2018.04.19

이력서 75%는 기계가 거른다··· ATS 통과 비법은?

Terena Bell | CIO
구직자들이 알아야 할 사실이 있다. 기업 중 거의 40 %가 지원자를 추려내기 위해 지원자 추적 시스템(ATS)을 사용한다는 것이다. 이름 때문에 착각해서는 곤란하다. 지원자 추적 시스템은 채용 절차에서 지원자가 어디에 위치하는지 ‘추적’하기 위한 것이 아니다. 유망한 지원자를 그렇지 않은 지원자와 분리해서 고용주의 시간을 아껴주는 것이 목적이다.

문제는 이 시스템의 주요 결정 기준이 이력서 내용이 아닌 이력서 작성 방식이라는 점이다. 그 결과 “대부분의 회사에는 수천 장의 이력서가 데이터베이스에 쌓여 있지만 한 번도 들여다 보지 않는다”고 딜로이트의 HR 컨설팅 회사 베르신(Bersin)의 수석 컨설턴트 조시 베르신은 지적했다. 실제로 이력서의 75%는 사람에 의해 검토조차 되지 않는다.

지원자 추적 시스템의 작동 방식
“구인 공고가 게시되면 지원자의 이력서는 실제 사람의 손에 들어가기 전에 먼저 봇들의 검토를 거칠 가능성이 높다”고 업워크(Upwork)의 콘텐츠 담당자 마이클 토마제프스키는 말했다.

그의 설명에 딸면 지원하기 버튼을 누르는 순간, 지원자 추적 시스템은 이력서에 업무 기술 내용과 일치하는 조건이 있는지 검색한다. 예를 들어 제품 에반젤리스트직에 지원한다고 치자. 이력서에 ‘에반젤리스트’라는 단어가 사용된다면 좋다. 그러한 지원서는 시스템에 의해 실제 사람에게 전달될 것이기 때문이다. 반면, 현재 직책이 ‘영업 기술자’라고 되어 있으면 어림도 없다.

물론 모든 시스템이 다 그렇게 가혹한 것은 아니다. 동의어도 감안할 줄 아는 ATS 브랜드들도 있다. 문제는 정확히 일치해야만 걸러내는 구형 시스템이 여전히 사용 되고 있다는 점이다. “지원하는 회사가 ATS를 사용하는지 여부를 확실히 확인할 방법은 없다”라고 토마제프스키는 지적했다.

그러나 약간의 탐정놀이를 통해 알아낼 수는 있다고 오라클 레주메스(Oracle Resumes) 대표 더스틴 포크는 귀띔했다. 지원하는 회사의 채용 페이지를 살펴보라는 것이다. 그는 “대부분 ATS업체의 로고가 어딘가에 있을 것이다. 눈에 띄지 않는다면 지원 버튼이나 이력서 제출 버튼 위에 마우스를 대 보고 웹 브라우저 하단에 대상 URL이 표시되는지 확인한다. 채용 소프트웨어를 사용하는 회사라면 대상 URL를 통해 어떤 소프트웨어인지 확인할 수 있다”라고 말했다.

고장난 시스템
지원자 추적 시스템은 절대 완벽하지 않다. 실제로 커리어아크/퓨처 워크플레이스(CareerArc/Future Workplace) 공동 설문조사에 따르면 지원자 추적 시스템을 사용하는 회사 중 62%가 “자격을 갖춘 지원자 중 일부는 확인 절차 도중에 실수로 자동 배제되고 있을 가능성이 있다”고 시인했다.

구직자의 관점에서 볼 때 어이없을 정도로 높은 수치이다. 기업 입장에서는 많은 수의 지원자를 추리기 위해 자동화의 도움이 필요한 것이 사실이지만 허술한 시스템은 구인 측이나 구직 측 모두에게 문제이다. 이들 회사의 채용 방식에 큰 변화가 있지 않는 한 문제 해결의 책임은 구직자에게 돌아간다. 지원자 추적 소프트웨어에 의해 배제 당하지 않으려면 이력서를 어떻게 고쳐야 할까?

