2015.11.20

'비서처럼 척척' 이메일 도우미 5종

John Brandon | CIO
이메일이 오히려 부담을 주고 있다. 생산성 전문가 네이썬 젤데스에 의하면 현대 직장인들은 주당 20시간정도를 이메일 처리에 쓰고 있다고 한다. 그 시간 중 최소한 1/3은 중요하지 않은 이메일 메시지 처리에 사용하고 있다. 이를 개선할 방법이 있지 않을까?

다행히도 수신함을 뒤지는 시간을 줄이기 위해 설계된 이메일 헬퍼들이 많이 나와있다. 그들은 자동적으로 중요하지 않은 메시지를 뿌리뽑고 메시지에 누가 답장을 보내지 않았는지 추적하고 시간을 절약시켜준다. 유용한 이메일 도우미들과 그에 대한 설명을 정리한다.



1. 지메일용 부메랑
이메일 우선순위 관리가 유용할 수 있다. 사실 모든 이메일이 다 크게 중요하지는 않고 그럴 수도 없다. 베이딘(Baydin)에서 나온 지메일용 애드온인 부메랑(Boomerang)에는 귀찮은 일을 줄여주기 위해 만들어진 몇 가지 강력한 기능이 있다.

먼저 이메일에 표시를 할 수 있어서 차후에 답장하도록 기억할 수 있다. 또 이메일을 보낼 수 있고, 차후에 보내도록 예약할 수 있다. 그리고 이메일을 보냈는데 받는 이가 답장하지 않으면 다시 메시지를 보낼 수도 있다.

“지메일용 부메랑은 사람들이 매일 받는 메시지 홍수를 더 잘 관리할 수 있도록 해준다”고 생산성 소프트웨어를 연구하는 콘스텔레이션 리서치(Constellation Research)의 퓨쳐 오브 워크(Future of Work)의 수석 분석가이자 부회장인 앨런 레포프스키가 소개했다.

그는 “특정 시간에 메시지를 보내도록 예약할 수 있는 능력을 갖췄다. 이 덕분에 편리한 시간에 메시지에 답장하고 부메랑이 적절한 시간에 보내도록 할 수 있다. 리마인더 기능은 사람들이 기다리는 답장이나 취해야 할 행동을 완전히 관리하는데 도움을 준다”라고 설명했다.

2. 아사나 크롬 익스텐션
일반적으로 작업 관리 툴로 인식되는 아사나(Asana)는 정리를 돕는 이메일 헬퍼 기능을 한다. 이 회사는 지메일(혹은 다른 웹-기반 이메일 프로그램)을 대상으로 하는 구글 크롬 익스텐션을 제공한다.

이 익스텐션은 수신 메시지에 기반해 태스크를 생성할 때 진가를 발휘한다. 아이콘을 클릭하고 작업을 지정하면 할일 목록에 추가된다.

기가옴 리서치(gigaom Research)의 전무이사 스토우 보이드는 “이메일이 작업 관리 솔루션 내에서 추가 생성된다. 이는 꽤 유용한데, 지메일이 각각의 이메일마다 URL을 생성하기 때문이다. 이메일에 아카이브 작업을 해도 해당 태스크가 여전히 이메일에 링크된 채 남아있는다. 그러나 이와 관련해 한계가 하나 있다. 이메일이 공유 불가능하기에 동료들에게 그런 작업을 공유하거나 할당하면 그들은 링크상에 클릭할 수 없다는 것이다”라고 말했다.

3. 세인노리플라이스
지메일, 마이크로소프트 익스체인지, 야후 메일 같은 대부분의 이메일 서비스와 호환되는 세인박스(SaneBox)는 자동으로 중요하지 않은 이메일을 세인레이터(SaneLater) 폴더로 옮겨주는 애드온이다.

