2020.08.06

블로그ㅣ‘가상회의’를 더 효율적으로 만드는 팁 6가지

Jonny Evans | Computerworld
맥북, 아이패드, 아이폰 또는 다른 플랫폼으로 원격근무 중인가? 그렇다면 지금쯤 끝없이 반복되는 가상회의에 갇혀 있을지도 모르겠다. 어떻게 하면 가상회의를 더욱더 효과적으로 만들고 시간을 낭비하지 않을 수 있을까? 
 
ⓒZoom Video Communications

1. 안건을 만들고 적용하라 
안건을 정하지 않은 채 회의에 들어가는 경우가 있다. 당연히 대부분 참여자는 소극적 태도를 보이거나 제대로 된 의견을 말하지 못할 것이다. 회의 준비가 되지 않았기 때문이다. 회의 안건은 이러한 문제를 해결하는 데 도움이 된다. 안건은 다음과 같아야 한다. 

• 사전에 준비할 것
• 회의 참여자들과 공유할 것 
• 참여자들이 안건을 사전 검토하고 논의 항목을 추가할 수 있도록 할 것 
• 회의를 소집하는 사람이 관리할 것 


이 모든 것들은 회의 전에 이뤄져야 한다. 그렇게 된다면 모든 참여자가 충분히 회의를 준비하고 적절한 의견을 제시할 수 있다. 그리 어려운 일도 아니다. 이 약간의 체계만으로도 가상회의를 더욱더 생산적으로 만들 수 있다. 

회의 주재자를 선정하는 것도 중요하다. 회의 중에 계속 말을 끊는 등의 부적절하거나 무례한 행동을 저지하기 위해서다. 이 밖에 아이폰 시계 앱(Clock app)이나 월드 클록 미팅 플래너(World Clock Meeting Planner) 등을 활용해 회의 참여자가 어떤 시간대(time zone)에 있는지 확인하는 것도 필요하다. 
 
2. 자동화로 ‘반복’을 방지하라 
보안 결함이 잇따라 발견된 줌(Zoom)은 한바탕 홍역을 치렀다. 그럼에도 줌은 거의 틀림없이 가장 많이 사용되는 화상회의 솔루션이다. 물론 페이스타임, 스카이프, 마이크로소프트 팀즈 또한 많이 사용되고 있다. 

하지만 화상회의에는 큰 문제가 있다. 누군가 회의록을 작성하지 않는다면 화상회의 중에 어떤 결정이 내려졌는지 잊어버리거나 오해하기 매우 쉽다는 것이다. 그리고 바로 이 지점이야말로 회의 기록 소프트웨어가 진가를 발휘할 수 있는 곳이자, 자동화된 전사(transcription) 시스템이 참여자들을 위기에서 구해낼 수 있는 곳이기도 하다. 

오터.ai(Otter.ai)는 팀즈 또는 줌 프로로 진행되는 화상회의를 자동으로 기록할 수 있다. 
• 스카이프를 사용한다면, 이캄 소프트웨어(Ecamm Software)의 콜 리코더 포 스카이프(Call Recorder for Skype)를 추천한다. 맥에서 직접 화상회의를 녹음한 다음, 이를 오터.ai로 보내 전사할 수 있다. 


소속 기업이 표준화한 협업 툴에 따라 사용할 수 있는 솔루션은 달라질 수 있다. 해당 기록들은 회의록을 작성하는 데도 활용할 수도 있다. 

3. 문서화가 중요하다
자, 원격작업 및 협업 설정에 쩔쩔매던 동료를 도와줬던 일을 생각해보자. 비슷한 문제로 이미 여러 동료를 도왔을지도 모른다. 그 조언을 문서화했는가? 

그렇지 않다면 ‘그 조언’을 팀 공유 문서로 만드는 것을 고려하라. 이 접근방식은 모든 항목에 적용될 수 있다. 다시 말해, 거의 모든 항목을 ‘검색할 수 있는 FAQ 가이드’로 바꿔서 엔터프라이즈 시스템의 공유 폴더에 저장하면 된다. 

