2014.04.16

'일정 잡다 날 세겠네' 효율적 회의·미팅를 위한 테크팁

David Sparks | Macworld
인정하자. 일정이나 회의를 도와줄 기술들이 손만 뻗으면 닫는 거리에 있지만 여전히 힘들다. 어디에서 언제 어떻게 회의를 할지에 대해 회의 참석자 모두를 만족시키기란 늘 쉽지 않다. 회의 일정이 잡혀도 사람들은 그 회의를 잊어버리거나 준비 없이 회의장에 나오곤 한다. 지금보다 조금은 더 나아질 수 있지 않을까?

관건은 제대로 활용하는 데 있다. 여기 회의 일정을 더 편리하게 정하는데 도움을 줄 4가지 기술적 트릭을 소개한다. 맥 및 아이폰 환경을 기준으로 작성했지만 다른 플랫폼을 사용하는 경우에도 적용할 수 있는 방법들이다.

회의 확인을 자동화하라
회의 일정을 아주 오래 전에 잡는 경우가 있다. 이렇게 일정이 일찍 잡히면 계획 변경이나 사람들이 잊어버리는 일이 이어지곤 한다. 그래서 필자는 회의 하루 전 확인 메시지를 보냄으로써 그런 문제들을 피하려고 노력한다. 매일 다음날 회의 확인 메시지를 보고 모든 참석자들에게 이메일을 보낸다.

이런 확인 메시지를 매번 입력할 수는 없다. 따라서 필자는 이 작업을 텍스트익스팬더(TextExpander)의 채우기 기능으로 자동화시켰다. 이메일 창에 회의 확인 메시지를 입력할 때, 텍스트익스팬더는 수신자의 이름, 회의 아젠다 요점, 예정 소요 시간 등만 채우면 되는 맞춤 이메일 메시지를 생성시킨다. 회의 참석자 모두에게 회의를 상기시키는 훌륭한 방법이며, 이루고자 했던 목표에 부합한다. 또한 스스로를 잘 정리된 사람처럼 보이게 해준다.



알람 사용을 두려워말라
맥과 iOS 모두의 캘린더에는 일정 알람 설정 기능이 내장되어 있다. 이 기능은 자주 사용할 가치가 충분하다. 필자는 참석하는 거의 모든 약속 별로 알람을 설정해둔다. 그렇게 해두면 언제 출발해야 될지 생각하고 있어야 하는 정신적 부담을 덜 수 있다.

알람을 설정할 때 회의 준비 시간까지 감안해서 설정하는 것이 좋다. 중요한 회의 준비에 45분이 필요하다면, 그 준비시간에 맞춰 알람을 적절히 설정하라. 또한 회의 준비에 많은 시간이 필요하다면, 회의 실제 시작시간이나 이동시간을 고려한 출발 시간에 맞춰 두 번째 알람을 설정해두어서 회의 준비를 하느라 정작 진짜 회의 시간은 놓치는 일을 방지할 수 있다.

잠정 일정에 맞춰 시간을 떼어두기
이메일을 통해 회의 시간을 잡으려고 하는 사람들 사이에서 벌어지는 실랑이는 정말 답답하다:

데이비드: “점심 먹자”
한스: “좋지. 언제가 좋을까?”
데이비드: “잘 모르겠어. 먼저 이야기해봐.”
한스: “다음주에 시간이 좀 나.”
데이비드: “화요일 12시 어때.”
한스: “그 시간 안 되는데. 다른 날짜는 어때.”

이런 식의 대화가 계속 이어진다. 필자는 약속을 잡을 때 저런 식의 대화를 하는 대신 이렇게 이메일을 보낸다. “점심 같이 먹읍시다. 다음주 수요일 오전 11시 45분 카디악 하우스 오브 치즈 어떤가요?”

첫 번째 이메일에 점심 만남이라는 점에 상세 시간까지 더함으로써 만남을 위한 이메일 왕래를 상당히 줄일 수 있다. 놀라운 점은 대부분의 사람들이 이런 내용의 이메일을 보냈을 때 단번에 응답에서 OK한다는 점이다.

필자가 사용하는 또 다른 트릭은 그 첫 번째 회의 제안 메시지를 보낸 후 즉시 그 시간에 회의 일정을 저장하는 것이다. 그렇게 해두면 답신이 올 때까지 회의 일정을 잡지 않고 기다릴 필요가 없다.

