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커리어의 방점은 글쓰기··· IT인을 위한 5가지 조언

2016.01.14 Bart Perkins  |  Computerworld
많은 사람이 학생시절에 글쓰기를 싫어했을 것이다. 배운 것을 충분히 알고 있다고 글을 써서 표현하는 것에 대해 불평도 했을 것이다. 그러나 결국 우리는 빈번한 글쓰기를 통해 글쓰는 방법을 배웠다. 그리고 글 쓰는 법을 안다는 것은 곧 IT를 비롯한 상당수의 직업군에서 필요한 핵심 능력을 갖췄다는 뜻이다. 하지만 글 쓰는 법을 잘 모르거나 글을 잘 못 쓰는 사람에게도 희망은 있다.



프로젝트 설명서, 사업 계획서, IT 전략 보고서, 공급 계약서 등 각종 문서가 불명확하게 작성될 경우 오해를 살 수 있다. 이는 곧 추가 근무, 비용 낭비, 사용자의 필요에 맞지 않는 시스템 문제, 법적 분쟁 등 각종 문제로 이어진다. 심지어 2시에 통화하자는 이메일 메시지도 상대방이 다른 나라에 있거나 표준시를 명시하지 않았다면 혼란을 불러일으킬 수 있다. 더욱이 작성자의 추가 설명이 전혀 없다면, 비즈니스 서신, 메모, 프레젠테이션, 팟캐스트, 동영상 등을 보낸 후에 수개월 혹은 수년 후에 볼 수도 있다. 너무 늦게 확인할 경우 문제가 더 복잡해지고 오해가 깊어질 수 있다.

안타깝게도 기업 커뮤니케이션의 명확성은 점점 더 나빠지고 있다. CIO들은 도대체 어떤 의도로 보내는지 모를 메일과 메모, 프레젠테이션에 대해 자주 불만을 토로한다. 문법적인 오류, 구두점 사용법 문제, 유행어나 줄임말의 남용, 장황한 문장 때문에 이해할 수 없는 문서가 만들어진다. 몇몇 사람들은 바쁜 와중에 문서를 읽다가 갈피를 못 잡거나 지루함을 느끼면, 더 이상 읽지도 않고 보낸 사람을 제대로된 교육을 받지 못한 멍청한 사람으로 치부하고 무시해버린다.

임원들은 명쾌한 커뮤니케이션을 기대한다. 모든 부서가 명확성을 위해 노력하지만 이는 IT 조직에 있어 부분적인 문제일 뿐이다. 지난 수십 년 동안 IT의 위상이 높아졌지만, 일부 임원은 아직도 IT팀이 비즈니스 이슈와 차이를 이해하고 인정하지 않는 기술자들이 모여 비용만 쓰는 부서라고 생각한다. 특히 PR이나 마케팅 등 다른 부서의 전문가가 작성한 문서와 IT 부서의 문서를 비교할 때 커뮤니케이션 문제는 더욱 도드라진다.

그래서 글쓰기를 두려워하는 IT 리더들에게 다음과 같은 5가지 조언을 제시한다.

1. 전문가에게 맡길 것
중요한 문서 작성을 기업 커뮤니케이션 전문가나 전문 작가에게 맡기고 있다면, 비즈니스 커뮤니케이션이 IT 업무 중에서도 중요한 사항임을 알고 있는 사람이다. 실제로 현재 IT 분야에는 커뮤니케이션 전문가가 늘어나고 있다. 따라서 IT 부서의 형편이 허락한다면 전문가를 고용해야 한다. 더 중요한 것은 극단적인 상황에 몰릴 때까지 채용을 미뤄서는 안된다는 사실이다. 새로 고용한 커뮤니케이션 전문가가 IT 용어에 익숙해지고 새로운 기업 문화를 익히는 데 수개월이 걸린다는 것이 IT 리더들의 공통된 지적이다.

2. 명료한 커뮤니케이션을 우선순위에 둘 것
문서의 요점을 명료하게 하는데 충분한 시간을 투자해야 한다. 데이터를 전달하고 요즘을 명확하게 하고 싶다면 글 외에 도표와 그래프를 적절하게 사용하는 것이 좋다. 글에 선호한다고 해도 커뮤니케이션 전문가가 당신의 글을 다듬어줄 수 있다.

글을 명확하고 간결하게 쓰는 데에는 시간이 걸린다. 따라서 모든 IT 부서가 성과 및 문제 보고 등을 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있는 충분한 시간을 확보해야 한다. 흔히 커뮤니케이션이나 문서 작성 시간을 단축해 비용을 줄이려고 하지만 이것은 결국 나중에 문제를 발생시키는 경우가 많다. 특히 자사 소프트웨어는 직관적이기 때문에 문서화가 필요하지 않다고 장담하는 업체(또는 누군가)를 절대로 믿어서는 안된다. 새로운 소프트웨어가 더 직관적일 수는 있지만, 비즈니스 프로세스의 변화가 어떤 성과를 냈는지는 여전히 명확하게 설명할 필요가 있기 때문이다.

