'SaaS 관리' 잡으면 비용 절감·보안은 따라온다··· 美 음반사의 혁신 해법

미국의 인디 음악 유통 회사 CD베이비(CD Baby)의 IT 부사장 톰 빔은 ‘서비스형 소프트웨어(SaaS) 관리’가 비용 관리보다 훨씬 더 중요하다고 강조했다. 

원래 온라인 CD 스토어였던 ‘CD베이비’는 현재 70만 명의 인디 음악 아티스트가 제공하는 ‘서비스형 음악(music as a service)’을 취급하며, 다운로드 플랫폼과 스트리밍 서비스(예: 스포티파이 등)를 통해 제공되는 1,000만 개 이상의 음원 배포를 관리한다. 

지난 2010년 수석 시스템 엔지니어로 입사해 현재는 IT 부사장을 맡고 있는 톰 빔은 CD베이비가 제품을 제공하는 방식만 바뀐 게 아니라고 말했다. 그는 “입사 이래로 12년 동안 (나의) 역할도 극적으로 발전했다. 아울러 기술 스택과 인프라에서 2가지 혁신을 목격했다”라고 전했다. 

빔에 따르면 첫 번째 혁신은 가상 서버 및 중앙집중식 스토리지로의 이동이었다. 그는 현재 하이브리드 클라우드 모델로 전환해 스토리지 인프라를 더욱더 통합하고 있다. 빔과 그의 팀은 CD베이비에서 약 200명의 직원에게 운영, 엔지니어링 및 데이터베이스 관리 지원을 제공한다. 여기에는 클라우드 기반 ERP 플랫폼으로의 지속적인 전환을 포함해 SaaS 애플리케이션 지원도 포함된다. 
 

SaaS 지출의 증가
SaaS를 많이 소비하는 기업이 CD베이비만 있는 건 아니다. 가트너는 올해 초와 달리 SaaS 지출 증가에 낙관적이진 않지만 여전히 전 세계 SaaS 지출이 16.8% 증가한 2023년 미화 1,950억 달러에 달할 것으로 예상했다. 하지만 이런 증가세의 이면에는 몇 가지 문제가 있다. IT 부서가 증가된 모든 SaaS 사용량을 항상 관리하거나 파악하지 못하기 때문이다. 

“SaaS는 기존 섀도우 IT의 확장이라고 생각한다. 헬프데스크에서는 이를 실감하고 있다. 사용자 커뮤니티에서 ‘(이를테면) 제품 X와 관련해 도움이 필요하다’ 등의 요청이 오기 시작했지만 헬프데스크 팀은 무엇이 래드 플래그를 발생시키고 있는지 전혀 모르고 있다”라고 빔은 지적했다. 

이러한 요청 중 일부는 CD베이비의 모기업 다운타운 뮤직 홀딩스(Downtown Music Holdings)의 확장에 따른 것이다. 그룹이 성장하면서 CD베이비의 직원들은 다른 사업부의 동료와 협력하고 아울러 SaaS 도구를 사용해야 할 필요성이 커지고 있다. 그는 “생태계에 IT가 알고 있는 것 이상의 다른 일이 벌어지고 있다”라고 말했다.

IT와 헬프데스크에 요청하는 사용자의 지식 격차를 메우기 위한 빔의 초기 접근 방식은 특정 도구가 필요하다는 점을 아는 직원에게 IT와의 협력을 요청해 도입을 지원하도록 하는 것이었다. “이를 통해 달성한 성공 수준은 복합적이었다. 성공을 위해 정말로 필요한 가시성을 얻지 못했기 때문이다”라고 설명했다.

이로 인해 빔은 SMP(SaaS Management Platform)을 고려하기 시작했고, 거의 동시에 상사도 유사한 것을 제안했다고 언급했다. 그는 “리소스와 자금을 모두 지원받을 수 있는 기회를 잡았다”라면서, “여러 옵션을 검토하고, 이를 나머지 리더십에 제안했으며, 승인을 받았다”라고 덧붙였다. 

애플리케이션 검색
그는 “(CD베이비에게) 가장 중요한 동인은 애플리케이션 검색이었다. 이를 알 수 없었고, 볼 수 없었기 때문에 제대로 파악하고 싶었다. SMP 영역 평가에서 사용 사례의 격차를 메운 제품은 토리(Torii)였다”라고 밝혔다.

