2012.12.04

원격 오피스 '설치·관리·유지'는 이렇게

Rich Hein | CIO
요즘 지리적 제한이란 과거의 문제처럼 보인다. 그러나 원격 업무 공간은 기회와 도전을 동시에 안겨주는 주제다. 여기 원격 오피스 설립에 필요한 것은 무엇인지, 생산성을 높일 방안은 무엇인지 살펴본다.

지사 설립은 절대로 쉬운 일이 아니다. 새로운 위치 또는 직원들이 재택으로 근무하는지 여부에 상관없이 많은 문제를 해결해야 한다. 어디서부터 시작해야 할까? 어떻게 설치할 수 있을까? 직원들은 어떻게 더욱 효과적으로 더 많이 의사소통 할 수 있을까?

CIO.com은 애자일(Agile) 아웃소싱 서비스를 제공하는 카탈리스트 IT 서비스의 창업자이자 CEO인 마이클 로젠바움과 지사를 설립하고 유지하기 위해서 무엇이 필요한지에 관해 대화를 나누어 보았다.

로젠바움에 따르면 새로운 지사를 열 계획이라면 우선 시기를 결정해야 한다. "두 번째 사무실을 열기 전에, 그런 투자가 그만한 가치가 있는지를 주의 깊게 평가해 보아야 한다"라고 로젠바움은 말했다.

원거리에서 문화 유지하기
기업의 문화를 유지하는 것은 중요한 요소이다. 로젠바움은 "가장 큰 과제와 우리가 집중했던 초점은 포틀랜드(Portland) 사무소가 볼티모어 소재 기관의 연장선으로 자리매김하도록 하는 것이었다. 하나의 독립체로 분리되지 않도록 노력했다"라고 말했다.

"한 곳에서 무엇인가를 다듬고 개발하기 위해 열심히 일했는데 다른 곳에서는 이런 분위기를 이어나가지 못하면 결국 잠재적으로 원격 시장에서 일관되지 않으며 부정적인 평판을 생성할 수 있는 이질적인 지리적 허브를 구축하는 것이다. 이것은 기업의 관점에서 매우 위험한 일이다"라고 그는 말했다.

카탈리스트 IT 서비스는 확장의 필요성을 느끼자 새로운 지사를 설립하기 위해 20명의 직원을 파견했다.

로젠바움은 "새로운 곳에서 기반을 닦을 수 있도록 하기 위해 우리의 기업 문화를 잘 대변하는 직원들로 초기팀을 구성했다"라며, 직원들이 일단 그 체계에 익숙해지면 지사 설립이 훨씬 쉬워진다고 덧붙였다.

또한 로젠바움은 원격 위치에서 많은 IT 문제를 처리할 때는 직원을 직접 파견하는 훨씬 좋다고 말했다. 원격지에서는 발견할 수 없었던 문제도 발견할 수 있었으며 실현되지 못하고 묻혔을 중요한 문제들도 찾아내어 해결할 수 있었다는 설명이다.

그는 "직접 지원 의사를 밝히면 동지애와 기업의 문화를 지속적으로 구축할 수 있다"라고 말했다.

직원들의 재택근무를 허용할 생각이라면 사업마다의 차이점을 이해해야 한다. 작게 시작해서 시범 프로젝트를 진행하면서 업무를 처리하기 위해서 어떤 툴이 필요하며 의사소통을 위한 가장 좋은 방법은 무엇인지 알아본자.

의사소통에 실패하지 말라
의사소통 계획의 수립이 무엇보다도 중요하다. 이전에도 원격으로 일한 경험이 있다면, 고립되었다는 느낌을 받을 가능성이 있다. 해당 팀의 모든 구성원들이 이런 일이 발생하지 않도록 더욱 노력해야 한다. 모든 기업에 있어서 의사소통은 필수적인 부분이며 원격 오피스를 추가하면 그 중요성이 더욱 증폭된다.

불필요하다 생각되더라도 주간 또는 일간 소집을 준비해야 한다. 상황에 따라 다른 우선순위나 업무 때문에 이를 취소하는 것은 그리 어려운 일이 아니다. 하지만 이런 시간을 마련해 둠으로써 가장 긴급한 현안과 프로젝트 외에 다른 것들에 관해서도 이야기할 수 있게 된다. 이것은 또한 인스턴트 메시지나 이메일을 통해서는 어려운 아이디어를 짜낼 수 있는 기회가 되기도 한다. 화상 회의는 지사를 한데 묶을 수 있는 또 다른 방법이다.

