2017.12.27

엑셀 피벗 테이블로 '정확하고 빠르게' 보고서를 작성하는 방법

JD Sartain | PCWorld
난해하고 부실하기로 이름난 엑셀의 보고 기능을 개선할 때는 피벗(Pivot) 테이블만한 게 없다. 피벗 테이블은 사실 엑셀이 복잡한 다중 파일 스프레드시트 데이터에서 더 나은 보고서를 만들 수 있도록 사용하는 툴이다. 사용자는 스프레드시트 데이터베이스를 필터링, 정렬, 재편성, 계산, 요약한 후 특정 정보를 보고서로 추출할 수 있다.

예를 들어, 스프레드시트에는 25개의 필드 칼럼(Field Column)이 포함될 수 있지만 보고서에는 4개의 필드만 필요하다. 피벗 테이블 툴을 통해 이런 데이터를 말 그대로 몇 초 안에 필터링할 수 있기 때문에 기존 보고 기능보다 크게 개선된 것이 사실이다.

여기서의 작업을 더 쉽게 연습할 수 있도록 칼럼에 언급된 모든 데이터를 다운로드할 수 있는 엑셀 워크북을 만들었다. 다운로드 해서 따라하면 편리하다.

관계형 데이터베이스, 보고서, 피벗 테이블용 워크북 다운로드

이 워크북에는 관계형 데이터베이스, 보고서, 피벗 테이블에서 콘텐츠를 만들고 엑셀 예제를 연습할 때 사용할 수 있는 여러 개의 스프레드시트가 있다.

단일 “플랫 파일(Flat File)” 피벗 테이블 보고서
피벗 테이블은 “테이블로 정의된” 스프레드시트로, 피벗 테이블 툴이 플랫 파일 및 다중 파일(관계형) 데이터베이스를 위한 사용자 정의 보고서를 작성할 때 사용한다. 매우 사용자 친화적인 필터링 기능 몇몇을 포함한 이 강력한 기능은 한 번에 충분히 다룰 수 없는 광범위한 주제다. 따라서 오늘은 단일 “플랫 파일” 피벗 테이블 보고서만 다룬다. 다중 파일 “관계형” 피벗 테이블 보고서는 추후에 다룬다.

1. 데이터베이스 파일을 연 후 테이블(VIOLATIONS) 탭을 클릭한다. 커서를 C – 벌금(Violation Fee) 열에 놓는다. 아래쪽 화살표(오른쪽)를 클릭하고 오름차순 정렬(Sort Smallest to Largest)을 선택하고 확인(OK)을 클릭한다.

2. 화살표를 다시 클릭하고 숫자 필터(Number Filters) > 초과(Greater Than)를 선택한다.


3. 사용자 정의 자동필터(Custom AutoFilter) 대화 창에서 Show Rows Where—Violation Fee: is Greater Than라는 프롬프트 아래에 벌금(Violation Fee)이라는 필드 이름이 표시된다(첫 번째 입력(Input) 상자에 표시). 두 번째 입력 상자 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하고 드롭다운 목록에서 $200.00을 선택한다.

200달러를 초과하는 벌금을 추출한다.


4. 디자인/테이블 도구(Design/Table Tools) 탭을 클릭한다(테이블 활성화 상태에서만 표시). 도구(Tools) 그룹의 피벗 테이블로 요약(Summarize With Pivot Table) 버튼을 클릭한다.

5. 피벗 테이블 만들기(Create Pivot Table) 대화 창에서 테이블 범위(Table Range) 필드 상자에 현재 테이블(VIOLATIONS)을 입력한다.


6. 다음 필드 상자에서 피벗 테이블 보고서를 배치할 곳을 선택하고 새 워크시트(New Worksheet) 원을 클릭한 후 확인을 클릭한다.

7. 오른쪽에 피벗 테이블 필드(Pivot Table Fields) 패널이 표시된다.


엑셀에는 피벗 테이블 필드 목록과 함께 다음의 메시지 도움말 상자가 표시된다. "보고서를 작성하려면 피벗 테이블 필드 목록에서 필드를 선택하세요(To build a report, choose fields from the Pivot Table field list)."

8. 이 첫 번째 보고서의 경우 면허증 번호(License Number), 위반 유형(Violation Type), 벌금(Violation Fee), 위반 날짜(Violation Date) 등의 4개 필드에 대한 체크 상자를 클릭한다. 엑셀은 보고서를 작성하고 입력하는 번호 필드를 요약한다.