몇몇 SMP는 ERP 시스템에서 데이터를 수집하여, 이를테면 IT 부서 구매 주문 내역 또는 마케팅 부서의 신용카드 청구서 등을 통해 기업이 비용을 지불하고 있는 서비스가 무엇인지 살펴보지만, 빔은 직원들이 실제로 무엇을 사용하고 있는지 알고 싶었다고 말했다. “정말로 차이를 만든 것은 PC, 맥, 여러 브라우저에 설치할 수 있는 크로스 플랫폼인 브라우저 확장 기능이었다. 자사 환경에서 무엇이 사용되고 있는지 포괄적인 관점을 확보할 수 있었다”라고 설명했다. 

물론 CD베이비의 모바일 기기 관리 플랫폼을 통해 출시된 이 확장 기능은 약간의 설명이 필요했다. 빔은 “초창기 사용자 커뮤니티에서 ‘스파이웨어를 배포하지 않을까? 키 입력을 모니터링하고 있는 것 아닌가? 생산성을 모니터링하고 있는 것 아닌가?’라는 우려가 컸다”라면서, “토리는 기업 환경에서 사용 중인 애플리케이션에 관한 익명화된 데이터를 수집한다고 설명하는 문서를 제공했다. 또 개별 질문에 답하기 위해 시간을 마련하기도 했다. 이를 통해 우려를 꽤 성공적으로 불식시킬 수 있었다”라고 덧붙였다.

이어 브라우저 확장 기능이 설치돼 데이터를 생성하기 시작하자 이는 또 다른 실질적인 문제로 부상했다. 그는 “기업 환경에서 전혀 몰랐던 수백 개의 애플리케이션이 사용되고 있다는 사실을 발견했고, ‘이젠 어떻게 해야 할까?’라는 고민이 시작됐다”라고 말했다.

빔은 이렇게 수많은 애플리케이션이 있다는 알림 세례를 관리하기 위해 토리의 워크플로우 자동화 기능을 활용했다고 언급했다. 현재는 누군가 새 도구를 사용하면 토리에 기록되며, 이러한 정보를 통해 추가 사용자가 늘어날 때까지 추가적인 조치를 취할 수 있다. 그는 “일회적으로 사용하는 시나리오를 관리하고, 평가할 필요가 없는 것을 평가하는 데 직원들의 시간을 낭비하지 않게 됐다”라고 설명했다.

계약 갱신 준비
다른 워크플로우는 갱신 예정인 SaaS 계약에 자동으로 플래그를 지정하고, 이러한 사실을 티켓 시스템을 통해 IT에, 그리고 슬랙을 통해 애플리케이션 소유자와 관련 관리자에게 알림한다. 그는 “도구를 바꾸거나 또는 다음 계약 갱신의 조건을 어떻게 해야 할지 적절하게 협상할 수 있도록 지원한다”라고 전했다. 

아울러 비용 절감이 주된 목표는 아니었지만 비용 절감도 이뤄지고 있다고 빔은 언급했다. “새로운 직원을 채용하면 제공하는 일련의 내부 IT 애플리케이션 스위트가 있다. 이를 구매하러 가서 다음과 같이 말할 수 있다. ‘자리(라이선스)를 구매해야 하는가 아니면 이미 재사용할 수 있는 서비스에 이미 사용 가능한 자리가 있는가?’ 기존 자리에 관한 가시성을 확보하게 돼 새로 구매할 필요가 없어졌기 때문에 마이크로소프트 라이선스로만 8,000달러가 넘는 수천 달러를 절감할 수 있었다”라고 설명했다. 

보안도 개선됐다. 빔은 “여러 팀 중 하나가 어떤 도구를 쓰고 있었는데, (토리에서) 다른 팀도 이를 사용하고 있다는 정보를 확인했다”라면서, “해당 도구를 소유한 팀에게 공급업체 계약을 통합해 회사의 모든 사용자를 포함하도록 권고했다. 복잡성을 줄이는 한편 MFA와 SSO를 통해 SaaS 서비스와의 안전한 상호작용을 제공할 수 있었다”라고 전했다. 

분기마다 빔은 토리를 통해 확보한 정보를 다른 C-레벨 경영진에게 공유하고, 누가 무엇을 사용하고 있으며 어떤 조치를 취할지 논의한다. “데이터를 기반으로 하기 때문에 좋은 논의가 이뤄진다. 지금까지 정말 긍정적이었다”라고 말했다.

범은 CIO가 SaaS 관리 플랫폼을 들여다보고 네트워크에서 무슨 일이 일어나고 있는지 확인해 보라고 조언했다. 하지만 동료에게 그 목적을 신중하게 전달해야 한다. 그는 “SaaS 경찰이 되려는 게 아니다. 이러한 도구를 사용해 보안, 사용 편의성, 비용 측면에서 도움이 되고자 하는 것”이라고 덧붙였다. ciokr@idg.co.kr