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시간 관리: 생산성 향상 6가지 팁

2012.01.25 Meridith Levinson  |  CIO
새해부터 보다 스마트하게 일하기로 결심했다면, 꾸물거리지 말고, 생산적으로 일하라. 생산성을 올리려는 시도가 일상적인 작업루틴 때문에 손쉽게 무산될 수 있다.

업무효율 전문가 재이슨 우맥은 생산성을 개선하기 위해 우리의 작업 방식을 바꾸는 것은 어렵다고 말했다. 작업 방식은 이내 습관이 되는데, 비록 정신 없게 돌아가도 많은 경우 그 습관들에는 이유가 있기 때문이라는 것이다.

우맥은 “예를 들어, 중간관리자는 아마도 이메일이나 휴대폰 소리에 자동적으로 반응할 것이다”라며, 그러나 중간관리자는 아마도 그들이 반응한 이메일이나 휴대폰에 의해 보상받았을 것이라고 말했다. 그는 이어 “이메일이나 휴대폰에 대한 조건반사적인 응답을 해결하지 않는 한, 그들의 습관을 바꾸기란 어렵다”라고 덧붙였다.

그는 또 시간관리를 할 때 최대 실수는 더 이상 의미 없는 활동에 계속 시간을 쓰는 것이라고 말했다.

우맥은 “끝내야 할 때도 계속 일을 한다. 그들은 이미 제목에서 질문에 대한 대답을 했는데도 계속 메일을 쓰고 전화 건 목적을 이미 달성했는데도 계속 전화를 붙잡고 있다. 그들은 또 회의 안건을 해결한 후에도 회의 장소에 머문다”라고 말했다.

이 같은 실수들을 예방하기 위해 우맥은 가장 효율적인 시간관리 및 생산성을 높이는 팁 6가지를 공개했다.

1. 15분 원칙을 고수하라. 우맥은 15분 단위로 작업근무를 나누라고 조언한다. 하루 8시간 일을 한다면, 15분씩 32개의 근무시간을 갖게 되고, 10시간을 일한다면 40개를 갖게 된다. 그가 15분을 강조하는 이유는 하루 동안에 무엇인가를 끝내고 찾기 적당한 시간이기 때문이다.

일반적으로 한 시간이 걸리는 회의나 컨퍼런스 콜을 예약할 때, 우맥은 15분 후에 시작하고 정해진 시간에 끝내라고 말한다. 그에 따르면 사람들은 60분이 필요하다고 생각하던 것을 45분(즉, 15분짜리 세 개) 안에 달성할 수 있다. 45분 회의는 사람들로 하여금 주제에 집중하게 만들고, 다른 작업을 해결할 수 있는 15분을 추가로 제공한다.

2. 끝날 때를 알아라. 기본적으로 일이 끝났는데도 무언가 계속 작업하는 것은 전문가들도 인식하지 못하는 명백한 시간 낭비이다. 우맥은 “나는 언제 끝내나’라는 질문을 내내 생각할 필요가 있다고 말한다.

“도서에서 전에 알지 못했던 저자로부터 무엇인가를 배웠 그 책을 다 읽은 것이다”라며 그는, “나는 책을 고르고, 돈을 내고, 30~45분 시간 동안 읽고, 무엇인가를 배운 다음, 비행기 옆자리 사람에게 그 책을 주었다”라고 말했다.

3. 방해물을 제거하라. 방해물 제거는 새로운 시간관리 팁은 아니다. 그러나 사소한 일에 신경 쓰는 동료와 잔소리하는 관리자 등등의 구체적인 방해물들을 피하라는 우맥의 조언은 참신하고 효과적이다.

관리자가 뭔가를 물으며 일을 방해하는 경향이 있다면, 먼저 선수 치라고 우맥은 제안한다. 예를 들어, 관리자가 자신의 앞에 나타나길 기다리지 말고, 회의나 컨퍼런스 콜 하기 몇 분 전에 먼저 그에게 간다. 그리고 “나는 할 일이 많다. 그리고 11시에는 미팅이 있고, 어떤 방해도 받지 않으려 노력하고 있다. 회의 전 또는 일이 시작되기 전에 나에게 할 말이 있나요?”라고 말하라고 우맥은 조언했다.

우맥의 팁은 또 있다. 누군가에게 간단한 질문이 있는데 오래 계속되는 대화에 휘말리고 싶지 않다면, 그 사람의 회의 시간 몇 분 전에 전화를 하거나 자리로 찾아간다. 그러면 수다 떨 시간이 없게 된다.

4. 주목할 행동을 구별하라. 우맥은 작업목록에서 전화, 초안작성, 검토, 준비 및 예약 같은 행동을 정리하라고 조언한다. 이것들은 일반적으로 한번에 완성할 수 있고 앞으로 더 큰 프로젝트로 이동하는데 도움을 주는 작업들이다.

작업목록에 계획, 토론, 창조 또는 개선 같은 큰 프로젝트를 위한 행동사항이 있다면, 이를 쪼개 행동 단계로 바꾸라고 우맥은 조언했다. 이러한 작업은 갈팡질팡하는 마음을 없애고 일을 바로 시작할 수 있게 도와준다.

5. 보너스 시간을 준비해라. 비행기가 연착되고 의사가 늦어진다는 걸 알게 됐을 때, 짜증낼 필요가 없다. ‘보너스 시간’을 가졌다고 생각하면 된다. 우맥은 어디를 가든 몇 가지 일거리를 가져가라고 제안한다. 그러면 그 작업이 이메일 답장, 전화 통화, 제안서 검토 또는 계획 초안이든 보너스 시간에 해결할 수 있을 것이다.

6. 단축키를 사용하라. 우맥은 스마트폰에서 이메일을 사용할 때 블랙베리와 아이폰 모두 빠른 키 또는 단축키를 만들 수 있는 기능을 제공한다고 설명한다. 그는 자주 재사용하는 상용구 텍스트를 불러 몇 가지 단축키를 만들었다. 예를 들어, 누군가 우맥에게 마이크로소프트 아웃룩을 보다 효과적으로 쓰는 방법에 대한 정보를 요청한다면, 그는 오직 단축키 ‘OL’을 입력한다. 그러면 자동으로 이 질문에 대한 대답이 메일에 채워진다.

우맥은 이러한 단축키들을 만들어 사람들의 가장 일반적인 질문들에 대해 빠르게 답변해 엄청난 시간을 절약한다. 사람들이 그에게 메일을 보낼 때마다 다시 대답을 쓰는 일을 막아주며, 보낸 폴더에서 그 대답을 찾아 다시 이메일에서 복사와 붙여넣기를 해야 하는 일 또한 줄여준다고 그는 설명했다. ciokr@idg.co.kr
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