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How To / 리더십|조직관리 / 소프트스킬

회의 효율성을 높이는 5가지 방법

2016.09.30 Sarah K. White  |  CIO
미팅(회의)을 싫어하는 이들이 늘고 있다. 아틀라시안(Atlassian)의 최근 설문 조사 결과에 따르면, 직원들은 매달 평균 62회 미팅을 갖고 있는데, 약 절반 정도가 미팅을 '시간 낭비'로 여기고 있었다. '시간 낭비'로 응답한 사람 가운데 미팅 동안 딴 생각을 하는 사람과 깜빡 잠을 잔다는 사람의 비율이 각각 91% 및 39%에 달했다. 또 45%는 참석해야 하는 미팅이 너무 많은 것에 불만을 갖고 있었다.

업무가 많거나, 미팅이 중복되는 바람에 미팅에 참석하지 못하는 때가 많다고 대답한 비율도 96%에 달했다. 또 71%는 업무와 관련되지 않은 미팅에 참석하는 경우도 있다고 대답했다.

그러나 이러한 연구가 미팅을 멀리해야 한다는 의미로 이어지지 않는다. 대신 의미 있는 미팅이 되도록 만드는데 초점을 맞춰야 한다. 텔레컨퍼런스 컨설팅 기업 쇼어텔(ShoreTel)의 돈 주스 대표 겸 CEO는 "회의 방식을 보면 리더십을 알 수 있다. 성공적인 미팅이 되기 위해서는 회사 목표 달성에 투자를 하고, 미팅에 참석하는 사람들의 시간을 배려하고, 준비를 해야 한다"라고 말했다.


인텔 유나이트(Unite) Credit: Intel

기술을 활용
모든 사람이 반기는 아이디어가 나왔는데 미팅 후 흐지부지 된 경우가 있을 것이다. 오피스 365와 셰어포인트 등 클라우드 솔루션 관련 서비스를 제공하는 애비포인트(AvePoint)의 슈암 오자 시니어 제품 매니저는 IT를 활용, 실시간으로 데이터를 기록, 감사, 수집, 분석하면 혁신적인 아이디어에 대한 후속 조치와 구현이 쉬워진다고 강조했다.

매주 열리는 스탠드 미팅에서 나온 새 아이디어를 구현할 때, 미팅 일정과 시간을 정리하려 할 때, 시간 낭비에 불과한 미팅을 판단할 때, IT 도구가 제시하는 이런 객관적인 데이터는 큰 도움이 될 수 있다.

주스는 기술이 미팅을 쌍방향으로 만드는데 도움을 주기도 한다고 말했다. 특히 모든 사람이 한 장소에 참석할 수 없는 미팅에 큰 도움이 된다. 그는 메시징 플랫폼, 문서 공유, 더 나아가 참석자가 손을 들거나, 진행자에게 속도를 늦춰 달라고 부탁할 수 있는 서비스를 선택해야 한다고 말했다. 풍부한 이모티콘을 쓸 수 있으면 더욱 도움이 된다고 그는 덧붙였다.

이와 함께 쉽게 이용할 수 있고, 유지관리가 간단한 기술을 도입해 활용하는 것이 중요하다. 발표자가 복잡한 스크린 공유 소프트웨어나 통화 시스템을 제대로 다루지 못해 미팅이 15분씩 지연되는 일이 없도록 만들어야 한다.

아젠다를 십분 활용
미팅 아젠다(안건)를 수립할 필요가 없다고 생각할지 모르겠다. 그냥 사람들이 도착했을 때 안건을 정하는 것이 간편하다고 생각할 수도 있다. 그러나 오자에 따르면, 미팅 아젠다는 프로세스 능률화에 도움을 준다. 미팅이 가치 있는 미팅인지, 이메일로 대신할 수 있는 미팅인지 판단할 수 있게 해준다.

오자는 "구체적인 사안이 없다면 미팅을 할 필요 없이, 이메일을 보내는 것이 낫다. 상식적인 이야기이지만 많은 이들이 간과하는 부분이기도 하다"라고 말했다.

주스는 또 미팅 2시간 전에 참석해야 할 사람들, 논의할 사항, 목적, 시작하는 시간과 끝나는 시간 등 세부 사항과 함께 안건을 알려줄 필요가 있다고 말했다. 그러면 사람들은 자신이 참석해야 하는 미팅인지, 자신에게 해당 사항이 있는 미팅인지 빨리 판단을 내릴 수 있다.

문서 공유에 유의
어떤 비즈니스이든 협력이 중요하다. 그리고 미팅이 협력의 종착점이 되어서는 안 된다. 회의실에 인쇄물을 가져오거나, TV 모니터로 프레젠테이션을 하는 대신 문서 및 화면 공유 기술을 활용하는 것이 바람직하다. 직원들이 동일한 플랫폼으로 미팅 전, 동안, 후에 문서를 쉽게 발송하고 공유할 수 있어야 한다.

그래야 미팅이 모든 이들이 무시할 '강의'가 아닌 협력적인 업무가 된다. 모든 이들이 목소리를 내도록, 또는 공동 문서 작성에 참여하도록 함으로써 미팅을 한층 더 '쌍방향'으로 만들면, 미팅에 대한 몰입도를 높일 수 있다.

에티켓을 강조
오자는 미팅이 순식간에 엉망이 될 수 있다고 강조했다. 기술적인 문제가 발생하거나, 직원들이 계속 주제에서 벗어난 행동을 하는 경우를 예로 들 수 있다. 오자는 미팅이 필요 이상으로 길어지거나, 예정된 시간을 초과하지 않도록 회의 에티켓을 교육할 것을 권장했다.

미팅이 동료들에 대해 알 수 있는 좋은 기회를 제공하기는 하지만, 그렇다고 다른 이의 휴가 계획에 관한 이야기로 미팅 시간을 낭비하는 일이 없어야 한다.

주스는 "미팅 주관자가 자주 저지르는 실수 중 하나는 참석자들을 지나치게 정중하게 대하는 것이다. 대화가 주제에서 벗어나면 끼어들어, 주제에 충실한 대화가 되도록 만들어야 한다. 또 다음 대화를 위한 '밥상'을 차려야 한다"라고 말했다.

‘주어진 시간만큼 늘어진다’
모든 이들이 제 궤도를 유지하게 만드는 가장 좋은 방법 중 하나는 미팅을 짧게 하는 것이다. 주스는 이와 관련, '어떤 일이든 주어진 시간만큼 늘어진다'는 "파킨슨의 법칙"을 예로 들어 설명했다.

예를 들어, 미팅 시간을 2시간으로 정하면, 그 미팅은 최소 2시간 이상 진행된다. 그런데 동일한 미팅에 1시간이라는 시간을 할당할 경우, 훨씬 짧은 시간에 동일한 목적을 달성할 수도 있다. 만약 정 '결론'에 더 많은 시간이 필요하다면, 당사자들이 만나 후속 조치를 할 일정을 수립할 수 있다.

그는 "직원들의 시간은 소중하다. 성공적인 미팅은 사전에 제시한 목표를 달성할 수 있도록 시간 계획을 수립해 활용한다. 기업은 체계적으로 미팅을 계획하는 한편 여러 다양한 의견들이 논의되도록 만들어야 한다. 이런 방법으로 개인의 시간을 존중하면서 균형점을 찾을 수 있다"라고 말했다. ciokr@idg.co.kr 
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