참고 : 이 패널의 하단에 필터(Filters), 열(Columns), 행(Rows), 값(Values) 등의 옵션이 표시된다. 화살표를 클릭하여 행 및 값 아래의 필드 상자를 연다. 각 필드에 옵션이 제공된다. 이 기능은 추후에 다룬다.


9. 엑셀은 운전 면허증 번호(Drivers’ License Numbers)로 정렬되며 각 면허증 번호 아래에 위반 유형이 유형에 따라 알파벳 순서로 정렬되고 각 위반 유형 옆에 벌금이 기록되었으며 면허증 번호 별로 소계를 내고 하단에 총계(Grand Total)가 표시된 멋진 보고서를 작성한다. 사용자는 이 보고서에서 원하는 필드 옆의 체크 상자만 클릭하면 엑셀이 나머지를 처리한다. 놀랍지 않은가!

이제 보고서가 완료되고 고객에게 제출하면 고객은 “각 운전자별 누적된 점수”를 보고싶다고 말할 것이다. 문제 없다. 피벗 테이블 보고서에 필드를 추가할 때는 다른 체크 상자만 클릭하면 된다.

10. 피벗 테이블 필드(Pivot Table Fields) 패널을 활성화하려면 현재 보고서의 아무 곳에나 커서를 올려둔다.

11. 점수(Points) 필드에 체크 상자를 클릭한다.

12. 보고서 변경사항을 즉시 확인한다. 각 위반 사항 옆에 점수가 나열된다. 엑셀은 면허증 번호 별로 점수를 취합하고 하단에 총계를 표시하며, 벌금의 이전 총계에는 변경이나 영향이 없다.


13. 또한, 리본(Ribbon) 메뉴: 피벗 테이블 도구(Pivot Table Tools): 분석 및 디자인(Analyze & Design) 항목에 탭이 추가된다. 이 모든 것들이 분석 탭 아래에 표시되며 피벗 차트(Pivot Charts) 및 추천 피벗 테이블(Recommended Pivot Tables)도 함께 표시된다.
14. 추천 피벗 테이블 버튼을 클릭한다. 엑셀은 이 테이블의 필드에 기초하여 추가적으로 7개의 추천 보고서를 제공한다. 다른 보고서를 선호하는 경우 선택한 후 확인을 클릭한다.


15. 디자인 탭을 클릭하면 디자인 메뉴를 반영하기 위해 리본 메뉴가 변경된다.

16. 레이아웃 그룹(Layout Group, 각 선택 아래의 추가 옵션 하위 메뉴 다음에 표시)의 첫 4개 버튼은 사용자 정의할 수 있는 추가 기능을 제공한다. 선택이 보고서에 어떤 영향을 끼치는지 확인하려면 각 항목을 클릭한다. 현재 보고서 레이아웃(Report Layout)은 압축(Compact) 형식이다.

소계(Subtotals): 소계 숨기기(Do Not Show Subtotals), 그룹 하단에 모든 소계 표시하기(Show All Subtotals at Bottom of Group), 그룹 상단에 모든 소계 표시하기(Show All Subtotals at Top of Group), 총계에 필터링된 항목 포함하기(Include Filtered Items in Totals)

총계(Grand Totals): 행 및 열 숨기기(Off for Rows and Columns), 행 및 열 표시(On for Rows and Columns), 행만 표시(On for Rows Only),

열만 표시(On for Columns Only)

보고서 레이아웃(Report Layout): 압축 형식으로 표시(Show In Compact Form), 아웃라인 형식으로 표시(Show In Outline Form), 테이블 형식으로 표시(Show In Tabular Form),

모든 항목 라벨 반복(Repeat All Item Labels), 항목 라벨 반복 않기(Do Not Repeat Item Labels)

빈 행(Blank Rows): 각 항목 뒤에 빈 줄 삽입하기(Insert Blank Line After Each Item), 각 항목 뒤에 빈 줄 삭제하기(Delete Blank Line After Each Item)


17. 피벗 테이블 스타일 옵션 그룹(Pivot Table Style Options Group)의 행 머리말(Row Headers), 열 머리말(Column Headers), 띠 행(Banded Rows) 버튼을 확인한다 머리말은 보고서를 정확하기 읽기 위해 필요하다. 띠 행이란 테이블의 데이터를 쉽게 읽을 수 있도록 테이블이 한 줄 걸러 강조 또는 색상 표시된다는 뜻이다.

