2016.02.03

구직자와 채용담당자 '모두가 행복한' ATS 운영원칙 3가지

Sharon Florentine | CIO
지원자추적시스템(ATS)이 좋지 못한 평가를 받는 데는 그럴만한 이유가 있다. 입사지원자 시각에서 보면 사용하기 어렵고 투박하고 입사지원이 잘 검토됐는지 알 길이 없기 때문이다. 하지만 회사의 입장에서는 업무를 간소화하고 지원자 심사를 효율적으로 처리하는 은인 같은 존재일 수 있다. 문제는 여기서 발생한다. 지원자와 기업의 담당자 모두에게 도움이 되는 ATS는 불가능한 것일까?


이미지 출처 : Thinkstock

캡테라(Capterra)의 채용 소프트웨어 전문가 JP 메드베드는 “자체 조사 결과를 보면 기업의 75%가 일종의 ATS를 활용하고 있고, 그중 94%는 채용 과정을 ATS가 향상해준다고 답했다. 이는 지원자의 시각과 180도 다른 이야기다. 입사지원자는 채용 과정이 실망스럽고 버그와 결함을 거쳐야 하며 중복된 정보를 일일이 수작업으로 입력하고서도 결국 이것이 제대로 검토될지조차 확신할 수 없다고 성토한다"고 말했다. 캡테라는 기업이 필요에 맞는 소프트웨어를 찾는 데 도움을 주는 소프트웨어 조사와 비교 서비스 업체다.

그는 "이런 차이는 기업 간 인재 영입 경쟁이 치열해지면서 더 중요한 문제가 되고 있다. 구인·구직 사이트인 글래스도어(Glassdoor)를 보면 지원자, 구직자, 재직자를 위한 익명의 공개 게시판을 제공해 그들의 채용 과정 경험을 공유할 수 있게 지원한다. 낙후된 ATS가 인재의 지원 자체에 악영향을 줄 수 있다"고 덧붙였다.

인간적 요소
많은 차세대 ATS 솔루션이 채용 회사에 지원하기 더 쉽고 더 접근성 좋게 만들어 지원자의 경험을 향상하는 데 초점을 맞추고 있다. 이는 애버딘 리서치(Aberdeen Reserch)가 '채용 성공 관리(Hiring Success Management)'라고 부르는 접근방식이다. 애버딘이 발행한 '채용 성공 관리: ATS를 넘어서(Hiring Success Management: Moving Beyond the ATS)' 보고서를 보면, 개선된 ATS 솔루션은 데이터와 애널리틱스가 지속적으로 지원자 프로필을 업데이트한다.

또한 특정한 채용 관련 요소가 성공에 미치는 영향을 측정하고 기술을 더 효율적으로 활용해 인사부가 제대로 된 인재에 필요한 시간에 접촉할 수 있게 해준다. 새롭고 혁신적인 기술을 활용을 통해 기업은 더 좋은 인재를 더 빨리 채용할 수 있다. 특히 이 과정에서 인적 요소가 중요한데, 지원자가 수행해야 할 역할에 대해 더 많은 가능성을 검토할 수 있게 하고, 잠재적인 미래 입사 지원자의 공급원을 구축하는 데도 도움이 된다.

ATS와 채용 소프트웨어 솔루션 업체 레버(Lever)의 CMO 릴라 스리니바산은 “인재 찾기와 채용은 가장 인간적인 노력이 들어가는 분야 중 하나지만 종종 인적 요소가 빠지는 경우가 있다. 채용은 마케팅에서 교훈을 얻어 마케팅에서 하는 것과 같은 방식으로 사람을 찾고 연결하는 데 초점을 맞춰야 한다. 지원자가 기업의 고객인 셈이다"라고 말했다.

만약 구형 ATS를 교체하거나 처음 도입을 검토하는 스타트업이라면 지원자의 경험과 지원 인터페이스에 초점을 맞춰 솔루션을 평가하는 것이 좋다. 전문가들은 최신 기술을 이용하면 로그인과 암호만으로 확장적인 이용자 인터랙션이 가능하다고 말한다. 지원자들이 강제적이라는 느낌 없이 소프트웨어와 인터랙션 할 수 있다는 것이다.

스리니바산은 “구형 시스템에서는 구직 지원 과정이 끔찍하다. 아주 가볍게 접근하려는 지원자에겐 답답한 일이고 특히 모바일 기기나 태블릿을 쓸 경우는 더 그렇다. 지원자가 로그인을 생성하고 수많은 양식을 채우거나 중복된 정보를 채워 넣어야 하지 않는지 유의해야 한다. 이런 정보는 이미 링크드인이나 다른 전문가 소셜 네트워크에서 얻을 수 있다”고 말했다.

