2020.09.02

고급 지메일 템플릿으로 시간을 절약하는 방법

JR Raphael | Computerworld
  • 이메일 주셔서 감사합니다. 조만간 한 번 뵙죠. 
  • 연락 주셔서 감사합니다. CC된 담당자와 인터뷰 일정을 잡아주세요.
  • 답변이 늦어서 죄송합니다. 관심을 주셔서 감사하지만, 현재는 계획된 것이 없습니다. 

위의 예는 익숙한 이메일 응답이다. 세부 사항은 다를 수 있지만, 이메일을 통해 종종 발송하는 일반적이고 상투적인 문구다. 이런 문장을 입력하는데 소요한 모든 시간을 합산한다면 아마 연간 일주일은 될 것이다.

이메일 예절은 필요하지만, 지메일의 템플릿을 활용하면 똑같은 내용을 매번 입력하는 번거로움을 덜 수 있다. 비교적 단순한 기본 제공 템플릿부터 뛰어난 서드파티 기능까지, 타이핑 낭비를 줄이고 이메일을 더 효율적으로 관리할 수 있는 다양한 옵션이 있다.

자신에게 맞는 방법을 찾는다면, 설정에 몇 분 걸리지 않는다. 이후로는 몇 번의 클릭이나 단축키 한 번으로 기본적인 내용의 이메일 답장을 입력할 수 있다. 원한다면, 필요에 맞게 템플릿을 간단히 맞춤 설정할 수 있다.

가장 기본적인 설정부터 시작해, 조금 더 복잡한 고급 옵션까지 알아보자.

(참고 : 여기서 권장하는 모든 서드파티 툴은 사용자의 데이터를 존중하고 불필요한 권한을 요청하지 않아 합리적으로 보이는 개인정보보호 정책이 있다. 하지만 설치하기 전에 정책을 살펴보는 것이 좋다. 요청된 액세스 수준이 적절한지, 업무에 연결된 계정이나 컴퓨터를 사용한다면 회사의 정책을 위반하지 않는지 등을 검토해야 한다.)
 

지메일 템플릿 옵션1 : 기본 제공 시스템

기본적으로 정해진 문구만 사용하고, 필요할 때 마우스로 끌어와도 괜찮다면, 반복적인 메시지 작성에 지메일의 기본 템플릿 시스템을 활용하는 것으로도 충분하다. 이미 기본 탑재된 기능이라 활성화하기만 하면 된다.

지메일 웹사이트 오른쪽 상단 모서리에 있는 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 다음, ‘모든 설정 보기’를 클릭한다. 상단에서 ‘고급’ 탭을 선택해서 나타나는 페이지에서 ‘템플릿’을 찾아 오른쪽 ‘사용’을 선택한 다음, 화면 하단의 ‘변경사항 저장’을 클릭한다. 

이제 템플릿을 만들 준비가 됐다. 누군가에게 메시지를 보내는 것처럼 ‘편지쓰기’를 클릭해 템플릿으로 활용할 문구를 넣은 이메일을 작성한다. 그런 다음 메시지 오른쪽 하단 모서리에 있는 3점 메뉴 아이콘을 클릭해 템플릿 메뉴에 마우스를 올린다.
 
ⓒ ITWorld

그러면 ‘템플릿으로 임시보관 메일 저장’ 옵션이 표시된다. 여기에 마우스를 올리고 ‘새 템플릿으로 저장’을 선택한다. 입력창이 뜨면 템플릿에 식별하기 쉬운 이름을 작성하고, 저장 버튼을 클릭한다. 다음에 저장한 메시지를 보낼 때 똑같이 3점 메뉴 아이콘을 클릭해 템플릿을 선택하면, ‘템플릿 삽입’항목에 해당 내용이 표시된다.

템플릿을 추가할 때 이메일 제목을 입력하지 않는 경우, 템플릿 이름이 제목에 자동으로 입력되므로, 이메일 제목으로 사용하려는 것이 아니라면 보내기를 누르기 전에 제목을 변경해야 함을 잊지 말자.
 
