2014.03.28

종이 없는(?), 종이 적은(!) 사무실 구현하기 '14가지 체크리스트'

Paul Mah | CIO

‘종이 없는 사무실’이라는 용어가 등장한지 반세기가 지났지만, 이 개념은 여전히 신화 같은 상태로 남아 있다. 오히려 오늘날의 사무실에서 종이가 완전히 사라지기란 불가능해 보인다. 그러나 다음 14가지 가이드는 최소한 종이 낭비를 줄이고 생산성을 올리는데 일조하는 것이다.

IBM 초기 컴퓨터 시절 유행했던 ‘종이 없는 사무실’이란 슬로건을 기억하는가? 디지털 환경의 발달로 종이 사용이 감소 추세를 보이고 있긴 하지만, 완벽한 종이 없는 사무실의 시대는 요원하다. 상황을 확인하고 싶다면, 어느 작은 사무실에라도 들어가 보는 것만으로도 충분할 것이다.

이제 직원들에게 개인 컴퓨터가 지급되는 시기를 지나 모바일 기기가 당연한 존재가 되었고, 이 제품의 화소 밀도가 인쇄 매체의 그것과 차이를 보이지 않는 시기에 까지 도달했다. 한편으로는 종이가 계속 남아있는 것이 의외로 여겨질 정도다.

종이 없는 사무실, 한계가 있다
사무실에서 종이가 사라지지 못하는 중요한 이유 중 하나는, 기업은 현실의 세계라는 점이다. 종이를 완벽히 없앤다면 보다 경제적으로, 그리고 실용적으로 비즈니스를 진행할 수 있을 것이다. 그러나 종이의 역할은 이런 실무적인 데에만 있지 않다.

아무리 기술에 능통한 기업이라도, 혹은 구식 절차에 얽매이지 않는 신생기업이라도, 클라이언트나 규제 기관 등 외부 집단들과의 관계에는 종이를 필요로 한다. 특히 법률 혹은 감사 산업 등 전통적으로 문서에 대한 비중이 높은 곳들에서는 종이 없는 사무실이 더욱 받아 들여지기 어려운 변화일 것이다.

이에 더해 실물 문서는 거기에 자유로이 낙서나 스케치를 더해 내용을 보강하고 강조하는 것 역시 가능하다는 장점을 지닌다. 졸트 스크립트 스타일러스(Jolt Script stylus)와 같은 대안 용품들이 실물 펜에 버금가는 경험을 전달하고 있기는 하지만, 비용적 부담이나 보수주의자들을 설득하는 문제로 대중적인 보급에는 어려움을 겪고 있다.

핵심은, 굳이 변화를 주장하는 것은 이치에 맞지 않으며, 비효율적인 경우가 분명 존재한다는 사실이다. 이러한 배경을 바탕에 두고, 여기 소개된 종이 사용량 절감을 위한 현실적 전략들을 한 번 살펴보자. 종이 없는 환경에서 직원들이 보다 효율적으로 업무에 임할 수 있도록 하는 방법론에 대한 소개도 있을 것이다.

종이를 필요치 않게 하라
종이 사용을 줄이는 첫 단계는 당연히 종이 사용의 필요성이 적은 환경을 조성하는 것이다. 이를 위해 종이 사용 절감의 중요성을 강조하는 다양한 방법론을 적용할 수 있다. 이 방법론들은 비용이 조금만 필요하거나 전혀 소요되지 않는 것들이다.

1. 직원 당 인쇄량을 추적하고, 그 정보를 월 단위로 각 직원들에게 전송하라. 사무실의 다기능 프린터 혹은 프린터 서버에는 이미 인쇄 추적 기능이 지원되고 있을 가능성이 크다. 이 기능을 이용하면 그 과정은 그리 어렵지 않게 이뤄질 수 있다.

하지만 프린터 기기 설정에 따라, 혹은 프린트 인스펙터(Print Inspector)와 같은 독립형 프린트 서버를 이용하는 경우라면 추적에 소요되는 비용이 소규모 비즈니스들에겐 부담스러운 수준으로 상승할 수 있으니 반드시 사전 확인을 거치자. 참고로 프린트 인스펙터 요금제는 클라이언트 10인 당 500 달러 혹은 라이선스 공간 한 곳 당 1,000 달러로 운영된다.

2. 프린팅을 너무 쉬운 가능으로 만들지 말라. 사무실 곳곳에 퍼져있는 소형, 구식 프린터들을 대량 처리가 가능한 고기능 중앙 프린터로 통합해보자. 프린터가 손 닿는 곳에 위치하지 않는다면 직원들은 어떤 문서를 인쇄할 때 한번 더 생각해볼 것이다. 이러한 방법은 출력량 절감 뿐 아니라 운영 비용 효율화에도 도움을 줄 것이다.




