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애플리케이션 / 클라우드

이것만 알면, 나도 이메일 프로다

2011.10.31 Rick Broida   |  PCWorld
이메일은 우리의 삶에 있어 조력자이기도, 장애 요인이기도 한 이중적 존재다. 
 
물론 이것이 매우 가치 있는 도구임은 부인할 수 없는 사실이다. 그러나, 이는 때로 고집 세고 다루기 어려운, 그리고 거추장스런(때론 우리의 보안을 위협하기도 하는) 괴물로 변하기도 한다.
 
그렇다면 그 책임은 누구에게 있는 것일까? 당신? 혹은 당신의 메일함? 적절한 도구와 서비스, 그리고 지식을 갖춘다면, 당신은 이 다루기 힘든 이메일 야수를 길들일 수 있게 될 것이다. 이제 당신은 이메일 사용자가 아닌 이메일 프로페셔널로 진화해야 한다. 
 
그리고 이를 위한 여섯 가지 팁을 소개한다. 
 
먼저 당신의 메일함에 스누즈 버튼(snooze button)을 추가하는 방법을 배우고, 지메일을 좀더 영리하고 협조적인 도구로 길들여라. 또한 스팸 처리용 이메일 계정을 만들어 당신의 메일함에 스팸이 쌓이지 않도록 하라.
 
당신의 제1 계정이 해커들로부터 안전하게 보호되고 있는지 확인하는 작업도 잊어선 안 된다. 마지막으로, 이메일 서명을 완벽히 익히고, 일반적인 경우 메일 서버를 질식시킬 수도 있는, 대용량 메일을 안정적으로 전송할 수 있는 방법을 익혀라. 
 
스누즈 통해 쏟아지는 메일, 효율적 관리
당신의 이메일을 '스누즈'해 나중에 알림이 전해지도록 하라. 이는 당신의 메일함에서 여러 메시지들이 일정에 앞서 상단에 놓일 수 있게 하는 방법이다. 
 
혼잡스런 메일함은 생산성을 떨어뜨리는 주요 요인이다. 중요한 메시지들이 새롭게 쏟아져 들어오는 새로운 메일들에 밀려 시야에서 사라지는 경우를 상상해보라. 
 
이런 상황에서 당신에게 필요한 것은 일종의 이메일용 '다음에 알려줘' 버튼일 것이다. 이를 통해 당신은 특정 메시지를 선택해 이것이 '다음 창으로 넘어가 버리기' 전에, 며칠, 혹은 몇 시간 뒤로 알림을 연기할 수 있다. 
 
아웃룩이나 지메일 사용자의 경우 베이딘의 부메랑을 활용하면 몇 번의 클릭만으로 당신의 이메일을 통해 일정을 조정할 수 있다. 혹시 플러그인을 선호하지 않는다면 어떤 이메일 시스템과도 호환을 이루는 팔로우업.cc(Followup.cc)나 넛지메일(NudgeMail) 등의 도움을 받을 수도 있다. 
 
당신은 그저 미래의 특정 주소(tomorrow@nudgemail.com, nov30@followup.cc 등)로 메일을 보내기만 하면 된다. 메일은 설정된 시간이나 날짜에 당신의 메일함에 다시 나타날 것이다. 
 
이와 같은 메시지 활성화 옵션에도 적응되지 않은 이들은, 내장된 '스누즈' 옵션을 클릭하고 잠자리나 직장으로 돌아갈 수도 있다. 
 
팔로우업.cc와 넛지메일은 모두 무료다. 아웃룩 용 부메랑은 30$의 요금이 부과되지만, 30일 간 무료로 체험해 볼 수도 있다. 지메일 사용자의 경우 기본형(월 10개의 메시지)을 무료로 이용할 수 있고, 한 달에 5$의 비용을 지불할 경우 무제한 사용이 가능하다.
 
자동 분류함 통해 지메일 길들이기   
자동 분류함을 활용하고 대화 스레드를 차단해 지메일을 길들여라. 자동 분류함은 이메일 과부하 해결을 위해 지메일이 제공하는 기능이다. 
 
이 기능은 개인의 확인 및 답장 습관을 분석해, 어떤 메시지가 가장 중요한지 파악해 메일함의 맨 위쪽에 위치시키고, 중요도가 떨어지는 나머지 메시지들을 아래로 정리해준다. 
 
사용자는 특정 메일의 '+’나 '-' 버튼을 클릭해 임의로 중요도를 조정할 수 있다. 이는 마치 당신의 곳간에서 낱알과 짚을 분류해 주는 개인 조수와 같은 존재라 할 수 있다.
 
자동 분류함을 활성화시키기 위해서는, 우선 지메일 설정에서 받은 편지함 탭을 클릭한 뒤 '받은 편지함 유형'을 자동 분류함으로 설정하고 변경사항 저장을 클릭해 메일함으로 돌아가면 된다. 
 
하나 더, 설정 창에서, 지메일의 가장 논란이 많은 기능 가운 하나인 '대화 형식으로 보기(동일 주제에 따라 메시지들을 묶어주는)' 기능 사용을 중지하는 방법도 고려해보자. 
 
메시지 스레드(thread)가 길어지고 여기에 참여하는 이들이 늘어날수록, 새로 추가된 사항들을 확인하거나 초기의 답변을 다시 확인하는 작업은 어려워지기 때문이다. 바꿔 말하면, 이들 '대화'가 어느 순간 혼란스럽고 이해할 수 없는 당혹스런 덩어리로 바뀌어버리기 때문이다. 
 
기존의 대부분 이메일 시스템과 같이 각각의 메시지들이 개별적으로 나타나도록 대화 형식으로 보기를 중지하기 위해서는, 기본 설정에서 대화 형식으로 보기를 해지하면 된다. 변경 사항을 저장하는 작업도 잊지 말자. 
 
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