ⓒ ITWorld 

기존 템플릿을 삭제하려면, 3점 아이콘 > 템플릿 > 템플릿 삭제를 클릭하면 된다. 수정하려면 이메일 본문에 변경할 템플릿을 입력한 다음 원하는 대로 수정하고, 모두 수정되면 3점 아이콘을 클릭해서 템플릿의 원래 이름 아래에 있는 ‘템플릿으로 임시 보관 메일 저장’을 클릭한다.
 

지메일 템플릿 옵션2 : 애드온 활용하기

기본 지메일 템플릿 설정이 마음에 들지만, 조금 더 멋진 기능이 필요하다면, 지멜리어스(Gmelius)라는 애드온이 적합할 수 있다. 지멜리어스는 브라우저 확장 프로그램으로 크롬만이 아니라 사파리, 엣지, 심지어 오페라에서도 사용할 수 있다. 안드로이드와 iOS용 앱에서도 사용할 수 있다.

지멜리어스를 설치해서 가입하면 지멜리어스 대시보드 내에서 템플릿을 편집할 수 있다. 수신자 이름 등 고급 변수를 동적으로 채울 수 있다. 발신 주소, 참조 또는 숨은 참조 수신자 목록, 메일에 적용할 지메일 라벨 등도 지정할 수 있다.
 
지멜리어스 ⓒ JR Raphael/IDG

모든 템플릿은 애드온 아이콘을 통해 지메일 웹사이트의 표준 작성 도구 내에서 직접 사용할 수 있다. 스마트폰의 지메일러스 앱에서도 사용할 수 있다. 쉽게 검색할 수 있도록 카테고리로 구성할 수 있으며, 팀 전체에 템플릿을 공유할 수도 있다.

지메일러스는 개인 사용자에게는 무료이며, 한 번에 최대 10개만 저장할 수 있다. 무제한 또는 기업 내 전체 사용 목적으로는 사용자당 월 9달러부터 요금제가 시작된다.
 

지메일 템플릿 옵션3 : 서식이 풍부한 방식

멋진 뉴스레터, 초대장, 이벤트 공지 등이 필요한 경우도 있다. 그렇다면 지메일 BEE 템플릿(BEE Templates)이 필요할 것이다. 

BEE 템플릿은 일반 지메일 작성 도구의 바탕화면에 아이콘을 추가한다. 이 아이콘을 클릭하면 제품 홍보부터 뉴스레터까지 모든 용도를 위한 멋지고 즉시 사용할 수 있는 템플릿을 찾을 수 있다. 필요에 맞는 템플릿을 선택하기만 하면, 메일에 바로 적용되어 곧장 편집하고 수정할 수 있다. 
 
BEE 템플릿 ⓒ JR Raphael/IDG

BEE 템플릿은 기본 수준이 무료다. 맞춤형 템플릿을 저장 및 공유하고 지속적으로 사용하며 더 많은 템플릿과 고급 편집 옵션을 원한다면, 개인 사용자는 월 15달러, 팀은 사용자당 월 25달러의 요금제를 선택할 수 있다.
 

지메일 템플릿 옵션4 : 브라우저 기반의 키보드 단축키

똑같은 기본적인 템플릿 작업을 클릭 없이 할 수 있을까? 필자는 키보드 단축키 사용을 매우 좋아해, 할 수 있을 때마다 마우스 동작에 대해 빠른 키보드 명령을 선택한다.

비결은 텍스트 블레이즈(Text Blaze)라는 매우 편리한 서비스다. 웹 브라우징 환경 전체에서 시간을 절약할 수 있는 잠재력이 있는데, 지메일 템플릿의 특정 목적에도 매우 유용할 수 있다. 실제로 필자가 가장 자주 사용하는 방법이다.

텍스트 블레이즈는 크롬에서만 작동하므로, 이를 활용하려면 크롬을 사용해야 한다. 공식 확장 프로그램을 설치하고 서비스 가입 절차를 밟았으면 텍스트 블레이즈 대시보드로 이동해 템플릿 구성을 시작할 수 있다.