지원자 추적 시스템에 최적화된 이력서 작성법
구직자들이 지원자 추적 시스템을 통과하기 위한 첫 단계는 회사나 자신의 문제가 아닌 글꼴의 문제임을 인식하는 것이다. 그렇다. ‘타임즈 뉴 로만(Times New Roman)’ 글꼴을 사용하는 바람에 이력서 더미에 묻혀 버리기도 한다.

포크는 “일부 지원자 추적 시스템은 ‘타임즈 뉴 로만’이나 ‘캠브리아(Cambria)’와 같은 세리프(serif) 글꼴 판독에 문제가 있다”fk고 지적했다. 세리프 글꼴은 글자에 작은 자국이 덧붙여져 있다(예를 들면 타임즈 뉴 로만의 “R”자가 그렇다). 산세리프(Sans serif) 글꼴은 그렇지 않다.

그런 것이 왜 중요한 것일까? 지원자 추적 시스템이 지원자 이력서의 보유 기술 및 경력란에서 특정 키워드를 검색할 때 정확히 일치하는 것만 찾아낸다. 그런데 이력서는 검색을 하려면 먼저 처리 과정을 거쳐야 한다. “구형 지원자 추적 시스템은 광학 문자 인식(OCR) 기능으로 정보를 수집한다”고 포크는 설명했다.

지원하는 회사마다 이력서에 포함된 단어를 다르게 바꿨는데 인식되지 않으면 헛수고이다. 그는 “세리프 글꼴이 망쳐버릴 수 있다”고 지적했다. 덧붙여진 자국 때문에 영어 대문자 R이 제대로 인식되지 않는 경우가 있다는 것이다. 따라서 안전하게 가려면 “캘리브리(Calibri)와 같은 산세리프 글꼴을 사용하는 것이 좋다”고 포크는 강조했다.

기왕 하는 김에 중요 항목 앞에 쓰는 부호가 완벽한 원형인지 확인하는 것이 좋다. “원형이나 그 유사한 모양을 선택하라”고 이력서 작성 대행사 탑레주메(TopResume)의 진로 상담 전문가 아만다 어거스틴은 당부했다. 그녀는 “화살표 등 복잡한 기호를 중요 항목 앞에 놓는 것을 피해야 한다. 이를 제대로 인식하지 못하는 지원자 추적 시스템이 많기 때문이다”라고 전했다.

어거스틴은 PDF, HTML, 오픈 오피스(Open Office), 애플 페이지스(Apple Pages) 형식도 사용하지 말 것을 당부했다. “이력서는 반드시 워드(Word) 문서 파일로 저장해야 한다”라는 설명이다.

그러나 포크와 토마제프스키의 의견은 달랐다. 두 명 다 일반 텍스트(TXT)를 권장했다. OCR로 판독하기 더 쉬운 ASCII 호환 형식이기 때문이다.

어거스틴은 이 밖에 워드로 이력서를 작성한 후 TXT 파일로 변환했다가 다시 워드로 변환하면 “더욱 세련되고 전문가답게 보인다”고 조언했다.

이런 식의 조언만 봐도, 또한 사람마다 조언이 다른 것만 봐도, 지원자 추적 시스템을 통과하는 것이 같은 업계 내에서조차 얼마나 혼란스러운 일인지 알 수 있다.

어쨌든 최종 목적은 최종 검수자다. 시스템을 통과한다면 사람이 이력서를 검토할 것이고 최종 채용 여부를 결정하는 것은 시스템이 아닌 바로 그 사람이다. 커리어아크/퓨처 워크플레이스 설문조사의 결과에 따르면 지원자들은 한번 지원할 때마다 키워드를 고쳐 쓰는 작업 등에 평균 3-4시간을 소모한다고 한다. 그러나 최종적으로 이력서를 검토하는 사람은 평균 6.2초만에 검토를 끝낸다고 어거스틴은 말했다.

어거스틴은 “만일 지원자 추적 시스템을 통과하는 것에만 주안점을 둔다면 일반 텍스트 파일만으로도 가능하고 오히려 더 효과적”이라고 인정했다. 그러나 6.2초라는 검토 시간을 감안하면 이력서가 사람에게도 보기 좋아야 한다고 강조했다.