즉, 얼굴을 맞대는 것보다 더 나은 방법은 없으며, 로젠바움은 이런 식의 빈번한 회의를 추천한다. 그는 "그 무엇도 면대면 상호작용을 대신할 수 없다. 이 때문에 우리는 필요한 경우에 팀원들 사이에서 국토 횡단 출장을 크게 강조하고 있다"라고 말했다.

결론은 자신에게 무엇이 적합한지 알고 자주 실천하는 것이다.

연결성을 확보하기 위한 4가지 의사소통 툴
인스턴트 메시지(Instant Message)--야후(Yahoo), AIM, 구글 토크(Google Talk) 등의 메신저는 무료이며 오늘날 대부분의 일터에서 널리 사용되고 있다.

화상 회의--화상 솔루션은 노력이 많이 들고 값 비싼 씨스코(Cisco) 텔레프레즌스(Telepresence)부터 스카이프(Skype) 등의 무료 솔루션까지 다양하다.

인트라넷(Intranet)--논의, 협업, HR 정보를 지원하는 뛰어난 기업 포탈을 구축하라.

전화--말해서 무엇하랴. 반드시 뛰어난 품질의 전화 시스템을 사용하도록 하자. 때로는 한 통의 전화가 수십 통의 이메일을 대체할 수 있다.

협업: 어디서부터 시작해야 할까
협업 툴은 시간과 거리에 의해 분리된 사무실 또는 고객이 있을 때 중요한 역할을 담당한다. 이것들은 직원들이 아이디어를 공유하고 구축할 수 있는 환경을 제공한다. 베이스캠프(Basecamp), 퓨즈(Fuze), 셰어포인트(Sharepoint), 트렐로(Trello) 등 여러 가지 툴이 존재한다. 구글은 구글 드라이브(Google Drive)와 캘린더(Calendar) 등의 무료 서비스를 제공한다. 어떤 소프트웨어 또는 서비스를 선택하든 다음을 확실히 하기 바란다:

-손쉬운 배치.
-IP 보호.
-기존 시스템과의 통합.
-탄탄한 지원.

물리적 위치에 상관없이 모든 팀 구성원들의 업무를 조율할 수 있도록 툴을 배치하고 팀원들이 따로 고립되지 않도록 유의해야 한다. "두 지역의 팀들에게 프로젝트를 분산시켜 한 곳에 업무가 고립되지 않도록 한다. 상호간의 지속적인 상호작용이 중요하다"라고 로젠바움은 말했다. ciokr@idg.co.kr



2012.12.04

원격 오피스 '설치·관리·유지'는 이렇게

Rich Hein | CIO
요즘 지리적 제한이란 과거의 문제처럼 보인다. 그러나 원격 업무 공간은 기회와 도전을 동시에 안겨주는 주제다. 여기 원격 오피스 설립에 필요한 것은 무엇인지, 생산성을 높일 방안은 무엇인지 살펴본다.

지사 설립은 절대로 쉬운 일이 아니다. 새로운 위치 또는 직원들이 재택으로 근무하는지 여부에 상관없이 많은 문제를 해결해야 한다. 어디서부터 시작해야 할까? 어떻게 설치할 수 있을까? 직원들은 어떻게 더욱 효과적으로 더 많이 의사소통 할 수 있을까?

CIO.com은 애자일(Agile) 아웃소싱 서비스를 제공하는 카탈리스트 IT 서비스의 창업자이자 CEO인 마이클 로젠바움과 지사를 설립하고 유지하기 위해서 무엇이 필요한지에 관해 대화를 나누어 보았다.

로젠바움에 따르면 새로운 지사를 열 계획이라면 우선 시기를 결정해야 한다. "두 번째 사무실을 열기 전에, 그런 투자가 그만한 가치가 있는지를 주의 깊게 평가해 보아야 한다"라고 로젠바움은 말했다.

원거리에서 문화 유지하기
기업의 문화를 유지하는 것은 중요한 요소이다. 로젠바움은 "가장 큰 과제와 우리가 집중했던 초점은 포틀랜드(Portland) 사무소가 볼티모어 소재 기관의 연장선으로 자리매김하도록 하는 것이었다. 하나의 독립체로 분리되지 않도록 노력했다"라고 말했다.

"한 곳에서 무엇인가를 다듬고 개발하기 위해 열심히 일했는데 다른 곳에서는 이런 분위기를 이어나가지 못하면 결국 잠재적으로 원격 시장에서 일관되지 않으며 부정적인 평판을 생성할 수 있는 이질적인 지리적 허브를 구축하는 것이다. 이것은 기업의 관점에서 매우 위험한 일이다"라고 그는 말했다.

카탈리스트 IT 서비스는 확장의 필요성을 느끼자 새로운 지사를 설립하기 위해 20명의 직원을 파견했다.