더 새로운 시스템은 잠재적 지원자와 그들이 수동적이라 하더라도 장기간에 걸쳐 더 나은 인터랙션을 도울 수 있다. 과거에는 기업이 잠재적 지원자를 추적하는 데 어려움을 겪었고 많은 경우 시기를 맞추지 못해 인재를 놓치곤 했다. 반면 최신 ATS 솔루션은 이를 염두에 두고 설계돼 채용 시점이야말로 채용 시장의 핵심 요소이고 알맞은 지원자와 알맞은 시간에 연락하는 것이 주요 경쟁 우위가 될 수 있다는 점이 반영돼 있다.

스리니바산은 “이 때문에 잠재적 지원자와 대화를 이어가는 것은 그들의 이직 동기와 이직 시기를 파악하는 데 도움을 된다. 만약 내가 잠재적 지원자이고 현재 직장에 만족하지만 일하고 싶었던 회사에서 이메일을 받는다면 어떨까? 당연히 반가운 일일 것이다. 그러나 다음 달에 보너스가 나오거나 의미 있는 근속연수가 다가온다면 좋은 시점이 아니다. 하지만 그 이후에는 생각이 바뀔 지도 모른다. 레버에서는 이를 지원자 ‘스누징(snoozing)’이라고 부르고, 시스템상에 깃발 표시를 해둬서 이후에 그 사람과 대화를 재개할 수 있도록 지원한다"고 말했다.

그동안 기업은 공석인 자리에 맞는 사람을 찾고 관심 있게 만들고, 지원하게 하는데 과도한 시간과 노력을 쏟아왔다. 기존 ATS에서 아직 채용되지 않은 지원자는 그냥 방치됐다. 그래서 시스템 내에서 지원자를 찾는 것은 놀라울 만큼 어려웠다. 지원자가 다시 채용 신청을 하거나 채용 담당자가 예전에 이력서를 본 것을 기억하지 않는 이상 잊히는 것이다.

스리니바산은 “예를 들어 안드로이드 개발자 자리가 하나 비어있는데 여러 지원자가 있어서 2명을 면접해보고 1명을 채용하기로 했다면 채용되지 않은 사람은 어떻게 할까? 보통은 그냥 잊힌다. 그러나 그는 다른 부서에 어울리는 인재일 수도 있다. 아니면 8개월 후 비슷한 자리가 하나 더 날수도 있다. 그럴 때 "완전히 새로 채용하면서 크게 일을 벌이지 말자. 지난번에 면접을 봤지만 채용하지 않았던 안드로이드 엔지니어에게 다시 연락하는 게 좋겠군"이라고 생각하는 것이 더 합리적이다"라고 말했다.


테스트와 비틀기
구형 ATS를 써야만 하는 상황이라면 어떻게 해야 할까? 캡테라의 메드베드는 이럴 때에도 더 효과적이고 효율적으로 구형 ATS를 활용하고 지원자를 위해 프로세스를 개선할 방법이 있다고 지적했다. 모든 과정은 지원자의 시각에서 보기, 불편한 점과 버그 찾기, 이들을 없애기 위해 작업하기 등으로 진행된다.

먼저 지원자에게 지원 프로세스가 어떤 것인지, 어떤 절차를 밟아야 하는지, 정보 입력을 얼마나 오래 하고 얼마나 빨리해야 응답을 받는지 등을 확실히 알려주는 게 먼저다. 경력 사이트나 채용 설명에 모바일 최적화된 짧은 설명으로 넣으면 된다. 문제를 해결하거나 질문에 응대하는 핫라인을 추가하는 것이 가장 좋고, 라이브 채팅 같은 소프트웨어를 이용하는 것도 도움이 된다.

메드베드는 “이런 유형의 서비스가 우선순위에서 밀릴 수 있다는 것은 어느 정도 이해한다. 그러나 ATS의 장점 중 하나는 지원 프로세스를 자동화하고 채용하는 일자리에 대해 전화나 이메일로 응대하는 인사부의 업무를 줄일 수 있다는 것이다. 여러분 회사에 입사지원을 한 사람이 여러분의 ‘고객’이라면 프로세스가 ‘고객 만족도'를 결정하는 핵심이라는 것을 명심해야 한다”고 말했다.

