2011.09.28

UC 성공 팁 ‘변화 관리에 투자하라'

Lauren Brousell | CIO
통합 커뮤니케이션(UC) 툴을 정착시킨 기업들에게는 특별한 공통점이 있다. CIO가 UC의 확산을 위해 ‘변화 관리’ 전담 부서나 사람을 지명했다는 것이다. 선도적으로 UC를 사용하는 기업의 CIO들은 “이를 성공시키기 위해 가장 먼저 해야 할 일은 임직원들의 오래된 습관을 바꾸는 것”이라고 입을 모았다.

사내 커뮤니케이션이 원활하지 않는다는 것은 위험한 징후다. 이를 해결하기 위해 CIO들은 UC툴 도입을 고민하는데, 그 전에 UC가 다른 어떤 소프트웨어의 도입보다 더 위험할 수 있다는 점을 알아야 한다고 CIO들은 말하고 있다. 왜냐면, UC는 임직원들의 고착된 업무 습관에 영향을 주기 때문이다.

미국의 낙농 기업 랜드오레이크(Land O’Lakes) CIO인 배리 리벤슨에 따르면, 사람들은 자신만의 속도로 기술을 받아들이기 때문이다. 리벤슨은 “UC를 새로운 ERP 정도로 치부하면 안된다. UC는 ERP보다 더 어려운 프로젝트다”라고 말했다.

이 프로젝트는 현재 시스코의 UC 스위트를 구축하고 있는 랜드오레이크에게 매우 중요하다. 현재 이 회사는 버터 제조기 사업을 글로벌하게 확대하고자 하며, 이 사업의 규모는 130억 달러에 이른다. 랜드오레이크는 UC 스위트의 2가지 기능에 대해서 특히 기대하는 바가 크다. 하나는 직원들이 일정관리에 다음달 또는 다음주에 어디 있을 지에 대해 입력하면, 회사로 걸려오는 전화를 그 지역으로 바로 연결해 주는 기능이다. 또 다른 기능은 비디오컨퍼런스로, 사내 디렉토리에 있는 동료의 이름을 클릭하면, 그 사람과 연결되는 것이다.

UC툴은 업무 효율뿐 아니라, 협업에 대한 새로운 기대치도 만들어 냈다. 포레스터 리서치의 애널리스트 아트 쉘러에 따르면, UC 도입은 실패하기 쉬운 프로젝트다. 쉘러는 “일반 직원들은 경영진들의 기대만큼 높은 가치를 얻지 못하기 때문에 많이 사용하지 않게 된다”라고 설명했다. “사용자들은 CIO의 말을 듣지 않을 수 있고 CIO는 UC의 이점을 얻지 못할 수 있다. CIO는 변화관리 프로그램을 만들어 여기에 꾸준히 투자해야 한다”라고 그는 덧붙였다.

새로운 툴을 임직원들이 사용하도록 만들기 위해 리벤슨은 시스코로부터 사용 팁을 구해 적극적인 사내 홍보에 나섰다. 리벤슨은 대형 모니터를 설치하고 3,000명의 직원들을 대상으로 매주 UC의 도입과 사용에 대한 정보를 공지하고 업데이트했다. 여기에는 앞으로 회사가 어떻게 변화할 지, 그 변화를 어떻게 수용해야 할 지에 대한 설명을 담았다.

리벤슨은 문서와 이메일로도 지속적으로 공지했고, 데모를 보여줬다. 랜드오레이크는 두 개의 대형 공장에 지난달 UC 설치를 마쳤고, 2월에 주요 공장에서도 이를 사용하게 될 예정이다. 총 10개 그룹에 UC를 설치하는 동안 리벤슨은 IT직원들에게 오렌지색 조끼를 입혀 회사를 이리저리 돌아다니게 하고 동료들로부터 UC에 대한 질문을 받고 대답하도록 했다.  

