2015.07.09

'작업 시간을 확 줄여주는' 구글 스프레드시트 부가기능 3가지

Michael Ansaldo | PCWorld
스프레드시트를 관리하고 유지하는 일은 업무의 생산성을 잡아먹는 거대한 싱크홀 중 하나다. 구글 스프레드시트의 다양한 부가기능을 이용한다면 일상적인 작업을 조금 더 효율적으로 수행할 수 있다. 기본적인 부가기능을 살펴보자.

워크플로우(Workflows)
예전에는 문서에 승인을 받으려면 문서를 출력해서 사무실을 돌아다니며 필요한 사람에게 가서 서명을 받으면 됐다. 그러나 오늘날 가상화된 사무실에서는 이러한 과정이 쉽지 않다.



구글 스프레드시트 부가기능 중 하나인 워크플로우를 이용하면 문서를 검토하고 수정하고 승인을 받는 과정이 간소화된다. 스프레드시트 내의 워크플오우 창에 관련자들의 이메일 주소만 입력하고 메시지를 넣은 후, ‘승인 요청(Request approval) 버튼만 누르면 된다. 수신자가 받으면 승인이 필요한 다음 사람에게 같은 방식으로 전달할 수 있다. 원작성자는 승인 과정을 추적할 수 있으며, 과정이 진행됨에 따라 알림을 받을 수도 있다.

고급 검색 및 바꾸기(Advanced Find and Replace)
복잡한 스프레드시트에서 어떤 것을 찾는 일은 사막에서 바늘찾기다. 고급 검색 및 바꾸기 부가기능은 셀 안의 데이터뿐만 아니라 메모, 수식, 하이퍼링크까지 검색해준다.

검색을 하려면 ‘찾기(Find What)’ 필드에 키워드를 입력하고 찾는 데이터의 종류를 ‘이 안에서 검색(Search in) 탭에서 고른다. 기본적으로 이용 중인 시트에서만 검색하도록 되어 있으나, 셀 범위, 특정 스프레드시트, 데이터베이스의 모든 스프레드시트 등을 선택할 수 있다.



검색해서 나온 값은 ‘검색 결과(Search Result)’ 탭에 표시된다. 값을 클릭하면 해당 값이 들어있는 스프레드시트로 이동한다. CTRL 버튼을 클릭해서 한번에 바꾸거나 새로운 시트로 내보내고 싶은 값을 선택한 다음 ‘모두 내보내기(Export all)’ 버튼을 클릭한다.

이메일 병합(Yet Another Mail Merge)
대량 이메일 마케팅은 어떤 비즈니스나 유용한 도구이지만, 스프레드시트의 연락처 정보를 지메일로 일일이 복사해 붙여 넣는 일은 매우 귀찮다. 이 부가기능은 이메일 템플릿을 데이터와 함께 자동으로 옮겨주는 도구다.



지메일에 이메일을 작성한 다음 옛 어나너 메일 머지(Yet Another Mail Merge) 부가기능을 이용해서 연락처를 새로운 스프레드시트로 이동하고 병합을 진행한다. 모든 데이터가 적절한 위치에 들어가 있는지 확인하기 위한 수작업이 일부 필요하다. 이메일을 전송하면 각각의 수신자가 이메일을 열람했는지 여부를 스프레드시트에서 확인할 수 있다. editor@itworld.co.kr



2015.07.09

'작업 시간을 확 줄여주는' 구글 스프레드시트 부가기능 3가지

Michael Ansaldo | PCWorld
스프레드시트를 관리하고 유지하는 일은 업무의 생산성을 잡아먹는 거대한 싱크홀 중 하나다. 구글 스프레드시트의 다양한 부가기능을 이용한다면 일상적인 작업을 조금 더 효율적으로 수행할 수 있다. 기본적인 부가기능을 살펴보자.

워크플로우(Workflows)
예전에는 문서에 승인을 받으려면 문서를 출력해서 사무실을 돌아다니며 필요한 사람에게 가서 서명을 받으면 됐다. 그러나 오늘날 가상화된 사무실에서는 이러한 과정이 쉽지 않다.



구글 스프레드시트 부가기능 중 하나인 워크플로우를 이용하면 문서를 검토하고 수정하고 승인을 받는 과정이 간소화된다. 스프레드시트 내의 워크플오우 창에 관련자들의 이메일 주소만 입력하고 메시지를 넣은 후, ‘승인 요청(Request approval) 버튼만 누르면 된다. 수신자가 받으면 승인이 필요한 다음 사람에게 같은 방식으로 전달할 수 있다. 원작성자는 승인 과정을 추적할 수 있으며, 과정이 진행됨에 따라 알림을 받을 수도 있다.

고급 검색 및 바꾸기(Advanced Find and Replace)
복잡한 스프레드시트에서 어떤 것을 찾는 일은 사막에서 바늘찾기다. 고급 검색 및 바꾸기 부가기능은 셀 안의 데이터뿐만 아니라 메모, 수식, 하이퍼링크까지 검색해준다.

검색을 하려면 ‘찾기(Find What)’ 필드에 키워드를 입력하고 찾는 데이터의 종류를 ‘이 안에서 검색(Search in) 탭에서 고른다. 기본적으로 이용 중인 시트에서만 검색하도록 되어 있으나, 셀 범위, 특정 스프레드시트, 데이터베이스의 모든 스프레드시트 등을 선택할 수 있다.



검색해서 나온 값은 ‘검색 결과(Search Result)’ 탭에 표시된다. 값을 클릭하면 해당 값이 들어있는 스프레드시트로 이동한다. CTRL 버튼을 클릭해서 한번에 바꾸거나 새로운 시트로 내보내고 싶은 값을 선택한 다음 ‘모두 내보내기(Export all)’ 버튼을 클릭한다.

이메일 병합(Yet Another Mail Merge)
대량 이메일 마케팅은 어떤 비즈니스나 유용한 도구이지만, 스프레드시트의 연락처 정보를 지메일로 일일이 복사해 붙여 넣는 일은 매우 귀찮다. 이 부가기능은 이메일 템플릿을 데이터와 함께 자동으로 옮겨주는 도구다.



지메일에 이메일을 작성한 다음 옛 어나너 메일 머지(Yet Another Mail Merge) 부가기능을 이용해서 연락처를 새로운 스프레드시트로 이동하고 병합을 진행한다. 모든 데이터가 적절한 위치에 들어가 있는지 확인하기 위한 수작업이 일부 필요하다. 이메일을 전송하면 각각의 수신자가 이메일을 열람했는지 여부를 스프레드시트에서 확인할 수 있다. editor@itworld.co.kr

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