또 이렇게 설정해둔 잠정 회의 시간에는 일정 제목 앞에 물음표를 달아둔다. 이렇게 해두면 추후에 달력을 보고 어느 행사가 확정되었고 어느 행사가 여전히 미확정인지 정확히 구별할 수 있다. 다른 사람이 답신을 보내고 먼저 제안한 시간에 동의하면 그 물음표를 지우면 된다. 회의가 성사되지 않으면 일정 자체를 삭제한다.

대규모 회의를 잡기 위해 웹을 활용하라
회의를 정하기 위해 6명에게 이메일을 보낸 이메일을 받을 때면 암울한 그림이 그려진다. “화요일 오전 10시가 모두에게 잘 맞겠지만, 그 시간에 바구니 공예 수업이 있어서 시간을 처음부터 다시 잡아야 할 것 같습니다”와 같은 이메일이 계속 밀려들 것을 알기 때문이다.



이메일상으로 여러 명의 사람들과 회의 시간을 잡는 일은 정말 정신 사나운 일이다. 그래서 이메일 대신 온라인 회의-일정잡기 사이트 사용을 추천한다.

필자는 두들닷컴(Doodle.com)을 가장 선호한다. 두들은 회의준비사이트(meeting organizer)로서 회의에 적합한 시간대를 잠재적으로 설정한다. 그리고 두들은 회의 참석자들에게 직접 이메일을 보내거나 당신이 스스로에게 이메일을 보낼 수 있는 링크를 준다. 회의 참석자들은 그 이메일을 통해 두들에 로그인해서 어느 시간대가 가장 적합한지 고르면 된다.

모두가 참석 가능 시간대를 고르면 언제가 모두에게 가장 적합한 시간인지 바로 알 수 있다. 이런 방식은 아주 잘 작동해서 (그리고 끝없는 이메일 왕래가 싫어서) 필자는 심지어 초청받은 다른 그룹의 회의에도 두들을 적용시키곤 한다.

여기서 소개된 기술들이 모든 회의 일정 문제를 해결해주진 않겠지만, 이를 통해 전체 과정이 훨씬 순탄하게 진행될 것이다. ciokr@idg.co.kr



2014.04.16

'일정 잡다 날 세겠네' 효율적 회의·미팅를 위한 테크팁

David Sparks | Macworld
인정하자. 일정이나 회의를 도와줄 기술들이 손만 뻗으면 닫는 거리에 있지만 여전히 힘들다. 어디에서 언제 어떻게 회의를 할지에 대해 회의 참석자 모두를 만족시키기란 늘 쉽지 않다. 회의 일정이 잡혀도 사람들은 그 회의를 잊어버리거나 준비 없이 회의장에 나오곤 한다. 지금보다 조금은 더 나아질 수 있지 않을까?

관건은 제대로 활용하는 데 있다. 여기 회의 일정을 더 편리하게 정하는데 도움을 줄 4가지 기술적 트릭을 소개한다. 맥 및 아이폰 환경을 기준으로 작성했지만 다른 플랫폼을 사용하는 경우에도 적용할 수 있는 방법들이다.

회의 확인을 자동화하라
회의 일정을 아주 오래 전에 잡는 경우가 있다. 이렇게 일정이 일찍 잡히면 계획 변경이나 사람들이 잊어버리는 일이 이어지곤 한다. 그래서 필자는 회의 하루 전 확인 메시지를 보냄으로써 그런 문제들을 피하려고 노력한다. 매일 다음날 회의 확인 메시지를 보고 모든 참석자들에게 이메일을 보낸다.

이런 확인 메시지를 매번 입력할 수는 없다. 따라서 필자는 이 작업을 텍스트익스팬더(TextExpander)의 채우기 기능으로 자동화시켰다. 이메일 창에 회의 확인 메시지를 입력할 때, 텍스트익스팬더는 수신자의 이름, 회의 아젠다 요점, 예정 소요 시간 등만 채우면 되는 맞춤 이메일 메시지를 생성시킨다. 회의 참석자 모두에게 회의를 상기시키는 훌륭한 방법이며, 이루고자 했던 목표에 부합한다. 또한 스스로를 잘 정리된 사람처럼 보이게 해준다.