팀원들은 자주 묻는 질문에 대한 답변을 문서 내 검색을 통해 찾을 수 있다. 회의 중에 질문하거나 동료에게 도움을 요청해야 하는 경우가 줄어들 것이다. 

4. 화상회의 에티켓 
집에서 혼자 일하는 사람도 있겠지만, 육아와 씨름하면서 업무를 소화하는 사람도 있다. 이로 인해 회의 도중에 방해를 받는 사람들이 충분히 있을 수 있다. 이때 가장 적절한 접근 방법은 이러한 문제 혹은 주변 환경에 관해 도덕적 판단을 내리지 않는 것이다. 

또한 부족한 비언어적 바디랭귀지가 이해도에 미치는 영향도 고려해야 한다. 따라서 회의 중에 이해하지 못한 내용이 있다면, 설명을 더 요구해야 한다. 내가 이해하지 못했다면 다른 사람도 이해하지 못했을 수 있기 때문이다. 

회의 주최자라면 모든 사람을 소개하고 서로 인사하도록 해야 한다. 또 사람들이 서로 말을 끊기보다 대화에 집중할 수 있는 합의된 시스템을 마련해야 한다. 

5. 익숙해지도록 하라 
회의 참여자가 긴장을 풀고 좀 더 집중할 수 있도록 하는 한 가지 방법은 회의 시간 이외에도 화상회의로 대화 나눌 자리를 마련하는 것이다. 이는 팀 관계를 발전시킬 뿐만 아니라 모든 팀원이 화상회의 시스템에 더 익숙해지도록 돕는다. 

만약 회의 주최자라면 내성적인 사람들이 더 발언할 수 있도록 격려해야 한다. 목소리 큰 참여자로 인해 누군가 말할 기회를 얻지 못하는 경우를 주의해야 한다. 모두에게 이야기할 시간을 주는 것이 가장 적절하다.

6. 몇 가지 기본 규칙을 설정하라 
‘개인용 기기 알림 끄기’ 혹은 ‘회의 중에 다른 업무 하지 않기’와 같은 몇 가지 기본 규칙을 설정할 필요가 있다. 이를테면 모든 사람들의 ‘홈 오피스’가 반드시 깔끔하고 정돈된 것은 아니라는 점을 감안해, 화상회의 동안 참여자들이 가상 배경을 사용하도록 하는 것은 어떨까? 

회의 전 
모든 회의 참여자는 회의 전에 기술적 부분(예: 네트워크 연결)을 확인해야 하며, 적절한 조명을 배치해야 한다. 예를 들면 조정할 수 있는 LED 책상용 램프나 홈킷(Homekit)으로 제어할 수 있는 필립스 휴 전구 등이 있다.  

웹캠은 눈높이에 맞춰야 한다. 또한 화면이 아니라 카메라를 응시해야 한다. 주의를 기울이고 있는 것처럼 보이기 위해서 말이다(일부는 회의 창을 최소화해 카메라 바로 아래에 띄워서 사용하기도 한다). 

회의 후
회의가 끝나면 ‘액션 포인트(Action points)’를 비롯해 회의록, 관련 문서를 공유해야 한다. 액션 포인트에는 아래의 내용이 포함돼야 한다. 

- 해야 할 일
- 누가 책임지고 무엇을 담당하는지
- 다음 회의 또는 체크인 일자 


피드백 요청도 중요한 사후 업무다. 우리는 종종 회의가 끝나고 나서야 갑자기 아이디어를 떠올리기도 한다(프랑스에서는 이를 'L'esprit de l'escalier’라고 한다. 영미권에서는 ‘afterthough’이라고 부른다). 회의 참여자들의 피드백에는 이러한 아이디어들이 포함돼 있을 수 있다. 특히 약간 소극적으로 회의에 참여했던 사람이라면 더 그럴 것이다. 또한 앞으로 가상회의를 더욱더 성공적으로 만드는 데 도움이 될 새로운 방법을 배울 수도 있다. 