대시보드의 오른쪽 상단 모서리에 있는 원형의 파란색 더하기 기호를 클릭해 새 항목을 만든다. 나중에 참조할 수 있도록 무엇인지 식별할 수 있는 기본 설명으로 레이블을 지정하고 레이블에 바로가기를 지정한다. 바로가기는 템플릿을 실행하기 위해 입력할 키 조합이다. 기억하기 쉬우면서도, 다른 상황에서 우연히 입력될 가능성이 없는 것을 생각해야 한다. 필자의 경우, 바로가기를 모두 슬래시(/)로 시작한다. 별표, 물결 기호 등을 포함해 필요할 때 누르기 쉽지만 일반적인 타이핑에서는 누르기 어려운 문자를 사용할 수도 있다.
 
텍스트 블레이즈 ⓒ JR Raphael/IDG

텍스트 블레이즈는 현재 날짜, 현재 시간 등과 같은 동적 변수 삽입과 같은 꽤 흥미로운 고급 작업도 할 수 있다. 그리고 어떤 템플릿을 만들든 브라우저 내의 거의 모든 텍스트 필드에서 사용할 수 있으므로, 원할 때는 언제든 구글 문서(Google Docs)와 같은 곳에 쉽게 사용할 수 있다.

텍스트 블레이즈는 개인 사용자에게는 무료이며 저장된 템플릿당 2,500자로 제한된다. 연간 최대 36달러의 프로 구독을 하면 한도를 높이고 공유 항목 및 이미지가 있는 템플릿에 대한 지원을 포함한 추가 기능을 이용할 수 있다. 사용자당 연간 84달러부터 시작하는 비즈니스 및 엔터프라이즈 요금제는 기업 내 전체 사용자의 액세스 제어나 기업 사용자 대상의 기타 기능을 이용할 수 있다. editor@itworld.co.kr
 



2020.09.02

고급 지메일 템플릿으로 시간을 절약하는 방법

JR Raphael | Computerworld
  • 이메일 주셔서 감사합니다. 조만간 한 번 뵙죠. 
  • 연락 주셔서 감사합니다. CC된 담당자와 인터뷰 일정을 잡아주세요.
  • 답변이 늦어서 죄송합니다. 관심을 주셔서 감사하지만, 현재는 계획된 것이 없습니다. 

위의 예는 익숙한 이메일 응답이다. 세부 사항은 다를 수 있지만, 이메일을 통해 종종 발송하는 일반적이고 상투적인 문구다. 이런 문장을 입력하는데 소요한 모든 시간을 합산한다면 아마 연간 일주일은 될 것이다.

이메일 예절은 필요하지만, 지메일의 템플릿을 활용하면 똑같은 내용을 매번 입력하는 번거로움을 덜 수 있다. 비교적 단순한 기본 제공 템플릿부터 뛰어난 서드파티 기능까지, 타이핑 낭비를 줄이고 이메일을 더 효율적으로 관리할 수 있는 다양한 옵션이 있다.

자신에게 맞는 방법을 찾는다면, 설정에 몇 분 걸리지 않는다. 이후로는 몇 번의 클릭이나 단축키 한 번으로 기본적인 내용의 이메일 답장을 입력할 수 있다. 원한다면, 필요에 맞게 템플릿을 간단히 맞춤 설정할 수 있다.

가장 기본적인 설정부터 시작해, 조금 더 복잡한 고급 옵션까지 알아보자.

(참고 : 여기서 권장하는 모든 서드파티 툴은 사용자의 데이터를 존중하고 불필요한 권한을 요청하지 않아 합리적으로 보이는 개인정보보호 정책이 있다. 하지만 설치하기 전에 정책을 살펴보는 것이 좋다. 요청된 액세스 수준이 적절한지, 업무에 연결된 계정이나 컴퓨터를 사용한다면 회사의 정책을 위반하지 않는지 등을 검토해야 한다.)
 