3. 규격 문서를 만들 것
대부분의 비즈니스 메모와 서신, 프레젠테이션은 무언가를 알리거나 설득하거나 승인을 받거나 정보를 요청하기 위해 만들어진다. 그리고 일반적으로 이러한 커뮤니케이션은 저마다 정해진 규격이 있다. 따라서 백지에 처음부터 작성하는 대신 자주 쓰는 문서별로 해당 부서만의 양식을 만드는 것이 좋다. 미국 퍼듀대학교를 비롯한 다양한 기관에서 문서 양식을 제공하니 다운로드해 사용하면 된다.

4. 문서 커뮤니케이션을 공식 직무에 포함할 것
명료한 커뮤니케이션은 IT 관리 담당자, 프로젝트 매니저, 비즈니스 애널리스트, 기업 관계 전문가 등 기업 내에서 다른 직원과 정기적으로 소통하는 모든 사람에게 중요하다. 따라서 문서 커뮤니케이션을 업무 명세, 성과 평가, 보고 등에 포함해 커뮤니케이션의 중요성을 강조하라. 문서 커뮤니케이션에서는 문체보다 명확성이 더 중요하다. IT인이 헤밍웨이가 될 필요는 없다.

IT 전문가는 오직 IT 전문지식으로 평가 받아야 한다고 생각하는 사람도 있다. 전문지식은 물론 중요하다. 그러나 명확한 커뮤니케이션이 전문가로서의 가치를 더 높여준다. 임원 대부분은 짧고 직접적인 대답을 원하며, 세부적인 설명은 질문했을 때만 듣기를 바란다. 그러나 IT인들은 논리적인 결론을 이끌어내기 위해 배경 설명과 세부 사항을 자세하게 설명하고 싶어 한다. 따라서 IT 전문가가 기술 문서를 일반적인 경영 문서로 바꿀 수 있도록 노력해야 한다. 이런 작업은 그들이 비IT 부서와 커뮤니케이션할 때 세부내용을 어디까지 설명하는 것이 적절한 것인지를 배울 때까지 계속돼야 한다.

5. 커뮤니케이션 교육을 지원할 것
커리어를 향상시키고 싶어 하는 사람들을 위해 글쓰기 교육을 지원해야 한다. 다행히 IT인을 위한 글쓰기 강좌를 무료 혹은 저렴한 비용으로 온라인으로 제공하는 곳이 많이 있다. 오프라인 교육을 찾는다면 많은 대학에 개선된 글쓰기 강좌도 좋다. 회사는 직원에게 이런 교육을 위한 비용을 지원해야 한다.

미국 컬럼비아 대학교 존 맥호터 교수는 자신의 저서인 '카다시안 김이 글을 잘 쓸 수 없는 이유'에서 구어가 문어보다 더 중요해지고 있다고 주장했다. 19세기 고등학교 졸업자가 요즘 웬만한 대졸자보다 글을 잘 썼다. 그도 그럴 것이 당시에는 사람들이 즉석에서 오가는 대화만 들을 수 있었고 대다수 사람의 유일한 커뮤니케이션 수단이 문서였다. 반면 오늘날에는 고품질의 녹음기·녹화기·기록 장치가 시간과 공간의 제약을 없애고 있다. 즉 세계 어디에서나 프레젠테이션을 손쉽게 볼 수 있다. 바로 이런 점 때문에 글쓰기 지식보다는 말하기와 표현 방식이 더 중요해지고 있다는 것이 맥호터 교수의 주장이다.

그럼에도 불구하고  비즈니스 문서는 정확하고, 이해하기 쉬우며, 간결하게 작성돼야 한다. 그 어느 기업도 음성이나 동영상 프레젠테이션을 보고 이를 받아 적을 별도의 부서를 만들 생각 따위는 하지 않는다. 이제 학생 시절 필요했던 작문 기술은 더는 필요하지 않다. 그러나 문서 중심 비즈니스 커뮤니케이션에서 (사실은 업무 뿐만 아니라 모든 문서 커뮤니케이션에서) 명확성은 여전히 가장 중요한 가치다.

* Bart Perkins는 미국 켄터키주 루이스빌에 위치한 IT 투자 컨설팅 기업 레버리지 파트너스의 매지닝 파트너이자 IT 전문 칼럼니스트다. ciokr@idg.co.kr
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