18. 다음으로 피벗 테이블 스타일 그룹으로 이동한다. 여러 컬러 테이블 스타일의 하위 메뉴를 표시하기 위해 작은 아래쪽 화살표를 클릭한다. 프로젝트에 적합한 스타일을 한 번 클릭하면 즉시 변경된다. 다양한 스타일로 실험하면서 컬러와 서식이 테이블을 얼마나 많이 변경하는지 확인한다.

19. 피벗 테이블 스타일 하위 메뉴의 마지막 2개 옵션인 삭제(Clear)와 새 피벗테이블 스타일(New PivotTable Style)을 확인한다. 후자를 선택하면 새 피벗 테이블 스타일(New Pivot Table Style) 대화 창이 열리면서 사용자 정의 스타일을 디자인할 수 있는 수십 개의 서식 기능이 표시된다.

20. 하단의 스프레드시트 탭을 더블 클릭하고 보고서 이름을 설정한 후 파일을 저장한다.

원하는 컬러를 선택해 다양한 모양의 테이블을 꾸밀 수 있다.


요령 : 현재 피벗 테이블 필드 패널의 레이아웃이 마음에 들지 않으면 다음과 같이 변경할 수 있다. 톱니 상자 옆의 화살표를 클릭하고 5가지 레이아웃 중 하나를 선택한다. 또한, 이동(Move), 크기(Size), 닫기(Close) 등 작업 창(Task Pane) 옵션을 수정할 수 있다. X 옆의 화살표를 클릭한 후 3개 옵션 중 하나를 클릭한다.

참고 : 엑셀은 인기가 많은 프로그램이라서 많은 서드파티 업체가 툴 킷(Tool Kits), 보고서 생성기(Report Generators), 그래픽 효과(Graphic Effects) 플러그인 등의 부가기능(Add In) 프로그램과 다양한 기능을 수행하는 독자적 앱을 개발했다. 외부 앱을 사용하려면 파일(File) > 옵션(Options) > 부가기능(Add-Ins)을 클릭하여 이미 설치되어 있는 부가기능 애플리케이션 목록을 표시한 후 하나를 선택한다. 없어서는 안 될 필수적인 툴을 발견할 수도 있다.

테이블 형식으로 표시한 보고서 레이아웃 editor@itworld.co.kr 




2017.12.27

엑셀 피벗 테이블로 '정확하고 빠르게' 보고서를 작성하는 방법

JD Sartain | PCWorld
난해하고 부실하기로 이름난 엑셀의 보고 기능을 개선할 때는 피벗(Pivot) 테이블만한 게 없다. 피벗 테이블은 사실 엑셀이 복잡한 다중 파일 스프레드시트 데이터에서 더 나은 보고서를 만들 수 있도록 사용하는 툴이다. 사용자는 스프레드시트 데이터베이스를 필터링, 정렬, 재편성, 계산, 요약한 후 특정 정보를 보고서로 추출할 수 있다.

예를 들어, 스프레드시트에는 25개의 필드 칼럼(Field Column)이 포함될 수 있지만 보고서에는 4개의 필드만 필요하다. 피벗 테이블 툴을 통해 이런 데이터를 말 그대로 몇 초 안에 필터링할 수 있기 때문에 기존 보고 기능보다 크게 개선된 것이 사실이다.

여기서의 작업을 더 쉽게 연습할 수 있도록 칼럼에 언급된 모든 데이터를 다운로드할 수 있는 엑셀 워크북을 만들었다. 다운로드 해서 따라하면 편리하다.

관계형 데이터베이스, 보고서, 피벗 테이블용 워크북 다운로드

이 워크북에는 관계형 데이터베이스, 보고서, 피벗 테이블에서 콘텐츠를 만들고 엑셀 예제를 연습할 때 사용할 수 있는 여러 개의 스프레드시트가 있다.

단일 “플랫 파일(Flat File)” 피벗 테이블 보고서
피벗 테이블은 “테이블로 정의된” 스프레드시트로, 피벗 테이블 툴이 플랫 파일 및 다중 파일(관계형) 데이터베이스를 위한 사용자 정의 보고서를 작성할 때 사용한다. 매우 사용자 친화적인 필터링 기능 몇몇을 포함한 이 강력한 기능은 한 번에 충분히 다룰 수 없는 광범위한 주제다. 따라서 오늘은 단일 “플랫 파일” 피벗 테이블 보고서만 다룬다. 다중 파일 “관계형” 피벗 테이블 보고서는 추후에 다룬다.