2014.03.28

종이 없는(?), 종이 적은(!) 사무실 구현하기 '14가지 체크리스트'

Paul Mah | CIO

‘종이 없는 사무실’이라는 용어가 등장한지 반세기가 지났지만, 이 개념은 여전히 신화 같은 상태로 남아 있다. 오히려 오늘날의 사무실에서 종이가 완전히 사라지기란 불가능해 보인다. 그러나 다음 14가지 가이드는 최소한 종이 낭비를 줄이고 생산성을 올리는데 일조하는 것이다.

IBM 초기 컴퓨터 시절 유행했던 ‘종이 없는 사무실’이란 슬로건을 기억하는가? 디지털 환경의 발달로 종이 사용이 감소 추세를 보이고 있긴 하지만, 완벽한 종이 없는 사무실의 시대는 요원하다. 상황을 확인하고 싶다면, 어느 작은 사무실에라도 들어가 보는 것만으로도 충분할 것이다.

이제 직원들에게 개인 컴퓨터가 지급되는 시기를 지나 모바일 기기가 당연한 존재가 되었고, 이 제품의 화소 밀도가 인쇄 매체의 그것과 차이를 보이지 않는 시기에 까지 도달했다. 한편으로는 종이가 계속 남아있는 것이 의외로 여겨질 정도다.

종이 없는 사무실, 한계가 있다
사무실에서 종이가 사라지지 못하는 중요한 이유 중 하나는, 기업은 현실의 세계라는 점이다. 종이를 완벽히 없앤다면 보다 경제적으로, 그리고 실용적으로 비즈니스를 진행할 수 있을 것이다. 그러나 종이의 역할은 이런 실무적인 데에만 있지 않다.

아무리 기술에 능통한 기업이라도, 혹은 구식 절차에 얽매이지 않는 신생기업이라도, 클라이언트나 규제 기관 등 외부 집단들과의 관계에는 종이를 필요로 한다. 특히 법률 혹은 감사 산업 등 전통적으로 문서에 대한 비중이 높은 곳들에서는 종이 없는 사무실이 더욱 받아 들여지기 어려운 변화일 것이다.

이에 더해 실물 문서는 거기에 자유로이 낙서나 스케치를 더해 내용을 보강하고 강조하는 것 역시 가능하다는 장점을 지닌다. 졸트 스크립트 스타일러스(Jolt Script stylus)와 같은 대안 용품들이 실물 펜에 버금가는 경험을 전달하고 있기는 하지만, 비용적 부담이나 보수주의자들을 설득하는 문제로 대중적인 보급에는 어려움을 겪고 있다.

핵심은, 굳이 변화를 주장하는 것은 이치에 맞지 않으며, 비효율적인 경우가 분명 존재한다는 사실이다. 이러한 배경을 바탕에 두고, 여기 소개된 종이 사용량 절감을 위한 현실적 전략들을 한 번 살펴보자. 종이 없는 환경에서 직원들이 보다 효율적으로 업무에 임할 수 있도록 하는 방법론에 대한 소개도 있을 것이다.

종이를 필요치 않게 하라
종이 사용을 줄이는 첫 단계는 당연히 종이 사용의 필요성이 적은 환경을 조성하는 것이다. 이를 위해 종이 사용 절감의 중요성을 강조하는 다양한 방법론을 적용할 수 있다. 이 방법론들은 비용이 조금만 필요하거나 전혀 소요되지 않는 것들이다.

1. 직원 당 인쇄량을 추적하고, 그 정보를 월 단위로 각 직원들에게 전송하라. 사무실의 다기능 프린터 혹은 프린터 서버에는 이미 인쇄 추적 기능이 지원되고 있을 가능성이 크다. 이 기능을 이용하면 그 과정은 그리 어렵지 않게 이뤄질 수 있다.

하지만 프린터 기기 설정에 따라, 혹은 프린트 인스펙터(Print Inspector)와 같은 독립형 프린트 서버를 이용하는 경우라면 추적에 소요되는 비용이 소규모 비즈니스들에겐 부담스러운 수준으로 상승할 수 있으니 반드시 사전 확인을 거치자. 참고로 프린트 인스펙터 요금제는 클라이언트 10인 당 500 달러 혹은 라이선스 공간 한 곳 당 1,000 달러로 운영된다.

2. 프린팅을 너무 쉬운 가능으로 만들지 말라. 사무실 곳곳에 퍼져있는 소형, 구식 프린터들을 대량 처리가 가능한 고기능 중앙 프린터로 통합해보자. 프린터가 손 닿는 곳에 위치하지 않는다면 직원들은 어떤 문서를 인쇄할 때 한번 더 생각해볼 것이다. 이러한 방법은 출력량 절감 뿐 아니라 운영 비용 효율화에도 도움을 줄 것이다.


X