지메일 템플릿 옵션1 : 기본 제공 시스템

기본적으로 정해진 문구만 사용하고, 필요할 때 마우스로 끌어와도 괜찮다면, 반복적인 메시지 작성에 지메일의 기본 템플릿 시스템을 활용하는 것으로도 충분하다. 이미 기본 탑재된 기능이라 활성화하기만 하면 된다.

지메일 웹사이트 오른쪽 상단 모서리에 있는 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 다음, ‘모든 설정 보기’를 클릭한다. 상단에서 ‘고급’ 탭을 선택해서 나타나는 페이지에서 ‘템플릿’을 찾아 오른쪽 ‘사용’을 선택한 다음, 화면 하단의 ‘변경사항 저장’을 클릭한다. 

이제 템플릿을 만들 준비가 됐다. 누군가에게 메시지를 보내는 것처럼 ‘편지쓰기’를 클릭해 템플릿으로 활용할 문구를 넣은 이메일을 작성한다. 그런 다음 메시지 오른쪽 하단 모서리에 있는 3점 메뉴 아이콘을 클릭해 템플릿 메뉴에 마우스를 올린다.
 
ⓒ ITWorld

그러면 ‘템플릿으로 임시보관 메일 저장’ 옵션이 표시된다. 여기에 마우스를 올리고 ‘새 템플릿으로 저장’을 선택한다. 입력창이 뜨면 템플릿에 식별하기 쉬운 이름을 작성하고, 저장 버튼을 클릭한다. 다음에 저장한 메시지를 보낼 때 똑같이 3점 메뉴 아이콘을 클릭해 템플릿을 선택하면, ‘템플릿 삽입’항목에 해당 내용이 표시된다.

템플릿을 추가할 때 이메일 제목을 입력하지 않는 경우, 템플릿 이름이 제목에 자동으로 입력되므로, 이메일 제목으로 사용하려는 것이 아니라면 보내기를 누르기 전에 제목을 변경해야 함을 잊지 말자.
 
ⓒ ITWorld 

기존 템플릿을 삭제하려면, 3점 아이콘 > 템플릿 > 템플릿 삭제를 클릭하면 된다. 수정하려면 이메일 본문에 변경할 템플릿을 입력한 다음 원하는 대로 수정하고, 모두 수정되면 3점 아이콘을 클릭해서 템플릿의 원래 이름 아래에 있는 ‘템플릿으로 임시 보관 메일 저장’을 클릭한다.
 

지메일 템플릿 옵션2 : 애드온 활용하기

기본 지메일 템플릿 설정이 마음에 들지만, 조금 더 멋진 기능이 필요하다면, 지멜리어스(Gmelius)라는 애드온이 적합할 수 있다. 지멜리어스는 브라우저 확장 프로그램으로 크롬만이 아니라 사파리, 엣지, 심지어 오페라에서도 사용할 수 있다. 안드로이드와 iOS용 앱에서도 사용할 수 있다.

지멜리어스를 설치해서 가입하면 지멜리어스 대시보드 내에서 템플릿을 편집할 수 있다. 수신자 이름 등 고급 변수를 동적으로 채울 수 있다. 발신 주소, 참조 또는 숨은 참조 수신자 목록, 메일에 적용할 지메일 라벨 등도 지정할 수 있다.
 
지멜리어스 ⓒ JR Raphael/IDG

모든 템플릿은 애드온 아이콘을 통해 지메일 웹사이트의 표준 작성 도구 내에서 직접 사용할 수 있다. 스마트폰의 지메일러스 앱에서도 사용할 수 있다. 쉽게 검색할 수 있도록 카테고리로 구성할 수 있으며, 팀 전체에 템플릿을 공유할 수도 있다.

지메일러스는 개인 사용자에게는 무료이며, 한 번에 최대 10개만 저장할 수 있다. 무제한 또는 기업 내 전체 사용 목적으로는 사용자당 월 9달러부터 요금제가 시작된다.
 