1. 데이터베이스 파일을 연 후 테이블(VIOLATIONS) 탭을 클릭한다. 커서를 C – 벌금(Violation Fee) 열에 놓는다. 아래쪽 화살표(오른쪽)를 클릭하고 오름차순 정렬(Sort Smallest to Largest)을 선택하고 확인(OK)을 클릭한다.

2. 화살표를 다시 클릭하고 숫자 필터(Number Filters) > 초과(Greater Than)를 선택한다.


3. 사용자 정의 자동필터(Custom AutoFilter) 대화 창에서 Show Rows Where—Violation Fee: is Greater Than라는 프롬프트 아래에 벌금(Violation Fee)이라는 필드 이름이 표시된다(첫 번째 입력(Input) 상자에 표시). 두 번째 입력 상자 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하고 드롭다운 목록에서 $200.00을 선택한다.

200달러를 초과하는 벌금을 추출한다.


4. 디자인/테이블 도구(Design/Table Tools) 탭을 클릭한다(테이블 활성화 상태에서만 표시). 도구(Tools) 그룹의 피벗 테이블로 요약(Summarize With Pivot Table) 버튼을 클릭한다.

5. 피벗 테이블 만들기(Create Pivot Table) 대화 창에서 테이블 범위(Table Range) 필드 상자에 현재 테이블(VIOLATIONS)을 입력한다.


6. 다음 필드 상자에서 피벗 테이블 보고서를 배치할 곳을 선택하고 새 워크시트(New Worksheet) 원을 클릭한 후 확인을 클릭한다.

7. 오른쪽에 피벗 테이블 필드(Pivot Table Fields) 패널이 표시된다.


엑셀에는 피벗 테이블 필드 목록과 함께 다음의 메시지 도움말 상자가 표시된다. "보고서를 작성하려면 피벗 테이블 필드 목록에서 필드를 선택하세요(To build a report, choose fields from the Pivot Table field list)."

8. 이 첫 번째 보고서의 경우 면허증 번호(License Number), 위반 유형(Violation Type), 벌금(Violation Fee), 위반 날짜(Violation Date) 등의 4개 필드에 대한 체크 상자를 클릭한다. 엑셀은 보고서를 작성하고 입력하는 번호 필드를 요약한다.

참고 : 이 패널의 하단에 필터(Filters), 열(Columns), 행(Rows), 값(Values) 등의 옵션이 표시된다. 화살표를 클릭하여 행 및 값 아래의 필드 상자를 연다. 각 필드에 옵션이 제공된다. 이 기능은 추후에 다룬다.


9. 엑셀은 운전 면허증 번호(Drivers’ License Numbers)로 정렬되며 각 면허증 번호 아래에 위반 유형이 유형에 따라 알파벳 순서로 정렬되고 각 위반 유형 옆에 벌금이 기록되었으며 면허증 번호 별로 소계를 내고 하단에 총계(Grand Total)가 표시된 멋진 보고서를 작성한다. 사용자는 이 보고서에서 원하는 필드 옆의 체크 상자만 클릭하면 엑셀이 나머지를 처리한다. 놀랍지 않은가!

이제 보고서가 완료되고 고객에게 제출하면 고객은 “각 운전자별 누적된 점수”를 보고싶다고 말할 것이다. 문제 없다. 피벗 테이블 보고서에 필드를 추가할 때는 다른 체크 상자만 클릭하면 된다.

10. 피벗 테이블 필드(Pivot Table Fields) 패널을 활성화하려면 현재 보고서의 아무 곳에나 커서를 올려둔다.

11. 점수(Points) 필드에 체크 상자를 클릭한다.

12. 보고서 변경사항을 즉시 확인한다. 각 위반 사항 옆에 점수가 나열된다. 엑셀은 면허증 번호 별로 점수를 취합하고 하단에 총계를 표시하며, 벌금의 이전 총계에는 변경이나 영향이 없다.


13. 또한, 리본(Ribbon) 메뉴: 피벗 테이블 도구(Pivot Table Tools): 분석 및 디자인(Analyze & Design) 항목에 탭이 추가된다. 이 모든 것들이 분석 탭 아래에 표시되며 피벗 차트(Pivot Charts) 및 추천 피벗 테이블(Recommended Pivot Tables)도 함께 표시된다.
14. 추천 피벗 테이블 버튼을 클릭한다. 엑셀은 이 테이블의 필드에 기초하여 추가적으로 7개의 추천 보고서를 제공한다. 다른 보고서를 선호하는 경우 선택한 후 확인을 클릭한다.