세인노리플라이스(SaneNoReplies)라는 새로운 기능은 당신이 보낸 어느 메시지를 보냈는지 감지하고 누가 답장했는지 추적한다. 하나의 폴더 안에서 “답장 없음”을 빠르게 볼 수 있게 해준다. 이 애드온의 장점은 빠르게(그리고 자동으로) 어떤 이메일이 실제 답신으로 이어지지 않았는지 확인할 수 있다는 점이다.

맥 파워 유저(Mac Power User) 팟캐스트의 진행자이자 변호사인 데이비드 스팍스 “나는 지속적으로 클라이언트들에게 정보 답신을 필요로 하는 이메일을 보내고 있다. 세인노리플라이스가 나오기 전에는 그렇게 하려면 복잡한 이메일 추적 시스템이 필요했다. 그런 구형 시스템은 시간이 많이 소요되고 종종 제대로 돌아가지 않았다. 이제 아침에 세인노리플라이스 상자만 확인하면 어떤 메시지에 답장을 못 받았나 정확히 알 수 있다”라고 소개했다.

그는 과거 이 문제 해결을 위해 써본 다른 어떤 방식보다도 더 빠르고 안정적이라고 덧붙였다.

4. 소트D
이 지메일용 유저인터페이스는 몇 가지 인상적인 변화를 가져온다. 메시지 표시에 사용하던 (폴더로 넣어주는 기능을 하는) 라벨 대신, 작업으로 메시지를 분류한다. 예를 들어 ‘비즈니스 제안’이라는 제목의 이메일은 한 칼럼 내에서 “제안에 대해 John에게 다시 연락”이라는 새 작업이 될 수 있다.

콘스레이션 리서치의 레포프스키는 “표준 지메일 수신함에 대안적인 사용자 경험을 제공해주는 솔루션”이라며, “송신 날짜로 하나의 긴 목록으로 분류하는 대신 트윗덱(TweetDeck)이나 칸반(Kanban) 태스크보드와 유사하게 여러 칼럼으로 메시지를 정리할 수 있다. 이 멀티-칼럼 유저인터페이스는 사람들이 한눈에 더 많은 정보를 보고 여러 화면이나 폴더를 뒤지지 않고도 메시지상에 작업하고 우선순위를 둘 수 있게 해준다”라고 소개했다.

저명한 생산성 전문가이자 컨설턴트인 웨인 페퍼 는 “소트D를 통해 사용자들은 목록 내에 그룹 지어진 그들의 가장 중요한 행동들을 파악할 수 있게 되어 그들의 시간을 가장 현명하게 사용하는 방법을 빠르게 결정할 수 있다”라고 소개했다.

그는 이어 “또한 비-이메일 기반 행동들을 그 목록에 추가시킬 수 있다. 또 다른 훌륭한 기능은 한 개 이상의 이메일을 소트D의 작업(Task)으로 그룹 짓는 능력이다. 이는 사용자들이 다음 행동에 참고하기 위해 필요할 데이터 그룹 전체를 볼 수 있게 해준다”라고 설명했다.

5. 노우메일
노우메일(Knowmail)은 마이크로소프트 아웃룩의 AI 에이전트다. (이 회사는 지메일 애드-온 관련작업도 하고 있다) 핵심 기능은 현재 사용자 관심을 필요로 하거나 차후 처리해도 되는 이메일을 분류하는 것이다.

사용자가 메시지들을 볼 때 노우메일 역시 그 이메일들 처리에 얼마나 시간이 걸리는지 추정한다. 빠르게 메시지들의 우선순위를 정하고 이후 단시간 내 처리할지, 내일 혹은 일주일 뒤 처리할지 선택할 수 있다. 또한 전체 대화 스레드를 볼 수 있게 한다.