리벤슨은 UC의 성공은 임직원들이 새로운 툴을 어떻게 사용하느냐로 판단할 수 있다고 말했다. “사람들이 여전히 과거의 기술을 사용한다면, 그것은 실패한 것이다”라고 그는 말했다.

미국 보험협회안전시험소(Underwriters Laboratories)의 CIO 크리스찬 안슈에츠는 “임직원들에게 UC툴 사용에 대해 선택에 여지가 없다는 점을 분명하게 했다”라고 말했다. 그러나 그의 구축 계획의 부분은 직원들과 커뮤니케이션하고 변화를 관리하는 부서를 기여하는 것을 포함했다.

UL은 데스크톱PC와 모바일 기기의 전화, 이메일, 팩스를 통합하기 위해 마이크로소프트 365를 사용하며 음성 네트워크의 절반 이상을 VoIP로 이전하고 있다. 마이크로소프트 365를 도입하면서 안슈에츠는 UL의 7,000명 직원들에게 UC 사용법을 익히도록 블로그, 뉴스레터, 웨비나, 동영상 등 모든 커뮤니케이션 수단을 동원했다.

미국의 금융 기업인 CUNA 뮤추얼 CIO 릭 로이는 각 현업 부서에 동료들을 교육할 변화관리 전담자자를 지명했다. 이 회사는 최근 4,000 사용자들에게 VoIP폰과 시스코의 텔레프레즌스 툴 도입을 완료했다.

“이 프로젝트의 기술 부분은 복잡하지만 효과는 이미 입증됐다”라고 로이는 말했다. “UC가 잘 쓰이도록 만드는 핵심은 변화관리 전담자를 가지고 있냐에 달려 있다. 이들은 현업 부서가 어떤 이점을 얻을 지를 사용자들에게 설명하고 설득해 사용하도록 독려하는 사람들이다”라고 말했다. “변화관리 전담자들은 임직원들을 대표해 그들의 의견을 전달해 주기도 한다”라고 로이는 덧붙였다. ciokr@idg.co.kr



2011.09.28

UC 성공 팁 ‘변화 관리에 투자하라'

Lauren Brousell | CIO
통합 커뮤니케이션(UC) 툴을 정착시킨 기업들에게는 특별한 공통점이 있다. CIO가 UC의 확산을 위해 ‘변화 관리’ 전담 부서나 사람을 지명했다는 것이다. 선도적으로 UC를 사용하는 기업의 CIO들은 “이를 성공시키기 위해 가장 먼저 해야 할 일은 임직원들의 오래된 습관을 바꾸는 것”이라고 입을 모았다.

사내 커뮤니케이션이 원활하지 않는다는 것은 위험한 징후다. 이를 해결하기 위해 CIO들은 UC툴 도입을 고민하는데, 그 전에 UC가 다른 어떤 소프트웨어의 도입보다 더 위험할 수 있다는 점을 알아야 한다고 CIO들은 말하고 있다. 왜냐면, UC는 임직원들의 고착된 업무 습관에 영향을 주기 때문이다.

미국의 낙농 기업 랜드오레이크(Land O’Lakes) CIO인 배리 리벤슨에 따르면, 사람들은 자신만의 속도로 기술을 받아들이기 때문이다. 리벤슨은 “UC를 새로운 ERP 정도로 치부하면 안된다. UC는 ERP보다 더 어려운 프로젝트다”라고 말했다.

이 프로젝트는 현재 시스코의 UC 스위트를 구축하고 있는 랜드오레이크에게 매우 중요하다. 현재 이 회사는 버터 제조기 사업을 글로벌하게 확대하고자 하며, 이 사업의 규모는 130억 달러에 이른다. 랜드오레이크는 UC 스위트의 2가지 기능에 대해서 특히 기대하는 바가 크다. 하나는 직원들이 일정관리에 다음달 또는 다음주에 어디 있을 지에 대해 입력하면, 회사로 걸려오는 전화를 그 지역으로 바로 연결해 주는 기능이다. 또 다른 기능은 비디오컨퍼런스로, 사내 디렉토리에 있는 동료의 이름을 클릭하면, 그 사람과 연결되는 것이다.