15. 디자인 탭을 클릭하면 디자인 메뉴를 반영하기 위해 리본 메뉴가 변경된다.

16. 레이아웃 그룹(Layout Group, 각 선택 아래의 추가 옵션 하위 메뉴 다음에 표시)의 첫 4개 버튼은 사용자 정의할 수 있는 추가 기능을 제공한다. 선택이 보고서에 어떤 영향을 끼치는지 확인하려면 각 항목을 클릭한다. 현재 보고서 레이아웃(Report Layout)은 압축(Compact) 형식이다.

소계(Subtotals): 소계 숨기기(Do Not Show Subtotals), 그룹 하단에 모든 소계 표시하기(Show All Subtotals at Bottom of Group), 그룹 상단에 모든 소계 표시하기(Show All Subtotals at Top of Group), 총계에 필터링된 항목 포함하기(Include Filtered Items in Totals)

총계(Grand Totals): 행 및 열 숨기기(Off for Rows and Columns), 행 및 열 표시(On for Rows and Columns), 행만 표시(On for Rows Only),

열만 표시(On for Columns Only)

보고서 레이아웃(Report Layout): 압축 형식으로 표시(Show In Compact Form), 아웃라인 형식으로 표시(Show In Outline Form), 테이블 형식으로 표시(Show In Tabular Form),

모든 항목 라벨 반복(Repeat All Item Labels), 항목 라벨 반복 않기(Do Not Repeat Item Labels)

빈 행(Blank Rows): 각 항목 뒤에 빈 줄 삽입하기(Insert Blank Line After Each Item), 각 항목 뒤에 빈 줄 삭제하기(Delete Blank Line After Each Item)


17. 피벗 테이블 스타일 옵션 그룹(Pivot Table Style Options Group)의 행 머리말(Row Headers), 열 머리말(Column Headers), 띠 행(Banded Rows) 버튼을 확인한다 머리말은 보고서를 정확하기 읽기 위해 필요하다. 띠 행이란 테이블의 데이터를 쉽게 읽을 수 있도록 테이블이 한 줄 걸러 강조 또는 색상 표시된다는 뜻이다.

18. 다음으로 피벗 테이블 스타일 그룹으로 이동한다. 여러 컬러 테이블 스타일의 하위 메뉴를 표시하기 위해 작은 아래쪽 화살표를 클릭한다. 프로젝트에 적합한 스타일을 한 번 클릭하면 즉시 변경된다. 다양한 스타일로 실험하면서 컬러와 서식이 테이블을 얼마나 많이 변경하는지 확인한다.

19. 피벗 테이블 스타일 하위 메뉴의 마지막 2개 옵션인 삭제(Clear)와 새 피벗테이블 스타일(New PivotTable Style)을 확인한다. 후자를 선택하면 새 피벗 테이블 스타일(New Pivot Table Style) 대화 창이 열리면서 사용자 정의 스타일을 디자인할 수 있는 수십 개의 서식 기능이 표시된다.

20. 하단의 스프레드시트 탭을 더블 클릭하고 보고서 이름을 설정한 후 파일을 저장한다.

원하는 컬러를 선택해 다양한 모양의 테이블을 꾸밀 수 있다.


요령 : 현재 피벗 테이블 필드 패널의 레이아웃이 마음에 들지 않으면 다음과 같이 변경할 수 있다. 톱니 상자 옆의 화살표를 클릭하고 5가지 레이아웃 중 하나를 선택한다. 또한, 이동(Move), 크기(Size), 닫기(Close) 등 작업 창(Task Pane) 옵션을 수정할 수 있다. X 옆의 화살표를 클릭한 후 3개 옵션 중 하나를 클릭한다.

참고 : 엑셀은 인기가 많은 프로그램이라서 많은 서드파티 업체가 툴 킷(Tool Kits), 보고서 생성기(Report Generators), 그래픽 효과(Graphic Effects) 플러그인 등의 부가기능(Add In) 프로그램과 다양한 기능을 수행하는 독자적 앱을 개발했다. 외부 앱을 사용하려면 파일(File) > 옵션(Options) > 부가기능(Add-Ins)을 클릭하여 이미 설치되어 있는 부가기능 애플리케이션 목록을 표시한 후 하나를 선택한다. 없어서는 안 될 필수적인 툴을 발견할 수도 있다.

테이블 형식으로 표시한 보고서 레이아웃 editor@itworld.co.kr 


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