젤데스는 “노우메일은 고급 알고리즘을 활용해 어떤 게 사용자들에게 주어진 상황에서 중요한지 결정하고 훨씬 빠른 프로세싱을 위해 멋지고 단순하게 표시한다. 이는 당신이 중요한 메시지들을 더 먼저 처리함을 의미한다”라고 말했다. ciokr@idg.co.kr 



2015.11.20

'비서처럼 척척' 이메일 도우미 5종

John Brandon | CIO
이메일이 오히려 부담을 주고 있다. 생산성 전문가 네이썬 젤데스에 의하면 현대 직장인들은 주당 20시간정도를 이메일 처리에 쓰고 있다고 한다. 그 시간 중 최소한 1/3은 중요하지 않은 이메일 메시지 처리에 사용하고 있다. 이를 개선할 방법이 있지 않을까?

다행히도 수신함을 뒤지는 시간을 줄이기 위해 설계된 이메일 헬퍼들이 많이 나와있다. 그들은 자동적으로 중요하지 않은 메시지를 뿌리뽑고 메시지에 누가 답장을 보내지 않았는지 추적하고 시간을 절약시켜준다. 유용한 이메일 도우미들과 그에 대한 설명을 정리한다.



1. 지메일용 부메랑
이메일 우선순위 관리가 유용할 수 있다. 사실 모든 이메일이 다 크게 중요하지는 않고 그럴 수도 없다. 베이딘(Baydin)에서 나온 지메일용 애드온인 부메랑(Boomerang)에는 귀찮은 일을 줄여주기 위해 만들어진 몇 가지 강력한 기능이 있다.

먼저 이메일에 표시를 할 수 있어서 차후에 답장하도록 기억할 수 있다. 또 이메일을 보낼 수 있고, 차후에 보내도록 예약할 수 있다. 그리고 이메일을 보냈는데 받는 이가 답장하지 않으면 다시 메시지를 보낼 수도 있다.

“지메일용 부메랑은 사람들이 매일 받는 메시지 홍수를 더 잘 관리할 수 있도록 해준다”고 생산성 소프트웨어를 연구하는 콘스텔레이션 리서치(Constellation Research)의 퓨쳐 오브 워크(Future of Work)의 수석 분석가이자 부회장인 앨런 레포프스키가 소개했다.

그는 “특정 시간에 메시지를 보내도록 예약할 수 있는 능력을 갖췄다. 이 덕분에 편리한 시간에 메시지에 답장하고 부메랑이 적절한 시간에 보내도록 할 수 있다. 리마인더 기능은 사람들이 기다리는 답장이나 취해야 할 행동을 완전히 관리하는데 도움을 준다”라고 설명했다.

2. 아사나 크롬 익스텐션
일반적으로 작업 관리 툴로 인식되는 아사나(Asana)는 정리를 돕는 이메일 헬퍼 기능을 한다. 이 회사는 지메일(혹은 다른 웹-기반 이메일 프로그램)을 대상으로 하는 구글 크롬 익스텐션을 제공한다.

이 익스텐션은 수신 메시지에 기반해 태스크를 생성할 때 진가를 발휘한다. 아이콘을 클릭하고 작업을 지정하면 할일 목록에 추가된다.

기가옴 리서치(gigaom Research)의 전무이사 스토우 보이드는 “이메일이 작업 관리 솔루션 내에서 추가 생성된다. 이는 꽤 유용한데, 지메일이 각각의 이메일마다 URL을 생성하기 때문이다. 이메일에 아카이브 작업을 해도 해당 태스크가 여전히 이메일에 링크된 채 남아있는다. 그러나 이와 관련해 한계가 하나 있다. 이메일이 공유 불가능하기에 동료들에게 그런 작업을 공유하거나 할당하면 그들은 링크상에 클릭할 수 없다는 것이다”라고 말했다.

3. 세인노리플라이스
지메일, 마이크로소프트 익스체인지, 야후 메일 같은 대부분의 이메일 서비스와 호환되는 세인박스(SaneBox)는 자동으로 중요하지 않은 이메일을 세인레이터(SaneLater) 폴더로 옮겨주는 애드온이다.