지원자 처지에서 생각하기
한편 전문가들은 현재 직원이 새로 직장에 지원하는 것처럼 프로세스를 거치고 지원서를 작성하게 해봄으로써 지원자의 처지에서 시스템을 평가해 봐야 한다고 조언한다. 이를 통해 사람들이 지원하기 주저하게 만드는 프로세스의 결함, 소프트웨어 버그, 불편한 점을 손쉽게 찾을 수 있다는 것이다. 또한 브라우저와 하드웨어, 모바일 기기 등 가능한 모든 유형의 변수를 테스트 해야 한다. ATS의 키워드 필터링 설정도 살펴봐야 한다. 가장 성과가 좋은 사람의 이력서를 입력해도 상당수가 필터링 된다는 점을 명심해야 한다.

메드베드는 “프로세스 중 어디에서 ATS가 문제를 일으키는지 찾아야 한다. 너무 오래 걸리지 않는지, 개인 정보와 직업적 데이터를 2번 중복해서 작성하게 하지 않는지, 마지막 제출 버튼을 클릭할 때 시스템이 모든 입력정보를 지우지는 않는지 등을 확인해야 한다. 서식 설정 같은 그럴싸한 이유로 가장 적합한 지원자를 거부하지는 않는지도 검토해야 한다. 능력 이외의 이유로 이런 지원자를 잃는다는 것은 현재와 같은 인재전쟁 상황에서는 용납할 수 없는 것"이라고 말했다. 마지막으로 그는 하라고 말했다.

이제 테스트까지 마쳤다면 시스템을 조정해 지원자를 걸러내고 버그를 수정하고 맞춤화 작업이 잘 진행되는지 확실히 점검하는 것만 남았다. 많은 기업이 ATS솔루션을 부정적으로 평가하고 있고 실제 일부 사례는 그럴 만 하다. 그러나 채용 담당자와 스카우트가 ATS를 활용하는 데는 이유가 있다. ATS가 중요한 역할을 하기 때문이다. ATS를 해가 아닌 득이 되도록 만들 수 있다면 ATS는 지원 프로세스를 더 쉽고 더 효율적으로 만들어 줄 것이다. ciokr@idg.co.kr



2016.02.03

구직자와 채용담당자 '모두가 행복한' ATS 운영원칙 3가지

Sharon Florentine | CIO
지원자추적시스템(ATS)이 좋지 못한 평가를 받는 데는 그럴만한 이유가 있다. 입사지원자 시각에서 보면 사용하기 어렵고 투박하고 입사지원이 잘 검토됐는지 알 길이 없기 때문이다. 하지만 회사의 입장에서는 업무를 간소화하고 지원자 심사를 효율적으로 처리하는 은인 같은 존재일 수 있다. 문제는 여기서 발생한다. 지원자와 기업의 담당자 모두에게 도움이 되는 ATS는 불가능한 것일까?


이미지 출처 : Thinkstock

캡테라(Capterra)의 채용 소프트웨어 전문가 JP 메드베드는 “자체 조사 결과를 보면 기업의 75%가 일종의 ATS를 활용하고 있고, 그중 94%는 채용 과정을 ATS가 향상해준다고 답했다. 이는 지원자의 시각과 180도 다른 이야기다. 입사지원자는 채용 과정이 실망스럽고 버그와 결함을 거쳐야 하며 중복된 정보를 일일이 수작업으로 입력하고서도 결국 이것이 제대로 검토될지조차 확신할 수 없다고 성토한다"고 말했다. 캡테라는 기업이 필요에 맞는 소프트웨어를 찾는 데 도움을 주는 소프트웨어 조사와 비교 서비스 업체다.

그는 "이런 차이는 기업 간 인재 영입 경쟁이 치열해지면서 더 중요한 문제가 되고 있다. 구인·구직 사이트인 글래스도어(Glassdoor)를 보면 지원자, 구직자, 재직자를 위한 익명의 공개 게시판을 제공해 그들의 채용 과정 경험을 공유할 수 있게 지원한다. 낙후된 ATS가 인재의 지원 자체에 악영향을 줄 수 있다"고 덧붙였다.