그녀는 “일반 텍스트 파일은 진한 글씨 등을 추가할 수 없다”라며 “중요한 정보를 강조하고 특정 부분으로 보는 사람의 시선을 끌 수 있는 다른 레이아웃 기술도 사용할 수 없다”라고 말했다. 그러나 워드 파일에서는 가능하다.

즉 시스템을 통과하기에는 TXT 파일이 더 낫지만 “사람이 검토하기에는 워드 버전이 더 낫다. 본인은 전문가들에게 이력서를 작성할 때 시스템과 사람이 모두 읽을 것을 감안하라”라고 당부했다.

채용 절차 자동화 신생업체 틸르(Tilr)의 CEO 카리사 미크루삭은 시스템을 통과하려면 머릿글과 바닥글은 다 빼고 약어 사용을 자제해야 하며 보유기술 기재란에 해당 키워드를 최대한 많이 활용해야 한다고 당부했다. 또 한 때는 이력서에 보유 자격증이나 구사 가능한 언어 등을 별도의 제목으로 기재하는 것이 기본이었지만 “이제는 보유기술 란에 합쳐서 기재해야 한다”고 덧붙였다.

물론 사람이 할 수 있는 일에는 한계가 있다. 또 부실한 추적 소프트웨어 때문에 자격 있는 지원자를 놓치는 경우가 늘어남에 따라 언젠가는 회사 측에서 스스로 변화할 것이다. 베르신은 “소프트웨어가 이력서를 판독해 적임자를 찾아내는 작업을 훌륭히 수행해낸 적은 지금껏 없었다”라며, “그러나 지원자 추적 시스템이 매년 발전하고 있다”고 덧붙였다.

베르신의 추정에 따르면 매년 HR기술에 쓰이는 돈은 4,000억 달러에 이른다. 그런 점을 감안하면 시스템은 당연히 발전해야 한다. 그는 만일 “훨씬 자연어에 가까운 인터페이스와 더욱 똑똑한 추천을 해 주는” 도구를 설계할 수 있는 회사가 있다면 대박을 터뜨릴 것”이라고 덧붙였다. ciokr@idg.co.kr
 



2018.04.19

이력서 75%는 기계가 거른다··· ATS 통과 비법은?

Terena Bell | CIO
구직자들이 알아야 할 사실이 있다. 기업 중 거의 40 %가 지원자를 추려내기 위해 지원자 추적 시스템(ATS)을 사용한다는 것이다. 이름 때문에 착각해서는 곤란하다. 지원자 추적 시스템은 채용 절차에서 지원자가 어디에 위치하는지 ‘추적’하기 위한 것이 아니다. 유망한 지원자를 그렇지 않은 지원자와 분리해서 고용주의 시간을 아껴주는 것이 목적이다.

문제는 이 시스템의 주요 결정 기준이 이력서 내용이 아닌 이력서 작성 방식이라는 점이다. 그 결과 “대부분의 회사에는 수천 장의 이력서가 데이터베이스에 쌓여 있지만 한 번도 들여다 보지 않는다”고 딜로이트의 HR 컨설팅 회사 베르신(Bersin)의 수석 컨설턴트 조시 베르신은 지적했다. 실제로 이력서의 75%는 사람에 의해 검토조차 되지 않는다.

지원자 추적 시스템의 작동 방식
“구인 공고가 게시되면 지원자의 이력서는 실제 사람의 손에 들어가기 전에 먼저 봇들의 검토를 거칠 가능성이 높다”고 업워크(Upwork)의 콘텐츠 담당자 마이클 토마제프스키는 말했다.

그의 설명에 딸면 지원하기 버튼을 누르는 순간, 지원자 추적 시스템은 이력서에 업무 기술 내용과 일치하는 조건이 있는지 검색한다. 예를 들어 제품 에반젤리스트직에 지원한다고 치자. 이력서에 ‘에반젤리스트’라는 단어가 사용된다면 좋다. 그러한 지원서는 시스템에 의해 실제 사람에게 전달될 것이기 때문이다. 반면, 현재 직책이 ‘영업 기술자’라고 되어 있으면 어림도 없다.