* Jonny Evans는 1999년부터 애플과 기술에 대해 저술해온 전문 기고가다. ciokr@idg.co.kr



2020.08.06

블로그ㅣ‘가상회의’를 더 효율적으로 만드는 팁 6가지

Jonny Evans | Computerworld
맥북, 아이패드, 아이폰 또는 다른 플랫폼으로 원격근무 중인가? 그렇다면 지금쯤 끝없이 반복되는 가상회의에 갇혀 있을지도 모르겠다. 어떻게 하면 가상회의를 더욱더 효과적으로 만들고 시간을 낭비하지 않을 수 있을까? 
 
ⓒZoom Video Communications

1. 안건을 만들고 적용하라 
안건을 정하지 않은 채 회의에 들어가는 경우가 있다. 당연히 대부분 참여자는 소극적 태도를 보이거나 제대로 된 의견을 말하지 못할 것이다. 회의 준비가 되지 않았기 때문이다. 회의 안건은 이러한 문제를 해결하는 데 도움이 된다. 안건은 다음과 같아야 한다. 

• 사전에 준비할 것
• 회의 참여자들과 공유할 것 
• 참여자들이 안건을 사전 검토하고 논의 항목을 추가할 수 있도록 할 것 
• 회의를 소집하는 사람이 관리할 것 


이 모든 것들은 회의 전에 이뤄져야 한다. 그렇게 된다면 모든 참여자가 충분히 회의를 준비하고 적절한 의견을 제시할 수 있다. 그리 어려운 일도 아니다. 이 약간의 체계만으로도 가상회의를 더욱더 생산적으로 만들 수 있다. 

회의 주재자를 선정하는 것도 중요하다. 회의 중에 계속 말을 끊는 등의 부적절하거나 무례한 행동을 저지하기 위해서다. 이 밖에 아이폰 시계 앱(Clock app)이나 월드 클록 미팅 플래너(World Clock Meeting Planner) 등을 활용해 회의 참여자가 어떤 시간대(time zone)에 있는지 확인하는 것도 필요하다. 
 
2. 자동화로 ‘반복’을 방지하라 
보안 결함이 잇따라 발견된 줌(Zoom)은 한바탕 홍역을 치렀다. 그럼에도 줌은 거의 틀림없이 가장 많이 사용되는 화상회의 솔루션이다. 물론 페이스타임, 스카이프, 마이크로소프트 팀즈 또한 많이 사용되고 있다. 

하지만 화상회의에는 큰 문제가 있다. 누군가 회의록을 작성하지 않는다면 화상회의 중에 어떤 결정이 내려졌는지 잊어버리거나 오해하기 매우 쉽다는 것이다. 그리고 바로 이 지점이야말로 회의 기록 소프트웨어가 진가를 발휘할 수 있는 곳이자, 자동화된 전사(transcription) 시스템이 참여자들을 위기에서 구해낼 수 있는 곳이기도 하다. 

오터.ai(Otter.ai)는 팀즈 또는 줌 프로로 진행되는 화상회의를 자동으로 기록할 수 있다. 
• 스카이프를 사용한다면, 이캄 소프트웨어(Ecamm Software)의 콜 리코더 포 스카이프(Call Recorder for Skype)를 추천한다. 맥에서 직접 화상회의를 녹음한 다음, 이를 오터.ai로 보내 전사할 수 있다. 


소속 기업이 표준화한 협업 툴에 따라 사용할 수 있는 솔루션은 달라질 수 있다. 해당 기록들은 회의록을 작성하는 데도 활용할 수도 있다. 

3. 문서화가 중요하다
자, 원격작업 및 협업 설정에 쩔쩔매던 동료를 도와줬던 일을 생각해보자. 비슷한 문제로 이미 여러 동료를 도왔을지도 모른다. 그 조언을 문서화했는가? 

그렇지 않다면 ‘그 조언’을 팀 공유 문서로 만드는 것을 고려하라. 이 접근방식은 모든 항목에 적용될 수 있다. 다시 말해, 거의 모든 항목을 ‘검색할 수 있는 FAQ 가이드’로 바꿔서 엔터프라이즈 시스템의 공유 폴더에 저장하면 된다. 

