휴가를 받아도 업무로부터 완전히 자유로울 수 없는 것이 CIO들의 슬픈 숙명이다. 또 부하 직원의 휴가 일정으로 인해 CIO가 곤혹스러워 지는 경우도 있다. 비즈니스의 모든 기능이 IT에 긴밀하게 의존하는 오늘날 기업의 크고 작은 모든 일들이 IT의 손길을 요구하고 있으며, 결국 당신과 당신의 직원들은 휴가를 떠나서도 맘 편히 휴대폰을 꺼놓을 수 없는 상황에 처했다. 그럼에도 휴식은 없어선 안될 터, 마음의 평화를 가져다 줄 9가지 조언을 소개한다. ciokr@idg.co.kr
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지휘권은 사전에 위임하라
주요 IT 프로세스를 담당하는 직원이 휴가를 떠날 경우에는 임시로 그의 지휘권을 위임 받을 누군가를 임명해둘 필요가 있다.
국제 무역 업체들을 위한 지식 플랫폼 공급자인 판지바(Panjiva)의 공동 설립자이자 CTO인 짐 소타는 “위임은 미리 이뤄질수록 좋다. 위임자가 정해졌다면 기존 지휘권자가 휴가를 떠나기 전에 권한을 넘겨 그에게 업무 맥락을 파악할 시간을 마련해줄 필요가 있다”라고 말했다.
예상하고, 계획하고, 관리하라
누구도 대체하기 어려운 전문 지식을 지닌 직원이 휴가를 떠나는 경우도 있다. 이러한 경우 철저한 사전 계획이 없다면 그가 맡아온 업무는 아예 마비되는 상황에 빠질 수도 있다.
소타는 “IT나 엔지니어링 팀 내부에서는 각각의 직원들이 특수한 전문 지식을 갖추고 서로에게 많은 부분을 의지하는 경우가 많다. 이런 구조에서는 시스템의 한 축을 담당하는 인물이 부재할 경우 프로젝트 전체 진행에 상당한 차질이 생기는 경우도 많다. 이러한 지연을 완화할 계획은 사전에 세워야 하며, 모두가 이를 염두에 둘 수 있도록 상황을 관리해야 한다”라고 설명했다.
진정 ‘자유로운 휴가’를 팀원들에게 장려하라
휴식은 생산성 증진을 위한 값진 시간이다. 반대로 지쳐버린 직원은 언제든지 실수를 저지를 수 있다. 적어도 휴가기간만큼은 당신을 포함한 팀원 누구라도 완벽히 회사를 잊을 수 있도록 하자.
정말 불가피하게 확인해야 할 이메일이 있다면 이른 아침이나 저녁 시간에 전달하고, 당신의 확인이 필요한 긴급 상황에 연락을 취할 전화번호는 믿을만한 인물에게만 알리자.
소타는 “리더로써 휴가 기간에까지 회사 일에 열심인 직원이 더 예뻐 보일 수는 있다. 하지만 휴가는 재충전의 시간이며, 그 시간에는 순수하게 휴식에 집중하도록 하는 것이 더 좋은 방법임을 의식적으로라도 이해하자. 휴가 기간 이후 더욱 의욕적인(그리고 행복한) 모습으로 돌아온 직원의 모습을 만나볼 수 있을 것이다”라고 강조했다.
셀프 서비스 앱 스토어로 IT의 업무 부담을 줄이자
이런저런 대비를 마쳐도 인력이 줄어든 상황은 불가피하게 다른 직원들의 업무 부담을 늘릴 수 밖에 없다. 이런 경우 셀프 서비스 앱 스토에는 직원들의 각종 업무 부담을 줄여주는데 큰 도움이 될 수 있다.
IT 비용 절감 자문 전문 기관인 1E의 CIO 마크 블랙번은 “셀프 서비스 앱 스토어와 같은 방법은 직원들에게 힘이 되는 존재다. 이는 IT 팀의 부담을 덜어주는 동시에 사용자들에겐 자율권을 보장해줄 수 있다. 관련 직원이 휴가를 떠난 상황에서 앱 요청의 병목 현상이 발생하는 것을 막아줄 것이다”라고 설명했다.