물론 모든 시스템이 다 그렇게 가혹한 것은 아니다. 동의어도 감안할 줄 아는 ATS 브랜드들도 있다. 문제는 정확히 일치해야만 걸러내는 구형 시스템이 여전히 사용 되고 있다는 점이다. “지원하는 회사가 ATS를 사용하는지 여부를 확실히 확인할 방법은 없다”라고 토마제프스키는 지적했다.

그러나 약간의 탐정놀이를 통해 알아낼 수는 있다고 오라클 레주메스(Oracle Resumes) 대표 더스틴 포크는 귀띔했다. 지원하는 회사의 채용 페이지를 살펴보라는 것이다. 그는 “대부분 ATS업체의 로고가 어딘가에 있을 것이다. 눈에 띄지 않는다면 지원 버튼이나 이력서 제출 버튼 위에 마우스를 대 보고 웹 브라우저 하단에 대상 URL이 표시되는지 확인한다. 채용 소프트웨어를 사용하는 회사라면 대상 URL를 통해 어떤 소프트웨어인지 확인할 수 있다”라고 말했다.

고장난 시스템
지원자 추적 시스템은 절대 완벽하지 않다. 실제로 커리어아크/퓨처 워크플레이스(CareerArc/Future Workplace) 공동 설문조사에 따르면 지원자 추적 시스템을 사용하는 회사 중 62%가 “자격을 갖춘 지원자 중 일부는 확인 절차 도중에 실수로 자동 배제되고 있을 가능성이 있다”고 시인했다.

구직자의 관점에서 볼 때 어이없을 정도로 높은 수치이다. 기업 입장에서는 많은 수의 지원자를 추리기 위해 자동화의 도움이 필요한 것이 사실이지만 허술한 시스템은 구인 측이나 구직 측 모두에게 문제이다. 이들 회사의 채용 방식에 큰 변화가 있지 않는 한 문제 해결의 책임은 구직자에게 돌아간다. 지원자 추적 소프트웨어에 의해 배제 당하지 않으려면 이력서를 어떻게 고쳐야 할까?

지원자 추적 시스템에 최적화된 이력서 작성법
구직자들이 지원자 추적 시스템을 통과하기 위한 첫 단계는 회사나 자신의 문제가 아닌 글꼴의 문제임을 인식하는 것이다. 그렇다. ‘타임즈 뉴 로만(Times New Roman)’ 글꼴을 사용하는 바람에 이력서 더미에 묻혀 버리기도 한다.

포크는 “일부 지원자 추적 시스템은 ‘타임즈 뉴 로만’이나 ‘캠브리아(Cambria)’와 같은 세리프(serif) 글꼴 판독에 문제가 있다”fk고 지적했다. 세리프 글꼴은 글자에 작은 자국이 덧붙여져 있다(예를 들면 타임즈 뉴 로만의 “R”자가 그렇다). 산세리프(Sans serif) 글꼴은 그렇지 않다.

그런 것이 왜 중요한 것일까? 지원자 추적 시스템이 지원자 이력서의 보유 기술 및 경력란에서 특정 키워드를 검색할 때 정확히 일치하는 것만 찾아낸다. 그런데 이력서는 검색을 하려면 먼저 처리 과정을 거쳐야 한다. “구형 지원자 추적 시스템은 광학 문자 인식(OCR) 기능으로 정보를 수집한다”고 포크는 설명했다.

지원하는 회사마다 이력서에 포함된 단어를 다르게 바꿨는데 인식되지 않으면 헛수고이다. 그는 “세리프 글꼴이 망쳐버릴 수 있다”고 지적했다. 덧붙여진 자국 때문에 영어 대문자 R이 제대로 인식되지 않는 경우가 있다는 것이다. 따라서 안전하게 가려면 “캘리브리(Calibri)와 같은 산세리프 글꼴을 사용하는 것이 좋다”고 포크는 강조했다.

기왕 하는 김에 중요 항목 앞에 쓰는 부호가 완벽한 원형인지 확인하는 것이 좋다. “원형이나 그 유사한 모양을 선택하라”고 이력서 작성 대행사 탑레주메(TopResume)의 진로 상담 전문가 아만다 어거스틴은 당부했다. 그녀는 “화살표 등 복잡한 기호를 중요 항목 앞에 놓는 것을 피해야 한다. 이를 제대로 인식하지 못하는 지원자 추적 시스템이 많기 때문이다”라고 전했다.