로젠바움은 "새로운 곳에서 기반을 닦을 수 있도록 하기 위해 우리의 기업 문화를 잘 대변하는 직원들로 초기팀을 구성했다"라며, 직원들이 일단 그 체계에 익숙해지면 지사 설립이 훨씬 쉬워진다고 덧붙였다.

또한 로젠바움은 원격 위치에서 많은 IT 문제를 처리할 때는 직원을 직접 파견하는 훨씬 좋다고 말했다. 원격지에서는 발견할 수 없었던 문제도 발견할 수 있었으며 실현되지 못하고 묻혔을 중요한 문제들도 찾아내어 해결할 수 있었다는 설명이다.

그는 "직접 지원 의사를 밝히면 동지애와 기업의 문화를 지속적으로 구축할 수 있다"라고 말했다.

직원들의 재택근무를 허용할 생각이라면 사업마다의 차이점을 이해해야 한다. 작게 시작해서 시범 프로젝트를 진행하면서 업무를 처리하기 위해서 어떤 툴이 필요하며 의사소통을 위한 가장 좋은 방법은 무엇인지 알아본자.

의사소통에 실패하지 말라
의사소통 계획의 수립이 무엇보다도 중요하다. 이전에도 원격으로 일한 경험이 있다면, 고립되었다는 느낌을 받을 가능성이 있다. 해당 팀의 모든 구성원들이 이런 일이 발생하지 않도록 더욱 노력해야 한다. 모든 기업에 있어서 의사소통은 필수적인 부분이며 원격 오피스를 추가하면 그 중요성이 더욱 증폭된다.

불필요하다 생각되더라도 주간 또는 일간 소집을 준비해야 한다. 상황에 따라 다른 우선순위나 업무 때문에 이를 취소하는 것은 그리 어려운 일이 아니다. 하지만 이런 시간을 마련해 둠으로써 가장 긴급한 현안과 프로젝트 외에 다른 것들에 관해서도 이야기할 수 있게 된다. 이것은 또한 인스턴트 메시지나 이메일을 통해서는 어려운 아이디어를 짜낼 수 있는 기회가 되기도 한다. 화상 회의는 지사를 한데 묶을 수 있는 또 다른 방법이다.

즉, 얼굴을 맞대는 것보다 더 나은 방법은 없으며, 로젠바움은 이런 식의 빈번한 회의를 추천한다. 그는 "그 무엇도 면대면 상호작용을 대신할 수 없다. 이 때문에 우리는 필요한 경우에 팀원들 사이에서 국토 횡단 출장을 크게 강조하고 있다"라고 말했다.

결론은 자신에게 무엇이 적합한지 알고 자주 실천하는 것이다.

연결성을 확보하기 위한 4가지 의사소통 툴
인스턴트 메시지(Instant Message)--야후(Yahoo), AIM, 구글 토크(Google Talk) 등의 메신저는 무료이며 오늘날 대부분의 일터에서 널리 사용되고 있다.

화상 회의--화상 솔루션은 노력이 많이 들고 값 비싼 씨스코(Cisco) 텔레프레즌스(Telepresence)부터 스카이프(Skype) 등의 무료 솔루션까지 다양하다.

인트라넷(Intranet)--논의, 협업, HR 정보를 지원하는 뛰어난 기업 포탈을 구축하라.

전화--말해서 무엇하랴. 반드시 뛰어난 품질의 전화 시스템을 사용하도록 하자. 때로는 한 통의 전화가 수십 통의 이메일을 대체할 수 있다.

협업: 어디서부터 시작해야 할까
협업 툴은 시간과 거리에 의해 분리된 사무실 또는 고객이 있을 때 중요한 역할을 담당한다. 이것들은 직원들이 아이디어를 공유하고 구축할 수 있는 환경을 제공한다. 베이스캠프(Basecamp), 퓨즈(Fuze), 셰어포인트(Sharepoint), 트렐로(Trello) 등 여러 가지 툴이 존재한다. 구글은 구글 드라이브(Google Drive)와 캘린더(Calendar) 등의 무료 서비스를 제공한다. 어떤 소프트웨어 또는 서비스를 선택하든 다음을 확실히 하기 바란다:

-손쉬운 배치.
-IP 보호.
-기존 시스템과의 통합.
-탄탄한 지원.

물리적 위치에 상관없이 모든 팀 구성원들의 업무를 조율할 수 있도록 툴을 배치하고 팀원들이 따로 고립되지 않도록 유의해야 한다. "두 지역의 팀들에게 프로젝트를 분산시켜 한 곳에 업무가 고립되지 않도록 한다. 상호간의 지속적인 상호작용이 중요하다"라고 로젠바움은 말했다. ciokr@idg.co.kr

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