지메일 템플릿 옵션3 : 서식이 풍부한 방식

멋진 뉴스레터, 초대장, 이벤트 공지 등이 필요한 경우도 있다. 그렇다면 지메일 BEE 템플릿(BEE Templates)이 필요할 것이다. 

BEE 템플릿은 일반 지메일 작성 도구의 바탕화면에 아이콘을 추가한다. 이 아이콘을 클릭하면 제품 홍보부터 뉴스레터까지 모든 용도를 위한 멋지고 즉시 사용할 수 있는 템플릿을 찾을 수 있다. 필요에 맞는 템플릿을 선택하기만 하면, 메일에 바로 적용되어 곧장 편집하고 수정할 수 있다. 
 
BEE 템플릿 ⓒ JR Raphael/IDG

BEE 템플릿은 기본 수준이 무료다. 맞춤형 템플릿을 저장 및 공유하고 지속적으로 사용하며 더 많은 템플릿과 고급 편집 옵션을 원한다면, 개인 사용자는 월 15달러, 팀은 사용자당 월 25달러의 요금제를 선택할 수 있다.
 

지메일 템플릿 옵션4 : 브라우저 기반의 키보드 단축키

똑같은 기본적인 템플릿 작업을 클릭 없이 할 수 있을까? 필자는 키보드 단축키 사용을 매우 좋아해, 할 수 있을 때마다 마우스 동작에 대해 빠른 키보드 명령을 선택한다.

비결은 텍스트 블레이즈(Text Blaze)라는 매우 편리한 서비스다. 웹 브라우징 환경 전체에서 시간을 절약할 수 있는 잠재력이 있는데, 지메일 템플릿의 특정 목적에도 매우 유용할 수 있다. 실제로 필자가 가장 자주 사용하는 방법이다.

텍스트 블레이즈는 크롬에서만 작동하므로, 이를 활용하려면 크롬을 사용해야 한다. 공식 확장 프로그램을 설치하고 서비스 가입 절차를 밟았으면 텍스트 블레이즈 대시보드로 이동해 템플릿 구성을 시작할 수 있다.

대시보드의 오른쪽 상단 모서리에 있는 원형의 파란색 더하기 기호를 클릭해 새 항목을 만든다. 나중에 참조할 수 있도록 무엇인지 식별할 수 있는 기본 설명으로 레이블을 지정하고 레이블에 바로가기를 지정한다. 바로가기는 템플릿을 실행하기 위해 입력할 키 조합이다. 기억하기 쉬우면서도, 다른 상황에서 우연히 입력될 가능성이 없는 것을 생각해야 한다. 필자의 경우, 바로가기를 모두 슬래시(/)로 시작한다. 별표, 물결 기호 등을 포함해 필요할 때 누르기 쉽지만 일반적인 타이핑에서는 누르기 어려운 문자를 사용할 수도 있다.
 
텍스트 블레이즈 ⓒ JR Raphael/IDG

텍스트 블레이즈는 현재 날짜, 현재 시간 등과 같은 동적 변수 삽입과 같은 꽤 흥미로운 고급 작업도 할 수 있다. 그리고 어떤 템플릿을 만들든 브라우저 내의 거의 모든 텍스트 필드에서 사용할 수 있으므로, 원할 때는 언제든 구글 문서(Google Docs)와 같은 곳에 쉽게 사용할 수 있다.

텍스트 블레이즈는 개인 사용자에게는 무료이며 저장된 템플릿당 2,500자로 제한된다. 연간 최대 36달러의 프로 구독을 하면 한도를 높이고 공유 항목 및 이미지가 있는 템플릿에 대한 지원을 포함한 추가 기능을 이용할 수 있다. 사용자당 연간 84달러부터 시작하는 비즈니스 및 엔터프라이즈 요금제는 기업 내 전체 사용자의 액세스 제어나 기업 사용자 대상의 기타 기능을 이용할 수 있다. editor@itworld.co.kr
 

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