팀원들은 자주 묻는 질문에 대한 답변을 문서 내 검색을 통해 찾을 수 있다. 회의 중에 질문하거나 동료에게 도움을 요청해야 하는 경우가 줄어들 것이다. 

4. 화상회의 에티켓 
집에서 혼자 일하는 사람도 있겠지만, 육아와 씨름하면서 업무를 소화하는 사람도 있다. 이로 인해 회의 도중에 방해를 받는 사람들이 충분히 있을 수 있다. 이때 가장 적절한 접근 방법은 이러한 문제 혹은 주변 환경에 관해 도덕적 판단을 내리지 않는 것이다. 

또한 부족한 비언어적 바디랭귀지가 이해도에 미치는 영향도 고려해야 한다. 따라서 회의 중에 이해하지 못한 내용이 있다면, 설명을 더 요구해야 한다. 내가 이해하지 못했다면 다른 사람도 이해하지 못했을 수 있기 때문이다. 

회의 주최자라면 모든 사람을 소개하고 서로 인사하도록 해야 한다. 또 사람들이 서로 말을 끊기보다 대화에 집중할 수 있는 합의된 시스템을 마련해야 한다. 

5. 익숙해지도록 하라 
회의 참여자가 긴장을 풀고 좀 더 집중할 수 있도록 하는 한 가지 방법은 회의 시간 이외에도 화상회의로 대화 나눌 자리를 마련하는 것이다. 이는 팀 관계를 발전시킬 뿐만 아니라 모든 팀원이 화상회의 시스템에 더 익숙해지도록 돕는다. 

만약 회의 주최자라면 내성적인 사람들이 더 발언할 수 있도록 격려해야 한다. 목소리 큰 참여자로 인해 누군가 말할 기회를 얻지 못하는 경우를 주의해야 한다. 모두에게 이야기할 시간을 주는 것이 가장 적절하다.

6. 몇 가지 기본 규칙을 설정하라 
‘개인용 기기 알림 끄기’ 혹은 ‘회의 중에 다른 업무 하지 않기’와 같은 몇 가지 기본 규칙을 설정할 필요가 있다. 이를테면 모든 사람들의 ‘홈 오피스’가 반드시 깔끔하고 정돈된 것은 아니라는 점을 감안해, 화상회의 동안 참여자들이 가상 배경을 사용하도록 하는 것은 어떨까? 

회의 전 
모든 회의 참여자는 회의 전에 기술적 부분(예: 네트워크 연결)을 확인해야 하며, 적절한 조명을 배치해야 한다. 예를 들면 조정할 수 있는 LED 책상용 램프나 홈킷(Homekit)으로 제어할 수 있는 필립스 휴 전구 등이 있다.  

웹캠은 눈높이에 맞춰야 한다. 또한 화면이 아니라 카메라를 응시해야 한다. 주의를 기울이고 있는 것처럼 보이기 위해서 말이다(일부는 회의 창을 최소화해 카메라 바로 아래에 띄워서 사용하기도 한다). 

회의 후
회의가 끝나면 ‘액션 포인트(Action points)’를 비롯해 회의록, 관련 문서를 공유해야 한다. 액션 포인트에는 아래의 내용이 포함돼야 한다. 

- 해야 할 일
- 누가 책임지고 무엇을 담당하는지
- 다음 회의 또는 체크인 일자 


피드백 요청도 중요한 사후 업무다. 우리는 종종 회의가 끝나고 나서야 갑자기 아이디어를 떠올리기도 한다(프랑스에서는 이를 'L'esprit de l'escalier’라고 한다. 영미권에서는 ‘afterthough’이라고 부른다). 회의 참여자들의 피드백에는 이러한 아이디어들이 포함돼 있을 수 있다. 특히 약간 소극적으로 회의에 참여했던 사람이라면 더 그럴 것이다. 또한 앞으로 가상회의를 더욱더 성공적으로 만드는 데 도움이 될 새로운 방법을 배울 수도 있다. 

* Jonny Evans는 1999년부터 애플과 기술에 대해 저술해온 전문 기고가다. ciokr@idg.co.kr

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