‘BYOD 로 200만 달러 절감’ VM웨어 CIO의 성공 스토리

지난해 에버딘 그룹(Aberdeen Group)은 보고서를 통해 얼핏 이해하기 어려운 발표를 했다. 기업이 BYOD를 도입했을 때 모바일 기기 1,000대당 비용이 17만 달러까지 상승한다는 것이 골자였다.

거론된 이유는 숨은 비용이었다. 먼저 사용료가 상승한다. 직원들이 단체 가입에 따른 할인 요금을 적용 받지 못하기 때문이다. 또 처리해야 하는 비용 보고서의 수가 급증하면서 비용이 상승한다. 이밖에 설정, 보안, 컴플라이언스 비용이 상승한다.

이런 숨은 비용과 관련, 누클리어스 리서치(Nucleus Research)는 지난해 11월 CFO들의 반대로 BYOD 도입 추세가 조만간 주춤하게 될 것이라고 전망을 하기도 했다.

BYOD의 숨은 비용 없애기
그러나 이런 추세를 극복한 회사들이 있다. VM웨어가 그 중 하나다. VM웨어의 마크 에간 CIO는 "상당히 긍정적인 성과를 거뒀다. 미국에서는 휴대폰과 관련해서만 7자리 수의 비용을 절감했다"라고 언급했다. VM웨어는 2011년 4분기 BYOD를 전면 도입했다.

에간은 "BYOD에 상당히 개방적인 접근법을 가졌었지만 충분하지는 못했다. 현업 이용자들에게 새 장치를 즉시 제공할 수 없었다. 우리는 많은 비용을 지출했음에도 불구하고 그랬다. 각자 선택을 하도록 만들자고 판단한 계기다. 우리는 모든 직원들이 자유롭게 기기를 구입하면 관련 비용을 변제해주기로 했다. 현재 미국에서는 사용자 1인당 약 172달러를 지출하고 있다. 올해 미국에서만 약 200만 달러를 절감할 수 있을 것으로 추정하고 있다"라고 설명했다.

업무에 기기가 실제 필요한지 판단
간단해 보일지 모르겠다. 그러나 여기서 그쳤다면 VM웨어의 BYOD 비용 또한 다른 기업들 같이 통제 불능 상태로 치솟았을 것이다. 에간에 따르면, VM웨어가 가장 먼저 한 일은 회사가 모바일 기기를 지급한 직원들을 상대로 전사적인 조사를 실시해 각 개인이 실제 업무를 하면서 모바일 기기를 필요로 하는지 판단한 것이다.

그는 "'모바일 기기를 지급해야 하는 대상인가?'를 물었다. 초기 업무에 모바일 기기가 필요한지 판단하는 과정에 잘못이 있었다. 이러다 보니 적정 수준보다 많은 기기를 지급했다. 결국 IT 코스트센터(비용만을 발생시키는)가 되고 말았다. 우리는 수백 대의 스마트폰을 없앴다. 금액으로는 50만 달러에 해당한다"고 설명했다.

VM웨어는 회사가 업무에 모바일 기기가 필요하다고 판단한 임직원만 대상으로 모바일 기기를 지급하기로 규정한 이후, 2가지 변제 프로그램을 도입했다. 고객과 접촉하는 직원을 대상으로 한 프로그램, 고객과 접촉하지 않는 직원을 대상으로 하는 프로그램이다. 두 프로그램 모두 기기 구입 비용은 지불하지 않는다. 에간은 일찌감치 교훈을 터득했다고 말했다.

그는 "새 아이폰이 출시되면 갑자기 휴대폰 고장과 망실이 늘어났다. 우연일 수도 있다. 그러나 더 이상 이를 허용하지 않고 있다"고 말했다.

대신 고객과 접촉을 하는 직원들에게는 매월 모바일 관련 비용으로 최고 250달러를 변제해주고 있다. 고객과 직접 접촉을 하지 않는 직원들의 경우 70달러이다.

비즈니스 부문 책임자들이 비용을 부담
IT 부문의 예산에서 이런 비용을 부담하지도 않는다. 해당 직원이 소속된 부서가 비용을 책임진다. 즉 비즈니스 부문의 책임자들이 부하 직원들의 모바일 비용 지출을 조이도록 유도한 것이다. 동시에 이들은 사례에 따라 더 많은 금액을 변제할 권한을 갖는다.

에간은 "우리는 매달 경영진에 보고를 한다. 부서별로 전화기를 갖고 있는 사람들의 지출 내역을 보고하는 것이다. 비용은 매월 보고된다. 우리는 재무 부서와 함께 매달 보고서를 만들고 있다. 상호 견제와 균형을 추구하고 있는 것이다. 나는 비즈니스 부문 책임자들이 적절한 비용을 유지하도록 책임을 부과하고 있다"라고 설명했다.

에간이 VM웨어의 BYOD 관련 비용을 절약할 수 있었던 또 다른 방법이 있다. VM웨어의 호라이즌(Horizon) 장치 관리 솔루션 등을 이용한 지원을 제외하고는 직원 소유 기기에 기술 지원을 제공하지 않는 것이다. 기기 수리 등의 문제는 직원과 통신 사업자 또는 기기 제조업체 사이의 문제이다. 다만 긴급 상황을 대비한 저렴한 전화기를 일부 보유하고 있기는 하다.

그렇다면 이렇게 절약한 돈을 어디에 사용하고 있을까?

에간은 "200만 달러를 절약하지 못했다면 추진하지 못했을 IT 프로그램에 투자를 했다. 세일즈나 R&D 프로젝트 등 수익 창출과는 직접 관련이 없지만 중요한 기반 및 보안 프로그램이다"라고 설명을 했다.

BYOD 도입을 계획 중인 회사들에 대한 조언
그는 자신이 VM웨어에 재직하면서 내린 최고의 결정 가운데 하나는 전화기와 관련된 문제를 없애버린 것이라고 말했다. 그리고 그는 다른 회사들 또한 이렇게 할 수 있다고 강조했다.

에간은 BYOD를 고려하고 있는 기업들에게 "전화기부터 시작해야 한다. 다른 것보다 쉬운 방법이라고 생각한다. 이를 위해서는 경영진의 지지가 필요하다. 경영진이 지지를 하지 않는다면 성공할 수 없다. 나는 '올인(All In)'을 하라고 권장한다. 선택의 여지가 있으면 관리가 힘들어진다. 고민을 할 일이 많아진다"라고 조언을 했다.

또 "변화를 관리하는 것이 중요하다. 협업 툴을 사용해 직원들이 서로 지원을 할 수 있도록 해야 한다. 우리는 기업용 페이스북이라고 할 수 있는 '소셜캐스트(Socialcast)'를 사용하고 있다. 그냥 자연스러운 흐름에 모두가 참가하도록 유도하고 있다. 직원들이 스스로 문제를 해결하는 과정을 보면 놀랄 정도이다. 직원들간 협력이 놀라운 수준이다"고 말했다.

그는 마지막으로 "일관성을 유지해야 한다. 프로그램에 동참하지 않는 사람이 5%에 불과하더라도, 이 5%가 큰 문제를 일으킬 수 있다. 정책을 바로 잡아야 한다. 법무 부서와 협력해 직원들이 이를 준수하도록 만들어야 한다. 업종에 따라 참여가 더 저조할 수도 있다"라고 말했다. ciokr@idg.co.kr