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블로그 | 업무 '구루' 되어볼까? 9가지 소통·조직화 앱

2011.12.12 Curt Finch   |  CIO

널리 확산되는 직장 내 소통과 조직화가 소비자 기기 앱들로 간단히 해결될 것으로 보인다.

미국 노동통계국(United States Bureau of Labor Statistics)이 진행한 최근 조사에 따르면 지난 2010년 고용된 직원들 중 24%가 업무의 일부 또는 전부 자신의 집에서 수행했던 것으로 나타났다. 이러한 경향은 앞으로도 계속되며 곧 예정돼 있는 2011년 통계에서도 증가 추세를 볼 수 있을 것이다.

다만 노동 인력이 가상화, 아웃소싱, 재택근무 등으로 점점 더 광범위하게 퍼져 나가면서 CIO 입장에서는 현장에 있는 직원들과 외부에 있는 직원들 간의 의사소통을 관리하기가 상당히 곤란해질 수 있다.

한편 직원들 입장에서는 근무하는 장소와 관계없이 항상 조직적인 상태를 유지해야 하고 일말의 주저 없이 근무지들을 옮겨야 한다. 이들을 위해 다행히도 개인 기기에서 간단히 의사소통과 조직화를 해결할 수 있는 앱들이 많이 나와 있다.


 


* 의사 소통에 기가 막히게 유용한 한 가지 앱 유형은 바로 음성인식 문자(voice to text) 지원 앱이다.

 •텍스트앤드라이브(Text'nDrive)는 이메일 메시지들을 실시간으로 소리 내어 읽어주며, 음성으로 답장도 가능하다. 이동 중에도 생산성을 높게 유지할 수 있으며 모든 이동통신 업체들에서 이용할 수 있다.

 •가상 비서 블링고(Vlingo)는 사용자의 의도를 파악하고 적절한 조치를 취하는 음성 명령 기능이다. 사용자는 폰에 대고 중요한 사람들, 기업들, 단체들과 연락하라고 말만 하면 된다.

 •히어아이엠(hereiam)은 사용자의 필요에 따라 선택할 수 있는 여러 기능 묶음들을 갖추고 있다. 이 앱의 가상 비서(Virtual Assistant) 패키지는 핸즈프리 이메일 전송과 음성인식 메모 변환(voice-to-memo)뿐 아니라 클라우드 연락처 목록까지 제공한다. 게다가 모바일 오피스 앤 트래블 팩(Mobile Office and Travel Pack) 묶음에는 훨씬 많은 부가 기능들이 들어 있다.

* 최근 필자는 가상 비서와 관련해 여러 고객들을 위해 매일같이 소비자 앱을 활용하는 실제 비서 캐리 베일리와 이야기를 나눴다. 베일리는 멀티태스킹에 익숙한 조직적인 구루다. 여기 그녀가 효과적인 의사소통과 조직화를 위해 애용하는 몇 가지 앱들을 소개한다.

 •에버노트(Evernote): 베일리는 에버노트를 이용하여 고객 한 명 한 명에 관한 정보를 정리한다. 이로써 많은 고객들의 많은 프로젝트들에 관련된 정보들을 보기 좋게, 순서대로 손쉽게 관리할 수 있다.

 •페이모(Paymo): 베일리는 페이모를 통해 고객들의 청구서들을 관리할 수 있다. 이 앱은 특히 특정 고객에게 들이는 시간을 관리하는데 유용하며 베일리가 특정 고객에게 할당된 시간을 모두 사용하면 알림이 뜬다.

 •투두(2Do): 프로젝트, 업무, 우선 순위 등등에 따라 일을 조직화할 수 있게 해주는 아주 강력한 업무 관리 앱이다. 아이폰 4S 사용자들에게는 재미있는 기능이 추가로 제공된다. 시리를 사용해 할일(reminder)를 추가하면 투두와 동기화될 것이다.

베일리는 의사 소통에서 다중 스트림의 중요성도 강조했다. 그녀의 경우 고객이 필요한 의사소통을 위해 이메일, 전화 연락, 인스턴트 메시지 등을 남겨놓는 편이 훨씬 편하다고 했다. 그 중에서도 이메일은 여전히 많은 기업들 사이에서 아주 흔히 사용되고 있긴 하지만, 그럼에도 그 인기는 점차 떨어지고 있다.

* 작년 한 해 동안 이메일 사용량은 그 전년도에 비해 6%나 감소했다. 어떤 기업들은 심지어 이메일을 금지하고 있으며, 아토스(Atos)의 CEO 티에리 브레튼은 그 중 하나다. 한편 가타비모바일(GottaBeMobile)과 같은 기업들은 이메일을 다음과 같은 수단들로 대체했다.

 •야머(Yammer): 소셜 협업(social collaboration) 툴로 팀을 연결해주고, 팀에서 수행 중인 프로젝트를 더 빠른 시일 내에 완성하도록 돕는다. 야머를 이용하면 팀원들은 정보 검색, 질문, 의견 조사, 아이디어 공유 등을 실시간으로 할 수 있기 때문이다.

 •구글 문서도구(Google Docs): 실시간으로 편집할 수 있어 대규모 프로젝트의 협업에 쓰인다.

 •구글 토크(Google Talk): 일대일 혹은 소규모로 대화하는데 사용되며 가상 공간에서의 워터쿨러(water cooler) 역할을 한다.

 •구글 보이스(Google Voice):  직원들 간에 문자 혹은 전화 연락을 하는데 사용된다. 특히 이메일이 사라지면서 통화 중 녹음기능이 더욱 중요해졌다.

다른 무엇보다도 이러한 앱들을 개인용 기기에서 이용할 수 있다는 점이야말로 이들의 최고 장점이며, 따라서 직원들은 집에서든 사무실에서든 장소에 구애 받지 않고 여전히 조직적으로 일할 수 있다.

*Curt Finch는 저닉스(Journyx)의 창업자이자 CEO다. ciokr@idg.co.kr

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