인간적 요소
많은 차세대 ATS 솔루션이 채용 회사에 지원하기 더 쉽고 더 접근성 좋게 만들어 지원자의 경험을 향상하는 데 초점을 맞추고 있다. 이는 애버딘 리서치(Aberdeen Reserch)가 '채용 성공 관리(Hiring Success Management)'라고 부르는 접근방식이다. 애버딘이 발행한 '채용 성공 관리: ATS를 넘어서(Hiring Success Management: Moving Beyond the ATS)' 보고서를 보면, 개선된 ATS 솔루션은 데이터와 애널리틱스가 지속적으로 지원자 프로필을 업데이트한다.

또한 특정한 채용 관련 요소가 성공에 미치는 영향을 측정하고 기술을 더 효율적으로 활용해 인사부가 제대로 된 인재에 필요한 시간에 접촉할 수 있게 해준다. 새롭고 혁신적인 기술을 활용을 통해 기업은 더 좋은 인재를 더 빨리 채용할 수 있다. 특히 이 과정에서 인적 요소가 중요한데, 지원자가 수행해야 할 역할에 대해 더 많은 가능성을 검토할 수 있게 하고, 잠재적인 미래 입사 지원자의 공급원을 구축하는 데도 도움이 된다.

ATS와 채용 소프트웨어 솔루션 업체 레버(Lever)의 CMO 릴라 스리니바산은 “인재 찾기와 채용은 가장 인간적인 노력이 들어가는 분야 중 하나지만 종종 인적 요소가 빠지는 경우가 있다. 채용은 마케팅에서 교훈을 얻어 마케팅에서 하는 것과 같은 방식으로 사람을 찾고 연결하는 데 초점을 맞춰야 한다. 지원자가 기업의 고객인 셈이다"라고 말했다.

만약 구형 ATS를 교체하거나 처음 도입을 검토하는 스타트업이라면 지원자의 경험과 지원 인터페이스에 초점을 맞춰 솔루션을 평가하는 것이 좋다. 전문가들은 최신 기술을 이용하면 로그인과 암호만으로 확장적인 이용자 인터랙션이 가능하다고 말한다. 지원자들이 강제적이라는 느낌 없이 소프트웨어와 인터랙션 할 수 있다는 것이다.

스리니바산은 “구형 시스템에서는 구직 지원 과정이 끔찍하다. 아주 가볍게 접근하려는 지원자에겐 답답한 일이고 특히 모바일 기기나 태블릿을 쓸 경우는 더 그렇다. 지원자가 로그인을 생성하고 수많은 양식을 채우거나 중복된 정보를 채워 넣어야 하지 않는지 유의해야 한다. 이런 정보는 이미 링크드인이나 다른 전문가 소셜 네트워크에서 얻을 수 있다”고 말했다.

더 새로운 시스템은 잠재적 지원자와 그들이 수동적이라 하더라도 장기간에 걸쳐 더 나은 인터랙션을 도울 수 있다. 과거에는 기업이 잠재적 지원자를 추적하는 데 어려움을 겪었고 많은 경우 시기를 맞추지 못해 인재를 놓치곤 했다. 반면 최신 ATS 솔루션은 이를 염두에 두고 설계돼 채용 시점이야말로 채용 시장의 핵심 요소이고 알맞은 지원자와 알맞은 시간에 연락하는 것이 주요 경쟁 우위가 될 수 있다는 점이 반영돼 있다.

스리니바산은 “이 때문에 잠재적 지원자와 대화를 이어가는 것은 그들의 이직 동기와 이직 시기를 파악하는 데 도움을 된다. 만약 내가 잠재적 지원자이고 현재 직장에 만족하지만 일하고 싶었던 회사에서 이메일을 받는다면 어떨까? 당연히 반가운 일일 것이다. 그러나 다음 달에 보너스가 나오거나 의미 있는 근속연수가 다가온다면 좋은 시점이 아니다. 하지만 그 이후에는 생각이 바뀔 지도 모른다. 레버에서는 이를 지원자 ‘스누징(snoozing)’이라고 부르고, 시스템상에 깃발 표시를 해둬서 이후에 그 사람과 대화를 재개할 수 있도록 지원한다"고 말했다.

그동안 기업은 공석인 자리에 맞는 사람을 찾고 관심 있게 만들고, 지원하게 하는데 과도한 시간과 노력을 쏟아왔다. 기존 ATS에서 아직 채용되지 않은 지원자는 그냥 방치됐다. 그래서 시스템 내에서 지원자를 찾는 것은 놀라울 만큼 어려웠다. 지원자가 다시 채용 신청을 하거나 채용 담당자가 예전에 이력서를 본 것을 기억하지 않는 이상 잊히는 것이다.

