기고 | IT 부문, 기업처럼 운영하기 위한 3단계

사업을 운영하는데, 주어진 정보라고는 원자재 가격밖에 없고 제품에 얼마만큼의 원자재가 사용되는지는 모르는 상황이라고 가정해보자.

이 경우 제품에 어떻게 가격을 책정해야 할 지, 소비자의 수요를 충족시키려면 얼마나 많은 제품을 만들어야 하는지, 그리고 언제쯤 원자재를 더 주문해야 할 지 등은 확인이 어려울 것이다. 또 원자재 구매에 지불한 돈이 제품을 사는 데 드는 비용보다 적은지도 확인할 수 없을 것이다.

그러나 대부분의 IT 부문은 이런 식으로 운영되고 있다.

효과적인 기술 투자 예산 책정을 위해서는, 기업을 운영하는 데 드는 비용과 기업을 성장이나 변화시키는데 소요되는 비용 사이의 차이점을 이해해야 한다. 그리고 이 비용들이 각 사업 유닛에 책정되는 방식은 IT 수요 및 자원 배분, 그리고 결국에는 가치 창출에까지 영향을 미치게 된다.

IT 부문들은 사업 기술 전략(business technology strategy)이라는 맥락에서 자사의 IT 예산에 대해 생각해 봐야 한다. 여기, 이러한 고민을 도울 3가지 방법을 소개한다.

1단계: IT자원을 서비스로 전환
다른 기관들과 마찬가지로, IT 부서에서 진행하는 업무 역시 소비자들에게 제공되는 제품 및 서비스로 환산해 생각해 보고 각 항목에 대한 자재표를 작성해봐야 한다.

이를 위해 IT부문은 자신들이 어떠한 자산으로 상품과 서비스를 지원하는지를 설명하는 ‘서비스 카탈로그'를 제작할 수도 있을 것이다.

IT가 제공하는 제품과 서비스 유형은 기업의 산업 및 경영 전략 상에서 함수로 작용한다. 이것이 IT의 역할을 결정하는 것이다. 이 자원들(원자재들)은 내부에서도, 또 외부에서도 구할 수 있다.

서비스 카탈로그는 IT부서와 고객들 사이의 중요한 의사소통 및 협력 수단이다. 카탈로그를 통해 IT는 비용의 투명성을 보장할 수도 있다.

서비스 카탈로그를 잘 이용하면,

-서비스 제공에 알맞은 포트폴리오를 선택할 수 있다.

-다양한 서비스 옵션들을 놓고 기업과 협상할 수 있다.

-IT 예산 및 소비량을 추적할 수 있다.

-서비스에 대한 욕구 충족을 관리할 수 있다.

서비스 카탈로그는 IT서비스 포트폴리오를 경영과 연관지어 경영진들에게 보여줌으로써 기업의 의사 결정을 도와 줄 수도 있다.

2단계: 비용 모델(cost model) 개발
서비스 카탈로그와 깊은 연관을 지닌 것이 각 서비스의 비용 모델이다. 비용 모델을 사용하면 사용자들이 지불하게 될 금액을 결정할 수 있고 기업에서는 완벽한 비용 투명성을 성취할 수 있게 된다.

비용 모델의 제작을 위해서는 다양한 곳으로부터 데이터를 가져와야 한다. 많은 경우, 비용은 명백히 드러나 있으며 서비스와 관련돼 있다. 그러나 어떤 때는 비용을 추측해 분배해야 하기도 한다.

서비스를 위해 비용 모델을 만들려면 단위 원가에 따라 각각의 서비스 구성 요소에 들어가는 비용을 종합해 계산해야 한다.

예를 들어, 이메일 서비스에 들어가는 비용에는 하드웨어, 소프트웨어, 각종 장비, 인건비, 그리고 때에 따라서는 외부 서비스 비용이 포함될 것이다. 이들 중에는 직접적인 비용과 간접적 비용이 모두 포함돼 있다.

이메일 서비스 제공에 들어갈 비용이 정해지면, 이를 원가동인(이 경우 이메일 사용자의 수)으로 나누어 이 메일 서비스의 단위 원가를 결정할 수 있다. 이러한 계산 체계는 아래에 잘 나타나 있다.

3단계: 고객에게 내역서 발송
비용 투명성을 위한 마지막 단계는 IT 자원을 소비한 소비자들에게 내역서를 보내는 것이다. 이는 IT 소비자들로 하여금 IT 자원의 소비를 사업 가치와 곧장 연결 지어 생각할 수 있도록 할 것이며 무언가를 요청함에 있어 현명한 결정을 내리도록 할 것이다.

매달, 원가 정보실 매니저는 각 소비자들에게 그들이 한 달 간 서비스를 이용하며 소비한 IT 자원들의 목록을 비용과 함께 기재해 보내야 한다.

이러한 정보를 통해 소비자들은 서비스 예산의 변동폭을 보다 편리하게 관리할 수 있게 될 것이다. 서비스 카탈로그와 비용 내역서는 한데 합쳐져 IT 수요 관리 능력을 큰 폭으로 향상 시켜 줄 것이다. 이들을 통해 비즈니스 임원과 매니저들은 자신들과 IT의 관계에 관한 세부적인 논의를 진행할 수 있게 될 것이고 회계 매니저에게는 IT 서비스의 필요성에 대한 고민의 기회가 새로이 주어질 것이다.

CIO들은 또한 공동의 IT 역량을 전달하기 위한 최적의 전략을 수립하는 데에도 노력을 기울여야 한다. 이를 통해 그들은 예산 수립 기간에 매니저 집단에게 단순히 지난 해의 비용과 추가적인 성장 요인 뿐 아니라 특정 수요와 원가동인에 관한 정보까지 제공함으로써 그들이 미래 수요에 관련한 보다 합리적인 선택을 할 수 있도록 도움을 줄 수 있다.

이러한 서비스로의 IT(IT-as-a-service) 접근법은 기업 내 소비자들에게는 상품과 서비스의 비용에 관한 보다 세부적인 이해를 가능하게 해준다.

* Craiq Symons는 포레스터 리서치의 부사장이자 수석 애널리스트다. ciokr@idg.co.kr