어거스틴은 PDF, HTML, 오픈 오피스(Open Office), 애플 페이지스(Apple Pages) 형식도 사용하지 말 것을 당부했다. “이력서는 반드시 워드(Word) 문서 파일로 저장해야 한다”라는 설명이다.

그러나 포크와 토마제프스키의 의견은 달랐다. 두 명 다 일반 텍스트(TXT)를 권장했다. OCR로 판독하기 더 쉬운 ASCII 호환 형식이기 때문이다.

어거스틴은 이 밖에 워드로 이력서를 작성한 후 TXT 파일로 변환했다가 다시 워드로 변환하면 “더욱 세련되고 전문가답게 보인다”고 조언했다.

이런 식의 조언만 봐도, 또한 사람마다 조언이 다른 것만 봐도, 지원자 추적 시스템을 통과하는 것이 같은 업계 내에서조차 얼마나 혼란스러운 일인지 알 수 있다.

어쨌든 최종 목적은 최종 검수자다. 시스템을 통과한다면 사람이 이력서를 검토할 것이고 최종 채용 여부를 결정하는 것은 시스템이 아닌 바로 그 사람이다. 커리어아크/퓨처 워크플레이스 설문조사의 결과에 따르면 지원자들은 한번 지원할 때마다 키워드를 고쳐 쓰는 작업 등에 평균 3-4시간을 소모한다고 한다. 그러나 최종적으로 이력서를 검토하는 사람은 평균 6.2초만에 검토를 끝낸다고 어거스틴은 말했다.

어거스틴은 “만일 지원자 추적 시스템을 통과하는 것에만 주안점을 둔다면 일반 텍스트 파일만으로도 가능하고 오히려 더 효과적”이라고 인정했다. 그러나 6.2초라는 검토 시간을 감안하면 이력서가 사람에게도 보기 좋아야 한다고 강조했다.

그녀는 “일반 텍스트 파일은 진한 글씨 등을 추가할 수 없다”라며 “중요한 정보를 강조하고 특정 부분으로 보는 사람의 시선을 끌 수 있는 다른 레이아웃 기술도 사용할 수 없다”라고 말했다. 그러나 워드 파일에서는 가능하다.

즉 시스템을 통과하기에는 TXT 파일이 더 낫지만 “사람이 검토하기에는 워드 버전이 더 낫다. 본인은 전문가들에게 이력서를 작성할 때 시스템과 사람이 모두 읽을 것을 감안하라”라고 당부했다.

채용 절차 자동화 신생업체 틸르(Tilr)의 CEO 카리사 미크루삭은 시스템을 통과하려면 머릿글과 바닥글은 다 빼고 약어 사용을 자제해야 하며 보유기술 기재란에 해당 키워드를 최대한 많이 활용해야 한다고 당부했다. 또 한 때는 이력서에 보유 자격증이나 구사 가능한 언어 등을 별도의 제목으로 기재하는 것이 기본이었지만 “이제는 보유기술 란에 합쳐서 기재해야 한다”고 덧붙였다.

물론 사람이 할 수 있는 일에는 한계가 있다. 또 부실한 추적 소프트웨어 때문에 자격 있는 지원자를 놓치는 경우가 늘어남에 따라 언젠가는 회사 측에서 스스로 변화할 것이다. 베르신은 “소프트웨어가 이력서를 판독해 적임자를 찾아내는 작업을 훌륭히 수행해낸 적은 지금껏 없었다”라며, “그러나 지원자 추적 시스템이 매년 발전하고 있다”고 덧붙였다.

베르신의 추정에 따르면 매년 HR기술에 쓰이는 돈은 4,000억 달러에 이른다. 그런 점을 감안하면 시스템은 당연히 발전해야 한다. 그는 만일 “훨씬 자연어에 가까운 인터페이스와 더욱 똑똑한 추천을 해 주는” 도구를 설계할 수 있는 회사가 있다면 대박을 터뜨릴 것”이라고 덧붙였다. ciokr@idg.co.kr
 

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