소프트웨어 라이선스 기록을 최신으로 유지하라
당신이 해변을 거니는 그 시간 예상치 못한 감사관의 방문이 없으리란 보장은 없다. 모든 기록은 최신의 것으로 업데이트 해놓고 떠나야 휴가가 더욱 맘 편한 시간이 될 수 있을 것이다.
블랙번은 “당신이 관리하는 모든 기능이 정상적으로 운영되고 있는지, 각종 소프트웨어들에 문제는 없는지 확인하라. 이런 대비는 어떤 예상치 못한 상황이 발생하더라도 당신이 임명한 부사령관이 자체적으로 문제를 해결할 수 있도록 하는데 도움을 줄 것이다”라고 말했다.
자동화 전력 관리 도구를 배치하라
많은 직원들이 퇴근을 하며 컴퓨터 전원을 끄지 않는 것이 현실이다. 이런 행동이 휴가를 떠나면서도 벌어진다면? 이런 문제를 해결하기 위해선 부서의 모든 PC 상태와 전력 기록을 확인하고, 불필요한 전력 소모가 발생하는(컴퓨터를 끄지 않고 휴가를 떠난 직원 등) 지점은 차단할 수 있는 도구가 필요하다.
블랙번은 “자동 PC 전력 통제 관리 도구는 부서 내 모든 PC 상태를 확인해 하드웨어 수명을 연장하고 상태를 개선하며 보안 문제 등을 해결하는데 도움을 준다. 단순히 불필요한 전력을 차단하는것 뿐 아니라 당신 혹은 어떤 직원이 휴가를 떠난 상황에서 자동 업데이트 등을 진행해야 할 경우 원격으로 PC 전원을 켜는 역할 역시 할 수 있다”라고 설명했다.
주요 파일에 대한 접근권을 확인하라
어떤 중요한 파일이나 문서가 특정 직원의 개인 자료로 저장되어 있어 업무에 마비가 생기는 일이 없도록 하라.
클라우드 백업 서비스 공급자 백어피파이(Backupify)의 CEO 롭 메이는 “어떤 직원이 휴가 신청서를 제출한다면 그가 관리하는 자료 중 주요 업무 파일은 어떤 것이 있으며 그것에 다른 이의 대체 접근이 가능한지를 반드시 확인해야 한다. 박스(Box)나 구글 앱스(Google Apps ), 세일즈포스(Salesforce) 등의 클라우드 서비스에의 데이터 위임 경향이 확대됨에 따라 적절한 백업 계획을 세우는 것은 더욱 더 중요한 과정으로 인식되고 있다. 클라우드의 장점은 어떤 업무 자료도 배타적으로 저장되지 않는다는데 있다”라고 설명했다.
플랫폼을 이용해 정보 통제를 자동화하라
규제 준수와 리스크 관리는 중단되어서는 안될 항시적 과정이다. 이와 관련한 많은 프로세스를 자동화하기 위해선 플랫폼의 역할이 중요하다.
정보 통제 전문 업체 RSD의 CTO 바쌈 자쿠트는 “정보 통제에 휴가란 없다. 특히 기업들의 정보 획득이 항시적 활동으로 이뤄지고 있는 오늘날에는 정책을 유지하고 기업 정보를 관리하는 플랫폼이 필요하다”라고 조언했다.
기업 정보 통제 정책의 유효성을 확인하라
정보 통제 정책이 분명하지 않다면 그것을 관리한 플랫폼이 마련되더라도 무용지물이다.
자쿠트는 “유지, 배치, 수명주기 관리, 소유, 손실 방지, 보안 및 보호, 분류, 메타데이터까지, 데이터의 다양한 측면을 모두 포함하는 정책이 확립되었는지를 확인해보라”라고 강조했다.