스리니바산은 “예를 들어 안드로이드 개발자 자리가 하나 비어있는데 여러 지원자가 있어서 2명을 면접해보고 1명을 채용하기로 했다면 채용되지 않은 사람은 어떻게 할까? 보통은 그냥 잊힌다. 그러나 그는 다른 부서에 어울리는 인재일 수도 있다. 아니면 8개월 후 비슷한 자리가 하나 더 날수도 있다. 그럴 때 "완전히 새로 채용하면서 크게 일을 벌이지 말자. 지난번에 면접을 봤지만 채용하지 않았던 안드로이드 엔지니어에게 다시 연락하는 게 좋겠군"이라고 생각하는 것이 더 합리적이다"라고 말했다.


테스트와 비틀기
구형 ATS를 써야만 하는 상황이라면 어떻게 해야 할까? 캡테라의 메드베드는 이럴 때에도 더 효과적이고 효율적으로 구형 ATS를 활용하고 지원자를 위해 프로세스를 개선할 방법이 있다고 지적했다. 모든 과정은 지원자의 시각에서 보기, 불편한 점과 버그 찾기, 이들을 없애기 위해 작업하기 등으로 진행된다.

먼저 지원자에게 지원 프로세스가 어떤 것인지, 어떤 절차를 밟아야 하는지, 정보 입력을 얼마나 오래 하고 얼마나 빨리해야 응답을 받는지 등을 확실히 알려주는 게 먼저다. 경력 사이트나 채용 설명에 모바일 최적화된 짧은 설명으로 넣으면 된다. 문제를 해결하거나 질문에 응대하는 핫라인을 추가하는 것이 가장 좋고, 라이브 채팅 같은 소프트웨어를 이용하는 것도 도움이 된다.

메드베드는 “이런 유형의 서비스가 우선순위에서 밀릴 수 있다는 것은 어느 정도 이해한다. 그러나 ATS의 장점 중 하나는 지원 프로세스를 자동화하고 채용하는 일자리에 대해 전화나 이메일로 응대하는 인사부의 업무를 줄일 수 있다는 것이다. 여러분 회사에 입사지원을 한 사람이 여러분의 ‘고객’이라면 프로세스가 ‘고객 만족도'를 결정하는 핵심이라는 것을 명심해야 한다”고 말했다.

지원자 처지에서 생각하기
한편 전문가들은 현재 직원이 새로 직장에 지원하는 것처럼 프로세스를 거치고 지원서를 작성하게 해봄으로써 지원자의 처지에서 시스템을 평가해 봐야 한다고 조언한다. 이를 통해 사람들이 지원하기 주저하게 만드는 프로세스의 결함, 소프트웨어 버그, 불편한 점을 손쉽게 찾을 수 있다는 것이다. 또한 브라우저와 하드웨어, 모바일 기기 등 가능한 모든 유형의 변수를 테스트 해야 한다. ATS의 키워드 필터링 설정도 살펴봐야 한다. 가장 성과가 좋은 사람의 이력서를 입력해도 상당수가 필터링 된다는 점을 명심해야 한다.

메드베드는 “프로세스 중 어디에서 ATS가 문제를 일으키는지 찾아야 한다. 너무 오래 걸리지 않는지, 개인 정보와 직업적 데이터를 2번 중복해서 작성하게 하지 않는지, 마지막 제출 버튼을 클릭할 때 시스템이 모든 입력정보를 지우지는 않는지 등을 확인해야 한다. 서식 설정 같은 그럴싸한 이유로 가장 적합한 지원자를 거부하지는 않는지도 검토해야 한다. 능력 이외의 이유로 이런 지원자를 잃는다는 것은 현재와 같은 인재전쟁 상황에서는 용납할 수 없는 것"이라고 말했다. 마지막으로 그는 하라고 말했다.

이제 테스트까지 마쳤다면 시스템을 조정해 지원자를 걸러내고 버그를 수정하고 맞춤화 작업이 잘 진행되는지 확실히 점검하는 것만 남았다. 많은 기업이 ATS솔루션을 부정적으로 평가하고 있고 실제 일부 사례는 그럴 만 하다. 그러나 채용 담당자와 스카우트가 ATS를 활용하는 데는 이유가 있다. ATS가 중요한 역할을 하기 때문이다. ATS를 해가 아닌 득이 되도록 만들 수 있다면 ATS는 지원 프로세스를 더 쉽고 더 효율적으로 만들어 줄 것이다. ciokr@idg.co.kr

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