면서 궁극적으로 업체를 선택하는 과정에서 해당 비즈니스 케이스를 입증할 수 있고 중대한 변화 없이 추진해 나갈 수 있다.

수요 예측을 등한시 하는 것
적절한 수요 예측은 일련의 관점에서 볼 때 매우 중요하다. 그 중에서도 특히, 기본 소요 공간의 비용이 얼마인지 미리 파악할 수 있어야 하며, 예측된 수요를 기준으로 계약 기간 동안 그 비용 구조에 변경 사항을 적용할 수 있어야 한다.

그러한 기준점과 예측 수요를 활용하면 MPS들에게 기본 매출 및 해당 예측 수요와 연계된 매출 증가분에 대한 가시성을 제공할 수 있다. 이러한 가시성이 생기면 MSP들은 기준 가격과 할인에 보다 적극적으로 나설 것이다.

그러한 가시성을 이해하고 이를 거래 업체에게 제공한다면 초기에 적절한 기준 가격을 설정하는 데 도움이 될 것이다. 일단 설정된 기준 가격은 나중에 계약 기간 동안 기준점에서 벗어난 ARC/RRC 모델을 적절히 설정할 기반이 된다. 수요를 제대로 예측하지 않으면 시간이 지나면서 비즈니스 사례가 약화될 것이다.

과거 성과 지표를 무시하는 것
현재 인프라를 직접 지원 중이든 외부 업체에게 지원을 맡겼지만 업체 변경을 추진 중이든 간에, 예상 성능 기대치만으로 업체를 물색하는 실수를 범해서는 안된다. 현재 성능 지표는 물론 최소한 과거 6개월 간의 성능 지표를 준비해 가야 한다.

최소한 지난 6개월 간의 시스템의 성능과 사고 대응 시간, 서비스 요청 수행을 보여주는 객관적인 자료를 갖고 업체 물색에 나선다면, 선정 업체 또는 평가 업체와 현재 성과 현황 및 향후 성과 기대치를 협상하고 수락하는 것이 수월해질 것이다. 또한, 이 기준점에 빠르게 도달할 수 있게 된다. 서비스 수준 계약서 자체에 위약 조항이 없을 때 생산량 증가 기간이 한정된 경우이다. 이는 서비스 지원 및 보증과 관련이 있다.

최신 서비스 기록 업데이트를 깜박 잊는 것
더불어 현재 수행 중인 모든 서비스의 기록을 반드시 업데이트한 후에 진행해야 한다. 현재 수행 중인 서비스 전체를 파악하고 검토하여 승인을 받는 과정은 서비스 비용을 제대로 자세하게 살펴보는 데 도움이 된다.

다른 작업이나 서비스 중에서 현재는 하고 있지 않지 않지만 외주 서비스의 범위에 추가하고 싶거나 실행 방식을 달리하고 싶은 것은 무엇인지 파악하는 것이 좋다. 단 거래 업체가 수행해 주었으면 하는 일상 작업 중 가능한 것을 모두 기록하는 것은 항상 필요한 것은 아니며 현실성이 없을 수도 있다. 

외주 서비스의 범위를 기록할 때에는 “다음 내용을 포함하되 그 내용에 국한되지는 않는다”라든지 “본 책임과 관련된 활동의 표본에 포함되는 것은”과 같은 문구를 사용하도록 한다. 서비스 범위를 미리 문서화해 두는 것은 매우 중요하다. 누락되는 것이 있으면 거래 업체가 나중에 변경 주문을 내놓을 빌미가 되기 때문이다.

MSP들에게 평가 과정 내내 주도권을 뺏기는 것
원치 않는 범위의 확장이나 일관성 없는 제안 대응과 관련된 위험을 크게 줄이는 방법은 서비스 범위를 둘러싼 이야기, 그리고 어떻게 그 서비스의 변동 사항의 비용을 산출하고 규정된 지표에 결부시킬 것인가 하는 이야기 자체를 관리하고 통제하는 것이다. 

그렇기 때문에 서버 대수, 서버 분류 방식, 계열, 계층별 라우터 스위치 대수(소형, 중형 또는 대형 라우터), 무선 접근점 등과 같은 측면에서 인프라 상태를 관리, 캡처, 수량화, 정규화 하는 것이 그토록 중요한 것이다.

그러한 지표가 어떤 것인지 파악하고 수요 예측에 맞출 수 있다면 업체를 물색할 때 지표 및 수량화 된 환경에 맞는 구체적인 기준 가격을 요청할 수 있다. 잠재적인 업체 모두에게 종합적이고 구체적인 제안 요청 요건과 기준 지표, 그리고 예측 수요를 제공한다면 정규화된 제안서를 받아볼 수 있게 되므로 같은 내용으로 업체 간 비교를 할 수 있다. 그러면 어떤 업체가 서비스에 대한 책임 측면뿐만 아니라 서비스 비용 측면에서 가장 적합할 지에 대해서 보다 많은 정보를 활용한 결정을 내리는 데 도움이 될 것이다.

인프라 관리 서비스에 있어서 서비스 발주 및 계약 후 치명적인 실수를 예방하려면 업체 물색에 나설 때 미리 이러한 종류의 계획으로 시작하는 것이 매우 중요하다. 준비가 최고의 예방이라는 격언에는 일리가 있다. 이 경우, 준비는 외주 인프라 관리 서비스와 연관된 위험 중 일부를 경감하는 데 도움이 될 것이다. 

* Greg Hall은 IT 소싱 관련 컨설팅을 제공하는 어퍼엣지의 디렉터다. ciokr@idg.co.kr
 

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