알람 사용을 두려워말라
맥과 iOS 모두의 캘린더에는 일정 알람 설정 기능이 내장되어 있다. 이 기능은 자주 사용할 가치가 충분하다. 필자는 참석하는 거의 모든 약속 별로 알람을 설정해둔다. 그렇게 해두면 언제 출발해야 될지 생각하고 있어야 하는 정신적 부담을 덜 수 있다.

알람을 설정할 때 회의 준비 시간까지 감안해서 설정하는 것이 좋다. 중요한 회의 준비에 45분이 필요하다면, 그 준비시간에 맞춰 알람을 적절히 설정하라. 또한 회의 준비에 많은 시간이 필요하다면, 회의 실제 시작시간이나 이동시간을 고려한 출발 시간에 맞춰 두 번째 알람을 설정해두어서 회의 준비를 하느라 정작 진짜 회의 시간은 놓치는 일을 방지할 수 있다.

잠정 일정에 맞춰 시간을 떼어두기
이메일을 통해 회의 시간을 잡으려고 하는 사람들 사이에서 벌어지는 실랑이는 정말 답답하다:

데이비드: “점심 먹자”
한스: “좋지. 언제가 좋을까?”
데이비드: “잘 모르겠어. 먼저 이야기해봐.”
한스: “다음주에 시간이 좀 나.”
데이비드: “화요일 12시 어때.”
한스: “그 시간 안 되는데. 다른 날짜는 어때.”

이런 식의 대화가 계속 이어진다. 필자는 약속을 잡을 때 저런 식의 대화를 하는 대신 이렇게 이메일을 보낸다. “점심 같이 먹읍시다. 다음주 수요일 오전 11시 45분 카디악 하우스 오브 치즈 어떤가요?”

첫 번째 이메일에 점심 만남이라는 점에 상세 시간까지 더함으로써 만남을 위한 이메일 왕래를 상당히 줄일 수 있다. 놀라운 점은 대부분의 사람들이 이런 내용의 이메일을 보냈을 때 단번에 응답에서 OK한다는 점이다.

필자가 사용하는 또 다른 트릭은 그 첫 번째 회의 제안 메시지를 보낸 후 즉시 그 시간에 회의 일정을 저장하는 것이다. 그렇게 해두면 답신이 올 때까지 회의 일정을 잡지 않고 기다릴 필요가 없다.

또 이렇게 설정해둔 잠정 회의 시간에는 일정 제목 앞에 물음표를 달아둔다. 이렇게 해두면 추후에 달력을 보고 어느 행사가 확정되었고 어느 행사가 여전히 미확정인지 정확히 구별할 수 있다. 다른 사람이 답신을 보내고 먼저 제안한 시간에 동의하면 그 물음표를 지우면 된다. 회의가 성사되지 않으면 일정 자체를 삭제한다.

대규모 회의를 잡기 위해 웹을 활용하라
회의를 정하기 위해 6명에게 이메일을 보낸 이메일을 받을 때면 암울한 그림이 그려진다. “화요일 오전 10시가 모두에게 잘 맞겠지만, 그 시간에 바구니 공예 수업이 있어서 시간을 처음부터 다시 잡아야 할 것 같습니다”와 같은 이메일이 계속 밀려들 것을 알기 때문이다.



이메일상으로 여러 명의 사람들과 회의 시간을 잡는 일은 정말 정신 사나운 일이다. 그래서 이메일 대신 온라인 회의-일정잡기 사이트 사용을 추천한다.

필자는 두들닷컴(Doodle.com)을 가장 선호한다. 두들은 회의준비사이트(meeting organizer)로서 회의에 적합한 시간대를 잠재적으로 설정한다. 그리고 두들은 회의 참석자들에게 직접 이메일을 보내거나 당신이 스스로에게 이메일을 보낼 수 있는 링크를 준다. 회의 참석자들은 그 이메일을 통해 두들에 로그인해서 어느 시간대가 가장 적합한지 고르면 된다.

모두가 참석 가능 시간대를 고르면 언제가 모두에게 가장 적합한 시간인지 바로 알 수 있다. 이런 방식은 아주 잘 작동해서 (그리고 끝없는 이메일 왕래가 싫어서) 필자는 심지어 초청받은 다른 그룹의 회의에도 두들을 적용시키곤 한다.

여기서 소개된 기술들이 모든 회의 일정 문제를 해결해주진 않겠지만, 이를 통해 전체 과정이 훨씬 순탄하게 진행될 것이다. ciokr@idg.co.kr

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