세인노리플라이스(SaneNoReplies)라는 새로운 기능은 당신이 보낸 어느 메시지를 보냈는지 감지하고 누가 답장했는지 추적한다. 하나의 폴더 안에서 “답장 없음”을 빠르게 볼 수 있게 해준다. 이 애드온의 장점은 빠르게(그리고 자동으로) 어떤 이메일이 실제 답신으로 이어지지 않았는지 확인할 수 있다는 점이다.

맥 파워 유저(Mac Power User) 팟캐스트의 진행자이자 변호사인 데이비드 스팍스 “나는 지속적으로 클라이언트들에게 정보 답신을 필요로 하는 이메일을 보내고 있다. 세인노리플라이스가 나오기 전에는 그렇게 하려면 복잡한 이메일 추적 시스템이 필요했다. 그런 구형 시스템은 시간이 많이 소요되고 종종 제대로 돌아가지 않았다. 이제 아침에 세인노리플라이스 상자만 확인하면 어떤 메시지에 답장을 못 받았나 정확히 알 수 있다”라고 소개했다.

그는 과거 이 문제 해결을 위해 써본 다른 어떤 방식보다도 더 빠르고 안정적이라고 덧붙였다.

4. 소트D
이 지메일용 유저인터페이스는 몇 가지 인상적인 변화를 가져온다. 메시지 표시에 사용하던 (폴더로 넣어주는 기능을 하는) 라벨 대신, 작업으로 메시지를 분류한다. 예를 들어 ‘비즈니스 제안’이라는 제목의 이메일은 한 칼럼 내에서 “제안에 대해 John에게 다시 연락”이라는 새 작업이 될 수 있다.

콘스레이션 리서치의 레포프스키는 “표준 지메일 수신함에 대안적인 사용자 경험을 제공해주는 솔루션”이라며, “송신 날짜로 하나의 긴 목록으로 분류하는 대신 트윗덱(TweetDeck)이나 칸반(Kanban) 태스크보드와 유사하게 여러 칼럼으로 메시지를 정리할 수 있다. 이 멀티-칼럼 유저인터페이스는 사람들이 한눈에 더 많은 정보를 보고 여러 화면이나 폴더를 뒤지지 않고도 메시지상에 작업하고 우선순위를 둘 수 있게 해준다”라고 소개했다.

저명한 생산성 전문가이자 컨설턴트인 웨인 페퍼 는 “소트D를 통해 사용자들은 목록 내에 그룹 지어진 그들의 가장 중요한 행동들을 파악할 수 있게 되어 그들의 시간을 가장 현명하게 사용하는 방법을 빠르게 결정할 수 있다”라고 소개했다.

그는 이어 “또한 비-이메일 기반 행동들을 그 목록에 추가시킬 수 있다. 또 다른 훌륭한 기능은 한 개 이상의 이메일을 소트D의 작업(Task)으로 그룹 짓는 능력이다. 이는 사용자들이 다음 행동에 참고하기 위해 필요할 데이터 그룹 전체를 볼 수 있게 해준다”라고 설명했다.

5. 노우메일
노우메일(Knowmail)은 마이크로소프트 아웃룩의 AI 에이전트다. (이 회사는 지메일 애드-온 관련작업도 하고 있다) 핵심 기능은 현재 사용자 관심을 필요로 하거나 차후 처리해도 되는 이메일을 분류하는 것이다.

사용자가 메시지들을 볼 때 노우메일 역시 그 이메일들 처리에 얼마나 시간이 걸리는지 추정한다. 빠르게 메시지들의 우선순위를 정하고 이후 단시간 내 처리할지, 내일 혹은 일주일 뒤 처리할지 선택할 수 있다. 또한 전체 대화 스레드를 볼 수 있게 한다.

젤데스는 “노우메일은 고급 알고리즘을 활용해 어떤 게 사용자들에게 주어진 상황에서 중요한지 결정하고 훨씬 빠른 프로세싱을 위해 멋지고 단순하게 표시한다. 이는 당신이 중요한 메시지들을 더 먼저 처리함을 의미한다”라고 말했다. ciokr@idg.co.kr 

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