UC툴은 업무 효율뿐 아니라, 협업에 대한 새로운 기대치도 만들어 냈다. 포레스터 리서치의 애널리스트 아트 쉘러에 따르면, UC 도입은 실패하기 쉬운 프로젝트다. 쉘러는 “일반 직원들은 경영진들의 기대만큼 높은 가치를 얻지 못하기 때문에 많이 사용하지 않게 된다”라고 설명했다. “사용자들은 CIO의 말을 듣지 않을 수 있고 CIO는 UC의 이점을 얻지 못할 수 있다. CIO는 변화관리 프로그램을 만들어 여기에 꾸준히 투자해야 한다”라고 그는 덧붙였다.

새로운 툴을 임직원들이 사용하도록 만들기 위해 리벤슨은 시스코로부터 사용 팁을 구해 적극적인 사내 홍보에 나섰다. 리벤슨은 대형 모니터를 설치하고 3,000명의 직원들을 대상으로 매주 UC의 도입과 사용에 대한 정보를 공지하고 업데이트했다. 여기에는 앞으로 회사가 어떻게 변화할 지, 그 변화를 어떻게 수용해야 할 지에 대한 설명을 담았다.

리벤슨은 문서와 이메일로도 지속적으로 공지했고, 데모를 보여줬다. 랜드오레이크는 두 개의 대형 공장에 지난달 UC 설치를 마쳤고, 2월에 주요 공장에서도 이를 사용하게 될 예정이다. 총 10개 그룹에 UC를 설치하는 동안 리벤슨은 IT직원들에게 오렌지색 조끼를 입혀 회사를 이리저리 돌아다니게 하고 동료들로부터 UC에 대한 질문을 받고 대답하도록 했다.  

리벤슨은 UC의 성공은 임직원들이 새로운 툴을 어떻게 사용하느냐로 판단할 수 있다고 말했다. “사람들이 여전히 과거의 기술을 사용한다면, 그것은 실패한 것이다”라고 그는 말했다.

미국 보험협회안전시험소(Underwriters Laboratories)의 CIO 크리스찬 안슈에츠는 “임직원들에게 UC툴 사용에 대해 선택에 여지가 없다는 점을 분명하게 했다”라고 말했다. 그러나 그의 구축 계획의 부분은 직원들과 커뮤니케이션하고 변화를 관리하는 부서를 기여하는 것을 포함했다.

UL은 데스크톱PC와 모바일 기기의 전화, 이메일, 팩스를 통합하기 위해 마이크로소프트 365를 사용하며 음성 네트워크의 절반 이상을 VoIP로 이전하고 있다. 마이크로소프트 365를 도입하면서 안슈에츠는 UL의 7,000명 직원들에게 UC 사용법을 익히도록 블로그, 뉴스레터, 웨비나, 동영상 등 모든 커뮤니케이션 수단을 동원했다.

미국의 금융 기업인 CUNA 뮤추얼 CIO 릭 로이는 각 현업 부서에 동료들을 교육할 변화관리 전담자자를 지명했다. 이 회사는 최근 4,000 사용자들에게 VoIP폰과 시스코의 텔레프레즌스 툴 도입을 완료했다.

“이 프로젝트의 기술 부분은 복잡하지만 효과는 이미 입증됐다”라고 로이는 말했다. “UC가 잘 쓰이도록 만드는 핵심은 변화관리 전담자를 가지고 있냐에 달려 있다. 이들은 현업 부서가 어떤 이점을 얻을 지를 사용자들에게 설명하고 설득해 사용하도록 독려하는 사람들이다”라고 말했다. “변화관리 전담자들은 임직원들을 대표해 그들의 의견을 전달해 주기도 한다”라고 로이는 덧붙였다. ciokr@idg.co.kr

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